11 modi migliori per aumentare l'efficienza della gestione dei progetti con un Task Manager automatizzato (consigli e strumenti degli esperti)

In qualità di project manager, le tue capacità e la tua efficienza possono andare oltre. Non c'è nessun limite. Quindi, è un passo intelligente adottare una serie di processi in grado di migliorare costantemente l'efficienza della gestione dei progetti. Se li segui, ti eserciti regolarmente ed evolvi, sicuramente puoi migliorare molto con il tempo.

Nel business moderno, i project manager diventano più intelligenti e accrescono le proprie capacità con l'automazione. Quindi, è anche parte integrante di quel processo di cui stiamo parlando. Risparmiare denaro, tempo e fatica è ciò che ti rende più spazio per l'innovazione e l'automazione te lo darebbe così facilmente.

Nel seguente blog, discuteremo dell'intera faccenda e ti mostreremo come aumentare la tua efficienza come project manager con una gestione intelligente delle attività e un processo strategico. Continua a leggere.

Perché è necessario essere più efficienti nella gestione dei progetti

L'efficienza nella gestione dei progetti è una qualità che puoi raggiungere gradualmente. Qualcosa che ti renda un project manager dinamico che può utilizzare le risorse e i tempi disponibili con una stima esatta, risolvere problemi e rendere un progetto un successo. L'efficienza ti offre anche capacità di adattamento, apertura e popolarità tra i tuoi stakeholder.

I concetti di efficienza ed efficacia sono comunemente usati quando si valutano diversi processi. Le organizzazioni basate su progetti sono spesso alle prese con l'equilibrio tra tempo, costi e qualità, sono interessate a farlo nel modo più efficiente ed efficace possibile.

Erik Sundqvist, Science Direct

Dalla pianificazione, al budgeting e all'esecuzione, un project manager deve affrontare un processo lungo e noioso. E i rischi sono quasi una certezza. Gestire le persone, distribuire i compiti e quindi raggiungere gli obiettivi richiede un pesante sforzo mentale e fisico. Allora, quale potrebbe essere la tua grazia salvifica?

In effetti, è la tua efficienza. Se riesci a utilizzare tutte le risorse disponibili con il giusto potenziale, puoi avere successo. Quindi, come farlo? È qui che la tua richiesta di lavoro deve passare attraverso una manciata di passaggi.

11 passaggi comprovati per migliorare l'efficienza della gestione dei progetti

L'elenco delle misure di efficienza è infinito. Puoi innovare in un modo nuovo, beh, forse ogni settimana. Ma la questione cruciale è quali sono i migliori e l'esperto ritiene che funzionino davvero.

Di seguito, abbiamo selezionato una manciata di best practice comprovate per migliorare le tue capacità di gestione dei progetti, comunque. Dai un'occhiata -

1. Concentrati sulla pianificazione
2. Crea una base di conoscenza
3. Stabilire un processo di comunicazione simultanea
4. Gestione e budget del tempo del progetto
5. Strategia di gestione del rischio
6. Rendi accessibili tutti i dati del progetto
7. Tracciamento del processo
8. Ricompensa il membro del team che si esibisce
9. Ottieni gli strumenti giusti allineati
10. Aperto per feedback e suggerimenti
11. Non accontentarti mai e fai miglioramenti continui

Esploriamo in dettaglio e scopriamo come questi modi aiuteranno i project manager a migliorare la loro efficienza nella gestione dei progetti –

1. Concentrati sulla pianificazione

La pianificazione è il pilastro di tutte le attività di gestione dei progetti. Se hai un piano accurato e uno di riserva, sei sicuro di giocare. Inoltre, è il primo passo per assicurarti di essere all'altezza di una faccenda seria.

In parole povere, devi fare questa cosa per creare un piano attuabile -

• Definire la portata dei tuoi progetti
• Creare una struttura per la ripartizione del lavoro
• Definire e sequenziare le attività del progetto
• Fai una stima saggia del budget, della durata e di altre risorse
• Tieni pronto un piano di emergenza

Tutte le attività di cui sopra non farebbero che snellire i tuoi progetti. Quando il tuo scheletro è forte, il corpo deve prendere una bella forma.

2. Creare una base di conoscenza

Creare una base di conoscenza è essenziale per i tuoi progetti. Ogni volta che hai bisogno di informazioni, una base di conoscenza può aiutarti. Quindi, uno scenario comune sarebbe questo: supponiamo che qualcuno abbia bisogno di conoscere il numero di vendite dell'ultimo trimestre. Glielo fai sapere. Poi arriva un'altra persona a chiedere le stesse informazioni. Non ti dispiacerebbe rispondere di nuovo?

