Dokumentationsautor: Vollständige Rollenaufschlüsselung (Fähigkeiten, Gehalt und FAQs)

Ein erfahrener Dokumentationsautor kann einen großen Unterschied für Ihre Unterstützungsstrategie bewirken:

• Sinkende Support -Tickets
• Verbessertes Kunden Glück

In der Tat kann Selbstbedienungsdokumentation eine Menge Geld sparen: DIY-Hilfsartikel kostet etwa 2 US-Dollar für eine Kundenausgabe, gegenüber 15 bis 37 US- ^Dollar für einen Support-Anruf. Das ist eine große Sache.

Dokumentationsautoren sind die unbesungenen Helden, die dies möglich machen.

In diesem umfassenden Leitfaden werde ich die Dokumentationsautoren, die Fähigkeiten, die sie brauchen, wie sie eins, Gehaltserwartungen und mehr tun.

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Wer sind Dokumentationsautoren?

Dokumentationsautoren sind auch als technische Autoren oder technische Kommunikatoren bekannt und sind Fachleute, die eine klare, leicht zu befolgende Dokumentation für Produkte und Dienstleistungen erstellen. Umwandlung komplexer Jargon in einfache Sprache und Herstellung alles von Benutzerhandbüchern bis hin zu Online -Hilfszentren.

Ein guter Dokumentationsschreiber stellt sicher, dass Sie Apps oder Geräte korrekt verwenden, ohne Ihre Haare herauszuziehen . Und wenn Sie ein Unternehmen sind, halten sie Ihre Kunden glücklich und autark, was letztendlich die Loyalität fördert und die Unterstützung der Arbeitsbelastung aufregt.

Was macht ein Dokumentationsautor?

Bei der Aufgabe eines Dokumentationsschreibers geht es darum, Informationen zugänglich zu machen. Sie nehmen komplexe Sachen und erklären es auf eine Weise, die nur Sinn macht .

Hier sind einige der zentralen Aufgaben eines Dokumentationsautors:

1. Erstellen Sie klare, benutzerfreundliche Dokumentation

Schreiben und Aktualisieren von Benutzerhandbüchern, Anleitungen, FAQs , Schulungsmaterialien und technischen Spezifikationen für Produkte oder Dienstleistungen. Dies kann alles beinhalten, von einem Anleitung für eine mobile App für eine mobile App bis hin zu einer 200-seitigen technischen Referenz für eine API.

Explore : So erstellen Sie technische Dokumentation (Schritt-für-Schritt-Anleitung)

2. Sammeln Sie Informationen von Experten

In enger Zusammenarbeit mit Fach -Experten (KMU) wie Entwicklern, Ingenieuren und Produktmanagern, um das Produkt zu verstehen und genaue Informationen zu sammeln.

Um das Produkt zu studieren, stellen Sie viele Fragen und verwenden Sie vielleicht sogar das Produkt, um zu sehen, wie es funktioniert.

3.. Übersetzen Sie den komplexen Jargon in eine einfache Sprache

Ein Dokumentationsautor fungiert als Übersetzer zwischen der technischen Welt und dem Endbenutzer.

Sie nehmen komplexe, technische Jargon und vereinfachen es, damit Ihre Oma (oder ein neuer Kunde) verstehen kann, wie das Produkt verwendet wird.

Dies bedeutet oft, technische Konzepte in alltägliche Begriffe zu zerlegen und Beispiele oder Analogien zu verwenden, um zu klären.

4. organisieren und formatieren Sie Inhalte logisch

Inhalt auf eine Weise strukturieren, die leicht zu navigieren ist. Mit klaren Überschriften, Schritt-für-Schritt-Sequenzen, Kugelpunkten und Tabellen können Benutzer schnell finden, was sie benötigen.

Die Auswahl des geeigneten Mediums für das Publikum ist ebenfalls sehr wichtig, möglicherweise ein gedrucktes Handbuch, ein In-App-Help-Tooltip oder ein Video-Tutorial.

Konsistenz ist der Schlüssel : Dokumentationsautoren entwickeln häufig Stilführer oder Vorlagen, um den Ton zu halten und einheitlich über alle Materialien hinweg zu formatieren.

5. Integrieren Sie Visuals, um das Verständnis zu verbessern

Sie sagen, ein Bild ist mehr als tausend Worte, und Dokumentationsautoren bekommen das.

Dies beinhaltet:

• Diagramme
• Screenshots
• Infografiken
• Oder sogar kurze Videos

Um die Dinge besser zu erklären.

