Cum un grafic Gantt poate simplifica un proiect complex

Gestionarea unui proiect cu multe sarcini, oameni și termene poate deveni rapid copleșitor. Când se întâmplă prea multe lucruri în același timp, este greu să urmărești ceea ce vine mai întâi, ceea ce depinde de o altă sarcină și de cine este responsabil. Acest lucru ar putea provoca întârzieri, confuzie și efort irosit.

Un grafic Gantt este unul dintre cele mai utile instrumente pentru a rezolva această problemă. Este un grafic vizual care arată sarcini, cronologii și progres într -o singură viziune simplă. Prin aceasta, managerii de proiect și echipele pot vedea imaginea mai mare și pot înțelege modul în care fiecare sarcină se încadrează în întregul proiect.

Acest lucru face mult mai ușor planificarea, programarea și monitorizarea. Deci, acest lucru ar putea fi la fel de eficient atât pentru echipele mici, cât și pentru cele mari. În acest blog, vom explica în profunzime modul în care un grafic Gantt poate simplifica chiar și un proiect complex, indiferent de nivelul său de complexitate.

Ce este un grafic Gantt?

Sper că știți deja ce este un grafic Gantt. Prezintă sarcini, termene și progrese într -un format de cronologie vizuală. Fiecare sarcină este afișată ca o bară orizontală într -un calendar, cu lungimea barei care arată cât va dura sarcina. Ajută managerii de proiect și echipele să vadă ordinea activităților, când sarcinile încep și termină și cum se conectează diferite sarcini.

Acest lucru face mai ușor să înțelegem fluxul de proiect dintr -o privire în loc să citești prin liste lungi sau foi de calcul. Ei lucrează prin ruperea unui proiect în sarcini mai mici și plasându -le într -o cronologie. Adesea includ dependențe de sarcini, care arată care lucrul trebuie finalizat înainte de a începe o altă sarcină. Acest lucru face ca graficele Gantt să fie utile pentru urmărirea progresului proiectului.

Verificați cum să creați un grafic Gantt în WordPress.

Cum un grafic Gantt poate simplifica un proiect complex: explicat

Să aruncăm acum o privire asupra punctelor cu o discuție detaliată despre modul în care un grafic Gantt poate simplifica un proiect complex și face totul ușor de urmărit. Continuați să citiți!

1.. Sparge un proiect mare în sarcini mici, realizabile

Un grafic Gantt vă obligă să enumerați fiecare sarcină. Scrieți nume de sarcini clare, proprietari și intervale de timp. Acest lucru transformă un proiect imens în multe pași mici. De exemplu, în timp ce proiectați o pagină de destinație, puteți descompune sarcinile în sarcini precum crearea unui cadru de fir, proiectarea paginii de pornire, scrierea copiei, plasarea copiilor, testarea QA, etc.

2. arată întreaga cronologie dintr -o privire

Când un proiect mare este defalcat în sarcini mici, devine ușor să le gestionați. După aceea, le puteți așeza pe toate pe o scară unică. Puteți vedea datele de pornire, datele de încheiere și timpul estimat pentru fiecare sarcină. Scapeți instantaneu suprapuneri și lacune. Această viziune unică reduce în mod remarcabil confuzia.

3. Evidențiați dependențele și blocanții

În multe proiecte, unele sarcini nu pot începe până când nu se termină altele. De exemplu, nu puteți începe să pictați o casă înainte de construirea pereților. Un grafic Gantt arată clar aceste conexiuni prin conectarea sarcinilor împreună. Există câteva tipuri simple de legături de sarcini:

• Finish-to-Start (FS): Sarcina B începe numai după ce se termină sarcina A.
• Start-to-Start (SS): Sarcina B poate începe imediat ce începe sarcina A.
• Finish-to-Finish (FF): Sarcina B trebuie să termine în același timp sarcina A.

Prin cartografierea acestor link -uri, puteți observa cu ușurință unde s -ar putea întâmpla întârzieri și să le remediați înainte de a afecta întregul proiect. Explorați șapte strategii de management de proiect pentru a rămâne înainte de timp.

4. evidențiază calea critică

Fiecare proiect are unele sarcini care decid direct data finală de livrare. Acest lanț se numește calea critică. De exemplu, dacă construiți un site web, sarcini precum Pagina de pornire a proiectării → Dezvoltarea paginii de pornire → Pagina principală de testare pot fi toate pe calea critică. Dacă designul va întârzia, totul după ce va fi întârziat. Astfel, un grafic Gantt vă ajută să vă concentrați mai mult pe dependențe.

