Как диаграмма Gantt может упростить сложный проект

Управление проектом со многими задачами, людьми и сроками может быстро стать ошеломляющим. Когда слишком много вещей происходит одновременно, трудно отслеживать, что происходит первым, что зависит от другой задачи, и кто несет ответственность. Это может вызвать задержки, растерянность и потраченные впустую усилия.

Диаграмма Gantt является одним из наиболее полезных инструментов для решения этой проблемы. Это визуальная таблица, которая показывает задачи, сроки и прогресс в одном простом представлении. При этом менеджеры и команды проектов могут увидеть более широкую картину и понять, как каждая задача вписывается в весь проект.

Это значительно облегчает планирование, планирование и мониторинг. Таким образом, это может быть одинаково эффективно как для маленьких, так и для крупных команд. В этом блоге мы подробно объясним, как диаграмма Gantt может упростить даже сложный проект, независимо от уровня его сложности.

Что такое диаграмма Гантта?

Надеюсь, вы уже знаете, что такое диаграмма Gantt. Он показывает задачи, сроки и прогресс в визуальном формате временной шкалы. Каждое задание отображается в виде горизонтальной полосы через календарь, причем длина стержня показывает, сколько времени займет задача. Это помогает менеджерам проектов и командам увидеть порядок действий, когда задачи начинаются и закончат, и как различают задачи.

Это облегчает понимание потока проекта с первого взгляда, а не читать длинные списки или электронные таблицы. Они работают, разбивая проект на более мелкие задачи и поместив их на временной шкале. Они часто включают зависимости от задач, которые показывают, какая работа должна быть завершена до начала другой задачи. Это делает графики Ганта полезным для отслеживания прогресса проекта.

Проверьте, как создать диаграмму Gantt в WordPress.

Как диаграмма Gantt может упростить сложный проект: объяснил

Давайте теперь посмотрим на точки с подробным обсуждением того, как диаграмма Gantt может упростить сложный проект и облегчить все для отслеживания. Продолжайте читать!

1. Разбивает большой проект на небольшие выполнимые задачи

Диаграмма Ганта заставляет вас перечислять каждую задачу. Вы пишете четкие имена задач, владельцы и временные диапазоны. Это превращает огромный проект во многих небольших шагах. Например, при разработке целевой страницы вы можете разбить задачи на такие задачи, как создание каркаса, разработка домашней страницы, написание копии, размещение копий, тестирование QA и т. Д.

2. показывает всю временную шкалу с первого взгляда

Когда большой проект разбит на небольшие задачи, им становится легко управлять. После этого вы можете сесть их всех в одноразовом масштабе. Вы можете увидеть даты начала, даты окончания и предполагаемое время для каждой задачи. Вы мгновенно обнаруживаете перекрытие и пробелы. Этот единственный взгляд удивительно уменьшает путаницу.

3. Выделите зависимости и блокаторы

Во многих проектах некоторые задачи не могут начаться, пока другие не закончат. Например, вы не можете начать рисовать дом, прежде чем стены будут построены. Диаграмма Ганта показывает эти связи четко, связывая задачи вместе. Есть несколько простых типов задач:

• Finish-to-Fart (FS): задача B начинается только после выполнения задачи A.
• Start-Fart (SS): задача B может начать, как только начинается задача A.
• Finish-to-Finish (FF): задача B должна закончить в то же время задачу завершить.

Сопоставляя эти ссылки, вы можете легко заметить, где могут произойти задержки, и исправить их, прежде чем они повлияют на весь проект. Исследуйте семь стратегий управления проектами, чтобы оставаться впереди.

4. Подчеркивает критический путь

У каждого проекта есть некоторые задачи, которые напрямую решают окончательную дату доставки. Эта цепь называется критическим путем. Например, если вы создаете веб -сайт, такие задачи, как дизайн Homepage → Разработка домашней страницы → тестовая домашняя страница, могут быть на критическом пути. Если дизайн задерживается, все после того, как он будет отложено. Таким образом, диаграмма Gantt помогает вам больше внимания уделять зависимости.

