Cum să gestionați echipele funcționale încrucișate cu WP Project Manager

Echipele încrucișate sunt inevitabile astăzi. Deoarece proiectele moderne din aceste zile au nevoie adesea de contribuții de la diferite departamente precum marketing, proiectare, dezvoltare și vânzări pentru a avea succes. Aceste echipe reunesc abilități și perspective diverse, ceea ce ajută la rezolvarea mai rapidă a problemelor.

Dar atunci când implică oameni din diferite echipe, împreună cu avantajele, există și câteva provocări. Fără o comunicare clară și proprietatea sarcinilor, echipele trans-funcționale pot crea adesea confuzie și pot duce la eșecul proiectului. Aici devine evidentă importanța unui sistem de management de proiect.

De la atribuirea sarcinilor până la urmărirea progresului, totul devine ușor și organizat atunci când este utilizat software de gestionare a proiectului. Așadar, în acest articol, vom acoperi în detaliu modul de gestionare a echipelor trans-funcționale în mod eficient cu pluginul WP Project Manager. Începeți!

Ce este o echipă transversală? De ce contează

O echipă încrucișată este un grup de oameni din diferite departamente. De exemplu, o astfel de echipă poate include membri din marketing, proiectare, dezvoltare și asistență pentru clienți. Fiecare persoană vine cu abilitățile și cunoștințele sale unice pentru a rezolva o problemă partajată sau a finaliza un proiect specific.

Aceste echipe sunt de obicei bazate pe proiect și se formează pentru un scop specific, cum ar fi lansarea unui produs nou sau îmbunătățirea unui serviciu. Echipele încrucișate încurajează o mai bună colaborare, luarea deciziilor mai rapide și soluții mai creative, deoarece conectează diferite puncte de vedere.

Când totul este sincronizat corespunzător, un proiect mare poate fi defalcat în multe sarcini mai mici și distribuit între membrii echipei funcționale. Acest lucru joacă un rol cheie în stimularea colaborării și a productivității.

Aruncați o privire la software -ul de gestionare a proiectului de top pentru gestionarea echipelor funcționale încrucișate.

Provocări comune în gestionarea echipelor inter-funcționale

La fel cum colaborarea în echipă trans-funcțională oferă beneficii, vine și cu multe provocări. Fără cunoștințe adecvate despre modul în care funcționează aceste echipe, este imposibil să le gestionăm eficient sau să proiectăm strategia potrivită pentru succes. Să aruncăm o privire la aceste provocări de mai jos.

o. Bariere de comunicare

Deoarece membrii echipei provin din diferite departamente, ei pot vorbi adesea în diferite limbi dacă este o companie globală sau multinațională. Deci, oamenii din diferite rase și naționalități pot folosi chiar și diferite terminologii de comunicare, ceea ce poate duce la neînțelegeri.

b. Priorități conflictuale

Fiecare departament are de obicei propriile obiective și termene. Atunci când lucrează la un proiect comun, membrii se pot lupta să-și echilibreze sarcinile obișnuite cu cerințele echipei trans-funcționale.

C. Distribuție neuniformă a volumului de muncă

Dacă managerul nu este suficient de inteligent, se observă în mod obișnuit în majoritatea proiectelor că câțiva oameni ajung să facă cea mai mare parte a muncii, în timp ce alții rămân subutilizați. Acest lucru creează stres pentru unii membri și scade moralul în întreaga echipă.

D. Întârzieri de luare a deciziilor

Când mai multe echipe lucrează împreună, în mod natural vor avea opinii și filozofii diferite. Acest lucru poate încetini procesul de luare a deciziilor și poate face ca atingerea unui acord să dureze mai mult decât de obicei. Explorați cum să îmbunătățiți productivitatea echipei.

e. Obiective și așteptări neclare

Dacă obiectivele proiectului nu sunt explicate în mod clar de la început, este posibil ca membrii să nu înțeleagă imaginea mai mare. Drept urmare, fiecare echipă își poate planifica fluxul de lucru în felul său, fără a se alinia cu obiectivele comune.