Beispielsweise kann ein How-to-Artikel kommentierte Screenshots enthalten, die verschiedene UI-Elemente zeigen.

Visuals machen den Inhalt ansprechender und verringern die kognitive Last des Lesers.

6. Überarbeiten und verbessern Sie den Inhalt kontinuierlich

Die Dokumentation ist kein Eins-und-done-Job.

Autoren aktualisieren Dokumente basierend auf Benutzerfeedback, Produktaktualisierungen und neuen Funktionen .

Zum Beispiel das Sammeln von Eingaben von Kundenunterstützung (wie häufige Fragen oder Verwirrungspunkte) und dann die Anleitungen verfeinern, um diese Lücken zu schließen.

Dies stellt sicher, dass die Dokumentation im Laufe der Zeit genau und hilfreich bleibt.

Erforschen : Wissensbasisprüfungsprozess und Best Practices, die folgen müssen

Im Wesentlichen trägt ein Dokumentationsautor mehrere Hüte :

• Kommunikator
• Erzieher
• Editor
• Ermittler

In einer Minute interviewt sie einen Software-Ingenieur über eine neue Funktion. In der nächsten erstellen sie ein schrittweise Tutorial mit Screenshots. Auf diese Weise stellen sie sicher, dass Produkte und Dienstleistungen korrekt und effektiv eingesetzt werden und eine Schlüsselrolle bei der Kundenzufriedenheit und der Produktqualität spielen.

Wenn die Dokumentation im Einsatz ist, haben Benutzer eine reibungslosere Erfahrung und benötigen weniger Handabbau, was für alle eine Win-Win-Situation ist.

Fähigkeiten und Qualifikationen eines Dokumentationsautors

Was braucht es, um ein erfolgreicher Dokumentationsautor zu werden?

In ihrem Kern verbindet diese Rolle starke Schreibfähigkeit mit einer guten Dosis technischer, versierter und zwischenmenschlicher Fähigkeiten.

Hier ist eine Aufschlüsselung der wichtigsten Fähigkeiten und typischen Qualifikationen:

1. Außergewöhnliche schriftliche Kommunikation

In erster Linie muss ein Dokumentationsautor ein klarer und prägnanter Schriftsteller sein.

Dies ist kein blumiges kreatives Schreiben - es geht darum, in einfachen Worten auf den Punkt zu kommen. Die Verwendung von einfacher Sprache, kurzen Sätzen und aktiver Sprache hilft dabei, den Inhalt zugänglich zu machen.

Das Ziel ist Klarheit . Wenn Benutzer einen Leitfaden lesen und sofort verstehen können, wie man etwas macht, hat der Autor seinen Job gemacht.

2. Empathie und Benutzerfokus

Großartige Dokumentationsautoren behalten die Perspektive des Publikums immer im Auge.

Fragen Sie sich:

• Welches Problem versucht der Benutzer zu lösen?
• Was wissen sie schon?
• Was müssen sie wissen?

Schreiben mit Empathie bedeutet , Annahmen zu vermeiden und Konzepte auf der richtigen Detailebene zu erklären .

Beispielsweise vermeiden Dokumentation für Anfänger starke technische Begriffe (oder sie sorgfältig definieren), während die Entwicklerdokumentation möglicherweise mehr Vorkenntnisse annehmen kann. Die Fähigkeit, wie ein Benutzer zu denken, ist häufig ein nicht-technischer Benutzer.

3. Technische Eignung

Sie müssen zwar nicht unbedingt ein Software -Ingenieur oder Fachxperte sein, aber Sie müssen bequeme technische Informationen sein .

Gute Dokumentationsautoren können schnell aufnehmen, wie ein Produkt funktioniert, ob es sich um eine Software, ein Gadget oder ein komplexer Service handelt. Oft ein Händchen für Forschung und Neugier haben.

In einigen Bereichen (wie APIs, Engineering oder Medizinprodukten) ist es sehr wichtig, spezialisierte Kenntnisse oder die Fähigkeit, technische Diagramme und Code -Snippets zu verstehen.

Beispielsweise benötigt ein Endbenutzer-Dokumentationsautor möglicherweise keine tiefen Codierungsfähigkeiten, aber jemand, der für Entwickler oder Ingenieure schreibt, sollte technische Details erfassen, um korrekt zu sein.

4. Liebe zum Detail und Genauigkeit

Haben wir detailorientiert erwähnt? Diese Rolle erfordert eine Besessenheit über die Details. Ein einzelner Tippfehler oder ein falsch geschriebener Schritt kann einen Benutzer verwirren (oder ihn sogar dazu bringen, ein Produkt falsch zu verwenden).

