Comment gérer les équipes transversales avec le chef de projet WP

Les équipes interfonctionnelles sont inévitables aujourd'hui. Parce que les projets modernes de nos jours ont souvent besoin de contributions de différents départements comme le marketing, la conception, le développement et les ventes pour réussir. Ces équipes réunissent diverses compétences et perspectives, ce qui aide à résoudre les problèmes plus rapidement.

Mais quand cela implique des gens de différentes équipes, ainsi que les avantages, il y a aussi pas mal de défis. Sans communication claire et possession de tâches, les équipes interfonctionnelles peuvent souvent créer de la confusion et conduire à une défaillance du projet. C'est là que l'importance d'un système de gestion de projet devient apparente.

De l'attribution de tâches au suivi des progrès, tout devient facile et organisé lorsque le logiciel de gestion de projet est utilisé. Donc, dans cet article, nous couvrirons à fond la façon de gérer efficacement les équipes interfonctionnelles avec le plugin WP Project Manager. Commencer!

Qu'est-ce qu'une équipe interfonctionnelle? Pourquoi ça compte

Une équipe interfonctionnelle est un groupe de personnes de différents départements. Par exemple, une telle équipe peut inclure des membres du marketing, de la conception, du développement et du support client. Chaque personne propose ses compétences et ses connaissances uniques pour résoudre un problème partagé ou réaliser un projet spécifique.

Ces équipes sont généralement basées sur des projets et formées dans un but spécifique, comme le lancement d'un nouveau produit ou l'amélioration d'un service. Les équipes interfonctionnelles encouragent une meilleure collaboration, une prise de décision plus rapide et des solutions plus créatives car elles relie différents points de vue.

Lorsque tout est correctement synchronisé, un grand projet peut être décomposé en de nombreuses tâches plus petites et réparties entre les membres de l'équipe transversale. Cela joue un rôle clé dans l'augmentation de la collaboration et de la productivité.

Jetez un œil au meilleur logiciel de gestion de projet pour gérer les équipes inter-fonctionnales.

Défis communs dans la gestion des équipes interfonctionnelles

Tout comme la collaboration par équipe interfonctionnelle offre des avantages, il est également livré avec de nombreux défis. Sans connaissance appropriée sur le fonctionnement de ces équipes, il est impossible de les gérer efficacement ou de concevoir la bonne stratégie de réussite. Jetons un coup d'œil à ces défis ci-dessous.

un. Barrières de communication

Étant donné que les membres de l'équipe viennent de différents départements, ils peuvent souvent parler dans différentes langues s'il s'agit d'une entreprise mondiale ou multinationale. Ainsi, les personnes de différentes races et nationalités peuvent même utiliser différentes terminologies de communication, ce qui peut entraîner des malentendus.

né Priorités contradictoires

Chaque département a généralement ses propres objectifs et délais. Lorsque vous travaillez sur un projet partagé, les membres peuvent avoir du mal à équilibrer leurs tâches régulières avec les demandes de l'équipe interfonctionnelle.

c. Distribution inégale de la charge de travail

Si le manager n'est pas assez intelligent, il est couramment vu dans la plupart des projets que quelques personnes finissent par faire la plupart du travail tandis que d'autres restent sous-utilisées. Cela crée un stress pour certains membres et diminue le moral à travers l'équipe.

d. Retards de décision

Lorsque plusieurs équipes travaillent ensemble, elles auront naturellement des opinions et des philosophies différentes. Cela peut ralentir le processus décisionnel et provoquer un accord pour prendre plus de temps que d'habitude. Explorez comment améliorer la productivité de l'équipe.

e. Objectifs et attentes peu clairs

Si les objectifs du projet ne sont pas clairement expliqués dès le début, les membres peuvent ne pas comprendre la situation dans son ensemble. En conséquence, chaque équipe peut planifier son flux de travail à sa manière sans s'aligner sur les objectifs partagés.

