Más de 10 indicadores de éxito clave en la gestión de proyectos

Cuando se trata del progreso del proyecto de seguimiento, la mayoría de nosotros tendemos a usar KPI (indicadores clave de rendimiento) como métricas estándar. Pero hay otra métrica poderosa que a menudo pasa desapercibida: indicadores clave de éxito (KSIS). Si bien los KPI miden qué tan bien está funcionando un proyecto, KSIS revela si realmente tiene éxito o no.

Tienden a centrarse en rastrear varios resultados estratégicos como la satisfacción de las partes interesadas, el control de costos, la adherencia de la línea de tiempo y la entrega de calidad. Los indicadores de éxito clave proporcionan una forma concreta de evaluar el rendimiento a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. Comprenderlos puede mejorar significativamente su capacidad para administrar proyectos de manera efectiva y eficiente.

No importa si está lanzando una iniciativa empresarial pequeña o gigante, saber que los indicadores de éxito correctos pueden ayudarlo a mantenerse alineado con sus objetivos y objetivos. En esta publicación de blog, le presentaremos algunos de los mejores indicadores clave de éxito en la gestión de proyectos con una discusión exhaustiva.

Diferencia entre los indicadores de éxito clave e indicadores de rendimiento clave

Antes de profundizar en la discusión, es mejor pasar unos minutos más entendiendo las diferencias entre los indicadores de éxito clave (KSIS) y los indicadores clave de rendimiento (KPI). Eche un vistazo a ellos:

Además, eche un vistazo a las métricas clave de gestión de proyectos para garantizar el éxito.

Importancia de conocer los indicadores clave de éxito (KPI)

Ahora echemos un vistazo a por qué conocer los indicadores clave de éxito es tan importante en la gestión de proyectos. Lea los puntos a continuación.

a. Mide el progreso con precisión

Los indicadores de éxito clave de seguimiento (KSIS) como el valor ganado (EV) o las tasas de finalización de hitos proporcionan una visión clara y basada en datos del avance del proyecto. Al comparar el progreso real con los objetivos planificados, puede evaluar si las tareas de su proyecto están en camino o rezagadas.

b. Mejora la toma de decisiones

KSIS, como la varianza de costo (CV) y el índice de rendimiento del cronograma (SPI), lo capacitan con ideas en tiempo real para decisiones informadas. Al analizar estas métricas, puede priorizar tareas, reasignar recursos o abordar los cuellos de botella de manera efectiva.

do. Alinea el equipo con goles

Los indicadores clave de éxito, como el porcentaje de entregables, pueden ayudar a su equipo a mantenerse enfocado en lo que realmente importa. Las métricas claras y simples facilitan que todos trabajen hacia los mismos objetivos, lo que fomenta el trabajo en equipo y la responsabilidad. Aprenda a mejorar la productividad del equipo.

d. Habilita la detección de riesgos

Los KSIS, como el número de riesgos mitigados o emiten tasas de resolución, pueden facilitar la identificación de posibles amenazas temprano. Al monitorearlos, puede abordar de manera proactiva problemas como la escasez de recursos o los retrasos de programación antes de que se intensifiquen.

mi. Aumenta la eficiencia de los recursos

Las métricas como las tasas de utilización de recursos y el rendimiento de los costos pueden ayudarlo a optimizar el uso de empleados, materiales, tiempo y presupuesto. Al monitorearlos, puede identificar el uso excesivo o la infrautilización de los recursos para reasignarlos adecuadamente para obtener la máxima eficiencia.

Indicadores de éxito de la clave superior en la gestión de proyectos: debe saber

Ahora estamos en la parte de la discusión de hoy. Aquí, podrá aprender 11+ indicadores clave de éxito que puede considerar en la gestión de proyectos. Espero que esto mejore su base de conocimiento. ¡Sigue leyendo!

1. Entrega a tiempo

Completar un proyecto a tiempo es una señal crucial que indica que todo ha ido bien. Significa que el equipo ha planeado todo correctamente, hizo el trabajo como se esperaba y se mantuvo enfocado. Pero cumplir con una fecha límite no significa que tengas que apresurarte por todo. Se trata de generar confianza con los clientes y asegurarse de que todo funcione sin problemas sin ningún defecto importante.

