Как управлять поперечными функциональными командами с менеджером проекта WP

Межфункциональные команды сегодня неизбежны. Потому что современные проекты в наши дни часто нуждаются в вклад в различные отделы, такие как маркетинг, дизайн, разработка и продажи, чтобы добиться успеха. Эти команды объединяют различные навыки и перспективы, что помогает быстрее решать проблемы.

Но когда в нем участвуют люди из разных команд, наряду с преимуществами, есть и довольно много проблем. Без четкого общения и владения задачами межфункциональные команды могут часто создавать путаницу и привести к неудаче проекта. Здесь становится очевидной важность системы управления проектами.

От назначения задач до отслеживания прогресса, все становится простым и организованным при использовании программного обеспечения для управления проектами. Таким образом, в этой статье мы тщательно рассмотрим, как эффективно управлять межфункциональными командами с плагином менеджера проекта WP. Начните!

Что такое межфункциональная команда? Почему это важно

Крестная команда -это группа людей из разных отделов. Например, такая команда может включать членов маркетинга, дизайна, разработки и поддержки клиентов. Каждый человек придумывает свои уникальные навыки и знания, чтобы решить общую проблему или завершить конкретный проект.

Эти команды обычно основаны на проекте и создаются для определенной цели, например, запуск нового продукта или улучшение услуги. Межфункциональные команды поощряют лучшее сотрудничество, более быстрое принятие решений и более креативные решения, потому что они соединяют разные точки зрения.

Когда все правильно синхронизировано, большой проект может быть разбит на многие меньшие задачи и распределен среди поперечных функциональных членов команды. Это играет ключевую роль в повышении как сотрудничества, так и производительности.

Посмотрите на высшее программное обеспечение для управления проектами для управления кросс -функциональными командами.

Общие проблемы при управлении межфункциональными командами

Подобно тому, как межфункциональное сотрудничество команды предлагает преимущества, оно также составляет много проблем. Без должного знания о том, как работают эти команды, невозможно управлять ими эффективно или разработать правильную стратегию успеха. Давайте посмотрим на эти проблемы ниже.

а Коммуникационные барьеры

Поскольку члены команды приходят из разных отделов, они могут часто говорить на разных языках, если это глобальная или многонациональная компания. Таким образом, люди из разных рас и национальностей могут даже использовать различные терминологии связи, что может привести к недоразумениям.

беременный Противоречивые приоритеты

Каждый отдел обычно имеет свои собственные цели и сроки. Работая над общим проектом, участники могут изо всех сил пытаться сбалансировать свои обычные задачи с требованиями кросс-функциональной команды.

в Неровное распределение рабочей нагрузки

Если менеджер недостаточно умный, в большинстве проектов обычно можно увидеть, что несколько человек в конечном итоге выполняют большую часть работы, в то время как другие остаются недостаточно. Это создает стресс для некоторых участников и снижает моральный дух по всей команде.

дюймовый Задержки из принятия решений

Когда несколько команд работают вместе, они, естественно, будут иметь разные мнения и философии. Это может замедлить процесс принятия решений и привести к достижению соглашения, чтобы занять больше времени, чем обычно. Исследуйте, как повысить производительность команды.

эн. Неясные цели и ожидания

Если цели проекта не будут четко объяснены с самого начала, участники могут не понимать общую картину. В результате каждая команда может планировать свой рабочий процесс по -своему, не выровняясь к общим целям.

Что вам нужно для улучшения функционального сотрудничества команды

Как уже говорилось, кросс-функциональная командная работа может принести отличные результаты, когда она хорошо управляется. А для правильного управления людям из разных департаментов, работающих вместе, нуждаются в нечто большее, чем просто хорошие намерения. Им нужны правильные системы, четкие роли и легкая связь.

Если эти части отсутствуют, даже лучшие команды могут бороться. Вот самые важные вещи, которые могут помочь улучшить сотрудничество в перекрестной функциональной команде:

1. Чистые цели проекта и общее видение

Каждая межфункциональная команда должна иметь четкое понимание цели проекта. Если у разных членов команды есть разные идеи о том, как выглядит успех, они будут работать в разных направлениях. Когда все знают цель, становится легче согласовать их работу и принимать умные решения.

2. четко определенные роли и обязанности

В межфункциональных командах путаница часто возникает из неясных ролей. Если люди не знают, кто что делает, задачи могут быть пропущены, отложены или дублированы. Вот почему важно четко назначить обязанности каждому члену команды с самого начала.