Fakten doppelt überprüfen, die Stilrichtlinien befolgen und eine Konsistenz in der Terminologie sicherstellen. Möglicherweise müssen Sie Glossare aufrechterhalten, um Begriffe einheitlich zu halten.

Die Genauigkeit baut Vertrauen auf, wenn Benutzer Fehler in den Dokumenten erkennen, zweifeln sie an den Inhalten.

5. Organisation und Struktur

Strukturinformationen auf logische Weise strukturieren. Dies beinhaltet die Erstellung klarer Umrisse und die Verwendung von Überschriften, Unterüberschriften, Kugelpunkten und nummerierten Schritten in einer vernünftigen Hierarchie.

Viele Autoren beginnen mit einer Gliederung oder Vorlage, um den Inhalt zu erstellen, bevor er ihn ausschlägt.

Das Organisieren von Inhalten ist nicht nur für den Vorteil des Lesers, sondern hilft dem Autor, dass er nichts verpasst hat, und dass die Information auf natürliche Weise von einem Thema zum nächsten fließt.

6. Zusammenarbeit und Kommunikation

Denken Sie daran, Schriftsteller fungieren oft als Brücke zwischen verschiedenen Teams. Sie müssen gut mit Entwicklern, Designern, Produktmanagern, QS-Tester, Kundenunterstützung und manchmal sogar Endbenutzern kommunizieren.

In der Lage zu sein, Themenexperten effektiv zu befragen , die richtigen Fragen zu stellen und die Antworten zu analysieren, ist eine wertvolle Fähigkeit. Zusätzlich sollten sie Feedback und Änderungen anmutig umgehen. Das Schreiben ist ein Prozess, der in der Regel Bewertungen mehrerer Stakeholder umfasst.

7. Werkzeugkenntnisse

Autoren müssen verschiedene Werkzeuge und Technologien nutzen, um ihre Arbeit zu erledigen. Es ist wichtig, mit Tools technisch versiert zu sein.

Zu den häufigsten gehören Textprozessoren oder kollaborative Editoren (wie Google -Dokumente oder Microsoft Word), Screenshot- und Bildbearbeitungswerkzeuge zum Erstellen von Visuals und zur Unterstützung der Autorierung oder der Wissensbasisoftware für die Veröffentlichung von Inhalten.

Beispielsweise kann es ein großes Plus sein, sich in einem Content -Management -System (CMS) oder einer Dokumentationsplattform wie Heroic Knowledge Base zu kennen. Die Vertrautheit mit der Versionskontrolle (insbesondere für die Codedokumentation) und die grundlegende HTML- oder Markdown -Formatierung können ebenfalls nützlich sein.

Explore : 13 beste technische Schreibwerkzeuge von 2025 (meistens kostenlos)

8. Bildungshintergrund

Während formale Anforderungen variieren können , haben viele Dokumentationsautoren einen Bachelor -Abschluss in Englisch , Kommunikation, technischem Schreiben, Journalismus oder einem verwandten Bereich.

Einige geben das Feld von der technischen Seite ein. ZB ein Absolvent des Informatik oder eines Ingenieurwesens, der ein Händchen zum Schreiben hat.

Am wichtigsten ist ein starkes Verständnis für geschriebenes Englisch und die Fähigkeit, komplexe Themen zu lernen.

Es gibt auch Zertifizierungen und Kurse, die die Glaubwürdigkeit steigern können, z .

Kontinuierliches Lernen ist Teil des Spiels: Autoren besuchen häufig Workshops oder Webinare, um auf Tools, Stilführern (z. B. das Erlernen der neuesten Standards für Dokumentationsstile von Google Developer) oder Branchentrends auf dem Laufenden zu bleiben.

Dokumentationsautorgehalt und Jobausblick

Sprechen wir über Zahlen und Karriereaussichten. Wie gut verdienen Dokumentationsautoren und wie gut ist die Forderung nach dieser Rolle?

Gehaltsbereiche

In den Vereinigten Staaten genießen Dokumentationsautoren (technische Autoren) wettbewerbsfähige Gehälter. Verschiedene Quellen stecken den durchschnittlichen und durchschnittlichen Gehalt im Stadion von 70.000 USD bis 90.000 USD pro Jahr .

