Bagaimana grafik gantt dapat menyederhanakan proyek yang kompleks

Mengelola proyek dengan banyak tugas, orang, dan tenggat waktu dapat dengan cepat menjadi luar biasa. Ketika terlalu banyak hal terjadi pada saat yang sama, sulit untuk melacak apa yang lebih dulu, apa yang tergantung pada tugas lain, dan siapa yang bertanggung jawab. Ini dapat menyebabkan keterlambatan, kebingungan, dan upaya yang terbuang.

Bagan Gantt adalah salah satu alat yang paling berguna untuk menyelesaikan masalah ini. Ini adalah bagan visual yang menunjukkan tugas, jadwal, dan kemajuan dalam satu tampilan sederhana. Dengan ini, manajer dan tim proyek dapat melihat gambaran yang lebih besar dan memahami bagaimana setiap tugas cocok dengan seluruh proyek.

Ini membuat perencanaan, penjadwalan, dan pemantauan lebih mudah. Jadi, ini bisa sama efektifnya untuk tim kecil dan besar. Di blog ini, kami akan menjelaskan secara mendalam bagaimana grafik Gantt dapat menyederhanakan bahkan proyek yang kompleks, terlepas dari tingkat kompleksitasnya.

Apa itu Gantt Chart?

Semoga Anda sudah tahu apa itu bagan Gantt. Ini menunjukkan tugas, tenggat waktu, dan kemajuan dalam format garis waktu visual. Setiap tugas ditampilkan sebagai bilah horizontal melintasi kalender, dengan panjang bilah yang menunjukkan berapa lama tugas akan dibutuhkan. Ini membantu manajer proyek dan tim melihat urutan kegiatan, ketika tugas dimulai dan selesai, dan bagaimana tugas yang berbeda terhubung.

Ini membuatnya lebih mudah untuk memahami aliran proyek sekilas alih -alih membaca daftar panjang atau spreadsheet. Mereka bekerja dengan memecah proyek menjadi tugas yang lebih kecil dan menempatkannya dalam timeline. Mereka sering memasukkan ketergantungan tugas, yang menunjukkan pekerjaan mana yang harus diselesaikan sebelum tugas lain dapat dimulai. Ini membuat grafik Gantt bermanfaat untuk melacak kemajuan proyek.

Periksa cara membuat grafik gantt di WordPress.

Bagaimana Grafik Gantt Dapat Menyederhanakan Proyek Kompleks: Dijelaskan

Sekarang mari kita lihat poin -poin dengan diskusi terperinci tentang bagaimana grafik Gantt dapat menyederhanakan proyek yang kompleks dan membuat semuanya mudah dilacak. Teruslah membaca!

1. Memecah proyek besar menjadi tugas kecil dan bisa dilakukan

Grafik Gantt memaksa Anda untuk mendaftar setiap tugas. Anda menulis nama tugas, pemilik, dan rentang waktu yang jelas. Ini mengubah proyek besar menjadi banyak langkah kecil. Misalnya, saat merancang halaman arahan, Anda dapat memecah tugas menjadi tugas -tugas seperti membuat rangka pemadaman, merancang halaman beranda, menulis salinan, menempatkan salinan, pengujian QA, dll.

2. Melihat seluruh garis waktu sekilas

Ketika proyek besar dipecah menjadi tugas -tugas kecil, menjadi mudah untuk mengelolanya. Setelah itu, Anda dapat duduk semuanya dalam skala satu kali. Anda dapat melihat tanggal mulai, tanggal akhir, dan perkiraan waktu untuk setiap tugas. Anda langsung menemukan tumpang tindih dan celah. Pandangan tunggal ini sangat mengurangi kebingungan.

3. Sorot dependensi dan pemblokir

Dalam banyak proyek, beberapa tugas tidak dapat dimulai sampai yang lain selesai. Misalnya, Anda tidak dapat mulai mengecat rumah sebelum dinding dibangun. Bagan Gantt menunjukkan koneksi ini dengan jelas dengan menghubungkan tugas bersama. Ada beberapa jenis tautan tugas sederhana:

• Finish-to-Start (FS): Tugas B dimulai hanya setelah tugas A selesai.
• Start-to-Start (SS): Tugas B dapat dimulai segera setelah tugas A dimulai.
• Finish-to-finish (FF): Tugas B harus menyelesaikan pada saat yang sama tugas A selesai.

Dengan memetakan tautan ini, Anda dapat dengan mudah melihat di mana penundaan mungkin terjadi dan memperbaikinya sebelum mempengaruhi seluruh proyek. Jelajahi tujuh strategi manajemen proyek agar tetap lebih dulu.

4. Menyoroti jalur kritis

Setiap proyek memiliki beberapa tugas yang secara langsung memutuskan tanggal pengiriman akhir. Rantai ini disebut jalur kritis. Misalnya, jika Anda membangun situs web, tugas -tugas seperti beranda desain → Kembangkan beranda → Tes beranda mungkin ada di jalur kritis. Jika desain ditunda, semuanya setelah itu juga akan ditunda. Dengan demikian, grafik Gantt membantu Anda memberikan lebih banyak fokus pada ketergantungan.