5. Улучшает оценки и уменьшает сюрпризы

Когда вы ставите задачи на временную шкалу, вы должны решить, сколько времени займет каждая задача. Это заставляет вас сделать более высокие оценки. Вы можете сравнить их с прошлыми проектами и добавить дополнительное время для рискованной работы. Если некоторые оценки выглядят нереально, вы можете мгновенно предпринять шаги, пока не стало слишком поздно.

6. Отслеживает прогресс в режиме реального времени, а не догадывается

С помощью диаграммы Gantt вы можете обновить каждую задачу с фактическими датами или процентом завершения. Это позволяет легко понять, какие задачи движутся вовремя, а какие отстают. Таким образом, вместо смутных обновлений, таких как «Мы ​​на пути», на графике показана реальная картина прогресса.

7. Помогает с координацией поперечной команды

Крупные проекты обычно включают несколько команд, такие как дизайн, разработка и маркетинг. Диаграмма Ганта показывает, как соединяются их задачи. Например, проектирование программного обеспечения включает в себя команды дизайна, качества, разработки и маркетинга. С помощью диаграммы Gantt вы можете должным образом координировать между ними.

Вот руководство по улучшению сотрудничества в команде.

8. Работает со стилями гибридных или водопада

Не все проекты используют один и тот же метод. Некоторые следуют за Agile с короткими спринтами, другие следуют за водопадом с фиксированными этапами, и многие используют смесь. Диаграмма Gantt может поддерживать все эти стили. Вы можете сопоставить короткие гибкие спринты, длинные фиксированные фазы или оба вместе. Эта гибкость делает его полезным для любого проекта.

9. Ускорение отчетности

Еженедельные отчеты и обновления часто занимают много времени. С диаграммой Ганта, отчетность становится намного быстрее. Вы можете отфильтровать по владельцу задачи, сроки или просроченные задачи и делиться диаграммой одним щелчком. Менеджеры и клиенты получают мгновенную ясность, а менеджеры проектов сэкономят несколько часов ручного написания отчетов.

10. продолжает сосредоточиться на результатах, а не шуме

Сложные проекты могут утонуть команды в деталях и побочных разговорах. Диаграмма Гантт продолжает сосредоточиться на том, что важнее всего - следующие наиболее важные задачи и вехи. Команды всегда знают, что делать сегодня, на этой неделе и в этом месяце. Это уменьшает стресс, избегает путаницы и сохраняет прогресс устойчивым.

Теперь вы можете искать инструмент или решение, с помощью которого можно создать диаграммы Gantt. WP Project Manager -это такой удобный для начинающих плагин, который вы можете использовать для этого.

Мало того, что вы можете создать диаграммы Gantt, но также можете создать канбанские доски и вехи, а также отслеживать прогресс своего проекта. Мы обсудим плагин ниже.

Что такое менеджер проектов WP?

WP Project Manager - это мощный плагин управления проектом и задачи. При этом вы можете планировать, организовать и отслеживать свою работу, используя WordPress CMS. Он предлагает почти все, что предлагает инструмент управления проектами. У этого есть бесплатная и премиальная версия. Бесплатная версия предлагает основные функции.

Pro Version занимает управление проектами еще дальше с такими продвинутыми инструментами, как Kanban Boards, Gantt Charts, отслеживание времени, выставление счетов и командные календари. Он также интегрируется с популярными платформами, такими как Slack, Woocommerce, Github и Bitbucket, чтобы централизовать ваш рабочий процесс.

Помимо менеджера проекта WP, несомненно, является бюджетным решением. Итак, если вы ищете недорогое, но богатое функциональным решением Gantt, вы можете попробовать WP Project Manager. Посмотрите на этот пост о том, как WP Project Manager является наиболее доступным программным обеспечением для управления проектами.

Получите плагины, нажав кнопки, прикрепленные ниже.

Как диаграмма Gantt of WP Manager Project может упростить сложный проект

Чтобы использовать диаграмму Gantt, вы должны установить оба плагина на вашем сайте - бесплатно и Pro. Как только они будут готовы на вашем сайте, пришло время создать и использовать диаграмму Gantt. Следуйте шагам, объясненным ниже.