In der Tat meldet Analyse ein durchschnittliches technisches Autorgehalt von rund 66.000 US -Dollar ^pro Jahr. In der Zwischenzeit zeigen die Daten der US -amerikanischen Arbeitsstatistik im Mai 2024 einen mittleren jährlichen Lohn von etwa 91.670 USD ^für technische Autoren.

Wie kann beide wahr sein? Die genaue Abbildung hängt häufig von der Erfahrung der Erfahrung, dem Standort und der Umfragemethode ab.

Einstiegs-Dokumentationsautoren oder solche in kleineren Märkten können in der Reichweite von 30 bis 60.000 US-Dollar beginnen, während erfahrene Autoren in hochpreislosen Tech-Hubs gut in die Reichweite von 80.000 USD bis 100.000 US-Dollar verdienen können.

Faktoren, die die Bezahlung beeinflussen

Mehrere Faktoren können beeinflussen, wenn ein Dokumentationsautor in das Gehaltsspektrum fällt.

• Die Erfahrung ist ein großes, wenn Sie Jahre gewinnen und eine Erfolgsbilanz steigt. Schriftsteller mit mehr als 5 Jahren Erfahrung verdienen oft deutlich mehr als neue Absolventen.
• Auch Branchenfragen : Ein Dokumentationsautor in der Software- oder Tech-Branche (insbesondere in einem heißen Bereich wie Cloud Computing oder Cybersicherheit) kann mehr als einen in einem gemeinnützigen oder im Fertigung verdienen.
• Die geografische Lage spielt immer noch eine Rolle. Zum Beispiel haben Tech -Autoren in San Francisco oder New York in der Regel höhere Gehälter (häufig, um die Lebenshaltungskosten auszugleichen) als in kleineren Städten.
• Fernarbeit wird immer häufiger, was manchmal sogar diese Unterschiede ausschöpfen kann, aber die standortbasierte Bezahlung ist noch nicht verschwunden.
• Bildung und Anmeldeinformationen können Auswirkungen haben. Ein fortgeschrittener Abschluss oder Zertifizierungen wie CPTC kann Ihnen manchmal eine Beule geben, da sie Arbeitgebern das Know -how signalisieren
• Die Spezialisierung kann sich auszahlen: Wenn Sie in einer Nische wie API-Dokumentation, medizinischem Schreiben oder Richtlinien schreiben, können Sie eine Prämie für dieses ausführliche Wissen befehlen.

Jobausblick

TECHNISCHE SCHREIBUNG JOB VERSCHAFT BASIS MIT LINKEDIN -Daten von Patrick Rachford .

Die guten Nachrichten, Dokumentationsautoren gehen nirgendwo hin. Das US -amerikanische Bureau of Labour Statistics Project Project Project Project von technischen Autoren wird von 2023 bis 2033 um etwa 4% wachsen, was ungefähr so ​​schnell wie der Durchschnitt für alle Berufe ist.

In klarer Hinsicht ist das Feld stabil und wächst stetig. Warum explodiert es nicht?

• Das Wachstum von Arbeitsplätzen spiegelt oft das Wachstum der Branchen wider, die sie brauchen. Da die Technologie weiter erweitert (denken Sie an neue Software -Apps, Geräte, Biotech -Innovationen usw.), wird auch die Notwendigkeit einer klaren Dokumentation zunimmt. Jedes neue Produkt oder ein komplexes System benötigt schließlich einen Benutzerhandbuch oder Entwicklerdokumente.
• Es ist erwähnenswert, dass einige Unternehmen in Ingenieuren oder Produktmanagern eine Dokumentation auf der Seite schreiben , insbesondere Startups. Aber wenn Organisationen reifen, erkennen sie den Wert, einen engagierten Dokumentationsautor (oder ein Team) zur Herstellung von Inhalten professioneller Qualität zu haben. Der Vorstoß für ein besseres Kundenerlebnis und die Selbstbedienungsunterstützung treibt auch die Nachfrage vor, Unternehmen möchten umfangreiche Wissensbasis und Dokumentationsportale aufbauen, um die Supportkosten zu senken (denken Sie daran, dass der Kostenvergleich über Benutzer zufrieden ist.
• Ein weiterer Trend: Vertrags- und freiberufliche Möglichkeiten. Viele Schriftsteller arbeiten Vollzeit in einem einzigen Unternehmen, aber es gibt auch einen Markt für technische Vertragsautomenten. Unternehmen bringen häufig Vertragsschreiber für große Projekte ein (z. B. Dokumentation einer großen Softwareveröffentlichung) oder zum Schließen von Lücken.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es hier einen soliden Karriereweg mit Möglichkeiten in verschiedenen Branchen gibt. Sie können als Junior -technischer Autor anfangen, zum Senior -technischen Autor wechseln und sogar zu Dokumentationsmanagement- oder Content -Strategie -Rollen aufbauen.

