Scrittore di documentazione: rottura completa del ruolo (competenze, stipendio e FAQ)

Uno scrittore di documentazione qualificato può fare un'enorme differenza per la tua strategia di supporto:

• Biglietti di supporto precipitati
• Miglioramento della felicità del cliente

In effetti, la documentazione self-service può risparmiare un sacco di denaro: gli articoli di aiuto fai-da-te costano circa $ 2 per gestire un problema del cliente, rispetto a $ 15– $ 37 ¹ per una chiamata di supporto. È un grosso problema.

Gli scrittori di documentazione sono gli eroi sconosciuti che lo rendono possibile.

In questa guida completa, abbatterò ciò che gli scrittori di documentazione fanno, le capacità di cui hanno bisogno, come diventare una, aspettative salariali e altro ancora.

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Chi sono gli scrittori di documentazione?

Conosciuti anche come scrittori tecnici o comunicatori tecnici , gli scrittori della documentazione sono professionisti che creano una documentazione chiara e facile da seguire per prodotti e servizi. Trasformare il gergo complesso in un linguaggio semplice e creare qualsiasi cosa, dai manuali degli utenti ai centri di aiuto online.

Un buon scrittore di documentazione ti assicura di utilizzare app o gadget correttamente senza tirar fuori i capelli . E se sei un'azienda, mantengono i tuoi clienti felici e autosufficienti, il che alla fine aumenta la lealtà e le tagli supportano il carico di lavoro.

Cosa fa uno scrittore di documentazione?

Il lavoro di uno scrittore di documentazione consiste nel rendere accessibili le informazioni. Prendono cose complesse e le spiegano in un modo che ha senso .

Ecco alcune delle responsabilità fondamentali di uno scrittore di documentazione:

1. Crea documentazione chiara e intuitiva

Scrivere e aggiornare manuali utente, guide pratiche, FAQ , materiali di formazione e specifiche tecniche per prodotti o servizi. Ciò può includere qualsiasi cosa, da una guida per l'avvio di un'app mobile a un riferimento tecnico di 200 pagine per un'API.

Esplora : come creare documentazione tecnica (guida passo-passo)

2. Raccogli informazioni da esperti

Lavorando a stretto contatto con gli esperti di argomenti (PMI), come sviluppatori, ingegneri, gestori di prodotti per comprendere il prodotto e raccogliere informazioni accurate.

Per studiare il prodotto, fare molte domande, forse anche utilizzare il prodotto per vedere come funziona.

3. Traduci un gergo complesso in un linguaggio semplice

Uno scrittore di documentazione funge da traduttore tra il mondo tecnico e l'utente finale.

Prendono un gergo complesso e tecnico e lo semplificano in modo che tua nonna (o un nuovo cliente) possa capire come utilizzare il prodotto.

Questo spesso significa abbattere i concetti tecnici in termini quotidiani e usare esempi o analogie per chiarire.

4. Organizzare e formattare il contenuto logicamente

Strutturare i contenuti in un modo facile da navigare. Utilizzando intestazioni chiare, sequenze passo-passo, punti elenco e tabelle in modo che gli utenti possano trovare rapidamente ciò di cui hanno bisogno.

La scelta del mezzo appropriato per il pubblico è anche molto importante, forse un manuale stampato, un utensile di aiuto in-app o un tutorial video.

La coerenza è la chiave : gli scrittori di documentazione spesso sviluppano guide o modelli di stile per mantenere il tono e la formattazione dell'uniforme su tutti i materiali.

5. Incorporare elementi visivi per migliorare la comprensione

Dicono che un'immagine valga più di mille parole e gli scrittori di documentazione lo ottengono.

Questo include:

• Diagrammi
• Screenshot
• Infografica
• O anche brevi video

Per aiutare a spiegare meglio le cose.

Ad esempio, un articolo How-to potrebbe presentare schermate annotate che mostrano diversi elementi dell'interfaccia utente.

Le immagini rendono il contenuto più coinvolgente e riducono il carico cognitivo del lettore.

6. Revisionare e migliorare continuamente i contenuti

La documentazione non è un lavoro unico.

Gli scrittori aggiornano i documenti in base al feedback degli utenti, agli aggiornamenti del prodotto e alle nuove funzionalità .

Ad esempio, raccogliere input dall'assistenza clienti (come domande comuni o punti di confusione) e quindi perfezionare le guide per colmare tali lacune.

