Jak wykres Gantta może uprościć złożony projekt

Zarządzanie projektem z wieloma zadaniami, ludźmi i terminami może szybko stać się przytłaczające. Kiedy jednocześnie dzieje się zbyt wiele rzeczy, trudno jest śledzić to, co jest pierwsze, co zależy od innego zadania i kto jest odpowiedzialny. Może to spowodować opóźnienia, zamieszanie i zmarnowany wysiłek.

Wykres Gantta jest jednym z najbardziej przydatnych narzędzi do rozwiązania tego problemu. Jest to wykres wizualny, który pokazuje zadania, harmonogram i postęp w jednym prostym widoku. Dzięki temu menedżerowie projektów i zespoły mogą zobaczyć większy obraz i zrozumieć, w jaki sposób każde zadanie pasuje do całego projektu.

To znacznie ułatwia planowanie, planowanie i monitorowanie. Może to być równie skuteczne zarówno dla małych, jak i dużych zespołów. Na tym blogu szczegółowo wyjaśnimy, w jaki sposób wykres Gantta może uprościć nawet złożony projekt, niezależnie od jego złożoności.

Co to jest wykres Gantta?

Mam nadzieję, że już wiesz, czym jest wykres Gantta. Pokazuje zadania, terminy i postęp w formacie wizualnej osi czasu. Każde zadanie jest wyświetlane jako poziomy pasek w kalendarzu, z długością paska pokazującego, jak długo zajmie zadanie. Pomaga menedżerom projektom i zespołom dostrzegać kolejność działań, gdy zadania rozpoczynają się i kończą, oraz jak łączą się różne zadania.

Ułatwia to zrozumienie przepływu projektu na pierwszy rzut oka zamiast czytać długie listy lub arkusze kalkulacyjne. Pracują, przełamując projekt na mniejsze zadania i umieszczając je na osi czasu. Często obejmują zależności zadań, które pokazują, które prace muszą zostać zakończone, zanim rozpocznie się kolejne zadanie. To sprawia, że ​​wykresy Gantt są przydatne do śledzenia postępu projektu.

Sprawdź, jak utworzyć wykres Gantta w WordPress.

Jak wykres Gantta może uprościć złożony projekt: wyjaśniony

Spójrzmy teraz na punkty ze szczegółową dyskusją na temat tego, w jaki sposób wykres GANTT może uprościć złożony projekt i ułatwić śledzenie wszystkiego. Czytaj dalej!

1. Rozbija duży projekt na małe, wykonalne zadania

Wykres Gantta zmusza Cię do wymienienia każdego zadania. Piszesz jasne nazwy zadań, właścicieli i zakresy czasu. To zmienia ogromny projekt w wiele małych kroków. Na przykład, podczas projektowania strony docelowej, możesz rozbić zadania na zadania, takie jak tworzenie szkieletu, projektowanie strony głównej, pisanie kopii, umieszczanie kopii, testowania QA itp.

2. Pokazuje całą oś czasu na pierwszy rzut oka

Kiedy duży projekt zostanie podzielony na małe zadania, łatwo się nimi zarządza. Następnie możesz usiąść je na jednorazowej skali. Możesz zobaczyć daty początkowe, daty końcowe i szacowany czas dla każdego zadania. Natychmiast zauważasz nakładanie się i luki. Ten pojedynczy pogląd niezwykle zmniejsza zamieszanie.

3. Podkreśl zależności i blokery

W wielu projektach niektóre zadania nie mogą się rozpocząć, dopóki inne nie zostaną zakończone. Na przykład nie możesz zacząć malować domu przed budową ścian. Wykres Gantta pokazuje wyraźnie te połączenia poprzez łączenie zadań. Istnieje kilka prostych rodzajów linków zadań:

• Wykończenie do startowego (FS): Zadanie B zaczyna się dopiero po zakończeniu zadania A.
• Start-to-Start (SS): Zadanie B może rozpocząć się, jak tylko rozpocznie się zadanie A.
• Wykończenie do końca (FF): Zadanie B musi zakończyć w tym samym czasie, aby zakończyć.

Mapując te linki, możesz łatwo zauważyć, gdzie mogą się zdarzyć opóźnienia i naprawić je, zanim wpłyną na cały projekt. Przeglądaj siedem strategii zarządzania projektami, aby pozostać z wyprzedzeniem.

4. Podkreśla ścieżkę krytyczną

Każdy projekt zawiera pewne zadania, które bezpośrednio decydują o ostatecznej terminu dostawy. Ten łańcuch nazywa się ścieżką krytyczną. Na przykład, jeśli budujesz stronę internetową, zadania takie jak Design Home Strona główna → Opracuj stronę główną → Strona główna testowa może znajdować się na ścieżce krytycznej. Jeśli projekt jest opóźniony, wszystko po nim również zostanie opóźnione. Zatem wykres Gantta pomaga zwiększyć koncentrację na zależnościach.