Spezialisierungen und bemerkenswerte Dokumentationsautoren

"Dokumentationsautor" ist ein breiter Begriff. Und in der Praxis können Sie sich auf verschiedene Bereiche spezialisieren. Hier sind einige häufige Aromen der Rolle:

Software -Dokumentationsautor

Konzentriert sich auf Dokumente für Softwareprodukte. Dies kann Endbenutzerhandbücher, Administratoranleitungen und manchmal Entwicklerdokumentationen umfassen.

Wenn Sie an Software -Apps oder SaaS -Plattformen arbeiten, erklären Sie Benutzeroberflächen, Funktionen, Schritte zur Fehlerbehebung usw. Das Wissen über Software und sogar grundlegende Codierung oder API -Nutzung können hilfreich sein.

API/Entwickler -Dokumentationsschreiber

Eine technische Nische, in der Sie für andere Entwickler schreiben.

Dies beinhaltet:

• API -Referenzleitfäden
• SDK -Dokumentation
• Codebeispiele
• Integration How-tos

Es erfordert das Verständnis von Programmierkonzepten und das Gefühl, mit Dingen wie JSON, Befehlszeilen-Tools oder der Technologie der API vertraut zu sein.

Diese Rollen überschneiden sich oft mit Entwicklerbeziehungen. Tatsächlich mischen sich Job-Titel wie „Entwickler Advocate“ oder „Dokumentationsingenieur“ manchmal mit praktischer Codierung und Unterstützung der Community.

Technischer Dokumentationsspezialist

Dies könnte sich auf das Schreiben von hochtechnischen internen Dokumenten beziehen. Zum Beispiel:

• Technische Prozessdokumente
• Systemarchitekturbeschreibungen
• IT -Infrastrukturdokumentation

Es geht oft weniger darum, Endbenutzer zu unterrichten als vielmehr darum, eine interne Wissensbasis für technische Teams zu behalten.

Medizinischer und wissenschaftlicher Schriftsteller

Nicht immer als „technische Autoren“ bezeichnet, aber im Wesentlichen dokumentieren diese Rollen wissenschaftliche Verfahren, Forschungsprotokolle, Handbücher für medizinische Geräte oder pharmazeutische Dokumentation. Präzision und Einhaltung der regulatorischen Standards (wie FDA -Dokumentationsrichtlinien) sind hier der Schlüssel.

Oft ist ein Hintergrund in Wissenschaft oder Gesundheitswesen erforderlich.

Richtlinien- und Verfahrensschreiber

Diese Autoren erstellen interne Dokumentationen wie:

• Unternehmensrichtlinien
• Standardbetriebsverfahren (SOPs)
• Prozessführer.

Es geht um eher um die interne Dokumentationsseite der Dinge, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter klare Anweisungen für interne Prozesse, Compliance und Best Practices haben.

Interne Dokumentation ist eine eigene Welt; Es geht darum, das Know-how des Unternehmens zu bewahren, und ist entscheidend für Schulungen und Konsistenz.

User Experience (UX) Schriftsteller / UI -Schriftsteller

Diese Rolle ist etwas anders, aber verwandt.

UX -Autoren konzentrieren sich auf den Text innerhalb der Produktschnittstelle. Wie Tastenbezeichnungen, Fehlermeldungen, Onboarding-Hinweise usw. geht es darum, Benutzer in der App mit Mikrokopie zu führen.

Einige Tech-Autoren wechseln in UX-Schreiben, da es auch eine kurze, benutzerorientierte Kommunikation erfordert. Obwohl es im traditionellen Sinne keine „Dokumentation“ ist, ergänzt es sie.

Beispielsweise könnte ein Dokumentationsautor einen Hilfeartikel schreiben, während ein UX-Autor sicherstellt, dass der Text auf dem Bildschirm der App intuitiv ist. Beide teilen das Ziel einer besseren Benutzererfahrung.

Inhaltsstratege / Knowledge Manager

Mit Erfahrung übernehmen einige Schriftsteller strategischere Rollen.

Sie können alle Dokumentations- oder Wissensbasisinhalte eines Unternehmens planen und überwachen.

Anstatt nur zu schreiben, können Sie Inhaltsarchitektur entwerfen, Stilrichtlinien festlegen, Dokumentationsplattformen auswählen und andere Autoren verwalten.

