التعاون في الوقت الفعلي باستخدام نصوص فرق Microsoft
نشرت: 2025-05-13
من أي وقت مضى في اجتماع فريق Microsoft ووجدت نفسك تتدافع لتدوين كل فكرة رائعة؟ ربما فاتتك شيء مهم ، على أي حال. أنت لا تعرف ما الذي يجب التركيز عليه: الاستماع والتفكير ، أو الكتابة. أنت لست وحدك. هذا هو بالضبط السبب في أن الجميع يجب أن يتعلموا كيفية نسخ اجتماع الفرق.
إليك ما يمكنك فعله بالتعاون في الوقت الفعلي مدعومًا من النصوص التلقائية:
- ابق مشاركًا بالكامل في المحادثة بدلاً من لعب اللحاق بالملاحظات الخاصة بك
- تأكد من سماع كل صوت ، بما في ذلك تلك التي يصعب سماعها أو الانضمام بلغة غير أصلية
- إنشاء سجل قابل للبحث من القرارات وعناصر العمل والرؤى الرئيسية
دعونا نرى كيف يمكنك أن تفعل ذلك! سنتحدث عن أفضل الممارسات لاستخدام نسخ فرق Microsoft أثناء الطيران ، ودمج تلك النصوص في سير العمل بعد التحديث.
كيفية تمكين النسخ في الفرق
قبل أن تقفز إلى اجتماعك التالي ، تأكد من حصولك على الإعداد الصحيح لالتقاط كل كلمة. أولاً ، ستحتاج إلى الإعداد الصحيح:
- يتم تضمين النسخ المباشر مع معظم خطط الأعمال ، وقسط الأعمال ، وخطط المؤسسات.
- يمكن لمضيف الاجتماع فقط تمكين النسخ ، حتى تتمكن من طلب إذنها قبل الاجتماع.
- يجب أن يقوم مسؤول تكنولوجيا المعلومات بتشغيل "السماح للنسخ" بموجب سياسات اجتماع الفرق.
إذا كنت تبحث عن وظائف إضافية ، مثل تصدير النصوص النظرية النائية إلى الملفات النصية ، يمكنك التحقق من امتداد. سيتم اكتشاف ذلك تلقائيًا عند بدء نسخة Microsoft Teams ، وسيحصل على خيار تنزيل بنقرة واحدة للنسخة الكاملة في نهاية الجلسة. يتكامل الامتداد مع الفرق ولا يتطلب أي وظيفة إضافية مدفوعة.
عندما يكون كل شيء جاهزًا ، إليك كيفية تشغيل فرق النسخ:
- ابدأ أو انضم إلى اجتماع. للقيام بذلك ، افتح فرق Microsoft وانقر فوقالتقويم. يمكنك الانضمام إلى اجتماع مجدول أو اختيارلقاء الآن. تأكد من تسجيل الدخول مع الحساب الذي تم تمكين النسخ.
- قم بتشغيلالنسخ المباشر. ستجد الوظيفة في شريط أدوات التحكم في الاجتماعات ، تحتالمزيد من الإجراءات. اختربدء النسخ. سترى إشعارًا بأن النسخ قد بدأ. سيتم إخطار كل شخص في الاجتماع.
- يمكنك اختيار اللغة ضمنإعدادات الجهازفي شريط الأدوات. هناك ، يمكنك اختيار اللغة التي يتم التحدث بها في الاجتماع.
فوائد فرق Microsoft Live Transcription
النسخ في الوقت الفعلي يفعل أكثر من مجرد تحويل الكلام إلى نص. إنه يحول الطريقة التي يتعاون بها فريقك. إليكم كيف:
- إمكانية الوصول الفوري لجميع المشاركين
من اللحظة التي تنقر فيها على "بدء النسخ" ، يرى كل حاضر التسميات التوضيحية المباشرة على شاشته. لا أحد يتعين على أحد الانتظار لمحضرات الاجتماع أو الملخصات. يمكن للجميع القراءة في الوقت الفعلي. هذا أمر مهم للغاية للمشاركين عن بُعد ، والذين قد يواجهون تأخيرات صوتية أو عوائق اتصال.