Ciò garantisce che la documentazione rimanga accurata e utile nel tempo.

Esplora : processo di audit della base di conoscenza e migliori pratiche da seguire

In sostanza, uno scrittore di documentazione indossa più cappelli :

• Comunicatore
• Educatore
• Editore
• Investigatore

Un minuto stanno intervistando un ingegnere del software su una nuova funzionalità, il prossimo è elaborare un tutorial passo-passo con schermate. In tal modo, assicurano che i prodotti e i servizi siano utilizzati correttamente ed efficacemente, svolgendo un ruolo chiave nella soddisfazione dei clienti e nella qualità del prodotto .

Quando la documentazione è puntuale, gli utenti hanno un'esperienza più fluida e hanno bisogno di meno trattenere la mano, che è una vittoria per tutti.

Competenze e qualifiche di uno scrittore di documentazione

Cosa serve per diventare uno scrittore di documentazione di successo?

Alla base, questo ruolo fonde una forte capacità di scrittura con una buona dose di abilità tecniche e esperti.

Ecco una ripartizione delle abilità chiave e delle qualifiche tipiche:

1. Comunicazione scritta eccezionale

Innanzitutto, uno scrittore di documentazione deve essere uno scrittore chiaro e conciso .

Questa non è una scrittura creativa fiorita: si tratta di arrivare al punto in termini semplici. L'uso di un linguaggio semplice, frasi brevi e voce attiva aiuta a rendere accessibili i contenuti.

L'obiettivo è la chiarezza . Se gli utenti possono leggere una guida e capire immediatamente come fare qualcosa, lo scrittore ha fatto il proprio lavoro.

2. Empatia e focus utente

Ottimi scrittori di documentazione tengono sempre a mente la prospettiva del pubblico .

Chiediti:

• Quale problema sta cercando di risolvere l'utente?
• Cosa sanno già?
• Cosa devono sapere?

Scrivere con empatia significa evitare ipotesi e spiegare concetti al giusto livello di dettaglio .

Ad esempio, la documentazione per i principianti eviterà forti termini tecnici (o li definirà attentamente), mentre la documentazione degli sviluppatori potrebbe assumere una conoscenza più precedente. La possibilità di pensare come un utente, spesso un utente non tecnico è enorme.

3. Attitudine tecnica

Sebbene non sia necessario necessariamente essere un ingegnere del software o un esperto in materia, è necessario essere a tuo agio nell'apprendimento di informazioni tecniche .

Buoni scrittori di documentazione possono raccogliere rapidamente come funziona un prodotto, che si tratti di un software, di un gadget o di un servizio complesso. Spesso avere un talento per la ricerca e la curiosità.

In alcuni settori (come API, ingegneria o dispositivi medici), avere una conoscenza specializzata o la capacità di comprendere i diagrammi tecnici e gli snippet di codice è molto importante.

Ad esempio, uno scrittore di documentazione per utenti finali potrebbe non aver bisogno di capacità di codifica profonda, ma qualcuno che scrive per sviluppatori o ingegneri dovrebbe comprendere i dettagli tecnici per essere accurati.

4. Attenzione ai dettagli e alla precisione

Abbiamo menzionato orientato ai dettagli? Questo ruolo richiede ossessionare i dettagli. Un singolo errore di battitura o un passaggio errato può confondere un utente (o addirittura portarli a utilizzare un prodotto in modo errato).

Fatti a doppio controllo, seguire le linee guida di stile e garantire coerenza nella terminologia. Potrebbe essere necessario mantenere glossari per mantenere l'uniforme dei termini.

La precisione crea fiducia, se gli utenti individuano errori nei documenti, inizieranno a dubitare del contenuto.

5. Organizzazione e struttura

Informazioni sulla struttura in modo logico. Ciò include la creazione di contorni chiari e l'utilizzo di intestazioni, sottotitoli, punti elenco e passaggi numerati in una gerarchia sensibile.

Molti scrittori iniziano con uno schema o un modello per mappare il contenuto prima di farla esplodere.

L'organizzazione dei contenuti non è solo a beneficio del lettore, aiuta lo scrittore a garantire che non abbiano perso nulla e che le informazioni fluiscano naturalmente da un argomento all'altro.

