14 กลยุทธ์ที่พิสูจน์แล้วเพื่อปรับปรุงการบริการลูกค้าและการสนับสนุน (ความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญ)
เผยแพร่แล้ว: 2025-05-19การบริการลูกค้ามักจะเป็นลมกรดที่วุ่นวาย - การตอบสนองช้าประสบการณ์ที่ไม่สอดคล้องกันและทีมสนับสนุนที่ครอบงำ แต่มันไม่จำเป็นต้องเป็นอย่างนั้น
ไม่ว่าคุณจะเป็นเจ้าของผลิตภัณฑ์หัวหน้าทีมหรือผู้จัดการฝ่ายสนับสนุนที่ บริษัท SaaS การเริ่มต้นหรือแบรนด์อีคอมเมิร์ซการปรับปรุงการดำเนินงานสนับสนุนลูกค้าของคุณเป็นกุญแจสำคัญสำหรับลูกค้าที่มีความสุขและทีมงานที่มีประสิทธิผลมากขึ้น
ด้วยคู่มือนี้คุณสามารถตั้งเป้าหมายที่จะ ฝึกฝนการบริการลูกค้า 5 R : การตอบสนองความรับผิดชอบความเคารพการลงมติและความมั่นใจ
ฉันจะพาคุณผ่านกลยุทธ์ที่พิสูจน์แล้ว 14 กลยุทธ์เพื่อปรับปรุงการบริการลูกค้าของคุณและเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์สนับสนุนของคุณให้เป็นเครื่องที่ได้รับการฝึกฝนมาอย่างดี
เริ่มกันเถอะ!
ในคู่มือนี้
- การบริการลูกค้า 5 R คืออะไร?
- วิธีปรับปรุงการบริการลูกค้า
- 1. ตั้งค่าฐานความรู้เพื่อลดตั๋ว
- 2. ใช้ซอฟต์แวร์ Help Desk
- 3. ทำงานเป็นไปได้โดยอัตโนมัติ
- 4. บันทึกทุกอย่างภายใน
- 5. ใช้การตอบกลับที่บันทึกไว้และ AI เพื่อเพิ่มความเร็วในการร่างคำตอบ
- 6. ใช้ AI chatbot
- 7. สร้างเวิร์กโฟลว์สนับสนุนลูกค้า
- 8. ฝึกอบรมและเสริมพลังให้ทีมของคุณ
- 9. ใช้ข้อเสนอแนะเพื่อค้นหาคอขวด
- 10. จัดลำดับความสำคัญการสนับสนุน omnichannel
- 11. รวม CRM เข้ากับเครื่องมือสนับสนุน
- 12. ใช้ KPI เพื่อติดตามและปรับปรุงประสิทธิภาพ
- 13. สร้างวัฒนธรรมลูกค้าเป็นศูนย์กลาง
- 14. เสนอการสนับสนุนเชิงรุก
- 1. ตั้งค่าฐานความรู้เพื่อลดตั๋ว

เราทดสอบและวิจัยอย่างจริงจังทุกผลิตภัณฑ์ที่เราแนะนำผ่าน Herothemes กระบวนการตรวจสอบของเรา เราอาจได้รับค่าคอมมิชชั่นหากคุณทำการซื้อผ่านลิงก์ของเรา
การบริการลูกค้า 5 R คืออะไร?

