10+ kluczowe wskaźniki sukcesu w zarządzaniu projektami

Jeśli chodzi o śledzenie postępu projektu, większość z nas ma tendencję do korzystania z KPI (kluczowych wskaźników wydajności) jako standardowych wskaźników. Ale istnieje kolejna potężna metryka, która często staje się niezauważona - kluczowe wskaźniki sukcesu (KSIS). Podczas gdy KPI mierzą, jak dobrze działa projekt, KSIS ujawnia, czy jego sukces.

Koncentrują się na śledzeniu różnych wyników strategicznych, takich jak zadowolenie interesariuszy, kontrola kosztów, przestrzeganie osi czasu i dostarczanie jakości. Kluczowe wskaźniki sukcesu stanowią konkretny sposób oceny wydajności w całym cyklu życia projektu. Zrozumienie ich może znacznie zwiększyć twoją zdolność do skutecznego i wydajnego zarządzania projektami.

Bez względu na to, czy uruchamiasz małą lub gigantyczną inicjatywę przedsiębiorczości, znajomość odpowiednich wskaźników sukcesu może pomóc Ci pozostać dostosowane do twoich celów i celów. W tym poście na blogu przedstawimy Ci jedne z najlepszych kluczowych wskaźników sukcesu w zarządzaniu projektami dzięki dokładnej dyskusji.

Różnica między kluczowymi wskaźnikami sukcesu a kluczowymi wskaźnikami wydajności

Przed wejściem w głęboką dyskusję lepiej spędzić jeszcze kilka minut na zrozumieniu różnic między kluczowymi wskaźnikami sukcesu (KSIS) a kluczowymi wskaźnikami wydajności (KPI). Spójrz na nich:

Spójrz także na kluczowe wskaźniki zarządzania projektami, aby zapewnić sukces.

Znaczenie znajomości kluczowych wskaźników sukcesu (KPI)

Przyjrzyjmy się teraz, dlaczego znajomość kluczowych wskaźników sukcesu jest tak ważna w zarządzaniu projektami. Przeczytaj poniższe punkty.

A. Mierzy dokładnie postęp

Śledzenie kluczowych wskaźników sukcesu (KSIS), takich jak wartość zarobiona (EV) lub wskaźniki zakończenia kamienia milowego, zapewnia wyraźny, oparty na danych widok rozwoju projektu. Porównując rzeczywiste postępy z planowanymi celami, możesz ocenić, czy zadania projektu są na dobrej drodze, czy opóźnione.

B. Poprawia podejmowanie decyzji

KSI, takie jak wariancja kosztów (CV) i indeks wyników harmonogramu (SPI), wzmacniają informacje w czasie rzeczywistym w zakresie świadomych decyzji. Analizując te wskaźniki, możesz skutecznie priorytetowo traktować zadania, realokować zasoby lub rozwiązywać wąskie gardła.

C. Dopasowuje zespół z bramkami

Kluczowe wskaźniki sukcesu, takie jak odsetek rezultatów, mogą pomóc Twojemu zespołowi skupić się na tym, co naprawdę ważne. Wyraźne i proste wskaźniki ułatwiają wszystkim pracom nad tym samym celami, co zachęca do pracy zespołowej i odpowiedzialności. Dowiedz się, jak poprawić wydajność zespołu.

D. Umożliwia wykrywanie ryzyka

KSI, takie jak liczba ryzyka ograniczonych lub wskaźniki rozdzielczości wydawania, może ułatwić wcześniejsze identyfikację potencjalnych zagrożeń. Monitorując je, możesz proaktywnie rozwiązywać problemy, takie jak niedobory zasobów lub opóźnienia w harmonogramie przed eskalacją.

mi. Zwiększa wydajność zasobów

Wskaźniki takie jak wskaźniki wykorzystania zasobów i wydajność kosztów mogą pomóc zoptymalizować wykorzystanie pracowników, materiałów, czasu i budżetu. Monitorując je, możesz zidentyfikować nadużywanie lub niedocenianie zasobów w celu właściwego realokacji ich w celu uzyskania maksymalnej wydajności.

