Comment améliorer le support du service d'assistance avec 10 meilleures pratiques

Publié: 2025-05-27

Dans ce guide, je partagerai les 10 meilleures pratiques pour améliorer votre assistance au service d'assistance.

Ces pratiques ne sont pas limitées aux mises à niveau logicielles , elles sont à une question de l'utilisation efficace du logiciel Help Desk, d'optimiser les processus, de former votre équipe d'assistance et de faire des améliorations continues.

Et cela fonctionnera efficacement que vous gérez un petit centre de support client ou que vous essayiez d'améliorer le support informatique dans une grande entreprise.

Plongeons-nous dans certaines des idées d'amélioration des bureaux les plus importantes que vous pouvez mettre en œuvre aujourd'hui.

Dans ce guide

  • Qu'est-ce qui fait un service d'assistance réussi?
  • 10 meilleures pratiques pour améliorer le support du bureau d'assistance
    • 1. Choisissez les bons logiciels et outils de bureau d'assistance
    • 2. Fournir un support multicanal pour les clients
    • 3. Construisez une base de connaissances pour le libre-service
      • 4. Embaucher et former le bon personnel de bureau d'assistance
      • 5. Autonomiser votre équipe avec des processus et des ressources efficaces
      • 6. Faire une culture centrée sur le client
      • 7. Définir les accords de niveau de service (SLAS)
      • 8. Automatiser les tâches répétitives
      • 9. Mesurez les performances de l'aide et recueillez les commentaires
      • 10. Améliorer et s'adapter en continu
    • Orientation finale

      Qu'est-ce qui fait un service d'assistance réussi?

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      Avant de commencer par le guide réel, voyons d'abord à quoi ressemble un service d'assistance réussi . Cela vous donnera une idée de viser les améliorations nécessaires et ce qu'il faut attendre d'eux.

      1. Help Desk qui résout efficacement les problèmes : vous n'avez pas à passer par plusieurs threads de réponses; Une réponse simple devrait être suffisante pour répondre à la question d'un client ou résoudre un problème.
      2. Processus rationalisés : un service d'assistance où les agents savent quoi faire lorsqu'ils se connectent à leur quart de travail. Ils prennent une gorgée de café et sautent pour résoudre les problèmes des clients, pas pour les chercher.
      3. Priorise la satisfaction des clients (un état d'esprit centré sur le client) : un travail de service d'assistance consiste non seulement à résoudre les problèmes des clients, mais aussi à retenir les clients et à améliorer leur fidélité à la marque afin d'attirer de nouveaux clients. Un leadership fort et une culture qui veut vraiment aider les clients est essentiel.
      4. Utilisation intelligente de la technologie : correctement en utilisant des outils et leurs fonctionnalités pour rationaliser les opérations telles que la communication, la collaboration et l'automatisation.
      5. Autonomiser les agents : les agents devraient avoir accès aux bons outils, ressources et à la formation, ainsi qu'une reconnaissance régulière pour leurs contributions.
      6. Décisions basées sur les données et amélioration continue : utilisation des mesures, des commentaires et des connaissances disponibles pour améliorer les systèmes, les processus, la qualité et la quantité.

      Sur la base de mon expérience de travail avec une équipe d'assistance, c'est ce que je crois qu'un service d'assistance réussi devrait fonctionner.

      Je sais que cela vous semble probablement un fantasme en ce moment, mais au fil du temps, vous serez fier de votre expérience de service d'assistance.

      10 meilleures pratiques pour améliorer le support du bureau d'assistance

      Laissez-moi être clair . Vous connaissez probablement déjà la plupart des pratiques énumérées dans ce guide. Ce qui distingue ce guide, c'est son expérience du monde réel, ses exemples et ses nombreuses idées exploitables.

      Assurez-vous de commencer à les implémenter.

      1. Choisissez les bons logiciels et outils de bureau d'assistance

      Avoir le bon logiciel d'assistance en place est la base d'un excellent support.

      Ne pas bon marché lorsqu'il s'agit de sélectionner les bons outils pour faciliter un support impressionnant.