Wenn Sie die organisatorische Seite der Dinge lieben, ist dies ein möglicher Wachstumspfad.

Diese Spezialisierungen zeigen, dass Sie als Dokumentationsautor Ihre Nische basierend auf Ihren Interessen und Ihrem Hintergrund finden . Wenn Sie die Codierung lieben, gehen Sie zu API -Dokumenten. Wenn Sie einen medizinischen Hintergrund haben, vielleicht medizinisches Schreiben; Wenn Sie gerne Nicht-Tech-Leute unterrichten, konzentrieren Sie sich auf Endbenutzerführer.

Tools und Best Practices für Dokumentationsautoren

Jeder Handwerker hat sein Toolkit und seine Geschäftsgeheimnisse, das Schreiben ist nicht anders.

Wesentliche Werkzeuge zum Schreiben von Dokumentationen

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Ein Schriftsteller verwendet in der Regel eine Mischung aus Folgendes:

1. Tools zur Erstellung von Inhalten

Auf grundlegender Ebene benötigen Sie einen Textverarbeitungsprozessor oder einen Texteditor. Viele Autoren verwenden Microsoft Word- oder Google -Dokumente für die Erstellung aufgrund der einfachen Zusammenarbeit und Kommentare.

Google Docs ermöglicht beispielsweise die Zusammenarbeit in der Echtzeit und die Versionsgeschichte, die sehr nützlich ist, wenn mehrere Rezensenten beteiligt sind.

Einige Autoren, insbesondere diejenigen mit Codierungshintergrund, bevorzugen Markdown -Editoren oder Klartext und konvertieren dann nach Bedarf in HTML/PDF.

2. Helfen

Dies sind spezielle Tools zum Erstellen und Veröffentlichen von Dokumentationen oder Hilfezentren. Es bietet Struktur (wie Vorlagen für FAQ -Seiten, Navigationsmenüs, Suchfunktionen) außerhalb des Box.

Wenn Ihre Produktdokumentation beispielsweise webbasiert ist, können Sie eine Plattform wie Heroic Knowledge Base verwenden-ein WordPress-basiertes Dokumentations-Plugin.

Grundsätzlich verwandelt es Ihre WordPress -Site in eine professionelle Wissensbasis.

Heroic Knowledge Base Basis Angebote Features wie:

• Versionskontrolle, Wiederverwendung von Inhalten
• Multi-Format-Publishing, sodass Sie ein DOC an HTML, PDF usw. ausgeben können.
• SEO-freundliche Layouts
• Benutzerfeedback
• Analyse und Berichte
• Benutzerfunktionen und Berechtigungsfunktionen für interne und externe Dokumentation
• Erweiterte Suche

3.. Screenshot und Bildredakteure

Da Visuals der Schlüssel sind, verwenden Dokumentationsautoren häufig Tools wie Snagit oder Greenshot, um Screenshots zu erfassen.

Mit diesen Tools können Sie Bilder leicht kommentieren. Hinzufügen von Pfeilen, Highlights oder Callout -Boxen, um auf die Dinge zu hinweisen.

Für komplexere Bildbearbeitung oder Erstellen von Diagrammen können Werkzeuge wie Adobe Photoshop , GIMP (kostenlos) oder Leinwand praktisch sein.

4. Videoaufzeichnungssoftware

Manchmal kann ein kurzes Video oder GIF einen Prozess besser erklären als Text, insbesondere für Walkthroughs.

Mit Tools wie Camtasia oder Loom können Autoren ihren Bildschirm (und die Stimme) aufzeichnen, um Tutorial -Videos zu erstellen.

Auch wenn Sie sich hauptsächlich an Text halten, ist es gut zu wissen, wie man einen schnellen Screencast für die Fälle aufschlägt, in denen Bewegung hilft.

5. Tools für Zusammenarbeit und Projektmanagement

Dokumentationsprojekte umfassen häufig das Jonglieren mehrerer Themen und Fristen.

Trello , Asana oder JIRA -Boards können dazu beitragen, Dokumentationsaufgaben zu verfolgen. Wie eine Karte für „Installationshandbuch schreiben“ durch Stufen Entwurf> Bewertung> veröffentlicht.

Trello wird beispielsweise als nützliches Inhaltsplanung und Checklisten erwähnt.