Five R's เป็นปรัชญาการบริการลูกค้าทั่วไปที่ตามมาในหลาย ๆ บริษัท
- การตอบสนอง : ให้คำตอบที่เหมาะสมและเกี่ยวข้อง
- ความรับผิดชอบ: เป็นเจ้าของปัญหาของลูกค้าและเห็นพวกเขาผ่านการแก้ไข
- ความเคารพ : ปฏิบัติต่อลูกค้าทุกคนด้วยความเคารพ
- ความละเอียด : แก้ปัญหาของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยให้คำตอบที่น่าพอใจ
- ความมั่นใจ : สร้างความไว้วางใจและความมั่นใจ
วิธีปรับปรุงการบริการลูกค้า
ตอนนี้เริ่มต้นด้วยคำแนะนำจริง
1. ตั้งค่าฐานความรู้เพื่อลดตั๋ว
ฐานความรู้ (หรือพอร์ทัลบริการตนเอง) เป็นสิ่งที่ต้องมีเพื่อให้ ลูกค้าสามารถแก้ปัญหาได้ด้วยตนเอง
ฐานความรู้ที่มีประสิทธิภาพช่วยให้คุณสามารถตอบคำถามซ้ำ ๆ และแก้ปัญหาของลูกค้าก่อนที่พวกเขาจะกลายเป็นตั๋วสำหรับทีมของคุณในการแก้ปัญหา
ในขณะที่มันช่วยลดจำนวนตั๋วลูกค้า แต่ยังช่วยปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าและเพิ่มชื่อเสียงของแบรนด์ด้วยการลดเวลารอคอยและส่งเสริมช่องทางช่วยเหลือตนเองของแบรนด์
สิ่งที่รวมอยู่ในฐานความรู้ของคุณ:
- คำถามที่พบบ่อย (คำถามที่พบบ่อย) เกี่ยวกับการกำหนดราคาบัญชีผลิตภัณฑ์และบริการ
- การเริ่มต้นไกด์
- ภาพรวมผลิตภัณฑ์
- วิธีแก้ปัญหาที่รู้จักสำหรับคำขอลูกค้าทั่วไป
- การแก้ไขปัญหาบทความสำหรับปัญหาที่ทราบ
ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมามันเป็นเรื่องง่ายมากที่จะสร้างพอร์ทัลเพื่อโฮสต์บทความฐานความรู้

ด้วย WordPress และฐานความรู้ที่กล้าหาญคุณสามารถเปิดพอร์ทัลฐานความรู้ภายในไม่กี่ชั่วโมง:
- สร้างเว็บไซต์ WordPress
- ติดตั้งปลั๊กอินฐานความรู้ที่กล้าหาญ
- เรียกใช้ตัวช่วยสร้างการตั้งค่า
- ปรับแต่งฐานความรู้ให้เหมาะกับสไตล์แบรนด์ของคุณ
- เพิ่มบทความฐานความรู้เช่นคำถามที่พบบ่อยมัคคุเทศก์และบทช่วยสอน
- ทำให้มันมีชีวิตอยู่
นอกจากนี้เรามีคำแนะนำหลายอย่างเพื่อช่วยให้คุณสร้างฐานความรู้ที่มีประสิทธิภาพ:
- ฐานความรู้คืออะไร? ประเภทประโยชน์และแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด
- วิธีสร้างฐานความรู้ WordPress
- คำแนะนำเกี่ยวกับการจัดการฐานความรู้
2. ใช้ซอฟต์แวร์ Help Desk
หากคุณยังไม่ได้ใช้ซอฟต์แวร์ Help Desk เช่นกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันระบบการจองตั๋วฐานความรู้หรือ chatbot เริ่มใช้วันนี้ ! สิ่งนี้จะช่วยให้คุณปรับปรุงกระบวนการบริการลูกค้าของคุณอย่างมาก
หนึ่ง ซอฟต์แวร์ดังกล่าวที่ฉันจะแนะนำคือ กล่องจดหมายฮีโร่ มันมีราคาไม่แพงรวมคุณสมบัติที่จำเป็นทั้งหมดติดตั้งและปรับขนาดได้ง่ายซึ่งเป็นโซลูชันที่สมบูรณ์แบบสำหรับการเริ่มต้นและธุรกิจขนาดเล็ก

ประโยชน์หลักของซอฟต์แวร์ Help Desk:
- มันรวมศูนย์คำขอสนับสนุนทั้งหมดไว้ ในที่เดียว ซึ่งรวมถึงคำขอสนับสนุนจากอีเมลการแชทโซเชียลมีเดียและโทรศัพท์
- มันทำซ้ำงานซ้ำ ๆ เช่นการกำหนดจัดหมวดหมู่และการจัดลำดับความสำคัญของตั๋ว
- เครื่องมือการทำงานร่วมกัน เพื่อเพิ่มบันทึกภายในความคิดเห็นและการร่างการตอบกลับในนามของสมาชิกในทีม
- บันทึกการตอบกลับแม่แบบและผู้ตอบโต้อัตโนมัติ
- มันติดตาม รายละเอียดของลูกค้าการสนทนาก่อนหน้าและประวัติการซื้อ
- ให้ข้อมูลเชิงลึก เกี่ยวกับแนวโน้มของลูกค้าและปัญหาที่เกิดขึ้นซ้ำ
- ช่วยให้ตรงตามข้อกำหนดการปฏิบัติตาม
3. ทำงานเป็นไปได้โดยอัตโนมัติ