6. Collaborazione e comunicazione

Ricorda, gli scrittori spesso agiscono come un ponte tra diverse squadre. Devono comunicare bene con sviluppatori, designer, product manager, tester di controllo qualità, assistenza clienti e talvolta persino utenti finali.

Essere in grado di intervistare efficacemente gli esperti di argomenti , porre le domande giuste e analizzare le risposte, è un'abilità preziosa. Inoltre, dovrebbero gestire feedback e modifiche con grazia. La scrittura è un processo, in genere che coinvolge recensioni di più parti interessate.

7. Competenza degli utensili

Gli scrittori devono utilizzare vari strumenti e tecnologia per svolgere il proprio lavoro. È importante essere esperti di tecnologia con strumenti.

Quelli comuni includono elaboratori di testi o redattori collaborativi (come Google Docs o Microsoft Word), strumenti di modifica dello screenshot e delle immagini per la creazione di visite e aiutare il software di autorizzazione o conoscenza per la pubblicazione di contenuti.

Ad esempio, conoscere un sistema di gestione dei contenuti (CMS) o una piattaforma di documentazione come Heroic Knowledge Base può essere un grande vantaggio. Anche la familiarità con il controllo della versione (specialmente per la documentazione del codice) e la formattazione di base HTML o Markdown possono essere utili.

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8. BACKGROUS EDIBILE

Mentre i requisiti formali possono variare , molti scrittori di documentazione hanno una laurea in inglese , comunicazioni, scrittura tecnica, giornalismo o un campo correlato.

Alcuni entrano nel campo dal lato tecnico. Ad esempio un laureato in informatica o ingegneria che ha un talento per scrivere.

La cosa più cruciale è una forte comprensione dell'inglese scritto e la capacità di imparare argomenti complessi.

Ci sono anche certificazioni e corsi che possono aumentare la credibilità, come il comunicatore tecnico certificato (CPTC) offerto dalla Society for Technical Communication.

L'apprendimento continuo fa parte del gioco: gli scrittori frequentano spesso seminari o webinar per rimanere aggiornati su strumenti, guide di stile (come l'apprendimento degli ultimi standard di stile di documentazione sullo sviluppatore di Google) o le tendenze del settore.

Stipendio di scrittore di documentazione e prospettive di lavoro

Parliamo di numeri e prospettive di carriera. Quanto bene guadagnano gli scrittori di documentazione e qual è la domanda di questo ruolo?

Intervalli salariali

Negli Stati Uniti, gli scrittori di documentazione (scrittori tecnici) amano gli stipendi competitivi. Varie fonti sono la retribuzione media e mediana nel campo da baseball da $ 70k a $ 90.000 all'anno .

Ad esempio, in effetti, l'analisi riporta uno stipendio medio di scrittori tecnici di circa $ 66.000 ² all'anno. Nel frattempo, i dati degli US Bureau of Labor Statistics mostrano un salario annuale medio di circa $ 91.670 ³ per gli scrittori tecnici a partire dal maggio 2024.

Come possono essere entrambi veri? La figura esatta dipende spesso dal livello di esperienza, dalla posizione e dalla metodologia del sondaggio.

Gli scrittori di documentazione entry-level o quelli in mercati più piccoli potrebbero iniziare nella gamma di $ 30–60k, mentre gli scrittori esperti in hub tecnologici ad alto costo possono guadagnare bene nella gamma da $ 80k-$ 100k+.

Fattori che influenzano la retribuzione

Diversi fattori possono influenzare laddove uno scrittore di documentazione cade sullo spettro salariale.

• L'esperienza è grande, man mano che guadagni anni e un track record, il tuo valore aumenta. Gli scrittori con oltre 5 anni di esperienza spesso guadagnano significativamente più dei neolaureati.
• Anche il settore : uno scrittore di documentazione nel software o nel settore tecnologico (specialmente in un campo caldo come il cloud computing o la sicurezza informatica) può guadagnare più di uno in un no profit o nella produzione.
• La posizione geografica gioca ancora un ruolo; Ad esempio, gli scrittori tecnologici a San Francisco o New York tendono ad avere salari più alti (spesso per compensare il costo della vita) rispetto a quelli nelle città più piccole.
• Il lavoro remoto sta diventando più comune, il che a volte può persino anche queste differenze, ma la retribuzione basata sulla posizione non è ancora scomparsa.
• L'istruzione e le credenziali possono avere un impatto. Una laurea avanzata o certificazioni come CPTC a volte può darti un bump, poiché segnalano la competenza ai datori di lavoro
• La specializzazione può pagare: se sei abile in una nicchia come la documentazione API, la scrittura medica o la scrittura di politiche, potresti comandare un premio per quella conoscenza approfondita.

