WP Project Managerとのクロス機能チームを管理する方法

機能を超えたチームは今日避けられません。最近の現代プロジェクトは、成功するためにマーケティング、設計、開発、販売などのさまざまな部門からの意見を必要とすることが多いためです。これらのチームは、多様なスキルと視点をまとめており、問題をより速く解決するのに役立ちます。

しかし、それがさまざまなチームの人々を関与させ、利点とともに、かなりのいくつかの課題もあります。明確なコミュニケーションとタスクの所有権がなければ、官能的なチームはしばしば混乱を引き起こし、プロジェクトの失敗につながる可能性があります。これは、プロジェクト管理システムの重要性が明らかになる場所です。

タスクの割り当てから追跡の進捗状況まで、プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、すべてが簡単になり、整理されます。したがって、この記事では、WP Project Manager Pluginを使用して、機能を超えたチームを効率的に管理する方法を徹底的に説明します。始めましょう！

官能的なチームとは何ですか？なぜそれが重要なのか

機能を超えたチームは、さまざまな部門の人々のグループです。たとえば、このようなチームには、マーケティング、設計、開発、顧客サポートのメンバーが含まれる場合があります。各人は、共有された問題を解決するか、特定のプロジェクトを完了するために、独自のスキルと知識を思いつきます。

これらのチームは通常、プロジェクトベースであり、新製品の発売やサービスの改善など、特定の目的のために設立されます。機能を超えたチームは、さまざまな視点をつなぐため、より良いコラボレーション、より速い意思決定、より創造的なソリューションを奨励しています。

すべてが適切に同期されると、大規模なプロジェクトを多くの小さなタスクに分解し、クロス機能チームメンバーの間に配布できます。これは、コラボレーションと生産性の両方を高める上で重要な役割を果たします。

クロス機能チームを管理するためのトッププロジェクト管理ソフトウェアをご覧ください。

機能を超えたチームの管理における一般的な課題

機能を超えたチームのコラボレーションが利益をもたらすのと同じように、それには多くの課題があります。これらのチームがどのように機能するかについての適切な知識がなければ、それらを効率的に管理したり、成功のために適切な戦略を設計することは不可能です。以下の課題を見てみましょう。

a。コミュニケーションの障壁

チームメンバーはさまざまな部門から来ているため、グローバルまたは多国籍企業の場合、さまざまな言語で話すことがよくあります。したがって、さまざまな人種や国籍の人々は、異なるコミュニケーション用語を使用することさえあり、誤解につながる可能性があります。

b。相反する優先順位

各部門には通常、独自の目標と締め切りがあります。共有プロジェクトに取り組んでいる場合、メンバーは通常のタスクと官能的なチームの要求とのバランスをとるのに苦労する場合があります。

c。不均一なワークロード分布

マネージャーが十分に賢くない場合、ほとんどのプロジェクトで一般的に見られますが、少数の人々がほとんどの仕事をしているが、他の人が十分に活用されていないことがあります。これにより、一部のメンバーにストレスが生じ、チーム全体で士気が低下します。

d。意思決定の遅延

複数のチームが協力すると、自然に異なる意見や哲学を持ちます。これにより、意思決定プロセスが遅くなり、通常よりも時間がかかるように合意に達する可能性があります。チームの生産性を向上させる方法を調べます。

e。不明確な目標と期待

プロジェクトの目標が最初から明確に説明されていない場合、メンバーは全体像を理解していない場合があります。その結果、各チームは、共有目標と一致することなく、独自の方法でワークフローを計画することができます。

クロス機能チームのコラボレーションを改善するために必要なもの

すでに述べたように、機能的なチームワークは、それが十分に管理されているときに大きな結果をもたらす可能性があります。そして、適切な管理のために、一緒に働くさまざまな部門の人々は、単なる善意以上のものを必要とします。適切なシステム、明確な役割、簡単なコミュニケーションが必要です。

これらの部品が欠落している場合、最高のチームでさえ苦労する可能性があります。クロス機能チームのコラボレーションの改善に役立つ最も重要なことは次のとおりです。

1。プロジェクトの目標を明確にし、ビジョンを共有します

すべての機能を超えたチームは、プロジェクトの目標を明確に理解している必要があります。異なるチームメンバーが成功がどのように見えるかについて異なるアイデアを持っている場合、彼らは異なる方向に働きます。誰もが目標を知っているとき、彼らの仕事を調整し、賢明な決定を下すことが容易になります。

2。明確に定義された役割と責任

機能を超えたチームでは、混乱はしばしば不明確な役割から生じます。誰が何をしているのかわからない場合、タスクは見逃したり、遅延したり、複製されたりする可能性があります。そのため、最初から各チームメンバーに責任を明確に割り当てることが重要です。

