11 najlepszych sposobów na zwiększenie efektywności zarządzania projektami dzięki zautomatyzowanemu menedżerowi zadań (wskazówki i narzędzie dla ekspertów)

Jako kierownik projektu Twoje umiejętności i wydajność mogą sięgać dalej i dalej. Nie ma żadnych ograniczeń. Tak więc mądrym krokiem jest przyjęcie zestawu procesów, które mogą stale zwiększać efektywność zarządzania projektami. Jeśli będziesz ich przestrzegać, regularnie ćwiczyć i ewoluować, z pewnością możesz z czasem wiele się poprawić.

W nowoczesnym biznesie kierownicy projektów stają się mądrzejsi i zwiększają swoje możliwości dzięki automatyzacji. Jest to więc również integralna część tego procesu, o którym mówimy. Oszczędność pieniędzy, czasu i wysiłku sprawia, że ​​masz więcej miejsca na innowacje, a automatyzacja dałaby ci to tak łatwo.

W poniższym blogu omówimy całą sprawę i pokażemy, jak zwiększyć swoją efektywność jako kierownika projektu dzięki inteligentnemu zarządzaniu zadaniami i procesem strategicznym. Czytaj dalej.

Dlaczego musisz być bardziej wydajny w zarządzaniu projektami

Efektywność w zarządzaniu projektami to jakość, którą możesz osiągnąć stopniowo. Coś, co czyni z Ciebie dynamicznego kierownika projektu, który potrafi wykorzystać dostępne zasoby i czas z dokładnym oszacowaniem, rozwiązywać problemy i sprawić, by projekt zakończył się sukcesem. Wydajność zapewnia również zdolność adaptacji, otwartości i popularności wśród interesariuszy.

Przy ocenie różnych procesów powszechnie stosuje się pojęcia wydajności i skuteczności. Organizacje projektowe często zmagają się z równowagą między czasem, kosztami i jakością, są zainteresowane tym, aby robić to tak wydajnie i efektywnie, jak to tylko możliwe.

Erik Sundqvist, dyrektor ds. nauki

Od planowania, budżetowania i realizacji – kierownik projektu musi przejść przez długi i żmudny proces. A ryzyko jest prawie pewne. Zarządzanie ludźmi, rozdzielanie zadań, a następnie realizacja celów wymaga dużego wysiłku umysłowego i fizycznego. Więc jaka może być twoja zbawcza łaska?

Rzeczywiście, to twoja wydajność. Jeśli potrafisz wykorzystać wszystkie dostępne zasoby z odpowiednim potencjałem, możesz odnieść sukces. Jak więc to zrobić? W tym miejscu twoja praca wymaga przejścia przez kilka kroków.

11 sprawdzonych kroków do poprawy efektywności zarządzania projektami

Lista środków efektywności nigdy się nie kończy. Możesz wprowadzać innowacje w nowy sposób, no, może co tydzień. Najważniejsze jest jednak to, które z nich są najlepsze, a ekspert czuje, że naprawdę działają.

Poniżej zestawiliśmy garść sprawdzonych najlepszych praktyk, aby poprawić Twoje umiejętności zarządzania projektami. Sprawdź je -

1. Skoncentruj się na planowaniu
2. Utwórz bazę wiedzy
3. Ustanów jednoczesny proces komunikacji
4. Zarządzanie i budżetowanie czasu projektu
5. Strategia Zarządzania Ryzykiem
6. Zapewnij dostęp do wszystkich danych projektu
7. Śledzenie procesu
8. Nagradzaj członka zespołu wykonawczego
9. Dopasuj odpowiednie narzędzia
10. Otwarte na opinie i sugestie
11. Nigdy nie osiedlaj się i rób ciągłe ulepszenia

Przyjrzyjmy się szczegółowo i dowiedzmy się, jak te sposoby pomogą kierownikom projektów zwiększyć ich efektywność zarządzania projektami –

1. Skup się na planowaniu

Planowanie jest filarem wszystkich działań związanych z zarządzaniem projektami. Jeśli masz zgrabny plan i zapasowy, możesz bezpiecznie grać w tę grę. Poza tym jest to pierwszy krok, aby upewnić się, że masz przed sobą poważną sprawę.