Outlook di lavoro

Distribuzione del lavoro di scrittura tecnica basata sui dati di LinkedIn, di Patrick Rachford .

La buona notizia, gli scrittori della documentazione non vanno da nessuna parte. Il Bureau of Labor Statistics progetti USA di occupazione di scrittori tecnici crescerà di circa il 4% dal 2023 al 2033 , che è all'incirca veloce della media per tutte le professioni.

In termini semplici, il campo è stabile e cresce costantemente. Perché non esplode?

• La crescita dei posti di lavoro spesso rispecchia la crescita delle industrie che ne hanno bisogno. Man mano che la tecnologia continua ad espandersi (pensa a nuove app software, gadget, innovazioni biotecnologiche, ecc.), Anche la necessità di una chiara documentazione cresce. Ogni nuovo prodotto o sistema complesso alla fine necessita di una guida per l'utente o dei documenti per sviluppatori.
• Vale la pena notare che alcune aziende hanno ingegneri o product manager che scrivono documentazione sul lato, in particolare le startup. Ma man mano che le organizzazioni maturano, si rendono conto del valore di avere uno scrittore di documentazione (o team) dedicato a produrre contenuti di qualità professionale. La spinta per una migliore esperienza del cliente e supporto self-service guida anche la domanda, le aziende vogliono costruire basi di conoscenza ricche e portali di documentazione per ridurre i costi di supporto (ricorda che il confronto dei costi sopra) e mantengono felici gli utenti.
• Un'altra tendenza: opportunità di contratto e freelance. Molti scrittori lavorano a tempo pieno in un'unica società, ma c'è anche un mercato per gli scrittori tecnici a contratto. Le aziende spesso attirano scrittori di contratti per grandi progetti (come la documentazione di una grande versione del software) o per colmare le lacune.

In sintesi, se hai le competenze, c'è un solido percorso di carriera qui con opportunità in vari settori. Potresti iniziare come scrittore tecnico junior, passare allo scrittore tecnico senior e persino diventare in ruoli di gestione della documentazione o strategia di contenuto lungo la linea.

Specializzazioni e scrittori di documentazione notevoli

"Documentation Writer" è un termine generale. E in pratica, puoi specializzarti in diverse aree. Ecco alcuni gusti comuni del ruolo:

Scrittore di documentazione del software

Si concentra sui documenti per i prodotti software. Ciò può includere manuali degli utenti finali, guide di amministrazione e talvolta documentazione degli sviluppatori.

Se stai lavorando su app software o piattaforme SaaS, spiegherai interfacce utente, funzionalità, fasi di risoluzione dei problemi, ecc. La conoscenza del software e persino della codifica di base o dell'utilizzo dell'API può essere utile.

Scrittore di documentazione API/sviluppatore

Una nicchia più tecnica in cui scrivi per altri sviluppatori.

Questo include:

• Guide di riferimento API
• Documentazione SDK
• Esempi di codice
• Integrazione How-to

Richiede la comprensione dei concetti di programmazione ed essere a proprio agio con cose come JSON, strumenti di comando o qualsiasi tecnologia che l'API coinvolga.

Questi ruoli spesso si intersecano con le relazioni degli sviluppatori. In effetti, titoli di lavoro come "Svilupper Advocate" o "Documentation Engineer" a volte si fondono la scrittura con la codifica pratica e il supporto della comunità.

Specialista della documentazione tecnica

Questo potrebbe riferirsi alla scrittura di documenti interni altamente tecnici. Per esempio:

• Documenti di processo di ingegneria
• Descrizioni dell'architettura del sistema
• Documentazione di infrastruttura IT

Spesso si tratta di istruire gli utenti finali e più di mantenere una base di conoscenza interna per i team tecnici.

Scrittore medico e scientifico

Non sempre chiamati "scrittori tecnici", ma in sostanza, questi ruoli documentano procedure scientifiche, protocolli di ricerca, manuali di dispositivi medici o documentazione farmaceutica. La precisione e l'adesione agli standard normativi (come le linee guida per la documentazione della FDA) sono fondamentali qui.

