แผนภูมิ Gantt สามารถทำให้โครงการซับซ้อนง่ายขึ้นได้อย่างไร

การจัดการโครงการที่มีงานมากมายผู้คนและกำหนดเวลาสามารถครอบงำได้อย่างรวดเร็ว เมื่อมีหลายสิ่งเกิดขึ้นในเวลาเดียวกันมันเป็นเรื่องยากที่จะติดตามสิ่งที่มาก่อนสิ่งที่ขึ้นอยู่กับงานอื่นและใครเป็นผู้รับผิดชอบ สิ่งนี้อาจทำให้เกิดความล่าช้าความสับสนและความพยายามที่สูญเปล่า

แผนภูมิ Gantt เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่มีประโยชน์ที่สุดในการแก้ปัญหานี้ มันเป็นแผนภูมิภาพที่แสดงงานไทม์ไลน์และความคืบหน้าในมุมมองง่ายๆ ด้วยวิธีนี้ผู้จัดการโครงการและทีมสามารถเห็นภาพที่ใหญ่ขึ้นและเข้าใจว่างานแต่ละอย่างเหมาะกับโครงการทั้งหมดอย่างไร

สิ่งนี้ทำให้การวางแผนการกำหนดเวลาและการตรวจสอบง่ายขึ้นมาก ดังนั้นสิ่งนี้อาจมีประสิทธิภาพเท่าเทียมกันสำหรับทั้งทีมขนาดเล็กและใหญ่ ในบล็อกนี้เราจะอธิบายในเชิงลึกว่าแผนภูมิ Gantt สามารถทำให้โครงการที่ซับซ้อนง่ายขึ้นโดยไม่คำนึงถึงระดับความซับซ้อน

แผนภูมิ Gantt คืออะไร?

หวังว่าคุณจะรู้แล้วว่าแผนภูมิ Gantt คืออะไร มันแสดงให้เห็นถึงงานกำหนดเวลาและความคืบหน้าในรูปแบบระยะเวลาภาพ แต่ละงานจะแสดงเป็นแถบแนวนอนข้ามปฏิทินโดยมีความยาวของแถบแสดงว่างานจะใช้เวลานานแค่ไหน มันช่วยให้ผู้จัดการโครงการและทีมดูลำดับของกิจกรรมเมื่องานเริ่มต้นและเสร็จสิ้นและงานที่แตกต่างกันอย่างไร

สิ่งนี้ทำให้เข้าใจการไหลของโครงการได้ง่ายขึ้นแทนที่จะอ่านผ่านรายการยาวหรือสเปรดชีต พวกเขาทำงานโดยแบ่งโครงการออกเป็นงานเล็ก ๆ และวางไว้ในไทม์ไลน์ พวกเขามักจะรวมถึงการพึ่งพางานซึ่งแสดงว่างานใดจะต้องเสร็จสิ้นก่อนที่งานอื่นจะเริ่มต้นได้ สิ่งนี้ทำให้แผนภูมิ Gantt มีประโยชน์สำหรับการติดตามความคืบหน้าของโครงการ

ตรวจสอบวิธีการสร้างแผนภูมิ Gantt ใน WordPress

แผนภูมิ Gantt สามารถทำให้โครงการที่ซับซ้อนง่ายขึ้นได้อย่างไร: อธิบาย

ตอนนี้มาดูจุดที่มีการอภิปรายโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีที่แผนภูมิ Gantt สามารถทำให้โครงการที่ซับซ้อนง่ายขึ้นและทำให้ทุกอย่างง่ายต่อการติดตาม อ่านต่อไป!