      Jean-Baptiste Marchand-Arvier - Co-Founder of WP Media
      Citer l'image

      Vous n'échellerez jamais un support de qualité sans outils appropriés. Alors arrêtez d'essayer d'économiser quelques dollars en utilisant vos propres outils, à la fin, cela vous coûtera beaucoup. Commencez à utiliser un bon logiciel Help Desk.

      Jean-Baptiste Marchand-Arvier - co-fondateur, WP Media

      Un bon logiciel Help Desk vous permet de gérer efficacement chaque demande d'assistance sans rien glisser dans les mailles du filet.

      Vous n'avez pas besoin d'un logiciel sophistiqué ou coûteux pour commencer. Je vous recommande d' essayer la boîte de réception héroïque . Il vous permet de créer un système de billetterie d'assistance en fonction de la fonctionnalité de boîte de réception partagée et comprend les fonctionnalités suivantes:

      • Prise en charge des agents et billets illimités : Contrairement au logiciel SaaS Help Desk, vous n'êtes pas limité avec le nombre d'utilisateurs ou à court de quota de billets mensuel. Cela réduit également considérablement le coût de l'échelle de votre système de service d'assistance.
      • Fonctionnalités de collaboration comme les notes d'équipe, la rédaction de réponse et l'attribution de billets.
      • Caractéristiques d'automatisation pour le routage des billets et les réponses en conserve.
      • Intégration avec WooCommerce, téléchargements numériques faciles et autres outils.
      • Détection de collision .
      • Fonctionnalités CRM (gestion de la relation client) pour stocker les détails des clients, suivre les conversations et enregistrer des questions récurrentes.
      Heroic Inbox help desk software

      Tandis que la boîte de réception héroïque fournit toutes les fonctionnalités essentielles nécessaires pour améliorer la prise en charge du bureau d'assistance. C'est aussi:

      • Facile à configurer
      • Facile à utiliser
      • Évolutif à mesure que vous grandissez
      • S'adapter à votre budget

      La licence annuelle de la boîte de réception héroïque vous coûtera 199 $. Par rapport à des plates-formes de Help Desk similaires comme Help Scout, vous pouvez facilement économiser 50 à 80% avec une boîte de réception héroïque.

      2. Fournir un support multicanal pour les clients

      Ne limitez pas vos clients à un seul moyen de vous contacter, d'autant plus que les clients modernes se dispersent sur le Web comme X, Facebook et LinkedIn. De nombreux clients recherchent un soutien via les médias sociaux, les SMS, les appels téléphoniques et le chat en direct.

      En fait, selon une étude, de fortes stratégies omnicanal conservent 89% 1 clients, contre 33%.

      Strong omnichannel strategies stats

      Le fait d'avoir un support multicanal est le besoin d'entreprises modernes, et de nombreux logiciels d'assistance peuvent vous aider à gérer plusieurs canaux de support via un tableau de bord unifié (omnicanal).

      Vous n'avez peut-être pas besoin de vous concentrer sur le support multicanal au début de votre entreprise , mais à mesure que vous grandissez, vous devez certainement l'explorer.

      Par exemple , quelqu'un pourrait découvrir votre produit via LinkedIn et souhaite savoir s'il propose une fonctionnalité particulière. Plutôt que de passer des jours à communiquer avec le support client par e-mail, les clients peuvent rapidement interagir avec les marques en les envoyant des messages sur les réseaux sociaux.

      Cela améliore l'expérience client globale et augmente les conversions.

      3. Construisez une base de connaissances pour le libre-service

      L'un des moyens les plus efficaces d'améliorer le support de Help Desk est de permettre aux clients de s'aider eux-mêmes .

      Une base de connaissances ou un portail en libre-service est une bibliothèque en ligne d'articles d'aide, des FAQ, des guides pratiques et des conseils de dépannage.

      Resources to include in Knowledge base, visual graphic by HeroThemes

      C'est votre canal de service client 24/7 où les clients peuvent trouver des réponses à leurs questions même lorsque votre équipe est hors ligne.

