Come un grafico Gantt può semplificare un progetto complesso

Gestire un progetto con molti compiti, persone e scadenze può diventare rapidamente schiacciante. Quando accadono troppe cose allo stesso tempo, è difficile tenere traccia di ciò che viene prima, ciò che dipende da un altro compito e da chi è responsabile. Ciò potrebbe causare ritardi, confusione e sforzo sprecato.

Un grafico Gantt è uno degli strumenti più utili per risolvere questo problema. È un grafico visivo che mostra compiti, tempistiche e progressi in una semplice vista. Con questo, i project manager e i team possono vedere il quadro più ampio e capire come ogni attività si adatta all'intero progetto.

Ciò rende molto più semplice la pianificazione, la pianificazione e il monitoraggio. Quindi, questo potrebbe essere altrettanto efficace per le squadre piccole e grandi. In questo blog, spiegheremo in modo approfondito come un grafico Gantt possa semplificare anche un progetto complesso, indipendentemente dal suo livello di complessità.

Cos'è un grafico Gantt?

Spero che tu sappia già cos'è un grafico Gantt. Mostra compiti, scadenze e progressi in un formato della sequenza temporale visiva. Ogni attività viene visualizzata come una barra orizzontale attraverso un calendario, con la lunghezza della barra che mostra quanto dura l'attività. Aiuta i project manager e i team a vedere l'ordine delle attività, quando le attività iniziano e finiscono e come si collegano le attività diverse.

Ciò rende più facile comprendere il flusso del progetto a colpo d'occhio invece di leggere lunghe liste o fogli di calcolo. Funzionano rompendo un progetto in compiti più piccoli e mettendoli in una sequenza temporale. Spesso includono dipendenze delle attività, che mostrano quale lavoro deve essere finito prima che possa iniziare un'altra attività. Ciò rende i grafici Gantt utili per il monitoraggio dei progressi del progetto.

Controlla come creare un grafico Gantt in WordPress.

Come un grafico Gantt può semplificare un progetto complesso: spiegato

Diamo ora un'occhiata ai punti con una discussione dettagliata su come un grafico Gantt può semplificare un progetto complesso e rendere tutto facile da tracciare. Continua a leggere!

1. Rompe un grande progetto in piccole attività fattibili

Un grafico Gantt ti costringe a elencare ogni attività. Scrivi nomi di attività, proprietari e intervalli di tempo chiari. Questo trasforma un grande progetto in molti piccoli passi. Ad esempio, durante la progettazione di una pagina di destinazione, è possibile abbattere le attività in attività come la creazione di un wireframe, la progettazione della home page, la scrittura di copie, il posizionamento di copie, i test QA, ecc.

2. Mostra l'intera sequenza temporale a colpo d'occhio

Quando un grande progetto viene suddiviso in piccoli compiti, diventa facile gestirli. Dopodiché, puoi sederli tutti su una scala una tantum. Puoi vedere le date di partenza, le date di fine e il tempo stimato per ciascuna attività. Individua immediatamente sovrapposizioni e lacune. Questa singola vista riduce notevolmente la confusione.

3. Evidenzia dipendenze e bloccanti

In molti progetti, alcuni compiti non possono iniziare fino al termine di altri. Ad esempio, non puoi iniziare a dipingere una casa prima che le pareti siano costruite. Un grafico Gantt mostra queste connessioni chiaramente collegando le attività insieme. Esistono alcuni semplici tipi di collegamenti di attività:

• Finire-to-start (FS): l'attività B inizia solo dopo che l'attività A è stata eseguita.
• Start-to-Start (SS): l'attività B può iniziare non appena l'attività A inizia.
• Finil-to-finish (FF): l'attività B deve terminare allo stesso tempo l'attività A termina.

Mappando questi collegamenti, puoi facilmente individuare dove potrebbero verificarsi ritardi e ripararli prima che influenzano l'intero progetto. Esplora sette strategie di gestione del progetto per rimanere in anticipo.

4. Evidenzia il percorso critico

Ogni progetto ha alcune attività che decidono direttamente la data di consegna finale. Questa catena è chiamata percorso critico. Ad esempio, se stai costruendo un sito Web, attività come la home page di design → sviluppare homepage → test homepage possono essere tutti sul percorso critico. Se il design è ritardato, tutto dopo che verrà ritardato. Pertanto, un grafico Gantt ti aiuta a concentrarti maggiore sulle dipendenze.