Darüber hinaus können Versionskontrollsysteme (wie GIT) insbesondere dann verwendet werden, wenn die Dokumentation neben dem Code gespeichert wird. Technische Autoren können zur Dokumentation in einem Code -Repository beitragen, daher kann die Vertrautheit mit GitHub oder Bitbucket nützlich sein.

6. Qualitäts- und Konsistenzwerkzeuge

Um die Qualität aufrechtzuerhalten, verlassen sich Schriftsteller häufig auf Zauber- und Grammatikwerkzeuge.

Grammatik- oder Hemingway -Editor kann Fehler aufnehmen oder eine einfachere Phrasierung vorschlagen.

Eine weitere nützliche Kategorie ist Suchanalyse . Wenn Ihre Dokumente auf einer Website sind, können Tools, die zeigen, nach welchen Benutzern die Benutzer suchen (und nicht finden), hervorheben, wo neue Dokumentation erforderlich ist.

Denken Sie daran : Tools sind da, um zu helfen, aber sie ersetzen keine soliden Schreibfähigkeiten. Eine schicke Hilfescenter -Plattform erzeugt nicht auf magische Weise gute Inhalte. Das ist immer noch auf dem Schriftsteller.

Die Verwendung der richtigen Tools kann den Prozess jedoch effizienter und die Ausgabe polierter gestalten.

Explore : 12 handverlesene Dokumentationstools (2025)

Best Practices für erstklassige Dokumentation

Abgesehen von Tools sind es die Techniken und den Ansatz, die mittelmäßige Dokumentation von großer Dokumentation trennen.

Hier sind einige Best Practices, auf die sich professionelle Dokumentationsautoren schwören::

1. Kennen Sie Ihr Publikum und Ihren Zweck

Beginnen Sie immer damit, zu verstehen, wer Ihr Dokument lesen wird und warum .

Ist es für Endbenutzer, die versuchen, ein Problem zu lösen? Ist es für Systemadmins, ein komplexes Produkt zu konfigurieren?

Schneidern Sie die Tiefe und den Stil entsprechend.

Wenn Ihr Publikum beispielsweise nicht-technische Kunden ist, vermeiden Sie Akronyme und starker technischer Speak.

Wenn es sich um Entwickler handelt, können Sie mehr Vorkenntnisse übernehmen, müssen jedoch genaue technische Details angeben.

Eine Größe passt nicht in die Dokumentation. Der Ton, die Länge und das Format sollten mit dem übereinstimmen, was der Benutzer in diesem Zusammenhang benötigt.

2. Verwenden Sie einen klaren, konsistenten Stil

Konsistenz züchtet Vertrautheit. Die Übernahme eines Style Guide (wie Apple's Style, Microsoft's Style oder Your Own) sorgt für einheitliche Sprache, Terminologie und Formatierung.

Dadurch werden Dinge wie "Klicken" oder "Klicken" abgebildet, wie Sie Produktfunktionen nutzen oder ob Sie den Benutzer als „Sie“ ansprechen oder nur Anweisungen für Imb-Nur verwenden.

Viele Teams haben einen internen Stilhandbuch, und wenn nicht, kann ein Dokumentationsautor einen erstellen.

Halten Sie die Sätze kurz und aktiv , wenn möglich, um sie leicht zu analysieren. Seien Sie außerdem vorsichtig mit Jargon , wenn Sie einen technischen Begriff verwenden müssen, erwägen Sie eine kurze Definition oder eine Verknüpfung mit einem Glossar für First-Timer.

3. Strukturinhalt für das einfache Scannen

Die meisten Benutzer lesen keine Dokumentation wie ein Roman (Überraschung!). Sie scannen, um eine Antwort zu finden.

Verwenden Sie viele Überschriften und Unterschritte, damit die Leser zu dem Abschnitt springen können, den sie benötigen. Aufzählungszeichen oder nummerierte Schritte sind Ihre Freunde (beachten Sie, wie dieser Artikel sie verwendet).

Gute Struktur hilft auch bei SEO, Suchmaschinen bieten häufig gut strukturierte Antworten von Dokumenten in Snippets.

4. Geben Sie Beispiele und Visuals ein

Wenn ein Konzept verwirrend sein kann, fügen Sie ein Beispiel hinzu. Wenn Sie beispielsweise eine Formel oder einen Befehl erklären, zeigen Sie eine Beispieleingabe und Ausgabe an.

Beispiele verwandeln abstrakte Anweisungen in ein konkretes Verständnis.

5. Halten Sie es aufgabenorientiert und prägnant

Ein Support -Artikel oder ein Handbuch sollte sich darauf konzentrieren , was der Benutzer tun möchte . Konzentrieren Sie sich auf ein Hauptthema oder eine Hauptaufgabe pro Artikel .