3.コミュニケーションのための中心的な場所

良いコミュニケーションはチームワークの中心です。しかし、多くの場合、チームメンバーは、電子メール、チャット、または個別のアプリなどのさまざまなツールを使用しています。これにより、混乱と壊れたコミュニケーションが生まれます。これを回避するには、すべてのチームメンバーが話したり、質問をしたり、更新を共有できる中央プラットフォームが必要です。

チームコミュニケーションを改善する方法に関する実績のあるガイドを次に示します。

4.リアルタイムのタスク管理と進捗追跡

すべてのチームメンバーが進行中のタスク、完了したタスク、および注意が必要なタスクを認識することが不可欠です。リアルタイムタスクボードは、チームが組織化されたままになるのに役立ちます。メンバーは、タスクを割り当て、締め切りを設定し、進行状況を簡単に追跡できます。

5.共有ファイルと情報への簡単なアクセス

Cross Functionalチームが協力する場合、ファイル、クライアントノート、およびプロジェクトブリーフを誰かの個人的なフォルダーにロックしたり、電子メールスレッドで紛失したりしないでください。チームメンバーがすべての重要なドキュメントに簡単にアクセスできる共有場所にある必要があります。これにより、時間を節約し、全員を同じページに保つことができます。

6.すべてのプロジェクトアクティビティを処理するための統一されたプラットフォーム

あまりにも多くのツールを使用すると、解決するよりも多くの問題が発生します。チームがタスク、チャット、ファイル共有、および時間追跡に異なるアプリを使用すると、すべてをスムーズに管理することが困難になります。チームが本当に必要とするのは、すべてを1か所にまとめる単一のプラットフォームです。

7。透明なワークフローと情報共有

すべてのチームメンバーが全体像を見ることができるとき（誰が何をしているのか、何が行われているのか、何が残っているのかなど）、ストレスを軽減し、信頼を築きます。透明性は、混乱を回避し、作業の重複を防ぎ、より速い意思決定をサポートします。また、全員が同じ目標に向かって揃っています。

プロジェクトワークフローを自動化する方法については、この投稿をご覧ください。

9。強力なリーダーシップと調整

官能的なチームには、プロセスを導く人が必要です。プロジェクトリードまたはコーディネーターは、チームがスケジュールにとどまり、混乱を解消し、競合を早期に解決することを確認できます。優れたリーダーシップは、特にメンバーが異なる優先順位や作業スタイルを持っている場合、チームを協力し続ける接着剤です。

クロス機能チームのコラボレーションを改善するために必要なツール

うまくいけば、職域を超えたチームを効率的に管理するのにどれだけの労力がかかるかを理解することを願っています。そして、これをすべて手動で処理することは単に不可能です。今日、あなたはプロセスを容易にすることができるオンラインで多数のツールを見つけるでしょう。以下の名前を見てみましょう。

• カンバンボード
• ガントチャート
• タイムトラッカー
• インタラクティブタスクカレンダー
• ファイルとドキュメントマネージャー
• プロジェクト内ディスカッション
• 優先管理
• 洞察を伴う高度なレポート
• マイルストーン追跡

これらすべてのツールにWPプロジェクトマネージャーを使用します

WP Project Managerは、WordPressベースのプロジェクト管理プラグインであり、クロス機能チームと複雑なプロジェクト管理の両方に等しく役立ちます。 WP Project Managerプラグインには、上記のすべてのツールがあります。したがって、異なるアプリやツールを切り替える必要はありません。

WordPress Webサイト全体を包括的なプロジェクト管理ハブに変換できます。このハブでは、チームが完全に明確にして制御できるタスクを計画、実行、および完了できます。また、プラグインには無料バージョンとプレミアムバージョンの両方があり、プレミアムプランも手頃な価格です。

WPプロジェクトマネージャーが機能的なチームのコラボレーションをクロスするのにどのように役立つか

適切なツールを配置すると、官能的なチームを管理することがずっと簡単になります。 WP Project Managerは、チームコミュニケーション、タスクトラッキング、ファイル共有、および進捗状況をスムーズで整理した幅広い強力な機能を提供します。クロス機能チーム管理を容易にできるWPプロジェクトマネージャーのすべての主要なツールを探りましょう。

1。カンバンボード

Kanban Boardは、チームメンバーが進行中のすべてのタスクの視覚的な概要をリアルタイムで視覚的に把握できるようにします。すべてのタスクを、「行う」、進行中」、「完了」など、さまざまな段階に分類します。チームメンバーは、単純なドラッグアンドドロップアクションでステージ間でタスクを移動できます。