5. Migliora le stime e riduce le sorprese

Quando metti le attività su una sequenza temporale, devi decidere quanto tempo impiegherà ogni attività. Questo ti costringe a fare stime migliori. Puoi confrontarli con progetti passati e aggiungere tempo extra per un lavoro rischioso. Se alcune stime sembrano irrealistiche, puoi prendere immediatamente passi prima che sia troppo tardi.

6. Traccia i progressi in tempo reale, non ipotesi

Con un grafico Gantt, è possibile aggiornare ogni attività con date effettive o una percentuale di completamento. Questo rende facile vedere quali compiti si stanno muovendo in tempo e quali sono indietro. Quindi, invece di vaghi aggiornamenti come "We Are On Track", il grafico mostra un'immagine reale dei progressi.

7. Aiuta con il coordinamento a team

I grandi progetti di solito coinvolgono più team, come progettazione, sviluppo e marketing. Un grafico Gantt mostra come si collegano le loro attività. Ad esempio, la progettazione di software prevede team di progettazione, QA, sviluppo e marketing. Con un grafico Gantt, puoi coordinarti correttamente tra di loro.

Ecco una guida su come migliorare la collaborazione del team.

8. Funziona con stili agili, ibridi o cascati

Non tutti i progetti utilizzano lo stesso metodo. Alcuni seguono agili con sprint corti, altri seguono la cascata con fasi fisse e molti usano un mix. Un grafico Gantt può supportare tutti questi stili. Puoi mappare corti sprint agili, lunghe fasi fisse o entrambe insieme. Questa flessibilità lo rende utile per qualsiasi progetto.

9. Accelera i rapporti

Rapporti e aggiornamenti settimanali spesso richiedono molto tempo. Con un grafico Gantt, i report diventano molto più veloci. È possibile filtrare in base al proprietario dell'attività, alle scadenze o alle attività in ritardo e condividere il grafico con un clic. I manager e i clienti ottengono chiarezza istantanea e i project manager risparmiano ore di scrittura di report manuali.

10. Mantieni concentrarsi sui risultati, non sul rumore

Progetti complessi possono annegare team nei dettagli e conversazioni secondarie. Un grafico Gantt si concentra su ciò che conta di più: i prossimi compiti e traguardi. Le squadre sanno sempre cosa fare oggi, questa settimana e questo mese. Ciò riduce lo stress, evita la confusione e mantiene i progressi fermi.

Ora, potresti cercare uno strumento o una soluzione con cui è possibile creare grafici Gantt. WP Project Manager è un plug-in così adatto ai principianti che è possibile utilizzare per farlo.

Non solo puoi creare grafici Gantt, ma puoi anche creare schede e pietre miliari Kanban e tenere traccia dei progressi del tuo progetto. Discuteremo il plugin di seguito.

Cos'è WP Project Manager?

WP Project Manager è un potente plug -in di progetto e gestione delle attività. Con questo, puoi pianificare, organizzare e tenere traccia del tuo lavoro usando WordPress CMS. Offre quasi tutto ciò che offre uno strumento di gestione del progetto robusto. Ha una versione gratuita e premium. La versione gratuita offre funzionalità di base.

La versione Pro porta ulteriormente la gestione del progetto con strumenti avanzati come le schede Kanban, le classifiche Gantt, il monitoraggio del tempo, la fatturazione e i calendari di team. Si integra anche con piattaforme popolari come Slack, WooCommerce, GitHub e Bitbucket per centralizzare il flusso di lavoro.

In cima, WP Project Manager è senza dubbio una soluzione economica. Quindi, se cerchi una soluzione di grafico Gantt a basso costo ma ricco di funzionalità, puoi provare WP Project Manager. Dai un'occhiata a questo post su come WP Project Manager è il software di gestione dei progetti più convenienti.

Ottieni i plugin facendo clic sui pulsanti collegati di seguito.

Come il grafico Gantt di WP Project Manager può semplificare un progetto complesso

Per utilizzare il grafico Gantt, è necessario avere entrambi i plugin installati sul tuo sito: gratuito e professionista. Una volta che sono pronti sul tuo sito, è tempo di creare e utilizzare il grafico Gantt. Seguire i passaggi spiegati di seguito.