หนึ่งในประโยชน์ที่สำคัญของซอฟต์แวร์ Help Desk คือความสามารถในการ ทำให้เวิร์กโฟลว์ทั่วไปเป็นไปโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถกำหนดตั๋วลำดับความสำคัญให้กับตัวแทนที่มีประสบการณ์หรือแจ้งตัวแทนเกี่ยวกับกำหนดเวลาการออกตั๋ว
นี่คือบางสิ่งที่คุณควรทำโดยอัตโนมัติในการบริการลูกค้าเพื่อให้ตัวแทนสามารถมุ่งเน้นไปที่การแก้ปัญหา:
คุณสมบัติ | ผลประโยชน์ |
---|---|
การติดแท็กอัตโนมัติ | เพื่อจัดหมวดหมู่ตั๋วตามประเภทผลิตภัณฑ์ลำดับความสำคัญและประเภทปัญหา |
การมอบหมายตั๋ว | กำหนดตัวแทนที่เหมาะสมให้กับตั๋ว |
คำตอบกระป๋อง | เพื่อส่งคำตอบที่ทำไว้ล่วงหน้าไปยังคำถามทั่วไป |
กฎการเพิ่ม | ทำให้มั่นใจได้ว่าปัญหาที่มีลำดับความสำคัญสูงได้รับการจัดการ |
การตอบโต้อัตโนมัติ | ส่งคำตอบอัตโนมัติเกี่ยวกับการยืนยันตั๋วหรือความล่าช้าที่อาจเกิดขึ้นในการตอบกลับ |
คอลเลกชันข้อเสนอแนะ | ส่งแบบสำรวจอัตโนมัติเพื่อรวบรวมข้อเสนอแนะตามความล่าช้าหรือหลังจากปิดตั๋ว |
คำแนะนำฐานความรู้แบบบริการตนเอง | แนะนำบทความที่เกี่ยวข้องจากพอร์ทัลบริการตนเองก่อนที่ตัวแทนจะสามารถกระโดดขึ้นตั๋วได้ |
กำหนดเวลา | สร้างกฎเพื่อกำหนดวันครบกำหนดตั๋วตามประเภทปัญหา |
รายงาน | สร้างรายงานรายสัปดาห์รายเดือนหรือรายปีเพื่อวิเคราะห์ประสิทธิภาพของทีม |
ตั๋วสแปม | เพื่อระบุตั๋วสแปมและส่งไปยังกล่องสแปม |
ระบบอัตโนมัติช่วยให้กล่องจดหมายสนับสนุนของคุณยุ่งเหยิงทำให้ตัวแทนสามารถมุ่งเน้นไปที่การช่วยเหลือลูกค้าแทนการหาว่าต้องทำอะไร
ด้วยซอฟต์แวร์ Help Desk ขั้นสูงคุณสามารถใช้ระบบอัตโนมัติไปอีกระดับ ตัวอย่างเช่นการใช้ AI เพื่อวิเคราะห์เนื้อหาตั๋วและกำหนดเส้นทางไปยังตัวแทนที่ผ่านการรับรองมากที่สุดและร่างการตอบกลับตามเนื้อหาตั๋วและข้อมูลที่มีอยู่
4. บันทึกทุกอย่างภายใน
เอกสารภายในปรับปรุงการบริการลูกค้าโดยการป้องกันช่องว่างความรู้ช่วยในการฝึกอบรมและการปรับปรุงพนักงานใหม่รักษาความรู้ลดข้อผิดพลาดและปรับปรุงเวิร์กโฟลว์
เอกสารภายในที่ได้รับการดูแลเป็นอย่างดีอาจเป็นสินทรัพย์เชิงกลยุทธ์ของคุณ
เอกสารอะไร:
- การแก้ไขปัญหาคู่มือ
- ผลิตภัณฑ์และคุณสมบัติความรู้
- เทมเพลตการตอบสนองและแนวทางเสียง
- วิธีการสำหรับเครื่องมือสำหรับเครื่องมือ
- ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOPS)
- การเรียนรู้และการอัปเดตใหม่
บวก