Mówiąc prościej, musisz zrobić to, aby stworzyć możliwy do działania plan –

• Definiowanie zakresu Twoich projektów
• Utwórz strukturę podziału pracy
• Zdefiniuj i uszereguj działania projektowe
• Dokonaj mądrego oszacowania budżetu, czasu trwania i innych zasobów
• Przygotuj plan awaryjny

Wszystkie powyższe zadania tylko usprawnią Twoje projekty. Kiedy twój szkielet jest mocny, ciało musi przybrać piękny kształt.

2. Stwórz bazę wiedzy

Tworzenie bazy wiedzy jest niezbędne dla Twoich projektów. Zawsze, gdy potrzebujesz informacji, pomoże Ci baza wiedzy. Stąd powszechny scenariusz byłby taki – załóżmy, że ktoś musi znać liczbę sprzedaży z ostatniego kwartału. Daj mu znać. Potem przychodzi kolejna osoba, która prosi o te same informacje. Czy nie będziesz miał nic przeciwko ponownej odpowiedzi?

Baza wiedzy jest niezbędna do cross-sharingu i prowadzenia jednoczesnego przepływu danych w całej organizacji. Pomoże to nie tylko osobom w twoich projektach, ale także osobom z zewnątrz i klientom.

3. Ustanów proces jednoczesnej komunikacji

Jeśli nie masz stabilnej komunikacji między interesariuszami, Twój projekt jest zagrożony. Wszyscy przywiązani do Twojego projektu muszą upewnić się, że są na tej samej stronie i pracują nad tym samym celem. Jednak wiele projektów kończy się niepowodzeniem z powodu jego braku. Najwyraźniej „awaria komunikacji” powoduje 57% niepowodzeń projektów.

Cóż, jak ustanowić proces komunikacji, który się trzyma? Pierwszą rzeczą jest wybór formatu lub tablicy, w której wszystkie informacje powinny być regularnie aktualizowane.

Kolejnym etapem jest ustalenie celu komunikacyjnego. Oznacza to stworzenie kolejnego planu tego, co chciałbyś osiągnąć poprzez proces komunikacji z interesariuszami projektu. Po ustaleniu formatu i celu komunikacji nadszedł czas, aby zidentyfikować interesariuszy i wybrać metodę, którą chcesz zastosować.

4. Zarządzanie i budżetowanie czasu projektu

Oprócz czasu i pieniędzy, które poświęciłeś, opóźnienie projektu może kosztować Cię najcenniejszą rzecz – Twoich klientów. Tak więc właściwe budżetowanie i zarządzanie czasem to duży problem, który musisz rozwiązać. Tak więc, kiedy zaczynasz zarządzać projektem, musisz zaznaczyć poniższą listę kontrolną –

• dobre oszacowanie zasobów, które inwestujesz,
• Ludzie, których wybierasz jako wspólników
• Podziel ten projekt na małe części, przypisz właściwych ludzi we właściwym miejscu
• Ustaw szacowany czas na wykonanie każdego zadania

Budżetowanie to duże obciążenie. Zatem to, co sprawia, że ​​jesteś skuteczny, to wybór najbardziej odpowiedniej metody w zależności od Twojej działalności.

5. Strategia Zarządzania Ryzykiem

Jako kierownik projektu ryzyko jest oczywiste. Ostatecznie powinieneś zostać dobrym menedżerem ryzyka, aby Twój projekt odniósł sukces. Strategia zarządzania ryzykiem to całkiem sprytny arsenał do walki z każdą nadchodzącą sytuacją. Współcześni marketerzy zawsze rozważają pozytywne i negatywne strategie zarządzania ryzykiem, gdy napotykają problemy.

Istnieją trzy rodzaje strategii, które eksperci znaleźli w celu rozwiązania problemów związanych z zarządzaniem ryzykiem. Są to – pozytywne, negatywne i warunkowe reakcje na ryzyko.