Ce dont vous avez besoin pour améliorer la collaboration d'équipe transversale

Comme déjà dit, le travail d'équipe inter-fonctionnel peut apporter d'excellents résultats lorsqu'il est bien géré. Et pour une bonne gestion, les personnes de différents départements travaillant ensemble ont besoin de plus que de bonnes intentions. Ils ont besoin de systèmes appropriés, de rôles clairs et d'une communication facile.

Si ces pièces manquent, même les meilleures équipes peuvent avoir du mal. Voici les choses les plus importantes qui peuvent aider à améliorer la collaboration dans une équipe transversale:

1. Des objectifs de projet clairs et une vision partagée

Chaque équipe interfonctionnelle doit avoir une compréhension claire de l'objectif du projet. Si différents membres de l'équipe ont des idées différentes sur ce à quoi ressemble le succès, ils fonctionneront dans différentes directions. Lorsque tout le monde connaît l'objectif, il devient plus facile d'aligner son travail et de prendre des décisions intelligentes.

2. Rôles et responsabilités bien définies

Dans les équipes interfonctionnelles, la confusion provient souvent de rôles peu clairs. Si les gens ne savent pas qui fait quoi, les tâches peuvent être manquées, retardées ou dupliquées. C'est pourquoi il est important d'attribuer clairement les responsabilités à chaque membre de l'équipe dès le début.

3. Un lieu central pour la communication

Une bonne communication est le cœur du travail d'équipe. Mais dans de nombreux cas, les membres de l'équipe utilisent différents outils tels que des e-mails, des chats ou des applications séparées. Cela crée de la confusion et de la communication brisée. Pour éviter cela, vous avez besoin d'une plate-forme centrale où tous les membres de l'équipe peuvent parler, poser des questions et partager des mises à jour.

Voici un guide éprouvé sur la façon d'améliorer la communication de l'équipe.

4. Gestion des tâches en temps réel et suivi des progrès

Il est essentiel que chaque membre de l'équipe soit au courant des tâches en cours, de celles qui ont été achevées et de celles qui nécessitent une attention. Un conseil d'administration en temps réel aide l'équipe à rester organisée. Il permet aux membres d'attribuer des tâches, de régler les délais et de suivre facilement les progrès.

5. Accès facile aux fichiers et informations partagés

Lorsque les équipes transversales travaillent ensemble, les fichiers, les notes des clients et les mémoires du projet ne doivent pas être verrouillés dans le dossier personnel de quelqu'un ou perdu dans les fils de messagerie. Il devrait être dans un endroit partagé à partir duquel les membres de l'équipe peuvent facilement accéder à tous les documents importants. Cela peut gagner du temps et garder tout le monde sur la même longueur d'onde.

6. Une plate-forme unifiée pour gérer toutes les activités du projet

L'utilisation de trop d'outils crée plus de problèmes qu'il ne le résout. Lorsqu'une équipe utilise différentes applications pour les tâches, les chats, le partage de fichiers et le suivi du temps, il devient difficile de tout gérer en douceur. Ce dont les équipes ont vraiment besoin, c'est une seule plate-forme qui rassemble tout en un seul endroit.

7. Flux de travail transparent et partage d'informations

Lorsque chaque membre de l'équipe peut voir l'image complète (comme qui fait quoi, ce qui est fait et ce qui reste), cela réduit le stress et renforce la confiance. La transparence aide à éviter la confusion, empêche le travail en double et soutient la prise de décision plus rapide. Il maintient également tout le monde aligné vers le même objectif.

Visitez ce post sur la façon d'automatiser le flux de travail du projet.

9. Leadership et coordination solides

Les équipes interfonctionnelles ont besoin de quelqu'un pour guider le processus. Un chef de projet ou un coordinateur peut s'assurer que l'équipe reste dans les délais, élimine la confusion et résout les conflits tôt. Un bon leadership est la colle qui maintient l'équipe de travailler ensemble, en particulier lorsque les membres ont des priorités ou des styles de travail différents.