วิธีที่ดีที่สุดในการขยายการสนับสนุนคือการมุ่งเน้นไปที่เอกสาร ในท้ายที่สุดยิ่งคุณมีเอกสารมากเท่าไหร่ก็ยิ่งมีโอกาสน้อยที่จะมีคำถามที่ยังไม่ได้รับคำตอบ
- Brian Gardner , Studiopress
5. ใช้การตอบกลับที่บันทึกไว้และ AI เพื่อเพิ่มความเร็วในการร่างคำตอบ
ประสิทธิภาพความสม่ำเสมอและความเป็นส่วนตัวเป็นกุญแจสำคัญในการปรับปรุงการบริการลูกค้า
ด้วยการตอบกลับที่บันทึกไว้และปัญญาประดิษฐ์ (AI) คุณสามารถลดเวลาตอบสนองได้อย่างมากตัวแทนฟรีและมุ่งเน้นไปที่ปัญหาที่สำคัญยิ่งขึ้น
นี่คือวิธีที่คุณสามารถนำสิ่งนี้ไปใช้กับทีมสนับสนุนของคุณ:
- การตอบกลับที่บันทึกไว้นั้น เป็นข้อความที่เขียนไว้ล่วงหน้าและนำกลับมาใช้ใหม่ได้ซึ่งตอบคำถามหรือสถานการณ์ทั่วไป ตัวอย่างเช่นคุณสามารถสร้างและใช้ข้อความที่เขียนไว้ล่วงหน้าเกี่ยวกับนโยบายการคืนเงินการกู้คืนบัญชีและข้อมูลพันธมิตร
- AI สามารถช่วยคุณร่างการตอบสนองโดยอัตโนมัติสรุปตั๋วยาวและแนะนำบทความที่เกี่ยวข้องจากฐานความรู้
ผลกระทบรวมของการใช้การตอบกลับที่บันทึกไว้และ AI สำหรับการสนับสนุนลูกค้ามีดังนี้:
ปัจจัย | เวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง | ด้วยระบบอัตโนมัติ |
---|---|---|
เวลาตอบสนอง | สูง | ต่ำ |
ความพยายามของตัวแทน | เข้มงวด | ที่ได้ลดลง |
ความสม่ำเสมอ | แตกต่างกันไปตามเอเจนต์ | ซึ่งได้มาตรฐาน |
ความพึงพอใจของลูกค้า | ไม่สอดคล้องกัน | ปรับปรุงด้วยการตอบกลับที่เร็วขึ้นชัดเจนขึ้น |
6. ใช้ AI chatbot

AI chatbots/ผู้ช่วยในปี 2025 มีความสามารถในการตอบคำถามเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และบริการของคุณ

ฉันไม่ได้พูดถึงคำตอบที่คลุมเครือไร้จุดหมาย ฉันกำลังพูดถึงการสนทนาที่เหมือนมนุษย์จริงที่แก้ปัญหาของลูกค้า คำตอบที่ขึ้นอยู่กับเนื้อหาฐานความรู้และข้อมูลการฝึกอบรมของคุณ
Chatbots ให้การสนับสนุนตลอดเวลาและปลดปล่อยตัวแทนของคุณเพื่อมุ่งเน้นไปที่ปัญหาที่สำคัญ
ฐานความรู้ที่กล้าหาญนำเสนอการรวม CHATGPT ในตัวช่วยให้คุณสามารถปรับใช้ความช่วยเหลือ AI ที่ผ่านการฝึกอบรมเกี่ยวกับข้อมูลของคุณได้ทันที
7. สร้างเวิร์กโฟลว์สนับสนุนลูกค้า
เวิร์กโฟลว์ที่บันทึกไว้ทำให้มั่นใจได้ว่าตัวแทนทุกคนจัดการตั๋วในลักษณะเดียวกัน พวกเขากำจัดการคาดเดาและปรับปรุงความสอดคล้อง
คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ให้:
- เพิ่มประสิทธิภาพการโต้ตอบของลูกค้า
- เส้นทางการเลื่อนระดับสำหรับกรณีที่ซับซ้อน
- กระบวนการ triage เพื่อประเมินความเร่งด่วนของตั๋ว
8. ฝึกอบรมและเสริมพลังให้ทีมของคุณ
การฝึกอบรมเป็นกระบวนการต่อเนื่อง - เป็นวัฏจักรต่อเนื่องที่เปลี่ยนการบริการลูกค้าที่ตอบโต้เป็นการบริการลูกค้าเชิงรุก
เริ่มต้นด้วยเซสชันรายสัปดาห์เพื่อให้ทีมของคุณมีความคมชัดอัปเดตและเตรียมพร้อม
นี่คือสิ่งที่คุณสามารถครอบคลุมในการฝึกอบรม:
- ครอบคลุมการอัปเดตและตรวจสอบความท้าทายที่ผ่านมา
- สถานการณ์จริงในโลกแห่งความเป็นจริง
- รับข้อเสนอแนะและโค้ชแบบเรียลไทม์
- ทดสอบเครื่องมือใหม่และแบ่งปันสิ่งที่คุณค้นพบ
- สนับสนุนให้สมาชิกแบ่งปันความคิดเห็นของพวกเขา
การฝึกอบรมที่เหมาะสมช่วยให้ตัวแทนได้รับความมั่นใจและพัฒนาทักษะอาชีพของพวกเขา ส่งผลให้มีผู้สนับสนุนหลักในการบริการลูกค้า
9. ใช้ข้อเสนอแนะเพื่อค้นหาคอขวด