5. Poprawia szacunki i zmniejsza niespodzianki

Po wystawieniu zadań na osi czasu musisz zdecydować, ile czasu zajmie każde zadanie. To zmusza cię do lepszych szacunków. Możesz porównać je z poprzednimi projektami i dodać dodatkowy czas na ryzykowną pracę. Jeśli niektóre szacunki wyglądają nierealistycznie, możesz natychmiast podjąć kroki, zanim będzie za późno.

6. Śledzi postępy w czasie rzeczywistym, a nie domysły

Za pomocą wykresu GANTT możesz zaktualizować każde zadanie o rzeczywiste daty lub procent ukończenia. Ułatwia to przekonanie, które zadania poruszają się na czas, a które pozostają w tyle. Zamiast niejasnych aktualizacji, takich jak „jesteśmy na dobrej drodze”, wykres pokazuje prawdziwy obraz postępu.

7. Pomaga w koordynacji zespołu krzyżowego

Duże projekty zwykle obejmują wiele zespołów, takich jak projektowanie, rozwój i marketing. Wykres Gantta pokazuje, jak łączą się ich zadania. Na przykład projektowanie oprogramowania obejmuje zespoły projektowania, jakości, rozwoju i marketingu. Z tabelą Gantta możesz odpowiednio koordynować między nimi.

Oto przewodnik na temat poprawy współpracy zespołowej.

8. Współpracuje ze stylami zwinnymi, hybrydowymi lub wodospadami

Nie wszystkie projekty używają tej samej metody. Niektóre podążają za zwinnymi z krótkimi sprintami, inne podążają za wodospadem ze ustalonymi etapami, a wiele z nich używa mieszanki. Wykres Gantta może obsługiwać wszystkie te style. Możesz mapować krótkie zwinne sprinty, długie stałe fazy lub oba razem. Ta elastyczność sprawia, że ​​jest przydatna w każdym projekcie.

9. Raportowanie przyspiesza

Cotygodniowe raporty i aktualizacje często zajmują dużo czasu. Z tabelą Gantta raportowanie staje się znacznie szybsze. Możesz filtrować właściciela zadania, terminy lub spóźnione zadania i udostępniać wykres jednym kliknięciem. Menedżerowie i klienci otrzymują natychmiastową przejrzystość, a menedżerowie projektów oszczędzają godziny pisania raportów ręcznych.

10. Koncentruj się na wynikach, a nie hałasu

Złożone projekty mogą utopić zespoły szczegółowo i rozmowy poboczne. Mapa Gantta koncentruje się na tym, co najważniejsze - kolejne najważniejsze zadania i kamienie milowe. Zespoły zawsze wiedzą, co robić dzisiaj, w tym tygodniu i w tym miesiącu. Zmniejsza to stres, unika zamieszania i utrzymuje postęp postępu.

Teraz możesz szukać narzędzia lub rozwiązania, w którym można tworzyć wykresy Gantt. Menedżer projektu WP jest tak przyjazną dla początkującą wtyczkę, której można to użyć.

Nie tylko możesz tworzyć wykresy Gantt, ale także możesz tworzyć tablice i kamienie milowe Kanban oraz śledzić postęp w projekcie. Poniżej omówimy wtyczkę.

Co to jest kierownik projektu WP?

WP Project Manager to potężna wtyczka zarządzania projektem i zadaniami. Dzięki temu możesz planować, organizować i śledzić swoją pracę za pomocą WordPress CMS. Oferuje prawie wszystko, co oferuje solidne narzędzie do zarządzania projektami. Ma wersję bezpłatną i premium. Bezpłatna wersja oferuje podstawowe funkcje.

Wersja PRO prowadzi zarządzanie projektami jeszcze bardziej dzięki zaawansowanym narzędziom, takim jak Kanban Boards, Gantt Charts, Time Thorting, Fakturowanie i kalendarze zespołowe. Integruje również z popularnymi platformami, takimi jak Slack, WooCommerce, Github i Bitbucket, aby scentralizować swój przepływ pracy.

Pewnie kierownik projektu WP jest niewątpliwie rozwiązaniem przyjaznym dla budżetu. Tak więc, jeśli szukasz taniego, ale bogatego w funkcje rozwiązania Gantt Chart, możesz wypróbować WP Project Manager. Spójrz na ten post na temat tego, jak WP Project Manager jest najtańszym oprogramowaniem do zarządzania projektami.

Zdobądź wtyczki, klikając przyciski załączone poniżej.

Jak wykres Gantt Manager Project Manager może uprościć złożony projekt

Aby użyć wykresu Gantt, musisz mieć oba wtyczki zainstalowane w Twojej witrynie - za darmo i pro. Gdy będą gotowe na Twojej stronie, czas utworzyć i użyć wykresu Gantt. Postępuj zgodnie z wyjaśnionymi poniżej krokami.