1. แบ่งโครงการขนาดใหญ่ออกเป็นงานขนาดเล็กที่สามารถทำได้

แผนภูมิ Gantt บังคับให้คุณแสดงรายการทุกงาน คุณเขียนชื่องานที่ชัดเจนเจ้าของและช่วงเวลา สิ่งนี้เปลี่ยนโครงการขนาดใหญ่เป็นขั้นตอนเล็ก ๆ มากมาย ตัวอย่างเช่นในขณะที่ออกแบบหน้า Landing Page คุณสามารถแบ่งงานออกเป็นงานต่าง ๆ เช่นการสร้างโครงร่างการออกแบบโฮมเพจการเขียนสำเนาวางสำเนาการทดสอบ QA ฯลฯ

2. แสดงไทม์ไลน์ทั้งหมดได้อย่างรวดเร็ว

เมื่อโครงการขนาดใหญ่แบ่งออกเป็นงานเล็ก ๆ มันจะง่ายต่อการจัดการ หลังจากนั้นคุณสามารถนั่งทั้งหมดได้ในระดับเดียว คุณสามารถดูวันเริ่มต้นวันที่สิ้นสุดและเวลาโดยประมาณสำหรับแต่ละงาน คุณเห็นการทับซ้อนและช่องว่างทันที มุมมองเดียวนี้ช่วยลดความสับสนอย่างน่าทึ่ง

3. ไฮไลต์การพึ่งพาและตัวบล็อก

ในหลายโครงการงานบางอย่างไม่สามารถเริ่มต้นได้จนกว่างานอื่นจะเสร็จสิ้น ตัวอย่างเช่นคุณไม่สามารถเริ่มวาดภาพบ้านก่อนที่ผนังจะถูกสร้างขึ้น แผนภูมิ Gantt แสดงการเชื่อมต่อเหล่านี้อย่างชัดเจนโดยการเชื่อมโยงงานเข้าด้วยกัน มีลิงก์งานง่าย ๆ สองสามประเภท:

• Finish-to-start (FS): งาน B เริ่มต้นหลังจากงาน A เสร็จสิ้นเท่านั้น
• Start-to-start (SS): งาน B สามารถเริ่มต้นได้ทันทีที่งานเริ่มต้น
• Finish-to-Finish (FF): งาน B ต้องเสร็จสิ้นในเวลาเดียวกันงานที่เสร็จสิ้น

โดยการแมปลิงค์เหล่านี้คุณสามารถมองเห็นความล่าช้าที่อาจเกิดขึ้นและแก้ไขได้อย่างง่ายดายก่อนที่จะส่งผลกระทบต่อโครงการทั้งหมด สำรวจกลยุทธ์การจัดการโครงการเจ็ดครั้งเพื่อให้อยู่ล่วงหน้า

4. เน้นเส้นทางวิกฤต

ทุกโครงการมีงานบางอย่างที่ตัดสินใจวันส่งมอบสุดท้ายโดยตรง ห่วงโซ่นี้เรียกว่าเส้นทางที่สำคัญ ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังสร้างเว็บไซต์งานเช่น โฮมเพจการออกแบบ→พัฒนาหน้าแรก→หน้าแรกทดสอบ อาจอยู่บนเส้นทางที่สำคัญ หากการออกแบบล่าช้าทุกอย่างหลังจากที่มันจะล่าช้า ดังนั้นแผนภูมิ Gantt ช่วยให้คุณให้ความสำคัญกับการพึ่งพามากขึ้น

5. ปรับปรุงการประมาณการและลดความประหลาดใจ

เมื่อคุณทำงานในไทม์ไลน์คุณต้องตัดสินใจว่าแต่ละงานจะใช้เวลานานเท่าใด สิ่งนี้บังคับให้คุณทำการประเมินที่ดีขึ้น คุณสามารถเปรียบเทียบได้กับโครงการที่ผ่านมาและเพิ่มเวลาพิเศษสำหรับการทำงานที่มีความเสี่ยง หากการประมาณการบางอย่างดูไม่สมจริงคุณสามารถทำตามขั้นตอนได้ทันทีก่อนที่จะสายเกินไป

6. แทร็กความคืบหน้าแบบเรียลไทม์ไม่เดา

ด้วยแผนภูมิ Gantt คุณสามารถอัปเดตแต่ละงานด้วยวันที่จริงหรือเปอร์เซ็นต์ของการเสร็จสิ้น สิ่งนี้ทำให้ง่ายต่อการดูว่างานใดกำลังเคลื่อนไหวตรงเวลาและกำลังตกอยู่ข้างหลัง ดังนั้นแทนที่จะเป็นการอัปเดตที่คลุมเครือเช่น 'เราอยู่ในการติดตาม' แผนภูมิแสดงภาพความคืบหน้าจริง