Sin embargo, ser oportuno no es tan fácil. Según un informe de PMI en 2021, solo el 54% de los proyectos en todo el mundo están terminados a tiempo. Para mantenerse a tiempo, se recomienda usar un software de gestión de proyectos para que pueda crear una línea de tiempo realista, diseñar un flujo de trabajo y verificar instantáneamente el progreso en cualquier momento.

WP Project Manager es un complemento basado en WordPress que puede usar para administrar sus proyectos. Es muy recomendable para pequeñas y medianas empresas.

2. Control presupuestario

Mantener un proyecto dentro del presupuesto predefinido es otro signo clave de buena gestión de proyectos. No se trata solo de gastar menos, sino gastar de manera inteligente. Incluye bien la planificación de costos, rastrearlos a medida que avanza el proyecto y garantizar que el dinero se use de la manera correcta.

Si un proyecto gasta demasiado, puede perder confianza e incluso perderse el apoyo futuro. Por otro lado, permanecer dentro del presupuesto muestra que el equipo funciona de manera eficiente y sabia. Para mantenerse en la cima, se recomienda utilizar métricas como la varianza de costo (CV) y el índice de rendimiento de costos (IPC) para detectar problemas temprano.

3. Seguimiento de alcance

El seguimiento del alcance le permite entregar exactamente lo que se prometió, no más, nada menos. Le permite establecer un objetivo claro al comienzo y seguirlo durante todo el proyecto. A menudo, se ve que algunos gerentes agregan algunas capas adicionales de tareas en el punto medio de un proyecto, lo que puede acumular costos y conducir a los plazos faltantes.

Cuando los ámbitos se administran correctamente, puede mantenerse al tanto de su proyecto y cumplir con las expectativas de todos. Usando el complemento WP Project Manager, puede desglosar todo su proyecto en varias tareas pequeñas, establecer una fecha límite para cada uno de ellos y asignar recursos.

Esto puede ayudarlo regularmente a verificar el progreso y las actualizaciones de todo su proyecto para que pueda finalizarlo a tiempo.

4. Calidad de entregables

La calidad de los entregables significa qué tan bien los resultados finales del proyecto cumplen con los estándares esperados. No se trata solo de hacer las cosas, se trata de hacerlo bien. Los entregables de alta calidad funcionan según lo prometido, se vean profesionales y no necesitan ser solucionados o rehacidos. Cuando se mantiene la calidad, los clientes están satisfechos y el proyecto se siente como un verdadero éxito.

Para asegurarse de que la calidad se mantenga en el camino, puede crear una lista de verificación que discute con los clientes para asegurarse de que las cosas para garantizar antes de enviar el proyecto. Por ejemplo, en un proyecto de software, el producto final debe ejecutarse sin problemas sin causar ningún error exactamente cómo solicitó el cliente.

Al centrarse en la calidad a lo largo del proyecto, puede generar confianza con los clientes y aumentar las posibilidades de obtener reordres.

5. Efectividad de la mitigación del riesgo

La efectividad de la mitigación de riesgos se refiere a qué tan bien puede manejar todos los problemas posibles antes de causar problemas reales en sus proyectos. No se trata solo de evitar grandes fallas, sino de estar listo para enfrentar cualquier acontecimiento inesperado para que pueda manejar todo funcionando sin problemas.

La buena gestión de riesgos comienza con detectar riesgos temprano, comprender qué tan malos podrían ser y tener un plan para lidiar con ellos. Por ejemplo, si existe la posibilidad de la llegada tardía de cualquier recurso en particular, debe organizar copias de seguridad con anticipación para mantenerse a tiempo. Aprenda a gestionar los riesgos en la gestión de proyectos.

6. Tasa de utilización de recursos

La tasa de utilización de recursos puede ofrecer una visión general de qué tan bien un proyecto usa sus personas, tiempo y herramientas. Le permite comprender si los recursos se usan de manera eficiente. También puede verificar si alguno de sus recursos está inactivo o con exceso de trabajo.

Sin embargo, el objetivo final de la utilización de recursos es aprovechar al máximo su equipo sin dejar que se quemen. Por ejemplo, si un miembro del equipo solo está ocupado 3 de 8 horas al día, su tasa de utilización es baja. Por otro lado, si están sobrecargados, podría dañar el rendimiento y retrasar el proyecto.

Al vigilar cómo se utilizan los recursos, puede mejorar la productividad del equipo, mantenerse a tiempo y terminar el proyecto sin perder tiempo o energía.

