Kolaborasi real-time menggunakan transkrip tim Microsoft

Pernah ada pertemuan tim Microsoft dan mendapati diri Anda berjuang untuk mencatat setiap ide bagus? Anda mungkin melewatkan sesuatu yang penting. Anda tidak tahu harus fokus apa: mendengarkan dan bernalar, atau menulis. Anda tidak sendirian. Itulah mengapa semua orang harus belajar cara menuliskan rapat tim.

Inilah yang dapat Anda lakukan dengan kolaborasi real-time yang ditenagai oleh transkrip otomatis:

• Tetap terlibat sepenuhnya dalam percakapan alih-alih bermain mengejar ketinggalan dengan catatan Anda
• Pastikan setiap suara terdengar, termasuk yang sulit didengar atau bergabung dalam bahasa non-asli
• Buat catatan keputusan, item tindakan, dan wawasan utama yang dapat dicari

Mari kita lihat bagaimana Anda bisa melakukannya! Kami akan berbicara tentang praktik terbaik untuk menggunakan transkripsi tim Microsoft dengan cepat, dan mengintegrasikan transkrip tersebut dalam alur kerja pasca-pertemuan Anda.

Cara mengaktifkan transkripsi dalam tim

Sebelum Anda melompat ke pertemuan Anda berikutnya, pastikan Anda memiliki pengaturan yang tepat untuk menangkap setiap kata. Pertama, Anda membutuhkan pengaturan yang tepat:

• Transkripsi langsung disertakan dengan sebagian besar standar bisnis, premi bisnis, dan rencana perusahaan.
• Hanya host pertemuan yang dapat mengaktifkan transkripsi, sehingga Anda dapat meminta izin mereka sebelum pertemuan.
• Admin TI Anda harus menyalakan "Izinkan transkripsi" di bawah kebijakan rapat tim.

Jika Anda mencari fungsionalitas tambahan, seperti mengekspor transkrip yang bersih dan timesten ke file teks, Anda dapat memeriksa ekstensi. Ini akan secara otomatis mendeteksi ketika transkrip tim Microsoft dimulai, dan Anda akan mendapatkan opsi unduhan satu klik untuk transkrip lengkap di akhir sesi. Ekstensi terintegrasi dengan tim dan tidak memerlukan add-on yang dibayar.

Saat semuanya siap, inilah cara Anda dapat menyalakan tim transkripsi:

1. Mulailah atau bergabung dengan rapat. Untuk melakukan itu, buka tim Microsoft dan klikKalender. Anda dapat bergabung dengan pertemuan yang dijadwalkan atau memilihMeet Now. Pastikan untuk masuk dengan akun yang diaktifkan transkripsi.
2. Nyalakantranskripsi langsung. Anda akan menemukan fungsi dalam rapat mengendalikan bilah alat, di bawahlebih banyak tindakan. PilihMulai Transkripsi. Anda akan melihat pemberitahuan bahwa transkripsi telah dimulai. Semua orang dalam pertemuan akan diberitahu.
3. Anda dapat memilih bahasa di bawahpengaturan perangkatdi toolbar. Di sana, Anda dapat memilih bahasa yang diucapkan dalam rapat.

Manfaat Transkripsi Langsung Tim Microsoft

Transkripsi real-time melakukan lebih dari sekadar mengonversi pidato ke teks. Ini mengubah cara tim Anda berkolaborasi. Begini caranya:

• Aksesibilitas instan untuk semua peserta

Dari saat Anda mengklik "Mulai Transkripsi," setiap peserta melihat teks langsung di layar mereka. Tidak ada yang harus menunggu menit rapat atau ringkasan. Setiap orang bisa membaca bersama secara real time. Itu sangat berharga bagi peserta jarak jauh, yang mungkin menghadapi penundaan audio atau cegukan konektivitas.

• Fokus yang lebih baik tanpa not-not-note yang panik

Alih -alih menulis catatan, Anda dapat tetap hadir dalam diskusi. Mengetahui bahwa tim menangkap setiap kata memungkinkan Anda fokus pada ide, pertanyaan, dan pemecahan masalah. Setelah pertemuan, Anda dapat meninjau kembali transkrip untuk mengeluarkan poin -poin penting. Tidak diperlukan tebakan!