È spesso necessario un background in scienza o assistenza sanitaria.

Writer politico e procedura

Questi scrittori creano documentazione interna come:

• Politiche aziendali
• Procedure operative standard (SOP)
• Guide di processo.

È più sul lato della documentazione interna delle cose, garantendo ai dipendenti di avere istruzioni chiare per processi interni, conformità e migliori pratiche.

La documentazione interna è un intero mondo a sé stante; Si tratta di preservare il know-how dell'azienda ed è cruciale per la formazione e la coerenza.

Experience User Experience (UX) Writer / UI Writer

Questo ruolo è un po 'diverso ma correlato.

Gli scrittori UX si concentrano sul testo all'interno dell'interfaccia del prodotto. Come etichette di pulsanti, messaggi di errore, suggerimenti di onboarding, ecc. Si tratta di guidare gli utenti in-app con la microcopia.

Alcuni scrittori tecnologici passano alla scrittura di UX perché richiede anche comunicazioni concise e focalizzate sull'utente. Sebbene non "documentazione" nel senso tradizionale, la completa.

Ad esempio, uno scrittore di documentazione potrebbe scrivere un articolo di aiuto, mentre uno scrittore UX garantisce che il testo sullo schermo dell'app sia intuitivo. Entrambi condividono l'obiettivo di una migliore esperienza utente.

Content Strategist / Knowledge Manager

Con l'esperienza, alcuni scrittori assumono ruoli più strategici.

Potresti pianificare e supervisionare tutta la documentazione di un'azienda o il contenuto della base di conoscenza.

Invece di scrivere, puoi progettare l'architettura dei contenuti, impostare linee guida in stile, scegliere piattaforme di documentazione e forse gestire altri scrittori.

Se ami il lato organizzativo delle cose, questo è un possibile percorso di crescita.

Queste specializzazioni mostrano che come scrittore di documentazione puoi trovare la tua nicchia in base ai tuoi interessi e al tuo background. Se ami la codifica, vai verso i documenti API; Se hai un background medico, forse la scrittura medica; Se ti piace insegnare persone non tecnologiche, concentrati sulle guide degli utenti finali.

Strumenti e migliori pratiche per gli scrittori di documentazione

Ogni artigiano ha il proprio kit di strumenti e segreti commerciali, la scrittura non è diversa.

Strumenti essenziali per la scrittura di documentazione

Testiamo e cerchiamo rigorosamente ogni prodotto che raccomandiamo attraverso gli erotemi. Il nostro processo di revisione. Potremmo anche guadagnare una commissione se effettui un acquisto tramite i nostri collegamenti.

Uno scrittore in genere utilizzerà un mix di quanto segue:

1. Strumenti di creazione di contenuti

A livello di base, hai bisogno di un elaboratore di testi o di un editor di testo. Molti scrittori usano Microsoft Word o Google Documenti per la redazione a causa della facilità di collaborazione e commenti.

Google Documenti, ad esempio, consente la collaborazione in tempo reale e la cronologia delle versioni che è super utile quando sono coinvolti più revisori.

Alcuni scrittori, in particolare quelli con background di codifica, preferiscono gli editori di markdown o il testo semplice e quindi si convertono in HTML/PDF secondo necessità.

2. Aiutare il software di autorizzazione e conoscenza

Questi sono strumenti specializzati per la creazione e la pubblicazione di documentazione o centri di aiuto. Fornisce struttura (come modelli per pagine FAQ, menu di navigazione, funzionalità di ricerca).

Ad esempio, se la documentazione del prodotto è basata sul Web, è possibile utilizzare una piattaforma come Heroic Knowledge Base , un plug-in di documentazione basato su WordPress.

Fondamentalmente trasforma il tuo sito WordPress in una base di conoscenza professionale.

Heroic Knowledge Base offrono funzionalità come:

• Controllo della versione, riutilizzo del contenuto
• Publishing multi-formato, in modo da poter produrre un documento su HTML, PDF, ecc.
• Layout a friendly SEO
• Feedback degli utenti
• Analisi e report
• Ruoli dell'utente e funzionalità di autorizzazioni per la documentazione interna ed esterna
• Ricerca avanzata

3. Screenshot e editor di immagini

Poiché gli elementi visivi sono fondamentali, gli scrittori di documentazione usano spesso strumenti come SNAGIT o Greenshot per catturare gli screenshot.