Najważniejsze wskaźniki sukcesu w zarządzaniu projektami: musisz wiedzieć

Jesteśmy teraz w części dzisiejszej dyskusji. Tutaj nauczysz się 11+ kluczowych wskaźników sukcesu, które możesz rozważyć w zarządzaniu projektami. Mam nadzieję, że zwiększy to twoją bazę wiedzy. Czytaj dalej!

1. Dostawa na czas

Wykonanie projektu na czas jest kluczowym znakiem wskazującym, że wszystko poszło dobrze. Oznacza to, że zespół zaplanował wszystko właściwie, wykonał pracę zgodnie z oczekiwaniami i pozostał skupiony. Ale spotkanie z terminem nie oznacza, że ​​musisz spieszyć się we wszystkim. Chodzi o budowanie zaufania z klientami i upewnienie się, że wszystko działa płynnie bez żadnych poważnych wad.

Jednak aktualne nie jest takie łatwe. Według raportu PMI w 2021 r. Tylko 54% projektów na całym świecie kończy się na czas. Aby pozostać zgodnie z harmonogramem, zdecydowanie zaleca się korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami, abyś mógł stworzyć realistyczną oś czasu, zaprojektować przepływ pracy i natychmiast sprawdzić postęp w dowolnym momencie.

WP Project Manager to wtyczka oparta na WordPress, której możesz użyć do zarządzania projektami. Jest wysoce zalecany dla małych i średnich przedsiębiorstw.

2. Kontrola budżetu

Utrzymanie projektu w ramach wstępnie zdefiniowanego budżetu jest kolejnym kluczowym znakiem dobrego zarządzania projektami. Nie chodzi tylko o wydawanie mniej, ale sprytnie. Obejmuje to dobre koszty planowania, śledzenie ich w miarę postępu projektu i upewnieniem się, że pieniądze są wykorzystywane we właściwy sposób.

Jeśli projekt wydaje zbyt wiele, może stracić zaufanie, a nawet przegapić przyszłe wsparcie. Z drugiej strony pozostanie w budżecie pokazuje, że zespół działa skutecznie i mądrze. Aby pozostać na szczycie, zaleca się stosowanie wskaźników, takich jak wariancja kosztów (CV) i wskaźnik wydajności kosztów (CPI) w celu wcześniejszego wykrywania problemów.

3. Śledzenie zakresu

Śledzenie zakresu umożliwia dostarczenie dokładnie tego, co zostało obiecane - nie więcej. Umożliwia wyznaczenie wyraźnego celu na początku i trzymanie się go w całym projekcie. Często niektórzy menedżerowie dodają dodatkowe warstwy zadań w połowie projektu, które mogą zebrać koszty i prowadzić do brakujących terminów.

Gdy zakresy są odpowiednio zarządzane, możesz pozostać na bieżąco i spełnić oczekiwania wszystkich. Korzystając z wtyczki WP Project Manager, możesz podzielić cały projekt na różne małe zadania, ustawić termin dla każdego z nich i przydzielić zasoby.

Może to regularnie pomóc sprawdzić postęp i aktualizacje całego projektu, abyś mógł go zakończyć na czas.

4. Jakość rezultatów

Jakość rezultatów oznacza, jak dobrze wyniki końcowe projektu spełniają oczekiwane standardy. Nie chodzi tylko o zrobienie rzeczy, chodzi o to, aby je dobrze zrobić. Wysokiej jakości rezultaty działają zgodnie z obietnicą, wyglądają profesjonalnie i nie trzeba go naprawić ani przerobić. Po utrzymaniu jakości klienci są zadowoleni, a projekt wydaje się prawdziwym sukcesem.

Aby upewnić się, że jakość pozostaje na dobrej drodze, możesz utworzyć listę kontrolną omawiającą z klientami, aby upewnić się, że przed przesłaniem projektu. Na przykład w projekcie oprogramowania produkt końcowy powinien działać płynnie, nie powodując żadnych błędów dokładnie tak, jak prosił klient.