これにより、マーケティングから開発、デザインまで、誰もが何が起こっているのか、何が注意を必要とするのかを正確に確認できます。また、一定のステータス会議の必要性を減らし、貴重な時間を節約します。 Kanban Boardの使用方法を確認してください。

2。ガントチャート

プロジェクトのタイムラインですべてを表示できると、タスクの締め切りとのタスクの調整が容易になります。 WP Project ManagerのGanttチャートには、タスクのスケジュール方法、接続方法、および完了する予定の場合が表示されます。

タスクの締め切りが動くと、関連するタスクがそれに応じて調整されます。これにより、さまざまな部門が依存関係を調整し、ボトルネックが発生する前に避けるのに役立ちます。チーム全体で時間と期待を管理するための実際のロードマップを提供します。

3。タイムトラッカー

さまざまなスキルセットと役割で構成されるチームでは、特定のタスクにどれだけの時間が費やされているかを理解することが重要です。これは、ワークロードのバランスに役立つだけでなく、パフォーマンスとリソースの割り当てを明確にします。この機能は、1時間ごとに支払うリモートチームまたはクライアントベースの作業を管理するのに非常に役立ちます。

WPプロジェクトマネージャーには、正確なタイムトラッカーが含まれています。 TAMメンバーは、それを使用して、各タスクの開始、一時停止、ログ時間を記録できます。ログは自動的に記録され、レビューが可能になるため、マネージャーはチーム時間の正確な内訳を取得できます。

4。インタラクティブタスクカレンダー

共有カレンダーを持つことは、機能を超えたチーム内で明確さを改善する最も簡単な方法の1つです。全員のタスクと締め切りがカレンダーに表示されると、衝突、重複、混乱を減らすのに役立ちます。視覚的なスケジューリングにより、誰もがよりよく調整される可能性があります。

WP Project Managerは、ユーザーが毎日、毎週、または毎月の形式でタスクの期日を表示できるレスポンシブタスクカレンダーを提供します。タスクを新しい日付にドラッグし、ユーザーを割り当て、優先順位の変更に応じてスケジュールを即座に更新できます。

5。ファイルとドキュメントマネージャー

チームメンバーが電子メール、サードパーティのドライブ、またはさまざまなツールを介してファイルとドキュメントを共有すると、多くの場合、混乱し、正しいファイルを検索する時間を無駄にします。 WPプロジェクトマネージャーは、プロジェクトまたは個々のタスクにファイルを直接アップロードできるようにすることにより、これを簡素化します。

デザインファイル、ブリーフ、またはパフォーマンスレポートであろうと、必要な場所に正確に保存されています。その結果、それぞれのチームメンバーはいつでもそれらにアクセスでき、貴重な時間を節約できます。

6。優先管理

複数の部門がプロジェクトに関与している場合、適切なタスクの優先順位を設定することが重要になります。明確な緊急性レベルがなければ、より重要性の低いアイテムは遅れている可能性がありますが、それほど重要ではありません。 WP Project Managerの優先管理機能を使用すると、「High」、「Medium」、「Low」などのタスクの優先順位をすべてのタスクに割り当てることができます。

これらのラベルは、チームメンバーにとって迅速な視覚的な手がかりとして機能し、より明確に仕事を計画できるようにします。マネージャーには、絶え間ないリマインダーを必要とせずに緊急性を伝える方法を提供します。したがって、チームが重要なタスクを見下ろすのを防ぐことができます。

7。マイルストーン追跡

マイルストーンは、大規模なプロジェクトをより小さく達成可能な目標に分割するのに役立ちます。彼らはチームに、マネージャーがフェーズの進捗を追跡できることを目指し、可能にすることを目標とします。象全体を一度に飲み込むことができないので、象の噛みつきを食べるようなものです。マイルストーンは同じ哲学で機能します。

WPプロジェクトマネージャーを使用すると、マイルストーンを設定し、それぞれに関連するタスクリストを添付できます。マイルストーンの完了を追跡し、期日を調整し、それを参照ポイントとして使用して進捗を評価できます。これは、短期的な成功を測定するのに役立ち、チーム全体を関与させ、やる気を維持します。

WPプロジェクトマネージャーがマイルストーンに到達するのに役立つ方法を学びます。

8。洞察を伴う高度なレポート

プロジェクトの成功は、間違いなく継続的な監視と反省に依存します。官能的なチームには、単なるタスクリスト以上のものが必要です。彼らは、プロジェクトがどのように動いているか、そして各チームがどのように貢献しているかを理解するために実際のデータを必要としています。詳細なレポートは、リーダーにタスクの進捗状況を明確に見ています。