Questi strumenti ti consentono di annotare facilmente le immagini. Aggiunta di frecce, punti salienti o caselle per indicare le cose.

Per modifiche di immagini più complesse o creazione di diagrammi, strumenti come Adobe Photoshop , GIMP (gratuito) o Canva possono essere utili.

4. Software di registrazione video

A volte un breve video o una GIF può spiegare un processo meglio del testo, specialmente per le procedure dettagliate.

Strumenti come Camtasia o Loom consentono agli scrittori di registrare lo schermo (e la voce) di creare video tutorial.

Anche se ti attacchi principalmente al testo, è bene sapere come montare una rapida screencast per quei casi in cui il movimento aiuta.

5. Strumenti di collaborazione e gestione dei progetti

I progetti di documentazione comportano spesso destreggiatura a più argomenti e scadenze.

Le schede di Trello , Asana o JIRA possono aiutare a tenere traccia delle attività di documentazione. Come una scheda per "Write Installation Guide" che si sposta attraverso le fasi Draft> Revisione> Pubblicato.

Trello, ad esempio, è menzionato come uno strumento utile per la pianificazione dei contenuti e le liste di controllo.

Inoltre, i sistemi di controllo della versione (come GIT) possono essere utilizzati soprattutto quando la documentazione è archiviata insieme al codice. Gli scrittori tecnici potrebbero contribuire alla documentazione in un repository di codice, quindi la familiarità con GitHub o Bitbucket può essere utile.

6. Strumenti di qualità e coerenza

Per mantenere la qualità, gli scrittori spesso fanno affidamento su controlli ortografici e strumenti di grammatica.

Grammarly o Hemingway Editor può catturare errori o suggerire un fraseggio più semplice.

Un'altra categoria utile è la ricerca di analisi , se i tuoi documenti si trovano su un sito Web, strumenti che mostrano ciò che gli utenti stanno cercando (e non trovare) possono evidenziare dove è necessaria una nuova documentazione.

Tieni presente : gli strumenti sono lì per aiutare, ma non sostituiscono solide capacità di scrittura. Una piattaforma centrale di aiuto di fantasia non creerà magicamente buoni contenuti; Questo è ancora sullo scrittore.

Tuttavia, l'uso degli strumenti giusti può rendere il processo più efficiente e l'output più lucido.

Esplora : 12 strumenti di documentazione raccolti a mano (2025)

Best practice per la documentazione di prim'ordine

Oltre agli strumenti, sono le tecniche e l'approccio che separano la documentazione mediocre da una grande documentazione.

Ecco alcune migliori pratiche che gli scrittori di documentazione professionale giurano:

1. Conosci il tuo pubblico e il tuo scopo

Inizia sempre comprendendo chi leggerà il tuo documento e perché .

È per gli utenti finali che cercano di risolvere un problema? È per gli amministratori di sistema che configurano un prodotto complesso?

Stupra la profondità e lo stile di conseguenza.

Ad esempio, se il tuo pubblico è clienti non tecnici, evita acronimi e linguaggio di tecnologia pesante.

Se sono gli sviluppatori, puoi assumere più conoscenze precedenti ma è necessario fornire dettagli tecnici precisi.

Una dimensione non si adatta a tutti nella documentazione. Il tono, la lunghezza e il formato dovrebbero corrispondere a ciò che l'utente ha bisogno in quel contesto.

2. Usa uno stile chiaro e coerente

La coerenza genera familiarità. L'adozione di una guida di stile (come lo stile di Apple, lo stile di Microsoft o il tuo) garantisce un linguaggio, una terminologia e una formattazione uniformi.

Questo copre cose come se dici "fai clic" o "fai clic", come capitalizzare le funzionalità del prodotto o se si rivolge all'utente come "tu" o usi istruzioni per soli verbi imperative.

Molti team hanno una guida in stile interno e, in caso contrario, uno scrittore di documentazione potrebbe crearne una.

Mantieni le frasi brevi e attive , quando possibile, per renderle facili da analizzare. Inoltre, fai attenzione al gergo , se devi usare un termine tecnico, prendi in considerazione l'aggiunta di una breve definizione o il collegamento a un glossario per i primi timer.

3. Contenuto della struttura per una facile scansione

La maggior parte degli utenti non legge la documentazione come un romanzo (sorpresa!). Scansionano per trovare una risposta.