7. Cambiar la frecuencia de solicitud

La frecuencia de solicitud de cambio muestra con qué frecuencia los miembros del equipo o los clientes solicitan hacer cambios en el proyecto, como cambiar el plan, el horario o los recursos. Si solo hay unas pocas solicitudes de cambio, generalmente indica que la planificación fue sólida desde el principio. Pero si hay demasiados cambios, podría significar que había confusión o las necesidades no estaban claras al principio.

Usando el complemento WP Project Manager, puede registrar cada cambio y verificar cómo cada uno afecta el plan. Cuando las solicitudes de cambio están bajo control, el equipo puede mantenerse enfocado, evitar demoras y entregar lo que se prometió. No se trata de decir no a todos los cambios, sino manejarlos sabiamente.

Explore estrategias de gestión del cambio paso a paso.

8. Tiempo de resolución de emisión

El tiempo de resolución de problemas mide la rapidez con que se solucionan los problemas una vez que surgen durante un proyecto. Estos problemas podrían ser cualquier cosa, desde errores técnicos y falta de comunicación hasta retrasos en la obtención de recursos. Cuanto más rápido el equipo resuelva estos problemas, cuanto más suave se ejecuta el proyecto.

La resolución de problemas rápidos muestra que el equipo está alerta, receptivo y trabajando bien juntos. Ayuda a evitar que pequeños problemas se conviertan en grandes retrasos o excesos de costos. Como gerente de proyecto, debe rastrear cuánto tiempo lleva resolver cada problema y apuntar a acortar esta vez tanto como sea posible.

Esto no solo puede garantizar una entrega rápida, sino que también reducir el estrés de los clientes y las partes interesadas involucradas.

9. Retorno de la inversión del proyecto (ROI)

Project ROI muestra si un proyecto valió la pena el dinero gastado en él. Esto compara los beneficios obtenidos (ganancias, ahorros y eficiencia) con la cantidad total de costo invertido en el proyecto. Un ROI positivo significa el valor agregado del proyecto, mientras que un ROI negativo significa que cuesta más de lo que devolvió.

Por ejemplo, si una empresa gasta $ 100,000 en desarrollo de software y gana $ 150,000 para fin de año, el ROI es del 50%. Esto indica que el proyecto fue una inversión inteligente.

La fórmula: (beneficio neto ÷ costo del proyecto) × 100.

Un ROI fuerte genera confianza con las partes interesadas, ayuda a justificar los presupuestos y guía las decisiones futuras. Al ver métricas relacionadas como el índice de rendimiento de costos (CPI), los equipos pueden mantenerse en el camino y asegurarse de que sus proyectos valgan la pena. Aquí hay una discusión rápida sobre cómo mejorar el ROI en WooCommerce.

10. Tasa de logros de hitos

La tasa de logros de hitos explica con qué frecuencia se completan los puntos de control clave del proyecto dentro del tiempo de vencimiento. Por ejemplo, en el caso de un desarrollo de software, algunos hitos podrían estar diseñando un diseño de demostración, creando maquetas UI/UX, lanzar una versión beta, etc.

Una tasa de logro de alta hito significa que el equipo está cumpliendo objetivos según lo programado. Esto mantiene las líneas de tiempo intactas y las partes interesadas satisfechas. Como gerente de proyecto, puede hacerlo utilizando gráficos Gantt. Obtendrá este kit de herramientas en WP Project Manager, cuyo nombre ya hemos mencionado anteriormente.

11. puntajes de comentarios de los clientes

Los puntajes de comentarios de los clientes miden cuán satisfechos están las partes interesadas o los clientes con los resultados del proyecto. Estudiar sus comentarios puede proporcionar un reflejo directo de la calidad y el valor percibidos. Puede rastrear sus comentarios de varias maneras. Verifique cómo mejorar el servicio al cliente en WordPress.

Algunos más populares son a través de encuestas posteriores a los proyectos, clasificaciones de satisfacción y paneles de sentimiento en tiempo real.

Según una estadística de Aprika.com, los proyectos con altos puntajes de comentarios de los clientes tenían un 35% más de probabilidades de asegurar negocios repetidos.

Los registros regulares del cliente, la comunicación transparente y la resolución de problemas rápidos contribuyen a mejores puntajes.