3. Центральное место для общения

Хорошее общение - это сердце командной работы. Но во многих случаях члены команды используют разные инструменты, такие как электронные письма, чаты или отдельные приложения. Это создает путаницу и сломанное общение. Чтобы избежать этого, вам нужна центральная платформа, где все члены команды могут говорить, задавать вопросы и делиться обновлениями.

Вот проверенное руководство о том, как улучшить общение команды.

4. Управление задачами в реальном времени и отслеживание прогресса

Для каждого члена команды важно знать о задачах, которые были завершены, и те, которые требуют внимания. Доска задач в реальном времени помогает команде оставаться организованной. Это позволяет участникам назначать задачи, устанавливать сроки и легко отслеживать прогресс.

5. Легкий доступ к общим файлам и информации

Когда кросс -функциональные команды работают вместе, файлы, примечания клиента и краткие записи не должны быть заблокированы в чьей -то личной папке или потеряны в потоках электронной почты. Это должно быть в общем месте, из которого члены команды могут легко получить доступ ко всем важным документам. Это может сэкономить время и держать всех на одной странице.

6. Единая платформа для справки со всеми проектами

Использование слишком большого количества инструментов создает больше проблем, чем решает. Когда команда использует разные приложения для задач, чатов, обмена файлами и отслеживания времени, становится трудно управлять всем гладким. Что действительно нужно командам, так это единственная платформа, которая объединяет все в одном месте.

7. Прозрачный рабочий процесс и обмен информацией

Когда каждый член команды может увидеть полную картину (например, кто делает то, что сделано и что осталось), это снижает стресс и укрепляет доверие. Прозрачность помогает избежать путаницы, предотвращает дубликатную работу и поддерживает более быстрое принятие решений. Это также держит всех в соответствии с одной и той же целью.

Посетите этот пост о том, как автоматизировать рабочий процесс проекта.

9. Сильное лидерство и координация

Межфункциональные команды нужен кто-то, кто направляет процесс. Ведущий проекта или координатор может убедиться, что команда остается в графике, проясняет путаницу и решает конфликты рано. Хорошее лидерство - это клей, который заставляет команду работать вместе, особенно когда участники имеют разные приоритеты или стили работы.

Инструменты, необходимые для улучшения функционального сотрудничества команды

Надеемся, что к настоящему времени вы понимаете, сколько усилий требуется для эффективного управления межфункциональной командой. И обработка всего этого вручную просто невозможно. Сегодня вы найдете многочисленные онлайн -инструменты, которые могут облегчить процесс. Давайте посмотрим на их имена ниже.

• Канбан
• Гантт диаграмма
• Время трекер времени
• Интерактивный календарь задач
• Диспетчер файлов и документов
• Обсуждение в проекте
• Приоритетное управление
• Расширенные отчеты с пониманием
• Отслеживание вехи

Используйте WP Project Manager для всех этих инструментов

WP Project Manager -это плагин управления проектами на основе WordPress, который одинаково полезен как для межфункциональных команд, так и для сложного управления проектами. Вы найдете все вышеупомянутые инструменты в плагине WP Project Manager. Таким образом, вам не нужно переключаться между различными приложениями или инструментами.

Он может превратить весь ваш веб -сайт WordPress в комплексный центр управления проектами, где ваша команда может планировать, выполнять и выполнять задачи с полной ясностью и контролем. Кроме того, плагин имеет как бесплатную, так и премиальную версию, где планы премиум -класса также доступны.

Как менеджер проекта WP может помочь в перекрестном функциональном сотрудничестве команды

Управление межфункциональной командой становится намного проще, когда у вас есть правильные инструменты. WP Manager Project Manager предлагает широкий спектр мощных функций, которые делают командную связь, отслеживание задач, обмен файлами и мониторинг прогресса плавным и организованным. Давайте рассмотрим все основные инструменты менеджера проекта WP, которые могут облегчить функциональное управление командой.

1. Канбанский совет

Правление Канбана помогает членам команды получить визуальный обзор всех текущих задач в режиме реального времени. Он классифицирует все задачи на разные этапы, такие как « делать », « в процессе » и « сделано ». Члены команды могут перемещать задачи между этапами с помощью простого действия.