• Kolaborasi inklusif

Setelah Anda mengetahui cara merekam rapat tim, Anda akan mendukung pembicara yang mengalami gangguan pendengaran dan non-asli. Teks Langsung memecah hambatan komunikasi. Setiap orang dapat membaca transkrip untuk memastikan mereka menangkap setiap nuansa. Hasilnya adalah lingkungan pertemuan yang lebih adil, di mana setiap suara benar -benar diperhitungkan.

• Catatan yang dapat dicari untuk tindak lanjut

Post-Meeting, transkrip Anda sepenuhnya dapat dicari. Apakah Anda mencari satu tindakan tindakan atau keputusan penting itu? Yang perlu Anda lakukan adalah mencari kata kunci. Tidak perlu membaca halaman catatan. Anda juga dapat menyorot, menyalin, dan mengekspor bagian tertentu untuk berbagi dalam obrolan tim, pelacak proyek, dan dokumen.

Praktik terbaik untuk menggunakan transkrip untuk berkolaborasi

Mendapatkan transkripsi langsung dihidupkan hanyalah awal. Untuk mendapatkan hasil maksimal dari kolaborasi tim, Anda dapat mengadopsi beberapa kebiasaan sederhana:

• Tetapkan moderator transkrip

Proyek Lead atau Scrum Master bisa mendapatkan tanggung jawab lain: untuk menonton feed transkrip langsung. Peran mereka adalah menandai keputusan kunci dan item tindakan seperti yang muncul. Mereka juga akan mengklarifikasi label pembicara jika tim salah mengartikan komentar seseorang. Akhirnya, mereka dapat mendorong anggota tim yang lebih tenang untuk berkontribusi ketika kesenjangan muncul.

Agar semua orang tetap terlibat dan bertanggung jawab, Anda dapat memutar peran moderator transkrip setiap pertemuan.

• Gunakan cap waktu untuk merujuk item tindakan

Ketika moderator melihat item tindakan, mereka dapat mencatat stempel waktu. Misalnya: "00:12:45 - Sarah untuk menyusun garis besar kampanye." Anda dapat menempelkan catatan waktu ini ke dalam obrolan rapat atau berbagi halaman OneNote. Jika Anda menggunakan papan proyek, Anda dapat menautkan setiap cap waktu ke tugas di dalamnya. Tautan menciptakan jalur langsung dari diskusi ke eksekusi.

• Dorong semua peserta untuk berbicara dengan jelas

Transkrip yang akurat hanya mungkin dengan ucapan yang jelas. Ingatkan tim Anda untuk membisukan saat tidak berbicara, jadi kebisingan latar belakang akan minim. Setiap orang harus berhenti sejenak di antara titik -titik, sehingga transkripsi dapat mengikuti. Juga, anggota tim harus menyatakan nama mereka sebelum berbicara, terutama jika banyak suara bergabung dengan cepat.

• Jadikan transkrip bagian dari alat sehari -hari Anda

Anda dapat menggunakan @mentions dalam transkrip untuk menetapkan tugas di tempat. Ketika transkrip selesai, posting di saluran tim yang relevan, sehingga akan terlihat oleh semua orang di grup. Anda dapat menggunakan OneNote untuk mengirim cuplikan penting!

Pikiran terakhir

Transkripsi dalam tim Microsoft adalah pembangkit tenaga kolaborasi! Mereka langsung tersedia, sehingga setiap peserta dapat mengikuti langsung, di mana pun mereka bergabung. Mereka membebaskan tim Anda dari mencatat, sehingga semua orang dapat terlibat dalam diskusi. Catatan dapat dicari, sehingga Anda akan dengan mudah menemukan item tindakan dan keputusan yang Anda cari.

Coba fungsionalitas ini dalam pertemuan tim Anda berikutnya dan kami jamin: Anda tidak akan pernah menyerah!