Na przykład, jeśli zdecydujesz się na pozytywny, istnieją cztery kroki w zarządzaniu ryzykiem. Wykorzystywać, udostępniać, ulepszać i akceptować. Eksploatacja oznacza celowe ryzyko inicjowania możliwości. Czasami sprytni kierownicy projektów szukają partnerów i dzielą ryzyko, aby zmaterializować się możliwość.

Kontyngentowa odpowiedź przychodzi na specjalne okazje. Czasami Twoja ocena może nie dać dokładnych wyników i doprowadzić Cię na skraj porażki. Następnie warunkowa reakcja zarządzania ryzykiem pomoże ci wyjść z trudnej sytuacji.

6. Zapewnij dostęp do wszystkich danych projektu

Wspomnieliśmy już o znaczeniu bazy wiedzy. Jednak pomyślnie działający projekt wymaga najwyższego stopnia dostępności wśród interesariuszy projektu.

Działający projekt generuje wiele zbiorów danych i dokumentów. Zawsze, gdy ktoś czegoś potrzebuje, musi mieć sposób, aby to zrobić bez żadnych uprzednich kłopotów iz łatwością. Jest to również integralna część całego procesu komunikacji. Poza tym to, co robisz, powinno być udokumentowane. W dostępnej bazie danych wszystkie dane projektu muszą być zapisane i możliwe do prześledzenia.

7. Śledzenie procesu

Śledzenie daje pełny obraz projektu. Niektóre z najważniejszych z nich to:

• Ile wykonałeś zadanie,
• Jaka jest poprawa,
• Ile lig musisz przejść?
• Jakie środki mogą jeszcze bardziej usprawnić Twój proces

Twoim zadaniem jako inteligentnego kierownika projektu jest znalezienie najlepszego sposobu na skuteczne śledzenie zadań związanych z zarządzaniem projektami. W takim przypadku oprogramowanie do zarządzania projektami lub zautomatyzowany menedżer zadań ma ogromne zalety.

8. Nagradzaj członka zespołu wykonawczego

Nie żeby wszyscy członkowie twojego zespołu byli tacy sami. Mają różne role, dziedziny, poczucie odpowiedzialności i możliwości. Oprócz tych z góry określonych cech, ludzie reagują inaczej podczas pracy nad projektem. Nie można oczekiwać, że będą przez cały czas występować w ten sam sposób. Dlatego musisz je zebrać, aby zwiększyć swój wskaźnik sukcesu. W takich przypadkach, jaki byłby najlepszy sposób na zwiększenie ich wewnętrznej siły do ​​ściślejszej i skuteczniejszej pracy?

Uznanie pracownika ma kluczowe znaczenie dla 37% pracowników. Zespoły, które osiągnęły najlepsze 20% zaangażowania, mają o 59% mniej obrotów. Około 34% pracowników w USA czuje się zaangażowanych.

Jedną ze sprawdzonych wskazówek jest to, że – nagradzaj osoby, które osiągają lepsze wyniki. Odwieczną tradycją jest inspirowanie innych do grania w tym samym tempie lub pomaganie im w robieniu tego w sposób naturalny, a nie na siłę.

9. Dopasuj odpowiednie narzędzia

Cóż, to jest trudna część. Automatyzacja to coś, w co większość współczesnych kierowników projektów chce wierzyć. Ale ilu z nich tak naprawdę to robi? Mckinsey poinformował, że 31% firm ma co najmniej jedną w pełni zautomatyzowaną funkcję.

Dlatego, według Farc Research, „specjaliści potrzebują średnio 18 minut na ręczne zlokalizowanie dokumentu – od 20% do 40% swojego czasu – i spędzają 50% czasu na wyszukiwaniu informacji”.

Oznacza to, że zastosowanie automatyzacji może zaoszczędzić Twój wysiłek i czas oraz daje więcej czasu na skupienie się na innych sprawach, aby zwiększyć efektywność zarządzania projektami.

W rezultacie potrzeba narzędzia do automatyzacji jest nieunikniona, aby rozwijać proces biznesowy. Ale który wybrać i jak odpowiednie narzędzie może poprawić twoją grę? Pokażemy ci to.