Koncentrując się na jakości w całym projekcie, możesz budować zaufanie z klientami i zwiększyć szanse na uzyskanie reguł.

5. Skuteczność ograniczania ryzyka

Skuteczność ograniczania ryzyka odnosi się do tego, jak dobrze poradzisz sobie ze wszystkimi możliwymi problemami, zanim spowodują one prawdziwe problemy w twoich projektach. Nie chodzi tylko o unikanie dużych niepowodzeń, ale bycie gotowym stawić czoła nieoczekiwanym wydarzeniom, abyś mógł zarządzać wszystkim płynnie.

Dobre zarządzanie ryzykiem zaczyna się od wcześniejszego wykrywania ryzyka, zrozumienia, jak bardzo mogą być, i planowanie z nimi poradzenia sobie. Na przykład, jeśli istnieje możliwość opóźnionego przybycia jakiegokolwiek konkretnego zasobu, musisz zorganizować kopie zapasowe z wyprzedzeniem, aby pozostać zgodnie z harmonogramem. Dowiedz się, jak zarządzać ryzykiem w zarządzaniu projektami.

6. Wskaźnik wykorzystania zasobów

Wskaźnik wykorzystania zasobów może zapewnić przegląd tego, jak dobrze projekt korzysta ze swoich ludzi, czasu i narzędzi. Pozwala to zrozumieć, czy zasoby są wykorzystywane wydajnie. Możesz również sprawdzić, czy którykolwiek z twoich zasobów jest bezczynny lub jest przepracowany.

Jednak ostatecznym celem wykorzystania zasobów jest maksymalne wykorzystanie twojego zespołu, nie pozwalając im się wypalić. Na przykład, jeśli członek zespołu jest zajęty tylko 3 na 8 godzin dziennie, ich wskaźnik wykorzystania jest niski. Z drugiej strony, jeśli są przeciążone, może to zaszkodzić wydajności i opóźnić projekt.

Mając oko na sposób wykorzystywania zasobów, możesz poprawić wydajność zespołu, pozostać zgodnie z harmonogramem i zakończyć projekt bez marnowania czasu ani energii.

7. Zmień częstotliwość żądania

Częstotliwość żądań zmiany pokazuje, jak często członkowie zespołu lub klienci proszą o wprowadzenie zmian w projekcie, takich jak zmiana planu, harmonogramu lub zasobów. Jeśli jest tylko kilka żądań zmian, zwykle wskazuje, że planowanie było solidne od samego początku. Ale jeśli jest zbyt wiele zmian, może to oznaczać, że na początku było zamieszanie lub potrzeby nie były jasne.

Korzystając z wtyczki WP Project Manager, możesz zarejestrować każdą zmianę i sprawdzić, jak każda z nich wpływa na plan. Gdy żądania zmian są pod kontrolą, zespół może pozostać skupiony, uniknąć opóźnień i dostarczyć to, co zostało obiecane. Nie chodzi o powiedzenie nie wszystkim zmianom, ale mądrze ich poradzeniem.

Przeglądaj strategie zarządzania zmianami krok po kroku.

8. Czas rozdzielczości wydania

Czas rozwiązywania problemów Mierzy, jak szybko problemy są naprawione po tym, jak pojawią się podczas projektu. Problemy te mogą być od technicznych błędów i nieporozumień po opóźnienia w uzyskiwaniu zasobów. Im szybciej zespół rozwiązuje te problemy, tym płynniejszy jest projekt.

Szybka rozdzielczość problemu pokazuje, że zespół jest czujny, responsywny i dobrze współpracuje ze sobą. Pomaga zapobiec przekształceniu małych problemów w duże opóźnienia lub przekroczenia kosztów. Jako menedżer projektu musisz śledzić, ile czasu zajmuje rozwiązanie każdego problemu i dążyć do tego czasu w jak największym stopniu.