Ce aveți nevoie pentru a îmbunătăți colaborarea în echipă funcțională

După cum s-a spus deja, munca în echipă funcțională poate aduce rezultate mari atunci când este bine gestionată. Și pentru un management adecvat, oameni din diferite departamente care lucrează împreună au nevoie de mai mult decât de intenții bune. Au nevoie de sisteme adecvate, roluri clare și comunicare ușoară.

Dacă aceste părți lipsesc, chiar și cele mai bune echipe se pot lupta. Iată cele mai importante lucruri care pot ajuta la îmbunătățirea colaborării într -o echipă funcțională încrucișată:

1.. Obiectivele clare ale proiectului și o viziune împărtășită

Fiecare echipă încrucișată trebuie să aibă o înțelegere clară a obiectivului proiectului. Dacă diferiți membri ai echipei au idei diferite despre cum arată succesul, vor funcționa în direcții diferite. Când toată lumea cunoaște obiectivul, devine mai ușor să -și alinieze munca și să ia decizii inteligente.

2. Roluri și responsabilități bine definite

În echipele încrucișate, confuzia provine adesea din roluri neclare. Dacă oamenii nu știu cine face ce, sarcinile pot fi ratate, întârziate sau duplicate. De aceea, este important să atribuiți în mod clar responsabilități fiecărui membru al echipei de la început.

3. Un loc central pentru comunicare

O comunicare bună este inima muncii în echipă. Dar, în multe cazuri, membrii echipei folosesc diferite instrumente precum e -mailuri, chat -uri sau aplicații separate. Acest lucru creează confuzie și comunicare ruptă. Pentru a evita acest lucru, aveți nevoie de o platformă centrală în care toți membrii echipei pot vorbi, pune întrebări și partajați actualizări.

Iată un ghid dovedit despre cum să îmbunătățiți comunicarea în echipă.

4. Managementul sarcinilor în timp real și urmărirea progreselor

Este esențial ca fiecare membru al echipei să fie conștient de sarcinile în desfășurare, de cele care au fost finalizate și de cele care necesită atenție. Un tablou de sarcini în timp real ajută echipa să rămână organizată. Permite membrilor să atribuie sarcini, să stabilească termene și să urmărească progresul cu ușurință.

5. Acces ușor la fișiere și informații partajate

Atunci când echipele funcționale încrucișate lucrează împreună, fișierele, notele clientului și briefurile de proiect nu ar trebui să fie blocate în folderul personal al cuiva sau pierdute în fire de e -mail. Ar trebui să fie într -un loc partajat din care membrii echipei pot accesa cu ușurință toate documentele importante. Acest lucru poate economisi timp și îi poate menține pe toți pe aceeași pagină.

6. O platformă unificată pentru a gestiona toate activitățile proiectului

Utilizarea prea multor instrumente creează mai multe probleme decât rezolvă. Când o echipă folosește diferite aplicații pentru sarcini, chaturi, partajare de fișiere și urmărirea timpului, devine greu să gestionezi totul fără probleme. Ceea ce echipele au într -adevăr nevoie este o singură platformă care reunește totul într -un singur loc.

7. Flux de lucru transparent și schimb de informații

Când fiecare membru al echipei poate vedea imaginea completă (cum ar fi cine face ce, ce a făcut și ce a mai rămas), reduce stresul și își creează încredere. Transparența ajută la evitarea confuziei, împiedică munca duplicată și susține luarea deciziilor mai rapide. De asemenea, îi ține pe toți aliniați la același obiectiv.

Accesați această postare despre modul de automatizare a fluxului de lucru al proiectului.

9. Conducere puternică și coordonare

Echipele încrucișate au nevoie de cineva care să ghideze procesul. Un proiect de conducere sau un coordonator se poate asigura că echipa rămâne în termen, elimină confuzia și rezolvă conflictele din timp. O conducere bună este lipiciul care menține echipa să lucreze împreună, mai ales atunci când membrii au priorități diferite sau stiluri de lucru.