Use WP Project Manager para rastrear y garantizar el éxito de su proyecto

WP Project Manager es un complemento prometedor de gestión de proyectos. Ha sido diseñado para planificar, organizar, rastrear proyectos y administrar tareas de manera eficiente utilizando el sistema de gestión de contenido de WordPress. Incluye una gran colección de características, como muchas otras herramientas de gestión de proyectos.

Por ejemplo, utilizando sus tableros Kanban, cuadros Gantt y características de tareas, puede administrar flujos de trabajo y colaboración. Al integrarlo con Slack, GitHub y BuddyPress, no solo puede mejorar la colaboración del equipo sino que también aumentar la productividad.

El complemento tiene una interfaz fácil de usar, por lo que no le requiere una curva de aprendizaje empinada. Su conjunto de herramientas masivo puede ayudarlo a ser puntual a la entrega, el control del presupuesto, cumplir con los plazos y garantizar la satisfacción personalizada.

Una instantánea de las características clave de WP Project Manager

Eche un vistazo a las características clave del complemento para que pueda comprender cómo puede ayudar en el éxito de su gestión de proyectos.

• Kanban Board : visualiza las tareas en una interfaz de arrastrar y soltar. Le ayuda a rastrear las tasas de rendimiento hito y la entrega a tiempo al mostrar claramente el progreso de la tarea y los cuellos de botella.

• Gantt Charts : mapea los plazos y las dependencias del proyecto para garantizar la entrega a tiempo al proporcionar una visión clara de los hitos y la adherencia al cronograma.

• Gestión de tareas : permite la creación, asignación y seguimiento de tareas. Admite el seguimiento de alcance al garantizar que las tareas se alineen con los objetivos del proyecto y la reducción de la carretera de alcance.

• Seguimiento de tiempo : monitorea las horas dedicadas a las tareas. Esto realiza una forma de aumentar las tasas de utilización de recursos identificando ineficiencias y optimizando las cargas de trabajo del equipo.

• Compartir archivos : habilita el intercambio seguro de documentos entre los miembros del equipo. Mejora los puntajes de comentarios de los clientes al garantizar que las partes interesadas tengan acceso a materiales de proyecto relevantes.

• Tareas recurrentes : automatiza tareas repetitivas para mejorar la utilización de recursos al ahorrar tiempo y garantizar un progreso constante hacia los hitos.

• Bolsa de discusión : facilita la comunicación del equipo para la mitigación de riesgos al permitir una identificación rápida y la discusión de posibles problemas.

• Informes de progreso : genera informes en tiempo real sobre las métricas del proyecto. Esto ayuda en el control del presupuesto y el seguimiento de ROI al proporcionar información sobre los costos y el rendimiento.

• Gestión de roles : asigna roles y permisos específicos para el seguimiento de alcance al limitar los cambios no autorizados que podrían descarrilar los objetivos del proyecto.

• Seguimiento de actividades : registra todas las actividades del proyecto. Esto le permite mitigar los riesgos al proporcionar una auditoría clara para identificar y abordar los problemas temprano.

• Gestión de notificaciones : envía alertas en tiempo real en las actualizaciones o plazos de tareas para que no se pierda los plazos para garantizar la entrega a tiempo.

¡Pensamientos finales!

En el mercado laboral actual, la importancia de la gestión de proyectos ha crecido significativamente en comparación con el pasado. Con la aparición de herramientas de IA, la mayoría de los lugares de trabajo ahora esperan que los empleados asuman múltiples roles. Incluso aquellos que aún no han enfrentado este cambio pueden encontrarlo en el futuro cercano.

Es por eso que es aconsejable internalizar una comprensión efectiva de los indicadores clave de éxito en la gestión de proyectos, mientras que todavía hay tiempo. Hemos hecho todo lo posible para cubrir todos los KSI en el artículo anterior. Después de leer esta publicación, si siente que hemos perdido algún punto importante, háganos saber a través del cuadro de comentarios.

Seguramente, lo agregaremos a la publicación en nuestra próxima actualización. Además, si está buscando una herramienta de gestión de proyectos con presupuesto para practicar y mejorar su conjunto de habilidades, puede probar el complemento WP Project Manager. Es muy recomendable para pequeñas y medianas empresas.

Si aún tiene alguna pregunta sin respuesta, háganos saber a través del cuadro de comentarios a continuación. Nos pondremos en contacto con usted muy pronto.