- التركيز بشكل أفضل مع عدم وجود ملاحظات محمومة
بدلاً من الملاحظات الخربشة ، يمكنك البقاء حاضرًا في المناقشة. إن معرفة أن الفرق تلتقط كل كلمة يتيح لك التركيز على الأفكار والأسئلة وحل المشكلات. بعد الاجتماع ، يمكنك إعادة النظر في النص لسحب النقاط الرئيسية. لا يوجد تخمين مطلوب!
- تعاون شامل
بمجرد معرفة كيفية تسجيل اجتماع الفرق ، ستدعم مكبرات الصوت غير المحلية وغير الأصلية. التسميات التوضيحية الحية تحطم حواجز التواصل. يمكن للجميع قراءة النص لضمان التقاط كل فارق بسيط. والنتيجة هي بيئة اجتماعات أكثر إنصافًا ، حيث يهم كل صوت حقًا.
- سجل قابل للبحث للمتابعة
بعد التجول ، يكون النص الخاص بك قابلاً للبحث بالكامل. هل تبحث عن عنصر إجراء واحد أو قرار مهم؟ كل ما عليك فعله هو البحث عن الكلمات الرئيسية. ليست هناك حاجة للتخلص من صفحات الملاحظات. يمكنك أيضًا تسليط الضوء على أقسام محددة ونسخها وتصديرها للمشاركة في دردشة الفرق ، ومتتبعات المشاريع ، والمستندات.
أفضل الممارسات لاستخدام النصوص للتعاون
الحصول على النسخ المباشر تشغيل هو مجرد البداية. للحصول على أقصى استفادة من تعاون الفريق ، يمكنك تبني بعض العادات البسيطة:
- تعيين مشرف النص
يمكن لقيادة المشروع أو Scrum Master الحصول على مسؤولية أخرى: مشاهدة موجز Transcript الحية. دورهم هو الإبلاغ عن القرارات الرئيسية وعناصر العمل كما تظهر. سوف يوضحون أيضًا ملصقات السماعات إذا أسيء تسيير الفرق إلى تعليقات شخص ما. أخيرًا ، يمكنهم دفع أعضاء الفريق الأكثر هدوءًا إلى المساهمة عندما تظهر الفجوات.
للحفاظ على المشاركة والمساءلة ، يمكنك تدوير دور مشرف النسخ في كل اجتماع.
- استخدم الطوابع الزمنية للإشارة إلى عناصر الإجراء
عندما يقوم المشرف بتصميم عنصر إجراء ، يمكنهم ملاحظة الطابع الزمني. على سبيل المثال: "00:12:45 - سارة لصياغة مخطط الحملة". يمكنك لصق هذه الملاحظات الطوابع الزمنية في دردشة الاجتماع أو صفحة OneNote المشتركة. إذا كنت تستخدم لوحة مشروع ، فيمكنك ربط كل طابع زمني بمهمة فيه. ينشئ الرابط مسارًا مباشرًا من المناقشة إلى التنفيذ.
- شجع جميع المشاركين على التحدث بوضوح
النصوص الدقيقة ممكنة فقط مع خطاب واضح. ذكّر فريقك بالكتم عند عدم التحدث ، وبالتالي فإن ضوضاء الخلفية ستكون ضئيلة. يجب على الجميع التوقف لفترة وجيزة بين النقاط ، بحيث يمكن للنسخ مواكبة. أيضًا ، يجب على أعضاء الفريق أن يذكروا أسمائهم قبل التحدث ، خاصةً إذا انضمت أصوات متعددة بسرعة.
- اجعل النصوص جزءًا من أدواتك اليومية
يمكنك استخدام @mentions في النص لتعيين المهام على الفور. عند الانتهاء من النص ، قم بنشره في قناة الفرق ذات الصلة ، لذلك سيكون مرئيًا للجميع في المجموعة. يمكنك استخدام OneNote لإرسال مقتطفات مهمة!
الأفكار النهائية
النسخ في فرق Microsoft هي قوة تعاون! وهي متوفرة على الفور ، حتى يتمكن كل مشارك من متابعة مباشرة ، بغض النظر عن من أين ينضمون منه. إنهم يحررون فريقك من تدوين الملاحظات ، حتى يتمكن الجميع من المشاركة في المناقشة. السجلات قابلة للبحث ، لذلك ستجد بسهولة عناصر الإجراء والقرارات التي تبحث عنها.
جرب هذه الوظيفة في اجتماع الفرق القادمة الخاصة بك ونضمن: لن تتخلى عنها أبدًا!