เครื่องมือ Helpdesk ภายในองค์กรดีกว่าระบบคลาวด์สำหรับการปฏิบัติตาม GDPR อย่างไร

GDPR ได้ครอบงำภาคอีคอมเมิร์ซโดยพายุ ธุรกิจทุกประเภทพยายามอย่างเต็มที่เพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ดีที่สุดโดยไม่ส่งผลกระทบอย่างมากต่อคุณลักษณะของตน นี่คือบทความที่จะช่วยคุณเกี่ยวกับข้อกำหนดสำหรับ GDPR เครื่องมือซอฟต์แวร์ประเภทหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลผู้ใช้จำนวนมากอย่างแน่นอน ทั้งที่สามารถระบุตัวบุคคลและไม่สามารถระบุตัวตนได้ คือซอฟต์แวร์ Help Desk บทความนี้จะเจาะลึกถึงผลกระทบต่อเครื่องมือซอฟต์แวร์แหล่งความช่วยเหลือโดยเฉพาะ เราต้องการชี้ให้เห็นว่าซอฟต์แวร์โปรแกรมช่วยเหลือในองค์กรจะค่อนข้างไม่ยุ่งยาก เมื่อเทียบกับความเสี่ยงและช่องโหว่ด้านความปลอดภัยของระบบบนคลาวด์ บทความนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อชี้ให้เห็นแง่มุมเฉพาะของการปฏิบัติตาม GDPR ที่ทำได้ง่ายขึ้นด้วยซอฟต์แวร์ภายในองค์กร

ระบบโปรแกรมช่วยเหลือแบบคลาวด์และแบบภายในองค์กรมีความเกี่ยวข้องกับความท้าทายในการปฏิบัติตาม GDPR อย่างไร

ในบทความนี้ เราจะทำการเปรียบเทียบว่าระบบคลาวด์และระบบในองค์กรมีการเปรียบเทียบกันในด้านต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตาม GDPR อย่างไร

ความเป็นเจ้าของข้อมูล

สิ่งแรกและสำคัญที่สุดคือการเป็นเจ้าของข้อมูล เมื่อคุณใช้ระบบคลาวด์สำหรับโปรแกรมช่วยเหลือ คุณเป็นเจ้าของข้อมูลลูกค้าเพียงคนเดียวจริงหรือ? นี่คือข้อเท็จจริงที่คุณจำเป็นต้องดำเนินการในสัญญาที่คุณเซ็นสัญญากับผู้ให้บริการ ในกรณีของระบบ Help Desk บนคลาวด์ ผู้ให้บริการจะเป็นผู้ประมวลผลข้อมูล และคุณจะเป็นผู้ควบคุมข้อมูล คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าบริษัทของคุณยังคงความเป็นเจ้าของข้อมูลของคุณอย่างสมบูรณ์รวมถึงข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้าของคุณ

ในทางกลับกัน เมื่อพูดถึงซอฟต์แวร์ภายในองค์กร จะไม่เกิดความสับสนเช่นนี้ คุณเป็นเจ้าของข้อมูลของคุณโดยสมบูรณ์ และคุณสามารถมีความชัดเจนมากขึ้นในการสื่อสารกับลูกค้าของคุณ ความสามารถในการบอกผู้ใช้ของคุณอย่างชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการจัดเก็บและใช้ข้อมูลที่รวบรวมจากพวกเขานั้นเป็นข้อกังวลที่สำคัญกับ GDPR

ควบคุมข้อกำหนดด้านความปลอดภัย

หากคุณไม่ชัดเจนเกี่ยวกับการเป็นเจ้าของข้อมูลของบริษัทและของลูกค้า คุณก็ไม่สามารถรับรองความปลอดภัยได้เช่นกัน นี่เป็นอีกหนึ่งความท้าทายเมื่อคุณใช้ระบบ SaaS บนคลาวด์ ในข้อกำหนดของ GDPR คุณซึ่งเป็นเจ้าของธุรกิจจะเป็นผู้ควบคุมข้อมูล และผู้ให้บริการ SaaS จะเป็นผู้ประมวลผลข้อมูล ในความเป็นจริง ในสถานการณ์เช่นนี้ ความรับผิดชอบหลักในการรับรองการปกป้องข้อมูลตกอยู่ที่ผู้ประมวลผลข้อมูล อย่างไรก็ตาม ในฐานะผู้ควบคุมข้อมูล คุณสามารถรับผิดชอบต่อความล้มเหลวด้านความปลอดภัยได้ ทางออกเดียวที่นี่ หากคุณใช้ SaaS บนคลาวด์ จะต้องตรวจสอบข้อกำหนดและเงื่อนไขอย่างละเอียด

ความไม่แน่นอนในการปกป้องข้อมูลจะถูกยกเลิกโดยสิ้นเชิงในกรณีของซอฟต์แวร์ภายในองค์กร อย่างไรก็ตาม คุณต้องแน่ใจว่าคุณได้ปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านความปลอดภัยล่าสุดทั้งหมด และทำงานได้อย่างราบรื่น เนื่องจากคุณมีสิทธิ์ควบคุมข้อมูลของบริษัทได้อย่างเต็มที่ จึงมั่นใจได้ว่าการปฏิบัติตามโปรโตคอลความปลอดภัยทั้งหมดจะง่ายขึ้น