Outils nécessaires pour améliorer la collaboration d'équipe transversale

J'espère que vous comprenez maintenant combien d'efforts nécessitent pour gérer efficacement une équipe interfonctionnelle. Et gérer tout cela manuellement n'est tout simplement pas possible. Aujourd'hui, vous trouverez de nombreux outils en ligne qui peuvent faciliter le processus. Jetons un coup d'œil à leurs noms ci-dessous.

• Conseil d'administration de Kanban
• Graphique de Gantt
• Time Tracker
• Calendrier des tâches interactifs
• Manager des fichiers et documents
• Discussion en projection
• Gestion prioritaire
• Rapports avancés avec des informations
• Suivi des jalons

Utilisez WP Project Manager pour tous ces outils

WP Project Manager est un plugin de gestion de projet basé sur WordPress, qui est tout aussi utile à la fois pour les équipes transversales et la gestion de projet complexe. Vous trouverez tous les outils susmentionnés dans le plugin WP Project Manager. Ainsi, vous n'avez pas besoin de basculer entre différentes applications ou outils.

Il peut transformer l'intégralité de votre site Web WordPress en un centre de gestion de projet complet, où votre équipe peut planifier, exécuter et effectuer des tâches avec une clarté et un contrôle complet. En outre, le plugin a une version gratuite et premium, où les plans premium sont également abordables.

Comment WP Project Manager peut aider à traverser la collaboration d'équipe fonctionnelle

La gestion d'une équipe interfonctionnelle devient beaucoup plus facile lorsque vous avez les bons outils en place. WP Project Manager apporte un large éventail de fonctionnalités puissantes qui rendent la communication d'équipe, le suivi des tâches, le partage de fichiers et la surveillance des progrès lisse et organisée. Explorons tous les principaux outils de WP Project Manager qui peuvent faciliter la gestion des équipes transversales.

1. Conseil de kanban

Le conseil d'administration de Kanban aide les membres de l'équipe à obtenir un aperçu visuel de toutes les tâches en cours en temps réel. Il classe toutes les tâches en différentes étapes, telles que « à faire », « en cours » et « fait ». Les membres de l'équipe peuvent déplacer des tâches entre les étapes avec une simple action de glisser-déposer.

Cela permet à tout le monde, du marketing au développement en passant par la conception, de voir exactement ce qui se passe et ce qui a besoin d'attention. Il réduit également le besoin de réunions de statut constant et permet de gagner un temps précieux. Vérifiez comment utiliser le tableau Kanban.

2. GARTT

La coordination des tâches avec des délais serrés devient plus facile lorsque vous pouvez tout voir sur une chronologie du projet. Le graphique Gantt dans WP Project Manager affiche comment les tâches sont planifiées, comment elles se connectent et lorsqu'elles devraient être terminées.

Si la date limite d'une tâche se déplace, les tâches connexes s'ajustent en conséquence. Cela aide différents départements à coordonner les dépendances et à éviter les goulots d'étranglement avant qu'ils ne se produisent. Il vous donne une vraie feuille de route pour gérer le temps et les attentes dans toute l'équipe.

3. Time Tracker

Dans une équipe composée de différents ensembles de compétences et de rôles, il est important de comprendre combien de temps est passé sur des tâches spécifiques. Non seulement cela aide à l'équilibrage de la charge de travail, mais donne également une clarté sur les performances et l'allocation des ressources. Cette fonctionnalité est extrêmement utile pour gérer des équipes distantes ou des œuvres basées sur les clients qui paient sur une base horaire.

WP Project Manager comprend un tracker temporel précis. Les membres du TAM peuvent l'utiliser pour démarrer, faire une pause et enregistrer le temps pour chaque tâche. Les journaux sont automatiquement enregistrés et disponibles pour examen, afin que les gestionnaires puissent obtenir une ventilation exacte de l'endroit où se déroulent les heures d'équipe.

4. Calendrier des tâches interactives

Avoir un calendrier partagé est l'un des moyens les plus simples d'améliorer la clarté au sein d'une équipe interfonctionnelle. Lorsque les tâches et les délais de chacun sont visibles sur un calendrier, cela aide à réduire les affrontements, les chevauchements et la confusion. En raison de la planification visuelle, tout le monde peut être mieux aligné.