      En vérité, 67% 2 des clients préfèrent trouver des réponses par eux-mêmes.

      customer preference stats for self-service vs direct contact

      Une base de connaissances bien conçue offre de nombreux avantages. Il résout non seulement les problèmes des clients, mais il aide également aux processus internes:

      • Option de support client en libre-service 24/7
      • Réduit les billets de support. Libérer les agents pour résoudre des problèmes plus complexes
      • Réduit le coût du support client
      • Temps de réponse plus rapide
      • Cohérence
      • Aide au partage et à la rétention des connaissances internes
      • SEO et visibilité de la marque
      • Opportunités d'améliorations de produits ou UX
      • Aide à la mise à l'échelle d'un nombre croissant de clients

      Comment créez-vous une base de connaissances utile?

      Étape 1: Créez un portail de base de connaissances .

      Avec le plugin WordPress de base de connaissances héroïque, vous pouvez facilement créer une base de connaissances accessible, personnalisable, évolutive et abordable.

      Téléchargez simplement le plugin, installez-le sur un site Web WordPress, complétez l'assistant de configuration et démarrez vos guides.

      Heroic Knowledge Base software to create DIY document management system

      La base de connaissances héroïque vous offre les fonctionnalités nécessaires pour créer et gérer la base de connaissances. Les fonctionnalités incluent:

      • Assistant de configuration
      • Bar de recherche puissante et système de navigation
      • Post Builder et FAQ constructeur
      • Restriction de l'utilisateur
      • Notes d'articles et système de rétroaction
      • Catégorisation et étiquetage de contenu
      • Commande d'article et de catégorie
      • Historique de révision
      • Suivre les recherches populaires et vides avec des rapports et des analyses
      • Support multilingue
      • Aide à l'IA

      Étape 2: Commencez par collecter les questions ou problèmes les plus courants que les clients ont.

      Pour chacun, rédigez un article de base de connaissances claire qui explique ou guide efficacement les utilisateurs pour effectuer une tâche spécifique.

      Voici quelques guides recommandés pour aider à créer des articles de base de connaissances:

      • 8 Articles de base de connaissances Killer: Exemples, conseils d'écriture
      • Modèle d'article de base de connaissances

      Étape 3: Organisez le contenu en catégories pour la rendre consultable.

      Placez les guides de départ dans les sections supérieures de la base de connaissances, afin que les utilisateurs puissent facilement les trouver. Ce sont généralement des guides d'utilisateurs conçus pour aider les nouveaux utilisateurs à bord et leur apprendre à utiliser efficacement le logiciel.

      Groupes de groupes ensemble en fonction de leur type. Par exemple:

      • Questions générales
      • Questions liées au compte
      • FAQ
      • Guides techniques
      • Guides de dépannage
      • Sujets de sécurité, de confidentialité et de politique

      Étape 4: Gardez le contenu à jour en examinant les anciens articles et en ajoutant de nouveaux guides en fonction des problèmes détectés et des commentaires des clients.

      La clé d'une base de connaissances efficace est l'apprentissage et l'amélioration constants.

      Vous pouvez facilement trouver des articles manquants et un contenu obsolète en utilisant les rapports, l'analyse et les fonctionnalités de collecte du logiciel de base de base de connaissances.

      4. Embaucher et former le bon personnel de bureau d'assistance

      L'efficacité d'un outil dépend de la personne qui l'utilise.

      Ce qui signifie, peu importe à quel point votre logiciel de service d'assistance est bon ou coûteux, il produira toujours de mauvais résultats s'il n'est pas utilisé correctement ou par la bonne personne avec les bonnes compétences.

      Il est crucial d' embaucher des agents de soutien avec le bon mélange de compétences et d'attitude .

      Ionut Neagu Founder of ThemeIsle
      Citer l'image

      Choisir les bonnes personnes pour embaucher vous fait gagner beaucoup de tracas sur la route. Ici, je pense à la fois leurs compétences techniques et «empathie».