5. Meningkatkan perkiraan dan mengurangi kejutan

Ketika Anda menempatkan tugas pada timeline, Anda harus memutuskan berapa lama setiap tugas akan berlangsung. Ini memaksa Anda untuk membuat perkiraan yang lebih baik. Anda dapat membandingkannya dengan proyek sebelumnya dan menambahkan waktu ekstra untuk pekerjaan berisiko. Jika beberapa perkiraan terlihat tidak realistis, Anda dapat langsung mengambil langkah sebelum terlambat.

6. melacak kemajuan real-time, bukan tebakan

Dengan grafik Gantt, Anda dapat memperbarui setiap tugas dengan tanggal aktual atau persentase penyelesaian. Ini membuatnya mudah untuk melihat tugas mana yang bergerak tepat waktu dan mana yang tertinggal. Jadi, alih -alih pembaruan yang tidak jelas seperti 'We Are On Track,' bagan ini menunjukkan gambaran kemajuan yang nyata.

7. Membantu dengan koordinasi silang tim

Proyek besar biasanya melibatkan banyak tim, seperti desain, pengembangan, dan pemasaran. Bagan Gantt menunjukkan bagaimana tugas mereka terhubung. Misalnya, merancang perangkat lunak melibatkan desain, QA, pengembangan, dan tim pemasaran. Dengan grafik Gantt, Anda dapat berkoordinasi dengan benar di antara mereka.

Berikut ini adalah panduan tentang cara meningkatkan kolaborasi tim.

8. Bekerja dengan gaya gesit, hibrida, atau air terjun

Tidak semua proyek menggunakan metode yang sama. Beberapa mengikuti gesit dengan sprint pendek, yang lain mengikuti air terjun dengan tahap tetap, dan banyak yang menggunakan campuran. Bagan Gantt dapat mendukung semua gaya ini. Anda dapat memetakan sprint gesit pendek, fase tetap panjang, atau keduanya bersama -sama. Fleksibilitas ini membuatnya berguna untuk proyek apa pun.

9. Percepat pelaporan

Laporan dan pembaruan mingguan sering membutuhkan banyak waktu. Dengan grafik Gantt, pelaporan menjadi jauh lebih cepat. Anda dapat memfilter oleh pemilik tugas, tenggat waktu, atau tugas yang sudah lewat waktu dan berbagi bagan dengan satu klik. Manajer dan klien mendapatkan kejelasan instan, dan manajer proyek menghemat jam penulisan laporan manual.

10. Tetap fokus pada hasil, bukan kebisingan

Proyek yang kompleks dapat menenggelamkan tim dalam detail dan percakapan sampingan. Bagan Gantt tetap fokus pada apa yang paling penting - tugas dan tonggak terpenting berikutnya. Tim selalu tahu apa yang harus dilakukan hari ini, minggu ini, dan bulan ini. Ini mengurangi stres, menghindari kebingungan, dan membuat kemajuan tetap stabil.

Sekarang, Anda mungkin mencari alat atau solusi yang dimungkinkan untuk membuat grafik Gantt. WP Project Manager adalah plugin ramah pemula yang dapat Anda gunakan untuk melakukan ini.

Anda tidak hanya dapat membuat grafik Gantt, tetapi Anda juga dapat membuat papan dan tonggak Kanban, dan melacak kemajuan proyek Anda. Kami akan membahas plugin di bawah ini.

Apa itu Manajer Proyek WP?

WP Project Manager adalah plugin proyek dan manajemen tugas yang kuat. Dengan ini, Anda dapat merencanakan, mengatur, dan melacak pekerjaan Anda menggunakan WordPress CMS. Ini menawarkan hampir semua yang ditawarkan alat manajemen proyek yang kuat. Ini memiliki versi gratis dan premium. Versi gratis menawarkan fungsi dasar.

Versi Pro mengambil manajemen proyek lebih jauh dengan alat canggih seperti papan Kanban, grafik Gantt, pelacakan waktu, faktur, dan kalender tim. Ini juga terintegrasi dengan platform populer seperti Slack, WooCommerce, Github, dan Bitbucket untuk memusatkan alur kerja Anda.

Di atas, WP Project Manager tidak diragukan lagi merupakan solusi yang ramah anggaran. Jadi, jika Anda mencari solusi grafik Gantt yang murah tetapi kaya fitur, Anda dapat mencoba WP Project Manager. Lihatlah posting ini tentang bagaimana WP Project Manager adalah perangkat lunak manajemen proyek yang paling terjangkau.

Dapatkan plugin dengan mengklik tombol yang terlampir di bawah ini.

Bagaimana Bagan Gantt dari WP Project Manager dapat menyederhanakan proyek yang kompleks

Untuk menggunakan grafik Gantt, Anda harus menginstal kedua plugin di situs Anda - gratis dan pro. Setelah siap di situs Anda, saatnya untuk membuat dan menggunakan grafik Gantt. Ikuti langkah -langkah yang dijelaskan di bawah ini.