Krok 01: Włącz moduł wykresu Gantta

Po zainstalowaniu wtyczki przejdź do pulpitu WordPress. Z menu administratora kliknij Manager Project> moduły.

Tutaj znajdziesz listę modułów. Znajdź moduł wykresu Gantta i po prostu włącz go .

Krok 02: Utwórz nowy projekt

Po włączeniu modułu przejdź do sekcji projektów i kliknij nowy przycisk projektu .

Pojawi się wyskakujące okienko. Wprowadź nazwę swojego projektu. Na przykład nazwaliśmy go „organizowaniem wydarzenia charytatywnego społecznego”.

Po zakończeniu kliknij przycisk Dodaj nowy projekt , aby go utworzyć.

Krok 03: Dodaj zadania do swojego projektu

Projekt składa się zwykle z kilku zadań. Na wykresie Gantta zadania te są pokazane jako poziome pręty wzdłuż osi czasu.

Kliknij przycisk Dodaj listę zadań .

Pojawi się wyskakujące okienko, w którym możesz nadać listę nazwę i, w razie potrzeby, dodać krótki opis . Następnie kliknij przycisk Dodaj listę , aby ją zapisać.

Teraz, na tej liście zadań, zobaczysz pole, w którym możesz dodać poszczególne zadania .

Wpisz nazwę zadania i ustaw termin. Po zakończeniu kliknij przycisk Dodaj nowy . Zadanie zostanie dodane do listy.

Krok 04: Utwórz więcej list zadań i podrzędnych

Powtórz ten sam proces, aby utworzyć tyle list zadań, ile potrzebujesz swojego projektu. Na każdej liście możesz dodawać wiele zadań i podrzędnych w zależności od przepływu pracy.

Krok 05: Otwórz wykres Gantta

Kliknij kartę wykresu Gantt .

Tutaj twój projekt pojawi się jako fioletowy bar na górze . Niebieskie paski reprezentują każdą listę zadań.

Po ich rozszerzeniu, klikając ikonę +, zobaczysz zielone paski dla podrzędnych.

W ten sposób cała struktura twojego projektu jest wyraźnie pokazana w widoku osi czasu.

Krok 06: Dostosuj oś czasu zadań

Domyślnie wszystkie zadania zaczynają się od daty rozpoczęcia projektu. Ale jedną z głównych zalet wykresu GANTT jest to, że możesz ustawić unikalne daty początkowe i końcowe dla każdego zadania.

Aby dostosować harmonogram, rozwinąć listę zadań i wybierz zadanie, które chcesz zaktualizować. Przesuń kursor między ikoną koła a zielonym paskiem zadań, aż pojawi się ikona strzałki. Następnie przeciągnij pasek w lewo lub w prawo, aby dostosować oś czasu.

Poniżej znajduje się krótki klip wideo, który wyjaśnia proces.

Ułatwia to planowanie zadań w sekwencji i sprawdzenie, która jedna podąża za drugim.

Krok 07: Ostateczne korekty osi czasu

Powtórz ten proces przeciągania i upuszczania dla wszystkich zadań, dopóki oś czasu odzwierciedla twój faktyczny plan projektu.

Po zakończeniu będziesz mieć pełną tabelę Gantta w WordPress, która wyraźnie pokazuje postęp projektu, ułatwiając zarządzanie terminami i zależnościami.

Ostateczne myśli!

Korzystając z wykresu Gantta do zarządzania złożonym projektem, kluczem jest utrzymanie go w czystości i realistycznym. Nie przeciążaj go zbyt wieloma szczegółami jednocześnie. Zamiast tego rozbij projekt na fazy, kamienie milowe i proste zadania. W ten sposób wykres staje się łatwy do naśladowania dla wszystkich w zespole.

Kolejną najlepszą praktyką jest staranne ustalenie zależności i terminów zadań. Upewnij się, że każdy związek między zadaniami jest dokładny. Niewłaściwe lub brakujące zależności mogą powodować zamieszanie i opóźnienia. Ponadto zawsze dodaj bufory do zadań, które mogą potrwać dłużej niż oczekiwano. Pomoże to zespołowi pozostać na dobrej drodze, nawet jeśli pojawią się niewielkie niepowodzenia.

Na koniec pamiętaj, że wykres Gantta nie jest jednorazowym narzędziem. Potrzebuje regularnych aktualizacji i recenzji. W miarę postępu projektu zaktualizuj paski postępu, w razie potrzeby przesuń harmonogramy i podziel się tabelą ze swoim zespołem. Gdy jest na bieżąco, wykres GANTT może być najbardziej niezawodnym narzędziem dla złożonych projektów.