      Ionut Neagu - Fondateur, thèmeisle

      Recherchez les membres de l'équipe qui ont:

      • Excellentes compétences en communication
      • Un talent pour la résolution de problèmes et l'apprentissage de nouveaux outils et logiciels.
      • Beaucoup de patience
      • Véritable empathie pour les clients.

      Les connaissances techniques sont importantes (en particulier pour les bureaux d'aide), mais les compétences générales comptent souvent encore plus dans le service client.

      Un agent qui est sympathique, calme et assez patient pour parcourir un utilisateur à travers une solution vaut son poids en or.

      Une fois que vous avez les bonnes personnes pour gérer le service d'assistance, investissez du temps pour les former. Apprenez-leur sur:

      • Les produits, les politiques et les flux de travail de l'entreprise
      • Comment utiliser efficacement les logiciels et la base de connaissances Help Desk
      • Définir des attentes claires et réalisables
      • Philosophie du service client de votre entreprise
      • Hiérarchie d'équipe
      • Processus d'escalade des billets
      • Comment gérer le client en colère ou frustré

      Avec une formation et un soutien appropriés, les agents se sentent confiants et appréciés pour résoudre les problèmes de front avec un comportement calme et professionnel.

      5. Autonomiser votre équipe avec des processus et des ressources efficaces

      Même les meilleurs agents ont besoin du bon environnement pour performer à leur meilleur.

      Une meilleure pratique pour gérer un service d'assistance est d' établir des processus clairs :

      • Comment se déroulent les billets
      • Priorisé (par exemple, par urgence ou impact client)
      • Qui gère quels types de problèmes
      • Comment dégénérer un problème s'il ne peut pas être résolu au premier niveau

      La définition de tels processus garantit la cohérence et chaque demande est traitée de manière fiable. Rien ne se perd à cause de la confusion ou du chaos.

      Bien que les processus clairs soient importants pour améliorer le support du bureau, n'oubliez pas de fournir les ressources et la capacité dont votre équipe a besoin.

      1. Commencez par avoir suffisamment de membres de l'équipe pour être efficaces et atteindre vos objectifs de service.
      2. Créez une base de connaissances ou un livre de jeu interne pour vos agents. Il pourrait s'agir d'un simple document ou d'un wiki où votre équipe documente les solutions, les solutions de contournement et les conseils pour des problèmes rares.
      Davor Altman Happiness Engineer at Automattic
      Citer l'image

      Être capable de former rapidement de nouvelles embauches et de les mettre à jour est inestimable. Cela implique que tous les processus de support sont bien documentés.

      Davor Altman - Ingénieur de bonheur, Automattic

      La documentation est essentielle pour un excellent soutien des produits, aidant les clients et le personnel à comprendre votre produit. C'est un excellent moyen de communiquer avec un large public et offre des avantages de découverte et d'optimisation.

      Enfin , autonomisez votre équipe en leur donnant une autonomie et une autorité .

      Par exemple, les agents de première ligne devraient avoir la possibilité de faire des exceptions mineures. Ils devraient être en mesure d'offrir des réductions ou des mois de service gratuits pour satisfaire les clients sans avoir besoin d'approbations multiples.

      Cela leur permet de résoudre les problèmes des clients plus rapidement et plus rapidement, ce qui entraîne une satisfaction plus élevée.

      6. Faire une culture centrée sur le client

      Au cœur de toutes les pratiques du bureau d'assistance est un principe simple: mettre le client en premier . Il s'agit d'une culture centrée sur le client.

      Customer-Centric Culture visual graphic by HeroThemes

      Pour cultiver une culture centrée sur le client, assurez-vous que chaque membre de l'équipe comprend les objectifs de l'entreprise. L' objectif principal devrait être de satisfaire les clients .

      Une culture centrée sur le client n'est pas axée sur la vitesse ou la réduction des coûts; Il s'agit plutôt de respecter, d'empathiser et de rassurer les clients.

      Encouragez vos agents à essayer d'obtenir des chaussures de client (voir les choses du point de vue du client). Ce qui pourrait être un petit problème pourrait être un mal de tête majeur pour eux.