Wenn ein Artikel zu viel abdeckt, sollten Sie ihn in getrennte Artikel einteilen.

6. Überprüfen und testen Sie die Dokumentation

Gehen Sie vor Ihrer Veröffentlichung genau wie geschrieben die Schritte und prüfen Sie, ob Sie das Ergebnis erzielen können.

Es ist erstaunlich, wie ein Schritt, der beim Schreiben offensichtlich schien, ein kleines Detail fehlen kann, wenn jemand tatsächlich folgt.

7. regelmäßig aktualisieren

Produkte entwickeln sich weiter, und so sollte die Dokumentation . Machen Sie es zur Gewohnheit (oder Teil des Prozesses), Dokumente zusammen mit Produktaktualisierungen zu aktualisieren.

Viele Unternehmen verbinden Dokumentationsaktualisierungen an ihre Release -Checklisten. Überwachen Sie auch Feedback: Wenn Benutzer auch nach dem Lesen des DOC immer wieder eine Frage stellen, ist dies ein Hinweis, dass etwas unklar oder fehlt.

8. Verwenden Sie Vorlagen, um die Arbeit zu optimieren

Ein cleverer Trick des Handels besteht darin, Vorlagen für gemeinsame Dokumenttypen zu verwenden.

Sie möchten das Rad nicht jedes Mal neu erfinden, wenn Sie einen neuen Artikel schreiben.

Zum Beispiel haben Sie möglicherweise eine Vorlage für "Anleitungen", die Abschnitte für Einführung, Schritte, erwartete Ergebnisse und Fehlerbehebung enthält.

Dann füllen Sie einfach die Einzelheiten aus. Dies gewährleistet Konsistenz und spart Zeit.

9. Nutzen Sie Feedback und Analytics

Arbeiten Sie als Dokumentationsautor niemals in einem Vakuum. Beschäftige dich mit Kundendienstteams, um herauszufinden, welche Fragen oder Schmerzpunkte Benutzer am meisten melden.

Dies kann leiten, welche Dokumentation als nächstes schreiben soll.

Durch die Kombination großartiger Tools mit diesen Best Practices können Schriftsteller Inhalte produzieren, die wirklich helfen .

Schlussfolgerung: Die Auswirkungen eines großartigen Dokumentationsschreibers

Das Schreiben von Dokumentationen ist nicht immer glamourös. Sie sind oft der Problemlöser hinter den Kulissen, der ruhige Architekt der Benutzererfahrung

In vielerlei Hinsicht sind Sie aber auch ein Held für den Benutzer . Ein großartiger Schriftsteller nimmt eine frustrierende, verwirrende Situation und verwandelt sie in eine "Oh, das war einfach!" Moment für jemanden.

Für Unternehmen ist diese Rolle ein strategisches Kapital. Qualitätsdokumentation bedeutet:

• Weniger Support -Tickets
• Mehr ermächtigte Kunden
• Schnelleres Onboarding für neue Benutzer (und sogar neue Mitarbeiter)
• Stärkerer Markenreputation, hilfreich zu sein

Wenn Sie in Betracht ziehen, ein Dokumentationsautor zu werden, wissen Sie, dass es sich um ein Feld handelt, in dem Sie nie aufhören werden zu lernen .

Sie werden in neue Domänen eingehen, von Software über Hardware bis hin zu Prozessen und erweitern Sie Ihr Wissen ständig. Sie werden jeden Tag Ihre Schreib- und Kommunikationsfähigkeiten verbessern. Und Sie werden Übersetzer zwischen den Tech -Experten und den Endbenutzern spielen - eine Rolle, die Geduld, Neugier und einen echten Wunsch erfordert, anderen zu helfen, erfolgreich zu sein.

Egal, ob Sie in das Feld eintreten oder die Dokumente Ihres Unternehmens verbessern möchten, denken Sie daran: Im Zentrum großartiger Dokumentation ist eine echte Versorgung für die Erfahrung des Benutzers. Halten Sie das als Ihren Nordstern, und Sie werden es gut machen.

Erwähnte Ressourcen in diesem Leitfaden

1. Verständnis der Service -Desk -Metrik der Kosten pro Ticket von Thinkhdi ︎
2. Technisches Schriftstellergehalt in den USA durch ︎ ︎
3. Das US Bureau of Labour Statistics Daten zum medianen jährlichen Lohn technischer Schriftsteller ︎