ข้อเสนอแนะภายในและภายนอกระบุพื้นที่ที่บริการของคุณอาจสั้น ไม่ใช่แค่ตัวชี้วัด - เป็น ทรัพยากรเชิงกลยุทธ์ ในการปรับปรุงกระบวนการบริการลูกค้า
ด้วยความคิดเห็นที่คุณสามารถทำได้:
- รับข้อมูลเชิงลึกที่สามารถดำเนินการได้
- ระบุคอขวด
- ปรับปรุงประสิทธิภาพของตัวแทน
- ปรับแต่งเนื้อหาฐานความรู้
- ตรวจจับจุดปวดทั่วไปในเวิร์กโฟลว์
- ช่วยสมดุลเวิร์กโหลด
- ส่งเสริมความรับผิดชอบ
ด้านล่างนี้เป็นวิธีการรวบรวมข้อเสนอแนะในการบริการลูกค้า:
- ทำให้คอลเลกชันข้อเสนอแนะอัตโนมัติด้วยการปิดตั๋ว ถามลูกค้าเกี่ยวกับประสบการณ์ของพวกเขากับตัวแทนสนับสนุนหากปัญหาของพวกเขาได้รับการแก้ไขและหากพวกเขามีข้อเสนอแนะอื่น ๆ
- หลังจากแต่ละสัปดาห์หรือ Sprint รับข้อเสนอแนะจากทีมสนับสนุนของคุณ สิ่งที่พวกเขาเผชิญกับความท้าทายอะไรที่ง่ายและสามารถปรับปรุงสิ่งต่าง ๆ ได้อย่างไร
- วิเคราะห์ข้อเสนอแนะจากบทความความรู้ เช่น“ สิ่งนี้มีประโยชน์หรือไม่” การตอบกลับแบบยกนิ้ว
ด้วยข้อเสนอแนะทำการปรับเปลี่ยนที่จำเป็นและติดตามประสิทธิภาพ
ตัวอย่างเช่นหากลูกค้าออกจากข้อเสนอแนะเชิงลบตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รับแจ้งถึงตัวแทนที่ทำงานกับตั๋วเหล่านั้นและให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีจัดการกับสถานการณ์ดังกล่าว
10. จัดลำดับความสำคัญการสนับสนุน omnichannel
ไม่ใช่ลูกค้าทุกคนที่กำลังมองหาบริการหรือการสนับสนุนผ่านการตอบกลับทางอีเมลโดยเฉพาะอย่างยิ่งที่ทันสมัย
คุณอาจมีลูกค้าที่สนใจผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณและพยายามเชื่อมต่อกับคุณผ่านช่องทางสังคม การจัดการช่องสนับสนุนหลายช่องทางเช่นอีเมลและโซเชียลมีเดียนั้นค่อนข้างยุ่งยากและใช้เวลานาน
เลือกใช้แพลตฟอร์มสนับสนุน omnichannel เพื่อจัดการกับสถานการณ์ดังกล่าวได้ดีขึ้น สิ่งนี้จะช่วยให้คุณจัดการหลายช่องทางผ่านระบบเดียว ซึ่งรวมถึงการแชทสดอีเมล SMS โซเชียลมีเดียและการสนับสนุนทางโทรศัพท์
นี่คือประโยชน์บางอย่างของระบบ omnichannel:
- ลดตั๋วซ้ำ
- ลดการสลับระหว่างหลายช่องทาง
- ลดเวลาตอบสนอง
- เพิ่มขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพ
- การติดตามและการจัดการตั๋วเป็นเรื่องง่าย
11. รวม CRM เข้ากับเครื่องมือสนับสนุน
การรวมระบบการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) เข้ากับเครื่องมือสนับสนุนเป็นหนึ่งในวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดในการปรับปรุงการดำเนินงานการบริการลูกค้า
การสนับสนุนที่เชื่อมต่อกับ CRM เป็นการสนับสนุนที่ชาญฉลาด
การรวม CRM ช่วยให้ตัวแทนมีบริบทเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายละเอียดของลูกค้าการซื้อที่ผ่านมาและประวัติการสนทนา สิ่งนี้ช่วยให้พวกเขาตอบกลับได้อย่างรวดเร็วและในลักษณะที่เป็นส่วนตัวมากขึ้น
ซอฟต์แวร์ Help Desk เช่น Heroic Inbox ติดตามรายละเอียดของลูกค้าประวัติการสนทนาและประวัติการซื้อซึ่งให้จุดเริ่มต้นที่ดีใน CRM