WP Project Manager fournit un calendrier de tâches réactif qui permet aux utilisateurs d'afficher les dates d'échéance des tâches dans des formats quotidiens, hebdomadaires ou mensuels. Vous pouvez faire glisser des tâches vers de nouvelles dates, attribuer des utilisateurs et mettre à jour instantanément le calendrier à mesure que les priorités changent.

5. Manager des fichiers et documents

Lorsque les membres de l'équipe partagent des fichiers et des documents par e-mail, des lecteurs tiers ou divers outils, cela conduit souvent à une désorganisation et à perdre du temps à rechercher le fichier correct. WP Project Manager simplifie cela en permettant à des fichiers d'être téléchargés directement sur des projets ou des tâches individuelles.

Qu'il s'agisse d'un fichier de conception, d'un bref ou d'un rapport de performance, il est stocké exactement là où il est nécessaire. En conséquence, les membres respectifs de l'équipe peuvent y accéder à tout moment, ce qui permet d'économiser un temps précieux.

6. Gestion prioritaire

Lorsque plusieurs départements sont impliqués dans un projet, la définition des bonnes priorités de tâche devient critique. Sans niveaux d'urgence clairs, les éléments de grande priorité peuvent être retardés tandis que les moins importants attirent l'attention. La fonction de gestion des priorités de WP Project Manager vous permet d'attribuer des priorités de tâche, comme «High», «Medium» et «Low» à chaque tâche.

Ces étiquettes servent des indices visuels rapides pour les membres de l'équipe, leur permettant de planifier leur journée de travail avec une plus grande clarté. Pour les gestionnaires, il fournit un moyen de communiquer l'urgence sans avoir besoin de rappels constants. Ainsi, vous pouvez empêcher l'équipe de négliger les tâches importantes.

7. suivi des jalons

Les jalons aident à diviser les grands projets en objectifs plus petits et réalisables. Ils fournissent à l'équipe un objectif de viser et de permettre aux gestionnaires de suivre les progrès en phases. C'est comme manger une morsure d'éléphant par morsure parce que vous ne pouvez pas avaler un éléphant entier à la fois. Milestone fonctionne avec la même philosophie.

WP Project Manager vous permet de définir des jalons et de joindre des listes de tâches associées à chacun. Vous pouvez suivre l'achèvement des jalons, ajuster les dates d'échéance et l'utiliser comme point de référence pour évaluer les progrès. Cela aide à mesurer le succès à court terme et maintient toute l'équipe engagée et motivée.

Découvrez comment WP Project Manager peut vous aider à atteindre les jalons.

8. Rapports avancés avec des idées

Le succès d'un projet dépend indéniablement de la surveillance et de la réflexion continues. Les équipes interfonctionnelles ont besoin de plus que des listes de tâches. Ils ont besoin de données réelles pour comprendre comment le projet se déplace et comment chaque équipe contribue. Les rapports détaillés offrent aux dirigeants une vision claire des progrès des tâches.

Le système de reporting avancé de WP Project Manager compile les informations du projet sur les résumés digestibles. Vous pouvez afficher le nombre de tâches terminées, les articles en attente, les heures enregistrées et les progrès globaux à partir d'un seul tableau de bord. Ces idées soutiennent la prise de décision intelligente.

Types de gestion de projet Vous pouvez exécuter avec WP Project Manager

WP Project Manager est conçu pour être flexible et adaptatif. Il s'inscrit dans de nombreux styles de gestion de projet différents, peu importe si votre équipe est technique, créative ou opérationnelle. Ainsi, peu importe la méthode que vous préférez; Le plugin fournit toutes les fonctionnalités et l'interface nécessaires pour correspondre à votre flux de travail.

Examinons les types de gestion de projet les plus courants que vous pouvez exécuter efficacement à l'aide de WP Project Manager.

je. Gestion de projet agile

Les équipes agiles adorent la flexibilité, les itérations rapides et l'amélioration continue. WP Project Manager facilite cela avec des outils tels que des listes de tâches, des conseils de kanban, des jalons et des discussions en projection . Les équipes peuvent rapidement planifier, exécuter et ajuster les tâches en temps réel sans perdre la trace des progrès.