Instrumente necesare pentru îmbunătățirea colaborării în echipă funcțională

Sperăm că, până acum, înțelegeți cât de mult efort este nevoie pentru a gestiona eficient o echipă trans-funcțională. Și gestionarea tuturor acestor lucruri manual nu este pur și simplu posibilă. Astăzi, veți găsi numeroase instrumente online care pot ușura procesul. Să aruncăm o privire la numele lor de mai jos.

• Consiliul Kanban
• Gantt Grafic
• Tracker de timp
• Calendar interactiv al sarcinilor
• Manager de fișiere și documente
• Discuție în proiect
• Managementul priorității
• Rapoarte avansate cu informații
• Urmărirea etapelor

Utilizați WP Project Manager pentru toate aceste instrumente

WP Project Manager este un plugin de gestionare a proiectului bazat pe WordPress, care este la fel de util atât pentru echipele funcționale încrucișate, cât și pentru managementul complex de proiect. Veți găsi toate instrumentele menționate mai sus în pluginul WP Project Manager. Deci, nu trebuie să comutați între diferite aplicații sau instrumente.

Poate transforma întregul dvs. site WordPress într -un hub cuprinzător de management al proiectului, unde echipa dvs. poate planifica, executa și finaliza sarcini cu claritate și control complet. În plus, pluginul are atât o versiune gratuită, cât și o versiune premium, unde planurile premium sunt de asemenea accesibile.

Modul în care managerul de proiect WP poate ajuta la colaborarea funcțională a echipei

Gestionarea unei echipe transversale devine mult mai ușoară atunci când aveți instrumentele potrivite. WP Project Manager aduce o gamă largă de caracteristici puternice care fac comunicarea în echipă, urmărirea sarcinilor, partajarea fișierelor și monitorizarea progresului lină și organizată. Să explorăm toate instrumentele majore ale WP Project Manager care pot ușura gestionarea funcțională a echipei.

1. Kanban Board

Consiliul de administrație Kanban îi ajută pe membrii echipei să obțină o imagine de ansamblu vizuală a tuturor sarcinilor în curs de desfășurare în timp real. Acesta clasifică toate sarcinile în diferite etape, cum ar fi „ a face ”, „ în curs ” și „ făcut ”. Membrii echipei pot muta sarcini între etape cu o simplă acțiune de tracțiune și drop.

Acest lucru permite tuturor, de la marketing la dezvoltare la proiectare, să vadă exact ce se întâmplă și ce are nevoie de atenție. De asemenea, reduce nevoia de întâlniri constante de statut și economisește timp valoros. Verificați cum să utilizați Kanban Board.

2. GANTT GART

Coordonarea sarcinilor cu termene strânse devine mai ușoară atunci când puteți vizualiza totul pe o cronologie a proiectului. Graficul Gantt în WP Project Manager afișează modul în care sunt programate sarcinile, cum se conectează și când sunt așteptate să fie finalizate.

Dacă termenul limită al unei sarcini se mișcă, sarcinile aferente se ajustează în consecință. Acest lucru ajută diferitele departamente să coordoneze dependențele și să evite blocajele înainte de a se întâmpla. Vă oferă o foaie de parcurs reală pentru a gestiona timpul și așteptările în întreaga echipă.

3. Timpul de timp

Într -o echipă formată din diferite seturi de abilități și roluri, este important să înțelegem cât timp este petrecut în sarcini specifice. Nu numai că acest lucru ajută la echilibrarea volumului de muncă, dar oferă și claritate în ceea ce privește performanța și alocarea resurselor. Această caracteristică este extrem de utilă în gestionarea echipelor de la distanță sau a lucrărilor bazate pe client care plătesc pe oră.

WP Project Manager include un tracker de timp precis. Membrii TAM îl pot folosi pentru a începe, a întrerupe și a înregistra timpul pentru fiecare sarcină. Jurnalele sunt înregistrate automat și disponibile pentru revizuire, astfel încât managerii pot obține o defalcare exactă a locului în care se desfășoară orele de echipă.