Langkah 01: Nyalakan modul grafik Gantt

Setelah Anda menginstal plugin, buka dasbor WordPress Anda. Dari menu admin, klik Project Manager> Modul.

Di sini Anda akan menemukan daftar modul. Temukan modul grafik Gantt dan cukup aktifkan .

Langkah 02: Buat proyek baru

Setelah mengaktifkan modul, buka bagian proyek dan klik tombol Proyek Baru .

Popup akan muncul. Masukkan nama untuk proyek Anda. Misalnya, di sini kami menamakannya "mengorganisir acara amal komunitas."

Setelah selesai, klik tombol Tambah Proyek Baru untuk membuatnya.

Langkah 03: Tambahkan tugas ke proyek Anda

Sebuah proyek biasanya terdiri dari beberapa tugas. Pada grafik Gantt, tugas -tugas ini ditampilkan sebagai batang horizontal di sepanjang garis waktu.

Klik tombol Tambah Daftar Tugas .

Pop-up akan muncul di mana Anda dapat memberikan daftar nama dan, jika perlu, tambahkan deskripsi singkat . Setelah itu, klik tombol Tambah Daftar untuk menyimpannya.

Sekarang, di bawah daftar tugas ini, Anda akan melihat sebuah kotak di mana Anda dapat menambahkan tugas individual .

Ketik nama tugas dan atur tenggat waktu. Setelah selesai, klik tombol Tambah Baru . Tugas akan ditambahkan ke daftar.

Langkah 04: Buat lebih banyak daftar tugas dan sub-tugas

Ulangi proses yang sama untuk membuat daftar tugas sebanyak yang Anda butuhkan untuk proyek Anda. Di bawah setiap daftar, Anda dapat menambahkan beberapa tugas dan sub-tugas tergantung pada alur kerja Anda.

Langkah 05: Buka grafik Gantt

Klik pada tab Gantt Chart .

Di sini, proyek Anda akan muncul sebagai bar ungu di atas . Bilah biru mewakili setiap daftar tugas.

Saat Anda memperluasnya dengan mengklik ikon +, Anda akan melihat bilah hijau untuk sub-tugas.

Dengan cara ini, seluruh struktur proyek Anda ditampilkan dengan jelas dalam tampilan garis waktu.

Langkah 06: Sesuaikan garis waktu tugas

Secara default, semua tugas dimulai pada tanggal mulai proyek. Tetapi salah satu manfaat utama dari grafik Gantt adalah Anda dapat menetapkan tanggal awal dan akhir yang unik untuk setiap tugas.

Untuk menyesuaikan garis waktu, perluas daftar tugas, dan pilih tugas yang ingin Anda perbarui. Pindahkan kursor Anda antara ikon lingkaran dan bilah tugas hijau sampai ikon panah muncul. Kemudian, seret bilah ke kiri atau kanan untuk menyesuaikan garis waktu.

Di bawah ini adalah klip video pendek yang menjelaskan prosesnya.

Ini membuatnya mudah untuk menjadwalkan tugas secara berurutan dan melihat mana yang mengikuti yang lain.

Langkah 07: Penyesuaian Timeline Akhir

Ulangi proses drag-and-drop ini untuk semua tugas sampai timeline mencerminkan rencana proyek Anda yang sebenarnya.

Setelah selesai, Anda akan memiliki grafik Gantt lengkap di dalam WordPress yang menunjukkan kemajuan proyek Anda dengan jelas, membuatnya lebih mudah untuk mengelola tenggat waktu dan ketergantungan.

Pikiran terakhir!

Saat menggunakan grafik Gantt untuk mengelola proyek yang kompleks, kuncinya adalah agar tetap jelas dan realistis. Jangan berlebihan dengan terlalu banyak detail sekaligus. Sebaliknya, pecahkan proyek menjadi fase, tonggak, dan tugas sederhana. Dengan cara ini, bagan menjadi mudah diikuti untuk semua orang di tim.

Praktik terbaik lainnya adalah dengan hati -hati menetapkan dependensi tugas dan tenggat waktu. Pastikan setiap tautan antar tugas akurat. Ketergantungan yang salah atau hilang dapat menyebabkan kebingungan dan keterlambatan. Juga, selalu tambahkan buffer untuk tugas yang mungkin memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan. Ini akan membantu tim tetap di jalur bahkan ketika ada kemunduran kecil.

Akhirnya, ingatlah bahwa grafik Gantt bukanlah alat satu kali. Perlu pembaruan dan ulasan rutin. Saat proyek bergerak maju, perbarui bilah kemajuan, pergeseran jadwal jika diperlukan, dan bagikan bagan dengan tim Anda. Ketika tetap terkini, grafik Gantt dapat menjadi alat yang paling dapat diandalkan untuk proyek-proyek kompleks.