12. ใช้ KPI เพื่อติดตามและปรับปรุงประสิทธิภาพ
ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพที่สำคัญ (KPI) เป็นตัวชี้วัดที่จำเป็นที่ธุรกิจใช้ในการวัดประสิทธิภาพของทีมบริการลูกค้าของพวกเขา
เช่นข้อเสนอแนะมันช่วยให้คุณระบุคอขวดปรับปรุงประสิทธิภาพของตัวแทนความพึงพอใจของลูกค้าและยังส่งเสริมการตัดสินใจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล
KPI บริการลูกค้าทั่วไปเพื่อตรวจสอบ:
KPI | คำอธิบาย |
---|---|
FCR (ความละเอียดติดต่อครั้งแรก) | เปอร์เซ็นต์ของคำขอแก้ไขในการติดต่อครั้งแรก |
FRT (เวลาตอบสนองครั้งแรก) | เวลาเฉลี่ยในการส่งคำตอบแรก |
ศิลปะ (เวลาความละเอียดเฉลี่ย) | ใช้เวลาเฉลี่ยในการแก้ไขตั๋ว |
อัตราการถ่ายโอนฐานความรู้ | ร้อยละของการเข้าชมฐานความรู้ที่ส่งผลให้มีการร้องขอการสนับสนุนจากมนุษย์ |
CSAT | คะแนนความพึงพอใจของลูกค้า |
งานค้าง | จำนวนตั๋วที่ไม่ได้รับการแก้ไข |
NPS (คะแนนโปรโมเตอร์สุทธิ) | ผู้คนรู้สึกอย่างไรกับแบรนด์ของคุณ |
ใช้ตัวชี้วัดเหล่านี้เพื่อทำความเข้าใจว่าทีมของคุณทำงานอย่างไรและดำเนินการที่จำเป็น
ตัวอย่างเช่นหากอัตราการถ่ายโอนฐานความรู้ของคุณสูงเกินไปให้พิจารณาตรวจสอบและอัปเดตเนื้อหาช่วยเหลือตนเอง
หากคะแนน FCR ของคุณต่ำเกินไปให้ปรับปรุงแบบฟอร์มตั๋วสนับสนุนของคุณเพื่อรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับปัญหาจากลูกค้า สิ่งนี้จะช่วยให้ตัวแทนสนับสนุนสามารถให้คำตอบที่ดีขึ้นพร้อมการตอบกลับครั้งแรก
เราสำรวจตัวชี้วัดการบริการลูกค้าเพิ่มเติมและวิธีการใช้งานผ่านคู่มือของเราลองดูเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม!
การรู้ว่าตัวชี้วัดใดที่จะมุ่งเน้นไปที่การเรียนรู้วิธีการขยายระยะยาว


ปัจจัยอันดับหนึ่งที่ฉันพบว่าส่งผลกระทบต่อคุณภาพและความยืดหยุ่นของการสนับสนุนของเรานั้นมีความแม่นยำและโปร่งใส
- Tom Willmot - ผู้ก่อตั้ง Human Made
13. สร้างวัฒนธรรมลูกค้าเป็นศูนย์กลาง