Это позволяет каждому, от маркетинга до разработки до проектирования, видеть, что именно происходит, и что требует внимания. Это также уменьшает необходимость в постоянном статусе встреч и экономит ценное время. Проверьте, как использовать доску Канбана.

2. Гантт диаграмма

Координация задач с жесткими сроками становится проще, когда вы можете просмотреть все на временной шкале проекта. Диаграмма Gantt в WP Manager проекта отображает, как запланированы задачи, как они подключаются и когда они должны быть завершены.

Если крайний срок задачи перемещается, соответствующие задачи соответствующие задачи скорректируются. Это помогает различным департаментам координировать зависимости и избегать узких мест, прежде чем они произойдут. Это дает вам реальную дорожную карту для управления временем и ожиданиями всей команды.

3. Time Tracker

В команде, состоящей из различных навыков и ролей, важно понять, сколько времени тратится на конкретные задачи. Это не только помогает в балансировке рабочей нагрузки, но и дает ясность в отношении производительности и распределения ресурсов. Эта функция чрезвычайно полезна для управления удаленными командами или клиентскими работами, которые платят на почасовой основе.

Менеджер проекта WP включает в себя точный трекер времени. Участники TAM могут использовать его для запуска, паузы и журнала времени для каждой задачи. Журналы автоматически записаны и доступны для обзора, поэтому менеджеры могут получить точную разбивку, куда идут часы команды.

4. Интерактивный календарь задач

Наличие общего календаря является одним из самых простых способов улучшить ясность в межфункциональной команде. Когда все задачи и сроки видны в календаре, это помогает уменьшить столкновения, перекрытие и путаницу. Из -за визуального планирования каждый может быть лучше выровнен.

WP Project Manager предоставляет адаптивный календарь задач, который позволяет пользователям просматривать сроки задачи в ежедневных, еженедельных или ежемесячных форматах. Вы можете перетаскивать задачи в новые даты, назначать пользователей и мгновенно обновлять расписание по мере изменения приоритетов.

5. Диспетчер файлов и документов

Когда члены команды делятся файлами и документами по электронной почте, сторонним дискам или различным инструментам, это часто приводит к дезорганизации и потратил время на поиск правильного файла. WP Project Manager упрощает это, позволяя загружать файлы непосредственно на проекты или отдельные задачи.

Будь то файл дизайна, краткий или отчет о производительности, он хранится именно там, где он необходим. В результате соответствующие члены команды могут получить к ним доступ в любое время, экономя ценное время.

6. Приоритетное управление

Когда в проекте участвуют несколько отделов, установление правильных приоритетов задачи становится критическим. Без четкого уровня срочности элементы высокого приоритета могут быть отложены, в то время как менее важные привлечены внимание. Функция управления приоритетом менеджера проекта WP позволяет вам назначить приоритеты задач, такие как «высокий», «средний» и «низкий» для каждой задачи.

Эти ярлыки служат быстрыми визуальными подсказками для членов команды, что позволяет им спланировать свой рабочий день с большей ясностью. Для менеджеров это предоставляет способ передать срочность без необходимости постоянных напоминаний. Таким образом, вы можете спасти команду от просмотра важных задач.

7. Отслеживание вехи

Вехи помогают разбить крупные проекты на меньшие, достижимые цели. Они предоставляют команде цель, чтобы стремиться к менеджерам и позволить менеджерам отслеживать прогресс по этапам. Это все равно, что съесть укус слона от укуса, потому что вы не можете проглотить целого слона одновременно. Milestone работает с той же философией.

WP Project Manager позволяет устанавливать вехи и прикреплять списки соответствующих задач к каждому. Вы можете отслеживать завершение вехи, отрегулировать сроки и использовать его в качестве эталонной точки для оценки прогресса. Это помогает в измерении краткосрочного успеха и поддерживает вовлеченную и мотивированную всю команду.

Узнайте, как менеджер проекта WP может помочь вам достичь вех.

8. Усовершенствованные отчеты с пониманием

Успех проекта, несомненно, зависит от непрерывного мониторинга и отражения. Межфункциональные команды нуждаются в нечто большее, чем просто списки задач. Им нужны реальные данные, чтобы понять, как движется проект и как способствует каждая команда. Подробные отчеты предоставляют лидерам четкое представление о прогрессе задач.

Усовершенствованная система отчетности WP Project Manager компилирует понимание проекта в усвоиваемые резюме. Вы можете просмотреть количество выполненных задач, ожидающих предметов, зарегистрированных часов и общего прогресса с одной панели панели. Эти идеи поддерживают умное принятие решений.