5. îmbunătățește estimările și reduce surprizele

Când puneți sarcini pe o cronologie, trebuie să decideți cât va dura fiecare sarcină. Acest lucru te obligă să faci estimări mai bune. Le puteți compara cu proiectele anterioare și puteți adăuga timp suplimentar pentru munca riscantă. Dacă unele estimări par nerealiste, puteți face instantaneu pași înainte de a fi prea târziu.

6. Urmărește progresul în timp real, nu ghiciri

Cu un grafic Gantt, puteți actualiza fiecare sarcină cu date reale sau un procent de finalizare. Acest lucru face ușor să vezi ce sarcini se deplasează la timp și care se încadrează în urmă. Deci, în loc de actualizări vagi precum „Suntem pe cale”, graficul arată o imagine reală a progresului.

7. Ajută la coordonarea echipei încrucișate

Proiectele mari implică de obicei mai multe echipe, cum ar fi proiectarea, dezvoltarea și marketingul. Un grafic Gantt arată cum se conectează sarcinile lor. De exemplu, proiectarea software -ului implică echipe de proiectare, QA, dezvoltare și marketing. Cu un grafic Gantt, puteți coordona corect între ele.

Iată un ghid despre cum să îmbunătățiți colaborarea în echipă.

8. Funcționează cu stiluri agile, hibride sau cascade

Nu toate proiectele folosesc aceeași metodă. Unii urmăresc agil cu sprinturi scurte, alții urmează cascada cu etape fixe, iar mulți folosesc un amestec. Un grafic Gantt poate susține toate aceste stiluri. Puteți mapa sprinturi scurte agile, faze fixe lungi sau ambele împreună. Această flexibilitate o face utilă pentru orice proiect.

9. Speed ​​Up Raporting

Rapoartele și actualizările săptămânale durează adesea mult timp. Cu un grafic Gantt, raportarea devine mult mai rapidă. Puteți filtra prin proprietarul sarcinii, termenele limită sau sarcinile întârziate și puteți partaja graficul cu un singur clic. Managerii și clienții obțin claritate instantanee, iar managerii de proiect economisesc ore de redactare a raportului manual.

10. Mențineți accentul pe rezultate, nu pe zgomot

Proiectele complexe pot îneca echipele în detalii și conversații laterale. Un grafic Gantt se concentrează pe ceea ce contează cel mai mult - următoarele sarcini și repere cele mai importante. Echipele știu întotdeauna ce să facă astăzi, săptămâna aceasta și luna aceasta. Acest lucru reduce stresul, evită confuzia și menține progresul constant.

Acum, s -ar putea să căutați un instrument sau o soluție prin care este posibil să creați diagrame Gantt. WP Project Manager este un astfel de plugin pentru începători pe care îl puteți utiliza pentru a face acest lucru.

Nu numai că puteți crea diagrame Gantt, dar puteți crea și tablouri Kanban și repere și urmăriți progresul proiectului. Vom discuta despre pluginul de mai jos.

Ce este WP Project Manager?

WP Project Manager este un plugin puternic de gestionare a proiectului și de gestionare a sarcinilor. Cu aceasta, puteți planifica, organiza și urmări munca dvs. folosind CMS WordPress. Oferă aproape tot ce oferă un instrument robust de management de proiect. Are o versiune gratuită și premium. Versiunea gratuită oferă funcționalități de bază.

Versiunea Pro ia managementul de proiect și mai mult cu instrumente avansate precum Kanban Boards, Gantt Charts, Urmărirea timpului, facturarea și calendarele echipei. De asemenea, se integrează cu platforme populare precum Slack, WooCommerce, Github și Bitbucket pentru a vă centraliza fluxul de lucru.

În plus, WP Project Manager este, fără îndoială, o soluție favorabilă bugetului. Așadar, dacă căutați o soluție Gantt Gantt cu costuri reduse, dar bogate în caracteristici, puteți încerca WP Project Manager. Aruncați o privire la această postare despre modul în care WP Project Manager este cel mai accesibil software de gestionare a proiectului.

Obțineți pluginurile făcând clic pe butoanele atașate mai jos.

Cum poate simplifica graficul Gantt al managerului de proiect WP

Pentru a utiliza graficul GANTT, trebuie să aveți ambele pluginuri instalate pe site -ul dvs. - gratuit și Pro. După ce sunt gata pe site -ul dvs., este timpul să creați și să folosiți graficul Gantt. Urmați pașii explicați mai jos.