Passaggio 01: attivare il modulo grafico Gantt

Dopo aver installato il plug -in, vai alla dashboard WordPress. Dal menu amministratore, fai clic su Project Manager> Moduli.

Qui troverai un elenco di moduli. Individua il modulo del grafico Gantt e semplicemente alimentalo .

Passaggio 02: crea un nuovo progetto

Dopo aver abilitato il modulo, vai alla sezione Progetti e fai clic sul pulsante Nuovo progetto .

Apparirà un popup. Inserisci un nome per il tuo progetto. Ad esempio, qui l'abbiamo chiamato "organizzare un evento di beneficenza della comunità".

Al termine, fai clic sul pulsante Aggiungi nuovo progetto per crearlo.

Passaggio 03: Aggiungi attività al tuo progetto

Un progetto è generalmente costituito da diversi compiti. Su un grafico Gantt, queste attività sono mostrate come barre orizzontali lungo una sequenza temporale.

Fai clic sul pulsante Aggiungi elenco delle attività .

Un pop-up apparirà in cui è possibile dare un nome all'elenco e, se necessario, aggiungere una breve descrizione . Successivamente, fai clic sul pulsante Aggiungi elenco per salvarlo.

Ora, in questo elenco di attività, vedrai una casella in cui puoi aggiungere singole attività .

Digita il nome dell'attività e imposta una scadenza. Una volta fatto, fare clic sul pulsante Aggiungi nuovo . L'attività verrà aggiunta all'elenco.

Passaggio 04: Crea più elenchi di attività e sotto-task

Ripeti lo stesso processo per creare tutte le attività di attività necessarie per il tuo progetto. In ogni elenco, è possibile aggiungere più attività e sub-task a seconda del flusso di lavoro.

Passaggio 05: Apri il grafico Gantt

Fai clic sulla scheda Grafico Gantt .

Qui, il tuo progetto apparirà come una barra viola in alto . Le barre blu rappresentano ogni elenco di attività.

Quando li espandi facendo clic sull'icona +, vedrai le barre verdi per le attività secondarie.

In questo modo, l'intera struttura del progetto è mostrata chiaramente in una vista della sequenza temporale.

Passaggio 06: regola la sequenza temporale delle attività

Per impostazione predefinita, tutte le attività iniziano alla data di inizio del progetto. Ma uno dei principali vantaggi di un grafico Gantt è che è possibile impostare le date di inizio e fine per ogni attività.

Per regolare una sequenza temporale, espandere un elenco di attività e selezionare l'attività che si desidera aggiornare. Sposta il cursore tra l'icona del cerchio e la barra delle attività verdi fino a quando non appare un'icona freccia. Quindi, trascina la barra a sinistra o a destra per regolare la sequenza temporale.

Di seguito è riportato un breve video clip che spiega il processo.

Ciò semplifica la pianificazione delle attività in sequenza e vedere quale segue l'altro.

Passaggio 07: regolazioni della sequenza temporale finale

Ripeti questo processo di drag-and-drop per tutte le attività fino a quando la sequenza temporale non riflette il tuo piano di progetto effettivo.

Una volta terminato, avrai un grafico Gantt completo all'interno di WordPress che mostra chiaramente i progressi del progetto, rendendo più facile gestire scadenze e dipendenze.

Pensieri finali!

Quando si utilizza un grafico Gantt per gestire un progetto complesso, la chiave è mantenerlo chiaro e realistico. Non sovraccaricarlo con troppi dettagli contemporaneamente. Invece, spezza il progetto in fasi, pietre miliari e compiti semplici. In questo modo, il grafico diventa facile da seguire per tutti nella squadra.

Un'altra migliore pratica è impostare attentamente dipendenze e scadenze delle attività. Assicurarsi che ogni collegamento tra le attività sia accurato. Le dipendenze sbagliate o mancanti possono causare confusione e ritardi. Inoltre, aggiungi sempre buffer per le attività che potrebbero richiedere più tempo del previsto. Ciò aiuterà la squadra a rimanere in pista anche quando ci sono piccole battute d'arresto.

Infine, ricorda che un grafico Gantt non è uno strumento una tantum. Ha bisogno di aggiornamenti e recensioni regolari. Man mano che il progetto avanza, aggiorna le barre di avanzamento, se necessario, se necessario e condividi il grafico con il tuo team. Se mantenuto aggiornato, un grafico Gantt può essere lo strumento più affidabile per progetti complessi.