4. Calendar de sarcini interactive

A avea un calendar comun este una dintre cele mai simple modalități de a îmbunătăți claritatea în cadrul unei echipe trans-funcționale. Când sarcinile și termenele tuturor sunt vizibile într -un calendar, ajută la reducerea confruntărilor, suprapunerilor și confuziei. Datorită planificării vizuale, toată lumea poate fi mai bine aliniată.

WP Project Manager oferă un calendar de sarcini responsive care permite utilizatorilor să vizualizeze datele scadente în format zilnic, săptămânal sau lunar. Puteți trage sarcini la date noi, aloca utilizatori și puteți actualiza instantaneu programul pe măsură ce prioritățile se schimbă.

5. Manager de fișiere și documente

Atunci când membrii echipei partajează fișiere și documente prin e-mail, unități terțe sau diverse instrumente, aceasta duce adesea la dezorganizare și pierde timpul căutând fișierul corect. WP Project Manager simplifică acest lucru, permițând încărcarea fișierelor direct la proiecte sau sarcini individuale.

Indiferent dacă este vorba de un fișier de design, scurt sau raport de performanță, este stocat exact acolo unde este nevoie. Drept urmare, membrii echipei respective le pot accesa oricând, economisind timp valoros.

6. Managementul priorității

Când mai multe departamente sunt implicate într -un proiect, stabilirea priorităților de sarcină potrivită devine critică. Fără niveluri de urgență clare, elementele cu prioritate ridicată pot fi întârziate, în timp ce cele mai puțin importante atrag atenția. Funcția de gestionare prioritară a WP Project Manager vă permite să atribuiți priorități ale sarcinii, cum ar fi „ridicat”, „mediu” și „scăzut” pentru fiecare sarcină.

Aceste etichete servesc ca niște indicii vizuale rapide pentru membrii echipei, permițându -le să -și planifice ziua de muncă cu o mai mare claritate. Pentru manageri, oferă o modalitate de a comunica urgența fără a fi nevoie de memento -uri constante. Astfel, puteți salva echipa de a trece cu vederea sarcinile importante.

7. Urmărirea reperelor

Reperele ajută la ruperea proiectelor mari în obiective mai mici și realizabile. Aceștia oferă echipei un obiectiv de vizare și de a permite managerilor să urmărească progresul în faze. Este ca și cum ai mânca o mușcătură de elefant prin mușcătură pentru că nu poți înghiți un întreg elefant simultan. Milestone funcționează cu aceeași filozofie.

WP Project Manager vă permite să setați repere și să atașați liste de sarcini aferente fiecăreia. Puteți urmări finalizarea Milestone, puteți ajusta datele scadente și îl puteți folosi ca punct de referință pentru a evalua progresul. Acest lucru ajută la măsurarea succesului pe termen scurt și menține întreaga echipă angajată și motivată.

Aflați cum WP Project Manager vă poate ajuta să atingeți repere.

8. Rapoarte avansate cu informații

Succesul unui proiect depinde incontestabil de monitorizarea și reflectarea continuă. Echipele încrucișate au nevoie de mai mult decât doar liste de sarcini. Au nevoie de date reale pentru a înțelege modul în care proiectul se mișcă și cum contribuie fiecare echipă. Rapoartele detaliate oferă liderilor o viziune clară a progresului sarcinilor.

Sistemul avansat de raportare a managerului de proiect WP compilează informații despre proiect în rezumate digerabile. Puteți vizualiza numărul de sarcini finalizate, elemente în așteptare, ore înregistrate și progrese generale dintr -un singur tablou de bord. Aceste idei acceptă luarea deciziilor inteligente.

Tipuri de management de proiect pe care le puteți rula cu WP Project Manager

WP Project Manager este construit pentru a fi flexibil și adaptiv. Se încadrează în multe stiluri diferite de gestionare a proiectului, indiferent dacă echipa dvs. este tehnică, creativă sau operațională. Deci, nu contează ce metodă preferați; Pluginul oferă toate caracteristicile și interfața necesare pentru a se potrivi cu fluxul de lucru.