7. ช่วยในการประสานงานข้ามทีม

โครงการขนาดใหญ่มักจะเกี่ยวข้องกับหลายทีมเช่นการออกแบบการพัฒนาและการตลาด แผนภูมิ Gantt แสดงให้เห็นว่างานของพวกเขาเชื่อมต่ออย่างไร ตัวอย่างเช่นการออกแบบซอฟต์แวร์เกี่ยวข้องกับการออกแบบ QA การพัฒนาและทีมการตลาด ด้วยแผนภูมิ Gantt คุณสามารถประสานงานระหว่างพวกเขาได้อย่างเหมาะสม

นี่คือคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการปรับปรุงการทำงานร่วมกันของทีม

8. ทำงานกับสไตล์ Agile, Hybrid หรือ Waterfall

ไม่ใช่ทุกโครงการที่ใช้วิธีเดียวกัน บางคนติดตาม Agile ด้วยการวิ่งระยะสั้นบางคนติดตามน้ำตกด้วยขั้นตอนคงที่และหลายคนใช้การผสมผสาน แผนภูมิ Gantt สามารถรองรับสไตล์เหล่านี้ทั้งหมด คุณสามารถแมปการวิ่งแบบว่องไวสั้นระยะยาวคงที่หรือทั้งสองอย่างด้วยกัน ความยืดหยุ่นนี้ทำให้มีประโยชน์สำหรับโครงการใด ๆ

9. ความเร็วในการรายงาน

รายงานและการอัปเดตรายสัปดาห์มักใช้เวลานาน ด้วยแผนภูมิ Gantt การรายงานจะเร็วขึ้นมาก คุณสามารถกรองโดยเจ้าของงานกำหนดเวลาหรืองานที่เกินกำหนดและแบ่งปันแผนภูมิด้วยคลิกเดียว ผู้จัดการและลูกค้าจะได้รับความชัดเจนทันทีและผู้จัดการโครงการประหยัดชั่วโมงการเขียนรายงานด้วยตนเอง

10. ให้ความสำคัญกับผลลัพธ์ไม่ใช่เสียงรบกวน

โครงการที่ซับซ้อนสามารถจมน้ำตายในรายละเอียดและการสนทนาด้านข้าง แผนภูมิ Gantt ให้ความสำคัญกับสิ่งที่สำคัญที่สุด - งานและเหตุการณ์สำคัญที่สำคัญที่สุดต่อไป ทีมมักจะรู้ว่าต้องทำอะไรในวันนี้สัปดาห์นี้และเดือนนี้ สิ่งนี้จะช่วยลดความเครียดหลีกเลี่ยงความสับสนและรักษาความคืบหน้าให้มั่นคง

ตอนนี้คุณอาจกำลังมองหาเครื่องมือหรือวิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้ที่จะสร้างแผนภูมิ Gantt WP Project Manager เป็นปลั๊กอินที่เป็นมิตรกับผู้เริ่มต้นที่คุณสามารถใช้ในการทำเช่นนี้

ไม่เพียง แต่คุณสามารถสร้างแผนภูมิ Gantt เท่านั้น แต่คุณยังสามารถสร้างบอร์ด Kanban และเหตุการณ์สำคัญและติดตามความคืบหน้าของโครงการของคุณ เราจะพูดถึงปลั๊กอินด้านล่าง

ผู้จัดการโครงการ WP คืออะไร?