Usa molte intestazioni e sottotitoli in modo che i lettori possano passare alla sezione di cui hanno bisogno. Punti di proiettile o passaggi numerati sono i tuoi amici (nota come questo articolo li usa).

Una buona struttura aiuta anche con SEO, i motori di ricerca spesso presentano risposte ben strutturate dai documenti nei frammenti.

4. Includi esempi e immagini

Ogni volta che un concetto potrebbe essere confuso, aggiungi un esempio. Ad esempio, se stai spiegando una formula o un comando, mostra un input e un output di esempio.

Esempi trasformano le istruzioni astratte in una comprensione concreta.

5. Mantienilo orientato al compito e conciso

Un articolo o un manuale di supporto dovrebbe concentrarsi su ciò che l'utente desidera fare . Concentrati su un argomento o un compito principale per articolo .

Se un articolo inizia a coprire troppo, prendi in considerazione l'idea di romperlo in articoli separati.

6. Rivedere e testare la documentazione

Prima di pubblicare, passa attraverso i passaggi esattamente come scritto e vedi se riesci a ottenere il risultato.

È incredibile come un passo che sia sembrato ovvio quando la scrittura possa rivelarsi un minuscolo dettaglio quando qualcuno lo segue effettivamente.

7. Aggiorna regolarmente

I prodotti si evolvono e così dovrebbero la documentazione . Rendi un'abitudine (o parte del processo) aggiornare i documenti in tandem con gli aggiornamenti del prodotto.

Molte aziende legano gli aggiornamenti della documentazione alle loro liste di controllo. Inoltre, monitorare il feedback: se gli utenti continuano a fare una domanda anche dopo aver letto il documento, questo è un indizio che qualcosa potrebbe non essere chiaro o mancante.

8. Usa i modelli per semplificare il lavoro

Un trucco intelligente del commercio è utilizzare modelli per tipi di documenti comuni.

Non vuoi reinventare la ruota ogni volta che scrivi un nuovo articolo.

Ad esempio, potresti avere un modello di "articolo di istituzione" che ha sezioni per introduzione, passaggi, risultati previsti e risoluzione dei problemi , tutti disposti.

Quindi riempi solo i dettagli. Ciò garantisce coerenza e risparmia tempo.

9. Leva a feedback e analisi

Come scrittore di documentazione, non lavorare mai nel vuoto. Interagisci con i team di assistenza clienti, scopri quali domande o dottori che gli utenti segnalano di più.

Questo può guidare quale documentazione scrivere dopo.

Combinando ottimi strumenti con queste migliori pratiche, gli scrittori possono produrre contenuti che aiutano davvero.

Conclusione: l'impatto di un grande scrittore di documentazione

La scrittura della documentazione non è sempre glamour. Spesso sei il risolutore di problemi dietro le quinte, l'architetto tranquillo dell'utente

Ma in molti modi, sei anche un eroe per l'utente . Un grande scrittore prende una situazione frustrante e confusa e la trasforma in un "Oh, è stato facile!" momento per qualcuno.

Per le aziende, questo ruolo è una risorsa strategica. Documentazione di qualità significa:

• Meno biglietti di supporto
• Clienti più potenziati
• Onboarding più veloce per nuovi utenti (e anche nuovi dipendenti)
• Reputazione del marchio più forte per essere utile

Se stai pensando di diventare uno scrittore di documentazione, sappi che è un campo in cui non smetterai mai di imparare .

Ti immergerai in nuovi domini, dal software all'hardware ai processi, ampliando costantemente le tue conoscenze. Afferrai le tue capacità di scrittura e comunicazione ogni giorno. E giocherai a traduttore tra gli esperti tecnologici e gli utenti finali, un ruolo che richiede pazienza, curiosità e un vero desiderio di aiutare gli altri ad avere successo.

Sia che tu stia cercando di entrare nel campo o di migliorare i documenti della tua azienda, ricorda: al centro della grande documentazione è una vera cura per l'esperienza dell'utente. Tienilo come la tua stella nord e farai bene.

Risorse menzionate in questa guida

1. Comprensione della metrica del servizio di servizio per biglietto da parte di ThinkHDI ︎
2. Stipendio dello scrittore tecnico negli Stati Uniti da effettivamente ︎
3. The US Bureau of Labor Statistics Data sul salario annuale medio degli scrittori tecnici ︎