การบริการลูกค้าที่มีความคล่องตัวช่วยให้ตัวแทนสามารถตัดสินใจได้ดีขึ้น ความคิดครั้งแรกของลูกค้าช่วยลดแรงเสียดทานและการเพิ่มที่ไม่จำเป็น
ในการสร้างวัฒนธรรมที่เน้นลูกค้าเป็นศูนย์กลางคุณสามารถ สร้างเป้าหมายร่วมกันได้ ตัวอย่างเช่น 5 R ของการบริการลูกค้า: การตอบสนองความรับผิดชอบความเคารพการแก้ปัญหาและความมั่นใจ
ในวัฒนธรรมดังกล่าว:
- ผู้นำเน้นความสำคัญของความพึงพอใจของลูกค้าอย่างต่อเนื่องมากกว่าความเร็วและค่าใช้จ่าย
- คำติชมจะถูกรวบรวมและดำเนินการอย่างสม่ำเสมอ
- ตัวแทนได้รับอนุญาตให้ตัดสินใจ
- พนักงานได้รับสภาพแวดล้อมที่เหมาะสมในการพัฒนาทักษะที่นุ่มนวลและแข็ง
- การรับรู้เป็นประจำสำหรับการบริการที่ยอดเยี่ยม
สนับสนุนทีมของคุณในแบบที่คุณต้องการให้พวกเขาสนับสนุนลูกค้าของคุณ จัดหาเครื่องมือการฝึกอบรมและสภาพแวดล้อมที่เหมาะสมเพื่อให้ทีมของคุณเติบโต
เกือบทุกผู้เชี่ยวชาญของเราเห็นด้วยกับความสำคัญของการปลูกฝังทีมสนับสนุนที่มีความสุข


การทำให้ทีมสนับสนุนมีความสุขและมีสุขภาพดีเป็นอันดับหนึ่งอันดับหนึ่ง
- Pippin Williamson , Easy Digital Downloads
14. เสนอการสนับสนุนเชิงรุก
อย่ารอปัญหาที่จะเกิดขึ้น คาดการณ์ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและเข้าถึงลูกค้าก่อนที่จะพบปัญหาหรือเข้าถึงการสนับสนุนลูกค้า
เพื่อให้การสนับสนุนเชิงรุก:
- แจ้งเตือนลูกค้า เกี่ยวกับการหยุดชะงักของบริการหรือการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้น
- ให้ความรู้แก่ลูกค้าของคุณ เกี่ยวกับวิธีการใช้ผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณอย่างมีประสิทธิภาพด้วยความช่วยเหลือของบทเรียนคำแนะนำเคล็ดลับเครื่องมือและป๊อปอัปเพื่อช่วยผู้ใช้นำทางคุณสมบัติ
- สร้างเนื้อหาช่วยเหลือตนเอง ในประเด็นที่อาจเกิดขึ้นและเทคนิคการแก้ไขปัญหา
- กำหนด เวลาเช็คอินเป็นระยะ กับลูกค้าที่มีมูลค่าสูง
ความคิดสุดท้าย: วิธีปรับปรุงการบริการลูกค้า
การปรับปรุงการบริการลูกค้าไม่ได้เกี่ยวกับการทำมากขึ้น - มันเกี่ยวกับการทำดีขึ้น
จากการสร้างฐานความรู้และการใช้ซอฟต์แวร์ Help Desk ไปจนถึงการฝึกอบรมที่สอดคล้องกันและวัฒนธรรมที่เน้นลูกค้าเป็นศูนย์กลางทุกอย่างเพิ่มขึ้น
ฐานความรู้ที่กล้าหาญและกล่องจดหมายฮีโร่เป็นเครื่องมือบริการลูกค้าที่สมบูรณ์แบบสำหรับการเริ่มต้น พวกเขามีความน่าเชื่อถือมีคุณสมบัติหลากหลายและราคาไม่แพง
เริ่มดำเนินการวัดผลลัพธ์และเพิ่มประสิทธิภาพ นั่นคือวิธีที่จะก้าวไปข้างหน้าหากคุณต้องการปรับปรุงการสนับสนุน
การอ่านเพิ่มเติม
แผนกบริการลูกค้าคืออะไร? และวิธีการตั้งค่า
การบริการลูกค้า 3 ประเภท
5 กลยุทธ์ในการให้บริการลูกค้าที่รวดเร็ว
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของฝ่ายบริการลูกค้าอีคอมเมิร์ซ
เครื่องมือสนับสนุนลูกค้าที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก (2025)
วิธีใช้ Slack สำหรับการสนับสนุนลูกค้า