      En disant simplement: «Je comprends à quel point cela doit être frustrant. Permettez-moi de vous régler pour vous», et ce qui signifie vraiment que cela met les clients à l'aise, et cela renforce une confiance durable dans votre marque.

      En fait, 65% 3 des clients passent à différentes entreprises en raison d'une mauvaise expérience de soutien.

      Ne laissez pas vos interactions de soutien être la raison pour laquelle quelqu'un se sent sous-évalué.

      Voici quelques éléments que vous pouvez commencer à faire aujourd'hui pour que les clients se sentent plus pris en charge :

      • Commencez à utiliser les noms des clients et soyez plus convivial plutôt que de donner des réponses de type machine
      • S'excuse si l'entreprise a fait une erreur
      • Remerciez le client pour sa patience
      • S'il faut prendre du temps pour résoudre les problèmes des clients, faites-le savoir et donnez-lui un délai réaliste
      • Définissez une attente claire dès le départ
      • Suivi après avoir résolu les problèmes

      7. Définir les accords de niveau de service (SLAS)

      Un SLA (accord de niveau de service) est une promesse . Souvent, il est formalisé comme une politique qui définit la rapidité avec laquelle votre service d'assistance répondra et résoudre les problèmes.

      La définition de SLA pour votre équipe d'assistance est une excellente pratique car elle établit des objectifs clairs et une responsabilité.

      Par exemple , vous pourriez vous engager à répondre à tous les e-mails entrants du service d'assistance dans un délai d'un jour ouvrable, ou promettre de résoudre des incidents de grande priorité dans les quatre heures.

      Choisissez des mesures qui ont du sens pour vos attentes d'entreprise et de client. Par exemple:

      Priorité Description Temps de réponse Temps de résolution
      Haut Problèmes critiques; système 15 minutes 4 heures
      Moyen Fonctionnalité partiellement cassée 1 heure 1 jour de travail
      Faible Requêtes générales ou améliorations 4 heures 3 jours ouvrables

      La plupart des logiciels d'assistance vous permettent de définir des minuteries sur les billets. Ces minuteries signalent ou augmentent les problèmes qui sont sur le point de violer le SLA.

      Il y a de nombreux avantages à la mise en œuvre des SLA:

      • Il définit des attentes transparentes avec les clients
      • Il garantit que les problèmes critiques sont résolus rapidement
      • Il vous permet de mesurer à quel point votre équipe se fait contre ces objectifs

      C'est une façon de gérer les performances de votre aide avec des données concrètes.

      Les SLA sont particulièrement importants lorsque la vitesse est essentielle pour le soutien, et les clients définissent souvent «rapidement» de manière surprenante.

      Study of consumers on fast customer support

      Vous pourriez ne pas toujours atteindre un temps de réponse de 10 minutes (en particulier pour les problèmes informatiques complexes). Même ainsi, cette statistique montre à quel point les accords de service et de niveau de service sont essentiels .

      Utilisez des SLA pour pousser votre équipe vers des réponses plus rapides sans sacrifier la qualité. Même une reconnaissance rapide comme «Nous avons reçu votre demande et nous y sommes» peut rassurer les clients.

      8. Automatiser les tâches répétitives

      L'automatisation est une grande partie de la rationalisation des tâches de service d'assistance. Il libère beaucoup de temps pour que les agents se concentrent sur de vrais problèmes au lieu de comprendre quoi faire.

      L'idée ici est d'automatiser les tâches répétitives de l'aide d'assistance à l'aide d'outils et de fonctionnalités logicielles. Par exemple, vous pouvez facilement automatiser les tâches de service d'assistance suivantes:

      • Attribuer des billets au bon agent en fonction du contexte et des données collectées avec un formulaire de ticket d'assistance. Par exemple, les questions de facturation peuvent aller directement à la file d'attente de facturation.
      • Confirmations de billets . Par exemple, l'envoi d'un e-mail de confirmation «Nous avons reçu votre demande» avec le temps d'attente attendu en fonction de la première heure de réponse et des vacances.
      • Définir les notifications pour les délais. Par exemple, rappeler aux agents le dernier suivi, ou lorsque les agents n'ont pas répondu à un billet après un certain temps.
      • Utilisez des réponses en conserve pour répondre aux demandes de routine en un seul clic.
      • Automatiser la collecte des commentaires après la fermeture des billets.
      • Rapports hebdomadaires et mensuels sur les performances de l'équipe.
      • Les chatbots ou assistants AI pour gérer les demandes simples et aider les utilisateurs à trouver les guides nécessaires. Les outils dirigés par AI peuvent gérer les questions et réponses de base ou recueillir des informations initiales (comme demander une description du problème et un identifiant de compte).
      automation cycle in customer service infographic by HeroThemes

      La prise en charge du service d'assistance implique principalement des procédures répétitives et répondant aux mêmes questions. Il s'agit d'un champ où l'automatisation pourrait être très bénéfique.

      L'essentiel est: Utilisez la technologie pour éliminer le travail occupé .

      Assurez-vous simplement de tester vos automations de temps en temps. Pour s'assurer qu'ils travaillent comme prévu.

      9. Mesurez les performances de l'aide et recueillez les commentaires

      Measuring help desk performance

      Vous ne pouvez pas améliorer ce que vous ne mesurez pas. Pour vous assurer que votre service d'assistance continue de s'améliorer, faites deux choses. Suivez les mesures de performances clés et écoutez les commentaires des clients .

      Commencez par définir quelques mesures de base:

      • Premier temps de réponse (FRT)
      • Temps de résolution moyen: combien de temps il faut en moyenne pour résoudre complètement un problème.
      • Taux de résolution des premiers contacts (FCR): le pourcentage de problèmes résolus en une seule interaction.
      • Volume des billets et arriéré: combien de nouveaux problèmes arrivent et si l'un est en train de s'accumuler sans résolution.
      • Satisfaction du client (CSAT): généralement mesuré via une enquête rapide après la fermeture d'un billet. Par exemple, "Êtes-vous satisfait du soutien que vous avez reçu?"

      Ces mesures peuvent facilement être suivies à l'aide de logiciels comme la base de connaissances héroïques. Sa fonctionnalité intégrée vous permet de suivre les articles qui sont mal performants. Des mesures telles que le taux de transfert de l'article de la base de connaissances (pourcentage des téléspectateurs demandés par cet article), des recherches nules et des recherches populaires fournissent des informations exploitables.

      Le suivi de ces mesures offre une image claire de vos progrès et identifie les domaines à améliorer.

      Par exemple , si vous remarquez un volume élevé de billets le lundi et des temps d'attente plus longs, vous pourriez avoir besoin de plus de personnel le lundi.

      De même, si le premier taux de résolution d'appels (FCR) est faible pour un type de problème particulier, vous pouvez travailler avec l'équipe pour collecter plus de données. Améliorez les formulaires utilisés pour collecter les données des clients et créer des programmes de formation autour de ces types de problèmes pour améliorer les compétences des agents.

      De plus, accordez une attention particulière aux plaintes et suggestions des commentaires des clients . Ils offrent des opportunités d'or pour résoudre les problèmes sous-jacents et améliorer votre service. Par exemple, si plusieurs clients commentent que vos e-mails d'assistance sont difficiles à comprendre, c'est un signe pour simplifier votre langue ou fournir des étapes plus claires.

      Vous pouvez facilement automatiser le processus de collecte de commentaires :

      • En envoyant un e-mail d'enquête après avoir résolu les billets
      • Tendez périodiquement la main aux clients pour la contribution
      Explore

      Explorer : Enquêtes de rétroaction des clients: outils, meilleures pratiques, modèles + plus

      Lorsque vous combinez des données métriques avec de véritables commentaires des clients, vous obtenez une vue à 360 degrés des performances de votre service d'assistance. Utilisez ces informations pour améliorer votre assistance au service d'assistance en planifiant les correctifs et mesurer les modifications lors des réunions d'équipe régulières.