Może to nie tylko zapewnić szybką dostawę, ale także zmniejszyć stres ze strony klientów i zaangażowanych interesariuszy.

9. Zwrot projektu z inwestycji (ROI)

Project ROI pokazuje, czy projekt był wart pieniędzy wydanych na niego. Porównuje to uzyskane korzyści (zyski, oszczędności i wydajność) w stosunku do całkowitej kwoty zainwestowanej w projekt. Dodatni ROI oznacza wartość dodaną projektu, podczas gdy negatywny ROI oznacza, że ​​kosztuje więcej niż oddzwonił.

Na przykład, jeśli firma wydaje 100 000 USD na rozwój oprogramowania i zarabia 150 000 USD do końca roku, ROI wynosi 50%. Wskazuje to, że projekt był inteligentną inwestycją.

Formuła: (zysk netto ÷ koszt projektu) × 100.

Silny ROI buduje zaufanie z zainteresowanymi stronami, pomaga uzasadnić budżety i prowadzi przyszłe decyzje. Oglądając powiązane wskaźniki, takie jak Indeks wydajności kosztów (CPI), zespoły mogą pozostać na dobrej drodze i upewnić się, że ich projekty się opłacają. Oto szybka dyskusja na temat poprawy ROI w WooCommerce.

10. Wskaźnik osiągnięć milowych

Wskaźnik osiągnięć milowych wyjaśnia, w jaki sposób kluczowe punkty kontrolne projektu są wypełnione w odpowiednim czasie. Na przykład w przypadku opracowywania oprogramowania niektóre kamienie milowe mogą być projektowaniem projektu demo, tworzenie makietów interfejsu użytkownika/UX, wydanie wersji beta itp.

Wysoki wskaźnik osiągnięć kamieni milowych oznacza, że ​​zespół osiąga cele zgodnie z planem. Utrzymuje to nienaruszone terminy, a zainteresowane strony są zadowoleni. Jako menedżer projektu możesz to zrobić za pomocą wykresów Gantt. Otrzymasz ten zestaw narzędzi w WP Project Manager, którego nazwa już wspomnialiśmy powyżej.

11. Oceny informacji zwrotnych klientów

Wyniki informacji zwrotnych klientów mierzą, jak zadowolonych interesariuszy lub klienci są z wynikami projektu. Badanie ich informacji zwrotnych może zapewnić bezpośrednie odzwierciedlenie postrzeganej jakości i wartości. Możesz śledzić ich opinie na różne sposoby. Sprawdź, jak poprawić obsługę klienta w WordPress.

Niektóre z nich są popularne ankiety, oceny satysfakcji i pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym.

Zgodnie z statystykami Aprika.com, projekty z wysokimi wynikami zwrotnymi klientów były o 35% bardziej prawdopodobne, że zabezpieczyły powtarzanie działalności.

Regularne odprawy klientów, przejrzystą komunikację i rozdzielczość problemu SWIFT przyczyniają się do lepszych wyników.

Użyj menedżera projektu WP, aby śledzić i zapewnić sukces projektu

WP Project Manager to obiecująca wtyczka zarządzania projektami. Został zaprojektowany do planowania, organizowania, śledzenia projektów i skutecznego zarządzania zadaniami za pomocą systemu zarządzania treścią WordPress. Zawiera świetną kolekcję funkcji, takich jak wiele innych narzędzi zarządzania projektami.

Na przykład, korzystając z płyt Kanban, wykresów Gantta i funkcji zadań, możesz zarządzać przepływami pracy i współpracy. Integrując go z Slack, Github i BuddyPress, nie tylko możesz ulepszyć współpracę zespołową, ale także zwiększyć wydajność.

Wtyczka ma interfejs przyjazny dla użytkownika, więc nie wymaga stromej krzywej uczenia się. Jego masywny zestaw narzędzi może pomóc ci być punktualnym pod względem dostawy, kontroli budżetu, spełnienia terminów i zapewnienia niestandardowej satysfakcji.