Шаг 01: Включите модуль диаграммы Gantt

После того, как вы установили плагин, перейдите на панель инструментов WordPress. В меню администратора нажмите «Менеджер проекта»> «Модули».

Здесь вы найдете список модулей. Найдите модуль диаграммы Gantt и просто включите его .

Шаг 02: Создайте новый проект

После включения модуля перейдите в раздел «Проекты» и нажмите кнопку «Новый проект» .

Появится всплывающее окно. Введите имя для вашего проекта. Например, здесь мы назвали его «Организация благотворительного мероприятия сообщества».

Когда вы закончите, нажмите кнопку «Добавить новый проект» , чтобы создать ее.

Шаг 03: Добавьте задачи в свой проект

Проект обычно состоит из нескольких задач. На диаграмме Ганта эти задачи показаны в виде горизонтальных стержней вдоль временной шкалы.

Нажмите кнопку «Добавить список задач» .

Появится всплывающее окно, где вы можете дать списку имя и, если необходимо, добавить краткое описание . После этого нажмите кнопку «Добавить список» , чтобы сохранить ее.

Теперь, в этом списке задач, вы увидите поле, где вы сможете добавить отдельные задачи .

Введите имя задачи и установите крайний срок. После этого нажмите кнопку «Добавить новую» . Задача будет добавлена ​​в список.

Шаг 04: Создайте больше списков задач и подзадач

Повторите тот же процесс, чтобы создать столько списков задач, сколько вам нужно для вашего проекта. В каждом списке вы можете добавить несколько задач и подзадач в зависимости от вашего рабочего процесса.

Шаг 05: Откройте диаграмму Gantt

Нажмите на вкладку Гантта .

Здесь ваш проект появится как фиолетовый бар наверху . Синие полосы представляют каждый список задач.

Когда вы расширяете их, щелкнув по значке +, вы увидите зеленые полосы для подзадач.

Таким образом, вся структура вашего проекта четко показана в представлении временной шкалы.

Шаг 06: Отрегулируйте временную шкалу задач

По умолчанию все задачи начинаются с даты начала проекта. Но одно из основных преимуществ диаграммы Gantt заключается в том, что вы можете установить уникальные даты начала и окончания для каждой задачи.

Чтобы настроить график, разверните список задач и выберите задачу, которую вы хотите обновить. Переместите курсор между значком круга и зеленой панелью задач, пока не появится значок стрелки. Затем перетащите стержень влево или вправо, чтобы отрегулировать временную шкалу.

Ниже приведен короткий видеоклип, который объясняет процесс.

Это позволяет легко планировать задачи в последовательности и посмотреть, какой один следует за другим.

Шаг 07: Окончательные регулировки сроков

Повторите этот процесс перетаскивания для всех задач, пока временная шкала не отразит ваш фактический план проекта.

После завершения у вас будет полная диаграмма Gantt в WordPress, которая ясно показывает, что ваш проект проходит, что облегчает управление сроками и зависимостями.

Последние мысли!

При использовании диаграммы Gantt для управления сложным проектом ключ состоит в том, чтобы сохранить его ясным и реалистичным. Не перегружайте его слишком большим количеством деталей одновременно. Вместо этого разбейте проект на фазы, вехи и простые задачи. Таким образом, диаграмма становится легко следить за всеми в команде.

Другая лучшая практика - тщательно установить зависимости задачи и сроки. Убедитесь, что каждая связь между задачами является точной. Неправильные или отсутствующие зависимости могут вызвать путаницу и задержки. Кроме того, всегда добавляйте буферы для задач, которые могут занять больше времени, чем ожидалось. Это поможет команде остаться на правильном пути, даже когда будут небольшие неудачи.

Наконец, помните, что диаграмма Gantt не является одноразовым инструментом. Это нужны регулярные обновления и обзоры. Когда проект продвигается вперед, обновите бары прогресса, при необходимости переключите сроки, и поделитесь диаграммой с вашей командой. При поддержке, диаграмма Gantt может быть наиболее надежным инструментом для сложных проектов.