Типы управления проектами вы можете запустить с WP Project Manager

WP Manager Project Manager создан, чтобы быть гибким и адаптивным. Он вписывается во множество различных стилей управления проектами, независимо от того, является ли ваша команда технической, креативной или операционной. Таким образом, не имеет значения, какой метод вы предпочитаете; Плагин предоставляет все необходимые функции и интерфейс, чтобы соответствовать вашему рабочему процессу.

Давайте посмотрим на наиболее распространенные типы управления проектами, которые вы можете эффективно запустить с помощью WP Manager Project Manager.

я. Agile Project Management

Адфейские команды любят гибкость, быстрые итерации и постоянное улучшение. Менеджер проекта WP упрощает это с такими инструментами, как списки задач, канбанские советы, вехи и обсуждения в проекте . Команды могут быстро планировать, выполнять и регулировать задачи в режиме реального времени, не теряя отслеживания прогресса.

Вы можете разделить крупные проекты на меньшие спринты, отслеживать статус работы через Канбанс и назначать задачи с четкими сроками и приоритетами.

Вот сравнение на Fluentboards и WP Manager Project Manager (что является лучшим).

II Управление проектами водопада

Для команд, которые следуют пошаговому подходу, менеджер проекта WP поддерживает структурированные рабочие процессы. Вы можете настроить полную временную шкалу проекта, используя диаграмму Gantt , определить зависимости между задачами и отслеживать прогресс на каждом этапе.

Это позволяет планировать заранее с четкими этапами, назначать обязанности и мониторинг завершения в линейном потоке. Он отлично подходит для отраслей, где требования часто не меняются, например, строительство, издательские дома и планирование мероприятий.

iii. Рабочий процесс на основе Канбана

Менеджер проекта WP включает в себя специальную доску Kanban . Мы уже обсуждали эту функцию выше. Итак, надеюсь, вы уже знаете, что вы можете перетаскивать задачи на разные этапы, такие как «делать», «в процессе» и «завершен», на доске, делая управление задачами очень интуитивно понятным.

Это особенно полезно для творческих команд, поддержки или отделов маркетинга, которые полагаются на постоянный поток задач, а не на жесткие графики. Визуальный макет повышает прозрачность и подотчетность в командах.

IV Lean Management Project

Управление проектом Lean - это все о сокращении отходов и повышении стоимости. С менеджером проекта WP команды могут сохранить все чистое, минимальное и оптимизированное. Вам не нужно использовать функции, которые вам не нужны. Вместо этого вы можете сосредоточиться на том, что приводит к результатам.

Используя такие инструменты, как управление приоритетом, обмен документами и сроки задач, вы можете оптимизировать свой процесс, не перегружая свою команду. Это также помогает вам определить задержки или узкие места с помощью своих отчетов и аналитических функций.

против гибридного управления проектами

Многие команды сегодня используют сочетание гибких и традиционных методов. WP Manager Project Manager поддерживает этот гибридный подход, объединяя такие инструменты, как диаграмма Gantt (для планирования) и Kanban Board (для гибкости). Вы можете наметить долгосрочные планы, в то же время реагируя на ежедневные потребности.

Это делает плагин отличным выбором для растущих предприятий, агентств и межфункциональных команд, которые нуждаются как контроль, так и свобода.

Подводя итог!

Управление межфункциональной командой никогда не бывает как прогулка по парку. Это требует больше, чем просто командная работа. Он нуждается в выравнивании, структуре, четких целях, безупречном общении и правильном наборе инструментов. В этом посте мы исследовали наиболее распространенные проблемы, которые блокируют сотрудничество, как улучшить усилия по сотрудничеству с помощью основных инструментов и многое другое.

Надеюсь, вы многому научились из этой дискуссии. Сейчас ваша очередь выбрать инструмент, который способен поддержать ваши усилия по сотрудничеству по кросс -функциональной команде. Но если вы ищете проверенный и экономичный инструмент для вашей организации, мы любезно просим, чтобы вы попробовали менеджер проекта WP.

Во -первых, вы можете начать с бесплатной версии плагина. Если вы довольны интерфейсом и доступными функциями, вы можете принять решение об переносе до премиальной версии. Что касается любого запроса, мы просим вас упомянуть его в поле для комментариев или разговорить нашу команду поддержки.