Migawka kluczowych funkcji WP Project Manager

Spójrz na kluczowe funkcje wtyczki, aby zrozumieć, w jaki sposób może to pomóc w sukcesie zarządzania projektami.

• Kanban Board : Wizualizuje zadania w interfejsie przeciągania i upuszczania. Pomaga śledzić wskaźniki osiągnięć kamieni milowych i dostawę na czas, wyraźnie pokazując postęp zadań i wąskie gardła.

• Wykresy Gantt : mapuje terminy i zależności od projektu, aby zapewnić dostawę na czas, zapewniając wyraźny widok kamieni milowych i przestrzegania harmonogramu.

• Zarządzanie zadaniami : umożliwia tworzenie, przypisanie i śledzenie zadań. Obsługuje śledzenie zakresu, zapewniając, że zadania są zgodne z celami projektu i zmniejszając pełzanie zakresu.

• Śledzenie czasu : monitoruje godziny spędzone na zadaniach. Stanowi to zwiększenie wskaźników wykorzystania zasobów poprzez identyfikację nieefektywności i optymalizując obciążenia zespołowe.

• Udostępnianie plików : umożliwia bezpieczne udostępnianie dokumentów wśród członków zespołu. Poprawia wyniki informacji zwrotnych klientów poprzez upewnienie się, że interesariusze mają dostęp do odpowiednich materiałów projektowych.

• Zadania powtarzające się : automatyzuje powtarzające się zadania w celu zwiększenia wykorzystania zasobów poprzez oszczędzanie czasu i zapewnienie stałego postępu w kierunku kamieni milowych.

• Rady dyskusyjne : ułatwia komunikację zespołową w celu ograniczenia ryzyka poprzez szybką identyfikację i dyskusję na temat potencjalnych problemów.

• Raporty z postępów : generuje raporty w czasie rzeczywistym na temat wskaźników projektu. Pomaga to w kontroli budżetu i śledzeniu ROI, zapewniając wgląd w koszty i wyniki.

• Zarządzanie rólami : przypisuje określone role i uprawnienia do śledzenia zakresu poprzez ograniczenie nieautoryzowanych zmian, które mogą wykoleić cele projektu.

• Śledzenie aktywności : rejestruje wszystkie działania projektowe. Umożliwia to ograniczenie ryzyka, zapewniając jasny audyt w celu wcześniejszego identyfikacji i rozwiązywania problemów.

• Zarządzanie powiadomieniami : Wysyła powiadomienia w czasie rzeczywistym na temat aktualizacji zadań lub terminów, aby nie przegapić terminów, aby zapewnić dostawę na czas.

Ostateczne myśli!

Na dzisiejszym rynku pracy znaczenie zarządzania projektami znacznie wzrosło w porównaniu z przeszłością. Wraz z pojawieniem się narzędzi AI większość miejsc pracy oczekuje teraz, że pracownicy będą podjąć wiele ról. Nawet ci, którzy jeszcze nie stanęli w obliczu tej zmiany, mogą napotkać ją w najbliższej przyszłości.

Dlatego rozsądnie jest internalizować skuteczne zrozumienie kluczowych wskaźników sukcesu w zarządzaniu projektami, podczas gdy wciąż jest czas. Staraliśmy się jak najlepiej pokryć wszystkie KSI w powyższym artykule. Po przeczytaniu tego postu, jeśli czujesz, że przegapiliśmy jakikolwiek ważny punkt, daj nam znać poprzez pole komentarza.

Z pewnością dodamy go do postu w naszej następnej aktualizacji. Poza tym, jeśli szukasz przyjaznego budżetu narzędziem zarządzania projektami do ćwiczeń i ulepszania swojego zestawu umiejętności, możesz wypróbować wtyczkę WP Project Manager. Jest wysoce zalecany dla małych i średnich przedsiębiorstw.

Jeśli nadal masz jakieś pytanie bez odpowiedzi, daj nam znać za pośrednictwem pola komentarza poniżej. Wkrótce wrócimy do ciebie.