WP Project Manager เป็นปลั๊กอินโครงการและการจัดการงานที่ทรงพลัง ด้วยสิ่งนี้คุณสามารถวางแผนจัดระเบียบและติดตามงานของคุณโดยใช้ WordPress CMS มันมีเกือบทุกอย่างที่เครื่องมือการจัดการโครงการที่แข็งแกร่งนำเสนอ มันมีเวอร์ชันฟรีและพรีเมี่ยม เวอร์ชันฟรีมีฟังก์ชั่นพื้นฐาน

รุ่น Pro ใช้การจัดการโครงการต่อไปด้วยเครื่องมือขั้นสูงเช่น Kanban Boards, Gantt Charts, การติดตามเวลา, การออกใบแจ้งหนี้และปฏิทินทีม นอกจากนี้ยังรวมเข้ากับแพลตฟอร์มยอดนิยมเช่น Slack, Woocommerce, GitHub และ BitBucket เพื่อรวมศูนย์เวิร์กโฟลว์ของคุณ

ด้านบนผู้จัดการโครงการ WP เป็นโซลูชันที่เป็นมิตรกับงบประมาณอย่างไม่ต้องสงสัย ดังนั้นหากคุณมองหาโซลูชันแผนภูมิ Gantt ที่มีต้นทุนต่ำ แต่มีคุณสมบัติคุณสามารถลอง WP Project Manager ได้ ดูโพสต์นี้ว่า WP Project Manager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่มีราคาไม่แพงที่สุดอย่างไร

รับปลั๊กอินโดยคลิกที่ปุ่มที่แนบด้านล่าง

แผนภูมิ Gantt ของ WP Project Manager สามารถทำให้โครงการที่ซับซ้อนง่ายขึ้น

ในการใช้แผนภูมิ Gantt คุณต้องติดตั้งปลั๊กอินทั้งสองบนเว็บไซต์ของคุณ - ฟรีและมืออาชีพ เมื่อพวกเขาพร้อมในเว็บไซต์ของคุณก็ถึงเวลาที่จะสร้างและใช้แผนภูมิ Gantt ทำตามขั้นตอนที่อธิบายไว้ด้านล่าง

ขั้นตอนที่ 01: เปิดโมดูลแผนภูมิ Gantt

เมื่อคุณติดตั้งปลั๊กอินให้ไปที่แผงควบคุม WordPress ของคุณ จากเมนูผู้ดูแลระบบคลิกตัวจัดการโครงการ> โมดูล

ที่นี่คุณจะพบรายการโมดูล ค้นหาโมดูล แผนภูมิ Gantt และ สลับมัน

ขั้นตอนที่ 02: สร้างโครงการใหม่

หลังจากเปิดใช้งานโมดูลแล้วให้ตรงไปที่ส่วน โครงการ และคลิกที่ ปุ่มโครงการใหม่

ป๊อปอัปจะปรากฏขึ้น ป้อนชื่อ สำหรับโครงการของคุณ ตัวอย่างเช่นที่นี่เราตั้งชื่อมันว่า “ การจัดกิจกรรมการกุศลชุมชน”

เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิก ปุ่ม เพิ่มโครงการใหม่ เพื่อสร้าง

ขั้นตอนที่ 03: เพิ่มงานลงในโครงการของคุณ

โครงการมักจะประกอบด้วยงานหลายอย่าง ในแผนภูมิ Gantt งานเหล่านี้จะแสดงเป็นแถบแนวนอนตามเส้นเวลา

คลิก ปุ่ม เพิ่มรายการงาน

ป๊อปอัพจะปรากฏขึ้นในที่ที่คุณสามารถ ให้ชื่อชื่อ และหากจำเป็น ให้เพิ่มคำอธิบายสั้น ๆ หลังจากนั้น คลิก ปุ่ม เพิ่มรายการ เพื่อบันทึก

ตอนนี้ภายใต้รายการงานนี้คุณจะเห็นกล่องที่คุณสามารถ เพิ่มงานแต่ละงาน

พิมพ์ ชื่องาน และ กำหนดกำหนดเวลา เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิก ปุ่ม เพิ่มใหม่ งานจะถูกเพิ่มลงในรายการ

ขั้นตอนที่ 04: สร้างรายการงานเพิ่มเติมและงานย่อย

ทำซ้ำกระบวนการเดียวกันเพื่อสร้างรายการงานมากเท่าที่คุณต้องการสำหรับโครงการของคุณ ภายใต้แต่ละรายการคุณสามารถเพิ่มงานและงานย่อยหลายงานขึ้นอยู่กับเวิร์กโฟลว์ของคุณ