      Explorer:

      Comment mesurer l'efficacité de votre contenu d'auto-assistance
      Métriques du service client qui comptent en 2025

      10. Améliorer et s'adapter en continu

      La meilleure pratique finale (et peut-être la plus importante) est un état d'esprit.

      L'amélioration de votre assistance est un voyage continu, pas un projet ponctuel. Cela est particulièrement vrai lorsque la technologie et les attentes des clients changent si rapidement. Ce que je considère que les meilleures pratiques de Help Desk aujourd'hui pourraient évoluer demain.

      L'amélioration continue est une clé ici et devrait faire partie de la culture de votre aide.

      Assurez-vous de tenir votre équipe au courant des tendances, des pratiques et des outils de l'industrie.

      Par exemple , en ce moment, l'IA façonne la façon dont les entreprises proposent un support client. Que ce soit via le chatbot, l'automatisation ou les agents d'aide en arrière-plan. Soyez prêt à adapter vos offres de soutien en conséquence à tout moment.

      Voici quelques idées sur la façon dont vous pouvez améliorer le support du bureau au fil du temps:

      • Gardez la base de connaissances à jour avec de nouveaux guides sur les problèmes et les fonctionnalités, et mettez à jour les anciens articles en fonction des commentaires des utilisateurs et des analyses. (Apprenez à auditer la base de connaissances)
      • Formez votre équipe avant de publier de nouvelles fonctionnalités . Cela les préparera à répondre à de nouvelles questions et à gérer l'augmentation de la charge de billets qui se produit généralement après une nouvelle version.
      • Rassemblez et agissez sur les commentaires .
      • Collectez et améliorez les anciennes données . La rétention des connaissances est cruciale pour améliorer constamment les processus. Assurez-vous que les connaissances acquises au fil du temps ne partent pas avec vos employés.
      • Encouragez un état d'esprit d' amélioration proactive . Former régulièrement les employés nouveaux et anciens.
      • Créez une culture de collaboration où chacun peut parler librement des produits, des processus et de l'industrie.

      Enfin, n'oubliez pas que toute amélioration que vous mettez en œuvre devrait s'aligner sur vos objectifs commerciaux plus larges et votre culture centrée sur le client.

      L'automatisation qui accélère le temps de réponse pour la perte de qualité ne devrait pas être appelée amélioration. Au lieu de cela, regardez comment vous pouvez réaliser les deux.

      Orientation finale

      À ce jour, vous devriez avoir de nombreuses idées d'amélioration de l'aide d'aide à mettre en action.

      Cela peut sembler écrasant, mais commencez petit.

      Tout d'abord , investissez dans des logiciels simples et de qualité comme la boîte de réception héroïque et la base de connaissances héroïques. Utilisez ces outils pour rationaliser vos processus actuels en créant une base de connaissances, en collectant les demandes des clients en un seul endroit, en améliorant la collaboration d'équipe et en rassemblant des commentaires exploitables.

      Deuxièmement , commencez à entraîner votre équipe. Configurez des SLA et des KPI clairs et réalisables (indicateurs de performance clés). Mesurez les performances et créez une hiérarchie d'équipe composée de gestionnaires, d'agents et de stagiaires. Cherchez à offrir un support multicanal.

      Troisièmement , réduisez votre logiciel et vos outils pour avoir des fonctionnalités plus avancées. Cherchez à améliorer la qualité et l'efficacité du soutien. Favorisez la culture centrée sur le client et collaborative et améliorez les données disponibles.

      Ce sont quelques-unes des meilleures pratiques que je puisse suggérer pour améliorer votre assistance au bureau en 2025, sans rendre votre cerveau à faire frire avec plus de 20 conseils ou pirates qui ne sonnent que bien sur papier et ne compliquent que les processus pour tout le monde.

      Faites-moi savoir comment cet article vous a aidé ou votre opinion en commentant ci-dessous.

      Ressources mentionnées dans ce guide

      1. Statistiques omnicanal par Wisernotify ︎
      2. Statistiques en libre-service par Zendesk ︎
      3. Statistiques du service client de 2024 par Khoros ︎