ความจำเพาะของตำแหน่งในการจัดเก็บข้อมูล

เมื่อคุณใช้ผู้ให้บริการระบบคลาวด์ มีโอกาสสูงที่ข้อมูลของคุณจะถูกจัดเก็บไว้ในหลายตำแหน่ง ซึ่งหมายความว่าคุณอาจต้องปฏิบัติตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลที่บังคับใช้ในประเทศต่างๆ ตัวอย่างเช่น อาจมีโอกาสที่คุณจะจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้ารายใดรายหนึ่งของคุณ (พลเมืองสหภาพยุโรป) นอก EEA (เขตเศรษฐกิจยุโรป) เมื่อข้อมูลถูกประมวลผลจะสร้างความแตกต่างใน GDPR กรณีดังกล่าวสามารถพิสูจน์ได้ว่าเป็นความยุ่งยากครั้งใหญ่ หากคุณไม่ได้กำหนดแผนการปกป้องข้อมูลอย่างรอบคอบโดยพิจารณาจากพื้นที่จัดเก็บหลายแห่ง

ในกรณีของการใช้ซอฟต์แวร์ภายในองค์กร คุณไม่ต้องกังวลเรื่องดังกล่าว ข้อมูลลูกค้าของคุณจะถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูลของเว็บไซต์ของคุณ ความซับซ้อนของกฎหมายการแปลข้อมูลจึงลดลงในระดับหนึ่ง

การเก็บรักษาข้อมูล

การเก็บรักษาข้อมูลเป็นอีกแง่มุมที่สำคัญใน GDPR คุณต้องชี้แจงให้กับลูกค้าว่าคุณจะเก็บข้อมูลของพวกเขาไว้นานแค่ไหน และเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาที่กำหนดนี้ คุณต้องลบข้อมูล ส่วนนี้จะง่ายกว่าหากคุณพิจารณาใช้ซอฟต์แวร์ภายในองค์กร ตัวอย่างเช่น คุณสามารถดูว่า WooCommerce มีกระบวนการที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเพื่อลบข้อมูลส่วนบุคคลที่ไม่จำเป็นของลูกค้าได้อย่างไร

ในตอนนี้ สิ่งนี้อาจสร้างปัญหาได้มากในระบบคลาวด์เนื่องจากเหตุผลที่กล่าวมาข้างต้น ข้อมูลอาจถูกจัดเก็บไว้หลายที่ และผู้ให้บริการอาจต้องปฏิบัติตามกฎหมายการเก็บข้อมูลหลายฉบับ นั่นหมายความว่าคุณไม่มีความชัดเจนอย่างแท้จริงเมื่อคุณได้รับคำขอจากผู้ใช้ให้ลบข้อมูลของพวกเขา คุณอาจสามารถลบข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในเครื่องได้ แต่สิ่งที่อยู่ในระบบคลาวด์อาจทำให้สับสนเล็กน้อย นั่นหมายความว่าก่อนที่จะเลือกผู้ให้บริการระบบคลาวด์ คุณต้องค้นหาว่าพวกเขาจัดการกระบวนการเก็บรักษาข้อมูลทั้งหมดอย่างไร

การแจ้งเตือนการละเมิด

GDPR ระบุอย่างชัดเจนว่าเจ้าของธุรกิจต้องแจ้งให้ผู้ใช้ทราบภายใน 72 ชั่วโมงอย่างไรในกรณีที่มีการละเมิดข้อมูล กระบวนการนี้ไม่ได้ตรงไปตรงมานักหากคุณใช้ระบบบนคลาวด์ ก่อนอื่น ผู้ให้บริการระบบคลาวด์ของคุณควรแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับการละเมิด จากนั้นคุณจะต้องแจ้งให้ลูกค้าทราบ และคุณจะต้องรับผิดชอบในการตรวจสอบนี้เมื่อคุณเลือกผู้ให้บริการระบบคลาวด์ ในสัญญาธุรกิจ คุณต้องกำหนดเงื่อนไขที่ชัดเจนเพื่อกำหนดเหตุการณ์การละเมิดและขั้นตอนที่จำเป็นที่จะดำเนินการ โดยพื้นฐานแล้ว คุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ให้บริการแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับการละเมิดโดยไม่ชักช้า

การพกพาข้อมูลของผู้ใช้

จุดสำคัญประการหนึ่งที่ควรทราบเกี่ยวกับ GDPR คือความสามารถในการส่งออกข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้หากคุณได้รับคำขอจากผู้ใช้ ในฐานะผู้ควบคุมข้อมูล คุณควรสามารถส่งออกข้อมูลผู้ใช้ในรูปแบบที่มีโครงสร้างและอ่านได้ เมื่อคุณเลือกผู้ให้บริการระบบคลาวด์ สิ่งที่คุณทำได้คือทำข้อตกลงกับพวกเขาเกี่ยวกับวิธีที่พวกเขาจะทำให้สิ่งนี้เป็นไปได้ ในทางปฏิบัติ การดำเนินการนี้ไม่ใช่เรื่องง่ายสำหรับผู้ให้บริการระบบคลาวด์จำนวนมาก เนื่องจากอาจมีอุปสรรคทางเทคนิคหลายประการที่คุณอาจต้องเผชิญ ตัวอย่างเช่น การนำเข้าตั๋วจากซอฟต์แวร์ Help Desk บนคลาวด์อาจเป็นงานที่ยากลำบาก หากคุณไม่มีความรู้ด้านเทคนิคหรือทรัพยากร

ความกังวลดังกล่าวไม่มีอยู่จริง หากคุณอยู่ในสภาพแวดล้อมภายในองค์กร เช่น WordPress และ WooCommerce คุณสามารถนำเข้าข้อมูลลูกค้าจากไซต์ WooCommerce ของคุณได้อย่างง่ายดาย หลังจากตรวจสอบความถูกต้องของคำขอในขั้นตอนง่ายๆ สำหรับซอฟต์แวร์ Help Desk นั้น WSDesk เป็นตัวเลือกในองค์กรที่ช่วยให้พกพาข้อมูลผู้ใช้ได้ง่าย