Pasul 01: Porniți modulul Gantt Chart

După ce ați instalat pluginul, accesați tabloul de bord WordPress. Din meniul Admin, faceți clic pe Project Manager> Module.

Aici veți găsi o listă de module. Localizați modulul Gantt Chart și pur și simplu comutați -l .

Pasul 02: Creați un nou proiect

După ce ați activat modulul, accesați secțiunea Proiecte și faceți clic pe butonul Proiect nou .

Va apărea un pop -up. Introduceți un nume pentru proiectul dvs. De exemplu, aici l -am numit „Organizarea unui eveniment de caritate comunitară”.

După ce ați terminat, faceți clic pe butonul Adăugați noul proiect pentru a -l crea.

Pasul 03: Adăugați sarcini la proiectul dvs.

Un proiect este de obicei format din mai multe sarcini. Pe un grafic Gantt, aceste sarcini sunt prezentate ca bare orizontale de -a lungul unei cronologii.

Faceți clic pe butonul Adăugare Lista de sarcini .

Va apărea un pop-up unde puteți da listei un nume și, dacă este necesar, adăugați o scurtă descriere . După aceea, faceți clic pe butonul Adăugare Listă pentru a -l salva.

Acum, în această listă de sarcini, veți vedea o casetă în care puteți adăuga sarcini individuale .

Introduceți numele sarcinii și setați un termen limită. După ce ați terminat, faceți clic pe butonul Adăugați nou . Sarcina va fi adăugată pe listă.

Pasul 04: Creați mai multe liste de sarcini și sub-sarcini

Repetați același proces pentru a crea tot atâtea liste de sarcini pe care aveți nevoie pentru proiectul dvs. În fiecare listă, puteți adăuga mai multe sarcini și sub-sarcini în funcție de fluxul de lucru.

Pasul 05: Deschideți graficul Gantt

Faceți clic pe fila Gantt Chart .

Aici, proiectul dvs. va apărea ca o bară violet în partea de sus . Barele albastre reprezintă fiecare listă de sarcini.

Când le extindeți făcând clic pe pictograma +, veți vedea bare verzi pentru sub-sarcini.

În acest fel, întreaga structură a proiectului dvs. este afișată clar într -o vizualizare a cronologiei.

Pasul 06: Reglați cronologia sarcinilor

În mod implicit, toate sarcinile încep la data de începere a proiectului. Dar unul dintre principalele avantaje ale unui grafic Gantt este că puteți seta date unice de pornire și sfârșit pentru fiecare sarcină.

Pentru a ajusta o cronologie, extindeți o listă de sarcini și selectați sarcina pe care doriți să o actualizați. Mutați -vă cursorul între pictograma cercului și bara de activități verzi până când apare o pictogramă săgeată. Apoi, trageți bara la stânga sau la dreapta pentru a regla cronologia.

Mai jos este un scurt videoclip care explică procesul.

Acest lucru face ușor să programați sarcinile în secvență și să vedeți care o urmează pe cealaltă.

Pasul 07: ajustări ale cronologiei finale

Repetați acest proces de drag-and-drop pentru toate sarcinile până când cronologia reflectă planul dvs. de proiect real.

Odată terminat, veți avea o diagramă Gantt completă în WordPress, care arată clar progresul proiectului dvs., ceea ce face mai ușor gestionarea termenelor și dependențelor.

Gânduri finale!

Când utilizați un grafic Gantt pentru a gestiona un proiect complex, cheia este să -l păstrați clar și realist. Nu o supraîncărcați cu prea multe detalii simultan. În schimb, rupeți proiectul în faze, repere și sarcini simple. În acest fel, graficul devine ușor de urmărit pentru toată lumea din echipă.

O altă cea mai bună practică este să setați cu atenție dependențele și termenele sarcinilor. Asigurați -vă că fiecare legătură între sarcini este exactă. Dependențele greșite sau lipsă pot provoca confuzie și întârzieri. De asemenea, adăugați întotdeauna tampoane pentru sarcini care ar putea dura mai mult decât se aștepta. Acest lucru va ajuta echipa să rămână pe cale chiar și atunci când există mici neplăceri.

În cele din urmă, amintiți-vă că un grafic Gantt nu este un instrument unic. Are nevoie de actualizări și recenzii periodice. Pe măsură ce proiectul avansează, actualizați barele de progres, schimbați termenele, dacă este necesar și partajați graficul cu echipa dvs. Când este păstrat la curent, un grafic Gantt poate fi cel mai fiabil instrument pentru proiecte complexe.