10. Otwarte na opinie i sugestie

Dobry kierownik projektu jest zawsze otwarty na opinie swoich uczniów. Przynajmniej nie ma nic złego w słuchaniu ludzi o podobnych poglądach, dzieleniu się przemyśleniami i sugestiami, prawda?

Jaka zła jest wspólna historia kierownika projektu, który nie jest otwarty na nowe pomysły i mówi swoim ludziom: „Wiem więcej niż ty, dlatego jestem twoim kierownikiem”.

Załóżmy, że nazywa się pan Brooks. Nigdy nie myślał o tym, że członkowie zespołu dodadzą jakąś wartość do projektu lub jakichkolwiek zbliżających się problemów. Tak więc za każdym razem, gdy pojawiał się jakiś problem, tak naprawdę nie mają zbyt wiele do rozwiązania. I chociaż jego plan się nie powiódł, mężczyzna był tak uparty, że akceptował wszelkie nowe sugestie, ale obwiniał członków zespołu.

Projekt zmierzał donikąd. I wszystko zaczęło się rozpadać. Pomimo bycia zdolną osobą z dobrą znajomością domeny, pan Brook nie osiągnął swojego celu.

Jedna lekcja jest tutaj jasna: jako kierownik projektu musisz cenić każdego z członków swojego zespołu. Bądź otwarty na nowe pomysły i dyskusje. Ponieważ każdy ma coś do włożenia w projekt podczas pracy nad nim.

Możesz również przeczytać: Kompleksowy przewodnik po metodologii wodospadu w zarządzaniu projektami!

11. Nigdy nie osiedlaj się i nie rób ciągłych ulepszeń

Życie kierownika projektu to podróż, która każdego dnia promuje innowacje. Tak więc, jeśli odniesiesz sukces, przestrzegając zestawu najlepszych praktyk i zasad, nie myśl, że następnym razem lub następny projekt również pójdzie w ich ślady. To świat, który nieustannie się zmienia, Ty też powinieneś. Twoja gra jest elastyczna, a bycie dynamiczną może zaprowadzić Cię na stanowiska kierownicze.

Wykorzystaj zautomatyzowanego menedżera zadań, aby zwiększyć swoje umiejętności zarządzania projektami

Automatyzacja zapewnia innowacyjność i szybkość Twoim pracownikom. Dlatego wszystkie mierniki wydajności, które omawialiśmy na blogu, można łatwo osiągnąć, jeśli masz automatyczny menedżer zadań w rękawie.

Od planowania do śledzenia procesu, rozdzielania zadań po budżetowanie czasu lub kontynuację, dzięki takim narzędziom otrzymujesz wszystko. Na przykład, jeśli masz zautomatyzowanego menedżera zadań, takiego jak WP Project Manager, możesz po prostu usprawnić wszystkie zadania projektowe i zwiększyć wydajność zarządzania projektami.

Niektóre z podstawowych funkcji, na których możesz polegać, to:

• Pomoc w zakresie zasobów i planowania
• Inteligentne śledzenie wielu projektów
• Możesz ustawić terminy i system przypomnień/powiadomień o ich dotrzymaniu
• Wydajna opcja śledzenia czasu
• Współpraca zespołowa za pośrednictwem Kanban, list zadań, wykresu Gantta i dostępnej opcji przechowywania plików
• Raporty i analizy

WP Project Manager to pełnoprawne narzędzie do zarządzania open-source, które może w pełni zautomatyzować Twoje zespoły i projekty.

Ostatnie słowa na temat efektywności zarządzania projektami

Zarządzanie projektami to zadanie strategiczne. Nie potrzebuje pośpiechu, ale wymaga kroków krok po kroku, aby osiągnąć cel. Jeśli chcesz być mądry, twoją podstawową bronią powinna być sprawność jako menedżera i umiejętność dostosowania się do technologii.

Poza tym, powyższe kroki, o których wspomnieliśmy, zawsze możesz dodawać do zmian i wprowadzać innowacje w najnowszych miarach wydajności. Która część Twojego obecnego zarządzania projektem wymaga renowacji? Powiedz nam w sekcji komentarzy.