Să ne uităm la cele mai comune tipuri de management de proiect pe care le puteți rula eficient folosind WP Project Manager.

i. Managementul de proiect agil

Echipele agile adoră flexibilitatea, iterațiile rapide și îmbunătățirea continuă. WP Project Manager face acest lucru ușor cu instrumente precum listele de sarcini, tablourile Kanban, reperele și discuțiile în proiect . Echipele pot planifica, executa și ajusta rapid sarcinile în timp real, fără a pierde evidența progresului.

Puteți împărți proiecte mari în sprinturi mai mici, urmăriți statutul de lucru prin intermediul Consiliului Kanban și să atribuiți sarcini cu date și priorități clare.

Iată o comparație a FluentBoards vs WP Project Manager (care este cel mai bun).

ii. Managementul proiectului cascadei

Pentru echipele care urmează o abordare pas cu pas, WP Project Manager acceptă fluxuri de lucru structurate. Puteți configura o cronologie completă a proiectului folosind graficul GANTT , puteți defini dependențele între sarcini și urmăriți progresul prin fiecare fază.

Vă permite să planificați mai departe cu repere clare, să atribuiți responsabilități și să monitorizați finalizarea într -un flux liniar. Este excelent pentru industriile în care cerințele nu se schimbă des, cum ar fi construcția, editurile și planificarea evenimentelor.

iii. Flux de lucru cu sediul în Kanban

WP Project Manager include un consiliu Kanban dedicat. Am discutat deja despre această caracteristică de mai sus. Așadar, sper să știți deja că puteți trage și arunca sarcini în diferite etape precum „a face”, „în curs” și „finalizat”, pe tablă, făcând gestionarea sarcinilor extrem de intuitivă.

Acest lucru este util în special pentru echipele creative, birourile de sprijin sau departamentele de marketing care se bazează pe fluxul de sarcini continuu, mai degrabă decât pe programele rigide. Aspectul vizual sporește transparența și responsabilitatea între echipe.

iv. Managementul proiectului Lean

Managementul proiectului Lean se referă la reducerea deșeurilor și la creșterea valorii. Cu WP Project Manager, echipele pot păstra totul curat, minim și eficient. Nu trebuie să utilizați funcții pe care nu le doriți. În schimb, vă puteți concentra pe ceea ce determină rezultatele.

Folosind instrumente precum Managementul priorității, schimbul de documente și termenele de sarcină, vă puteți optimiza procesul fără a vă supraîncărca echipa. De asemenea, vă ajută să identificați întârzieri sau blocaje prin intermediul raportului său de raport și analitică .

v. Managementul proiectului hibrid

Multe echipe folosesc astăzi un amestec de metode agile și tradiționale. WP Project Manager acceptă această abordare hibridă prin combinarea instrumentelor precum Gantt Chart (pentru planificare) și Kanban Board (pentru flexibilitate). Puteți face o mapare a planurilor pe termen lung, în timp ce încă răspundeți la nevoile zilnice.

Acest lucru face ca pluginul să fie o alegere excelentă pentru întreprinderile, agențiile și echipele încrucișate care au nevoie atât de control, cât și de libertate.

Rezumând -o!

Gestionarea unei echipe transversale nu este niciodată ca să mergi în parc. Cercetă mai mult decât doar munca în echipă. Are nevoie de aliniere, structură, obiective clare, comunicare fără cusur și setul potrivit de instrumente în vigoare. În această postare, am explorat cele mai frecvente provocări care blochează colaborarea, cum să îmbunătățim efortul de colaborare cu instrumente esențiale și multe altele.

Sper că ați învățat multe din această discuție. Acum este rândul tău să alegi un instrument care să poată menține efortul de colaborare funcțional funcțional. Dar dacă sunteți în căutarea unui instrument dovedit și eficient din punct de vedere al costurilor pentru organizația dvs., vă solicităm cu drag să încercați WP Project Manager.

În primul rând, puteți începe cu versiunea gratuită a pluginului. Dacă sunteți mulțumit de interfață și caracteristici disponibile, puteți decide să treceți la versiunea premium. În ceea ce privește orice interogare, vă solicităm să o menționați în caseta de comentarii sau să vă discutați echipei noastre de asistență.