Collaboration en temps réel à l'aide des transcriptions des équipes Microsoft

Avez-vous déjà participé à une réunion de l'équipe Microsoft et vous êtes-vous retrouvé à se lancer pour noter chaque excellente idée? Vous avez probablement manqué quelque chose d'important, de toute façon. Vous ne saviez pas sur quoi vous concentrer: l'écoute et le raisonnement ou l'écriture. Tu n'es pas seul. C'est exactement pourquoi tout le monde devrait apprendre à transcrire la réunion des équipes.

Voici ce que vous pouvez faire avec une collaboration en temps réel alimentée par des transcriptions automatiques:

• Restez pleinement engagé dans la conversation au lieu de rattraper vos notes
• Assurez-vous que chaque voix est entendue, y compris celles qui sont difficiles à entendre ou à se joindre à une langue non native
• Créer un enregistrement consultable des décisions, des éléments d'action et des informations clés

Voyons comment vous pouvez faire ça! Nous parlerons des meilleures pratiques pour utiliser la transcription des équipes Microsoft à la volée et intégrer ces transcriptions dans votre flux de travail après la réunion.

Comment activer la transcription en équipes

Avant de sauter dans votre prochaine réunion, assurez-vous d'avoir la bonne configuration pour capturer chaque mot. Tout d'abord, vous aurez besoin de la bonne configuration:

• La transcription en direct est incluse avec la plupart des plans de norme commerciale, de prime commerciale et d'entreprise.
• Seul l'hôte de la réunion peut permettre la transcription, vous pouvez donc demander leur autorisation avant la réunion.
• Votre administrateur informatique doit s'activer sur la «transcription» dans le cadre des politiques de réalisation des équipes.

Si vous recherchez des fonctionnalités supplémentaires, comme l'exportation des transcriptions propres et coiffées dans les fichiers texte, vous pouvez consulter une extension. Il détectera automatiquement le démarrage d'une transcription des équipes Microsoft, et vous obtiendrez une option de téléchargement en un clic pour la transcription complète à la fin de la session. L'extension s'intègre aux équipes et ne nécessite aucun module complémentaire payant.

Lorsque tout est prêt, voici comment vous pouvez activer les équipes de transcription:

1. Commencez ou rejoignez une réunion. Pour ce faire, ouvrez les équipes Microsoft et cliquez surCalendrier. Vous pouvez rejoindre une réunion prévue ou sélectionnermaintenant. Assurez-vous de vous connecter avec le compte activé par la transcription.
2. Activezla transcription en direct. Vous trouverez la fonction dans la barre d'outils des contrôles des réunions, sousplus d'actions. ChoisissezStart Transcription. Vous verrez une notification que la transcription a commencé. Tout le monde à la réunion sera informé.
3. Vous pouvez choisir la langue sousparamètres de périphériquedans la barre d'outils. Là, vous pouvez choisir la langue parlée lors de la réunion.

Avantages de la transcription en direct des équipes Microsoft

La transcription en temps réel fait plus que convertir la parole en texte. Il transforme la façon dont votre équipe collabore. Voici comment:

• Accessibilité instantanée pour tous les participants

À partir du moment où vous cliquez sur «Démarrer la transcription», chaque participant voit des légendes en direct sur leur écran. Personne n'a à attendre les procès-verbaux ou les résumés de rencontre. Tout le monde peut lire en temps réel. C'est très précieux pour les participants à distance, qui peuvent faire face à des retards audio ou à des hoquets de connectivité.

• Mieux concentration sans aucune prise de notes frénétiques

Au lieu de griffonner des notes, vous pouvez rester présent dans la discussion. Savoir que les équipes capturent chaque mot vous permet de vous concentrer sur les idées, les questions et la résolution de problèmes. Après la réunion, vous pouvez revoir la transcription pour retirer les points clés. Aucune devineuse requise!

• Collaboration inclusive

Une fois que vous avez compris comment enregistrer les équipes de réunion, vous soutiendrez des conférenciers malentendants et non natifs. Les légendes en direct décomposent les barrières de communication. Tout le monde peut lire la transcription pour s'assurer qu'ils attrapent toutes les nuances. Le résultat est un environnement de réunion plus équitable, où chaque voix compte vraiment.

• Enregistrement consultable pour le suivi

Après la réunion, votre transcription est entièrement consultable. Cherchez-vous cet seul élément d'action ou une décision importante? Tout ce que vous avez à faire est de rechercher des mots clés. Il n'est pas nécessaire de parcourir les pages de notes. Vous pouvez également mettre en évidence, copier et exporter des sections spécifiques pour le partage dans les équipes de chat, les trackers de projet et les documents.

Meilleures pratiques pour utiliser des transcriptions pour collaborer

Faire allumer la transcription en direct n'est que le début. Pour tirer le meilleur parti de la collaboration en équipe, vous pouvez adopter quelques habitudes simples:

• Affecter un modérateur de transcription

Le lead du projet ou le Scrum Master peut obtenir une autre responsabilité: regarder le flux de transcription en direct. Leur rôle est de signaler les décisions clés et les éléments d'action tels qu'ils apparaissent. Ils clarifieront également les étiquettes des conférenciers si les équipes ont mal attribué les commentaires de quelqu'un. Enfin, ils peuvent inciter les membres de l'équipe plus silencieux à contribuer lorsque les lacunes apparaissent.

Pour garder tout le monde engagé et responsable, vous pouvez faire pivoter le rôle du modérateur de transcription à chaque réunion.

• Utilisez des horodatages pour référencer les éléments d'action

Lorsque le modérateur repère un élément d'action, il peut noter l'horodatage. Par exemple: «00:12:45 - Sarah pour rédiger le contour de la campagne.» Vous pouvez coller ces notes horodatrices dans le chat de réunion ou la page OneNote partagée. Si vous utilisez une carte de projet, vous pouvez lier chaque horodatage à une tâche. Le lien crée un chemin direct de la discussion à l'exécution.

• Encouragez tous les participants à parler clairement

Les transcriptions précises ne sont possibles qu'avec une parole claire. Rappelez à votre équipe de muet lorsqu'il ne parle pas, donc le bruit de fond sera minime. Tout le monde devrait brièvement s'arrêter entre les points, de sorte que la transcription peut suivre. De plus, les membres de l'équipe devraient indiquer leur nom avant de parler, surtout si plusieurs voix se joignent rapidement.

• Faites des transcriptions une partie de vos outils quotidiens

Vous pouvez utiliser @Ementions dans la transcription pour attribuer des tâches sur place. Une fois la transcription terminée, publiez-la dans le canal des équipes concernées, il sera donc visible pour tout le monde dans le groupe. Vous pouvez utiliser OneNote pour envoyer des extraits importants!

Réflexions finales

Les transcriptions dans les équipes de Microsoft sont une centrale de collaboration! Ils sont instantanément disponibles, donc chaque participant peut suivre en direct, peu importe d'où ils se joignent. Ils libérent votre équipe de la prise de notes, afin que tout le monde puisse s'engager dans la discussion. Les enregistrements sont consultables, vous trouverez donc facilement les éléments d'action et les décisions que vous recherchez.

Essayez cette fonctionnalité lors de votre prochaine réunion d'équipes et nous garantissons: vous ne l'abandonnerez jamais!