Vous pouvez diviser de grands projets en sprints plus petits, suivre l'état du travail via le conseil d'administration de Kanban et attribuer des tâches avec des dates et des priorités d'échéance claires.

Voici une comparaison sur Fluentboards vs WP Project Manager (ce qui est le meilleur).

ii Gestion de projet en cascade

Pour les équipes qui suivent une approche étape par étape, WP Project Manager prend en charge les workflows structurés. Vous pouvez configurer une chronologie complète du projet à l'aide du graphique Gantt , définir les dépendances entre les tâches et suivre les progrès à travers chaque phase.

Il vous permet de planifier à l'avance avec des étapes claires, d'attribuer des responsabilités et de surveiller l'achèvement dans un flux linéaire. C'est idéal pour les industries où les exigences ne changent pas souvent, comme la construction, les maisons d'édition et la planification des événements.

iii. Flux de travail basé à Kanban

WP Project Manager comprend un conseil d'administration de Kanban dédié. Nous avons déjà discuté de cette fonctionnalité ci-dessus. J'espère donc que vous savez déjà que vous pouvez faire glisser et déposer des tâches sur différentes étapes comme «faire», «en cours» et «terminée», au conseil d'administration, ce qui rend la gestion des tâches très intuitive.

Ceci est particulièrement utile pour les équipes créatives, les bureaux de soutien ou les services marketing qui s'appuient sur le flux de tâches continu plutôt que sur des horaires rigides. La disposition visuelle renforce la transparence et la responsabilité entre les équipes.

iv. Gestion de projet maigre

La gestion du projet Lean consiste à réduire les déchets et à augmenter la valeur. Avec WP Project Manager, les équipes peuvent tout garder propre, minimale et rationalisée. Vous n'avez pas besoin d'utiliser les fonctionnalités que vous ne voulez pas. Au lieu de cela, vous pouvez vous concentrer sur ce qui stimule les résultats.

En utilisant des outils tels que la gestion de la priorité, le partage de documents et les délais de tâches, vous pouvez optimiser votre processus sans surcharger votre équipe. Il vous aide également à identifier les retards ou les goulots d'étranglement grâce à ses fonctionnalités de rapport et d'analyse .

v. Gestion de projet hybride

De nombreuses équipes utilisent aujourd'hui un mélange de méthodes agiles et traditionnelles. WP Project Manager soutient cette approche hybride en combinant des outils comme le graphique Gantt (pour la planification) et le Kanban Board (pour la flexibilité). Vous pouvez cartographier des plans à long terme tout en répondant aux besoins quotidiens.

Cela fait du plugin un excellent choix pour les entreprises, les agences et les équipes interfonctionnelles qui ont besoin à la fois de contrôle et de liberté.

Résumer!

Gérer une équipe interfonctionnelle ne ressemble jamais à marcher dans le parc. Il exige plus qu'un simple travail d'équipe. Il a besoin d'alignement, de structure, d'objectifs clairs, de communication impeccable et du bon ensemble d'outils en place. Dans cet article, nous avons exploré les défis les plus courants qui bloquent la collaboration, comment améliorer l'effort de collaboration avec les outils essentiels, etc.

J'espère que vous avez beaucoup appris de cette discussion. C'est maintenant à votre tour de choisir un outil capable de maintenir votre effort de collaboration d'équipe inter-fonctionnel. Mais si vous recherchez un outil éprouvé et rentable pour votre organisation, nous vous demandons de tenter un essai WP Project Manager.

Tout d'abord, vous pouvez commencer par la version gratuite du plugin. Si vous êtes satisfait de l'interface et des fonctionnalités disponibles, vous pouvez décider de passer à la version premium. En ce qui concerne toute requête, nous vous demandons de le mentionner dans la zone de commentaires ou de discuter avec notre équipe d'assistance.