ขั้นตอนที่ 05: เปิดแผนภูมิ Gantt

คลิก ที่ แท็บแผนภูมิ Gantt

ที่นี่ โครงการของคุณจะปรากฏเป็นแถบสีม่วงที่ด้านบน แถบสีน้ำเงินเป็นตัวแทนของแต่ละรายการงาน

เมื่อคุณขยายพวกเขาโดยคลิกที่ไอคอน + คุณจะเห็นแถบสีเขียวสำหรับงานย่อย

ด้วยวิธีนี้โครงสร้างทั้งหมดของโครงการของคุณจะแสดงอย่างชัดเจนในมุมมองไทม์ไลน์

ขั้นตอนที่ 06: ปรับระยะเวลาของงาน

โดยค่าเริ่มต้นงานทั้งหมดเริ่มต้นในวันที่เริ่มต้นของโครงการ แต่หนึ่งในประโยชน์หลักของแผนภูมิ Gantt คือคุณสามารถกำหนดวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดที่ไม่ซ้ำกันสำหรับแต่ละงาน

ในการปรับไทม์ไลน์ขยายรายการงานและเลือกงานที่คุณต้องการอัปเดต เลื่อนเคอร์เซอร์ของคุณระหว่างไอคอนวงกลมและแถบงานสีเขียวจนกระทั่งไอคอนลูกศรปรากฏขึ้น จากนั้นลากแถบซ้ายหรือขวาเพื่อปรับไทม์ไลน์

ด้านล่างเป็นคลิปวิดีโอสั้น ๆ ที่อธิบายกระบวนการ

สิ่งนี้ทำให้ง่ายต่อการกำหนดเวลางานตามลำดับและดูว่าอันไหนที่ตามมา

ขั้นตอนที่ 07: การปรับไทม์ไลน์สุดท้าย

ทำซ้ำกระบวนการลากแล้ววางสำหรับงานทั้งหมดจนกว่าไทม์ไลน์จะสะท้อนแผนโครงการจริงของคุณ

เมื่อเสร็จแล้วคุณจะมีแผนภูมิ Gantt ที่สมบูรณ์ภายใน WordPress ที่แสดงความคืบหน้าโครงการของคุณอย่างชัดเจนทำให้ง่ายต่อการจัดการกำหนดเวลาและการพึ่งพา

ความคิดสุดท้าย!

เมื่อใช้แผนภูมิ Gantt เพื่อจัดการโครงการที่ซับซ้อนกุญแจสำคัญคือการทำให้ชัดเจนและเป็นจริง อย่าโอเวอร์โหลดพร้อมรายละเอียดมากเกินไปในครั้งเดียว แต่ให้แบ่งโครงการออกเป็นขั้นตอนเหตุการณ์สำคัญและงานง่าย ๆ ด้วยวิธีนี้แผนภูมิกลายเป็นเรื่องง่ายที่จะติดตามสำหรับทุกคนในทีม

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดอีกประการหนึ่งคือการตั้งค่าการพึ่งพางานและกำหนดเวลาอย่างรอบคอบ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกลิงก์ระหว่างงานนั้นถูกต้อง การพึ่งพาที่ผิดหรือขาดหายไปอาจทำให้เกิดความสับสนและความล่าช้า นอกจากนี้มักจะเพิ่มบัฟเฟอร์สำหรับงานที่อาจใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้ สิ่งนี้จะช่วยให้ทีมอยู่ในการติดตามแม้ว่าจะมีความพ่ายแพ้เล็กน้อย

ในที่สุดโปรดจำไว้ว่าแผนภูมิ Gantt ไม่ใช่เครื่องมือครั้งเดียว ต้องการการอัปเดตและบทวิจารณ์เป็นประจำ เมื่อโครงการก้าวไปข้างหน้าให้อัปเดตแถบความคืบหน้าเปลี่ยนไทม์ไลน์หากจำเป็นและแบ่งปันแผนภูมิกับทีมของคุณ เมื่อได้รับการทันสมัยแผนภูมิ Gantt สามารถเป็นเครื่องมือที่น่าเชื่อถือที่สุดสำหรับโครงการที่ซับซ้อน