WP Project ManagerのAdvanced Reporting Systemは、プロジェクトの洞察を消化可能な要約にまとめます。完了したタスクの数、保留中のアイテム、ログに記録された時間、および単一のダッシュボードからの全体的な進捗を表示できます。これらの洞察は、スマートな意思決定をサポートしています。

プロジェクト管理の種類WPプロジェクトマネージャーと一緒に実行できる

WPプロジェクトマネージャーは、柔軟で適応性があるように構築されています。チームが技術的、創造的、または運用可能であろうと、さまざまなプロジェクト管理スタイルに適合します。したがって、どの方法を好むかは関係ありません。プラグインは、ワークフローに合わせて必要なすべての機能とインターフェイスを提供します。

WP Project Managerを使用して効率的に実行できる最も一般的なプロジェクト管理タイプを見てみましょう。

私。アジャイルプロジェクト管理

アジャイルチームは、柔軟性、迅速な反復、継続的な改善が大好きです。 WP Project Managerは、タスクリスト、かんばんボード、マイルストーン、プロジェクト内のディスカッションなどのツールを使用して簡単になります。チームは、進捗状況を失うことなく、リアルタイムでタスクをすばやく計画、実行、調整できます。

大規模なプロジェクトを小さなスプリントに分割し、仕事の状態をカンバンボードで追跡し、明確な期日と優先順位を持つタスクを割り当てることができます。

これは、Fluentboards vs WP Project Managerの比較です（これは最高です）。

ii。滝プロジェクト管理

ステップバイステップのアプローチに従うチームの場合、WPプロジェクトマネージャーは構造化されたワークフローをサポートしています。 Ganttチャートを使用して完全なプロジェクトタイムラインを設定し、タスク間の依存関係を定義し、各フェーズの進行を追跡できます。

これにより、明確なマイルストーンで事前に計画し、責任を割り当て、線形フローでの完了を監視することができます。建設、出版社、イベント計画など、要件が頻繁に変わらない業界にとっては素晴らしいことです。

iii。かんばんベースのワークフロー

WPプロジェクトマネージャーには、専用のカンバンボードが含まれています。上記のこの機能についてはすでに説明しています。そのため、ボード上で、「やる」、「進行中」、「完了」など、さまざまな段階にタスクをドラッグアンドドロップできることを既にご存知のように、タスク管理を非常に直感的にしてください。

これは、厳格なスケジュールではなく継続的なタスクフローに依存するクリエイティブチーム、サポートデスク、またはマーケティング部門に特に役立ちます。視覚的なレイアウトは、チーム間の透明性と説明責任を高めます。

IV。リーンプロジェクト管理

リーンプロジェクト管理とは、廃棄物の削減と価値の向上に関するものです。 WP Project Managerを使用すると、チームはすべてを清潔で最小限に抑え、合理化することができます。不要な機能を使用する必要はありません。代わりに、結果を推進するものに焦点を合わせることができます。

優先順位管理、ドキュメント共有、タスクの締め切りなどのツールを使用することにより、チームに過負荷をかけずにプロセスを最適化できます。また、レポートと分析機能を通じて、遅延またはボトルネックを特定するのにも役立ちます。

v。ハイブリッドプロジェクト管理

今日の多くのチームは、アジャイルと伝統的な方法の組み合わせを使用しています。 WPプロジェクトマネージャーは、ガントチャート（計画用）やカンバンボード（柔軟性のため）などのツールを組み合わせて、このハイブリッドアプローチをサポートしています。毎日のニーズに対応しながら、長期計画を立てることができます。

これにより、プラグインは、コントロールと自由の両方を必要とする企業、代理店、および官能的なチームを育てるのに最適な選択肢になります。

要約！

官能的なチームを管理することは、公園を歩くようなものではありません。それは単なるチームワーク以上のものを要求します。アラインメント、構造、明確な目標、完璧なコミュニケーション、および適切なツールセットが必要です。この投稿では、コラボレーションをブロックする最も一般的な課題、必須ツールとのコラボレーションの取り組みを強化する方法などを調査しました。

この議論から多くのことを学んだことを願っています。現在、あなたのクロス機能チームのコラボレーションの取り組みを維持できるツールを選択する番です。ただし、組織向けの実績のある費用効率の高いツールを探している場合は、WP Project Managerに試してみてください。

まず、プラグインの無料バージョンから始めることができます。インターフェイスと利用可能な機能に満足している場合は、プレミアムバージョンにアップグレードすることを決定できます。クエリについては、コメントボックスに記載するか、サポートチームとのチャットをお願いします。