Una base di conoscenza è necessaria per la condivisione incrociata e per l'esecuzione di un flusso simultaneo di dati in tutta l'organizzazione. Questo aiuterà non solo la persona all'interno dei tuoi progetti, ma anche gli estranei e anche i clienti.

3. Stabilire un processo di comunicazione simultanea

A meno che tu non abbia una comunicazione stabile tra le parti interessate, il tuo progetto è a rischio. Tutti coloro che sono collegati al tuo progetto devono assicurarsi di essere sulla stessa pagina e di lavorare per lo stesso obiettivo. Tuttavia, molti progetti falliscono a causa della sua mancanza. Evidentemente, l'"interruzione della comunicazione" causa il 57% dei fallimenti del progetto.

Bene, come stabilire un processo di comunicazione che si attacca? La prima cosa è scegliere un formato o una scheda in cui tutte le informazioni dovrebbero essere conservate e aggiornate regolarmente.

La fase successiva consiste nel fissare un obiettivo di comunicazione. Ciò significa fare un altro piano per ciò che vorresti ottenere attraverso il tuo processo di comunicazione con le parti interessate del progetto. Dopo aver ottenuto il formato di comunicazione e l'obiettivo, è il momento di identificare le parti interessate e scegliere un metodo che si desidera seguire.

4. Gestione e budget del tempo del progetto

Oltre al tempo e ai soldi che hai speso, un ritardo di un progetto può costarti la cosa più preziosa: i tuoi clienti. Quindi, una corretta gestione del budget e del tempo è un grosso problema che devi risolvere. Quindi, quando inizi a gestire un progetto, devi contrassegnare la seguente lista di controllo:

• Una buona stima delle risorse che stai investendo,
• Le persone che scegli come complici
• Dividi quel progetto in piccole frazioni, assegna le persone giuste al posto giusto
• Imposta un tempo stimato per completare ogni attività

Il budget è un carico pesante. Quindi, ciò che ti rende efficiente è selezionare il metodo più adatto in base alla tua attività.

5. Strategia di gestione del rischio

Come project manager, i rischi sono evidenti. Alla fine, dovresti diventare un buon risk manager per rendere il tuo progetto di successo. La strategia di gestione del rischio è un arsenale piuttosto intelligente per combattere qualsiasi situazione imminente. I marketer moderni considerano sempre le strategie di gestione del rischio positive e negative mentre si trovano ad affrontare problemi.

Esistono tre tipi di strategie che gli esperti trovano per risolvere i problemi di gestione del rischio. Sono: risposte al rischio positive, negative e contingenti.

Ad esempio, se scegli uno positivo, ci sono quattro passaggi nella gestione del rischio. Sfrutta, condividi, migliora e accetta. Sfruttamento significa rischi intenzionali per avviare possibilità. A volte, i project manager intelligenti cercano partner e condividono il rischio per concretizzare una possibilità.

La risposta contingente arriva per occasioni speciali. A volte, la tua stima potrebbe non ottenere i risultati esatti e portarti sull'orlo del fallimento. Quindi, una risposta di gestione del rischio contingente ti aiuta a uscire dalle difficoltà.

6. Rendi accessibili tutti i dati del progetto

Abbiamo già accennato all'importanza di una base di conoscenza. Tuttavia, un progetto eseguito con successo richiede il più alto livello di accessibilità tra le parti interessate del progetto.

Un progetto in esecuzione genera molti set di dati e documenti. Ogni volta che qualcuno ha bisogno di qualcosa, deve avere il modo di prenderlo senza alcun problema e con facilità. È anche parte integrante del quadro generale del processo di comunicazione. Oltre a ciò, quello che stai facendo dovrebbe essere documentato. In un database accessibile, tutti i dati del tuo progetto devono essere salvati e tracciabili.

7. Monitoraggio del processo

Il monitoraggio ti offre un quadro completo del progetto. Alcuni dei più cruciali sono -

• Quanto hai svolto un compito,
• Qual è il miglioramento,
• A quanti campionati devi andare
• Quali misure possono migliorare di più il tuo processo

In qualità di project manager intelligente, il tuo compito è trovare il modo migliore per tenere traccia delle tue attività di gestione dei progetti in modo efficiente. In questo caso, un software di gestione dei progetti o un task manager automatizzato offre grandi vantaggi.

8. Premiare il Membro del Team in Esibizione

Non che tutti i membri del tuo team siano uguali. Hanno ruoli, domini, senso di responsabilità e capacità diversi. A parte queste qualità predeterminate, le persone reagiscono in modo diverso mentre lavorano a un progetto. Non puoi aspettarti che si esibiscano tutti allo stesso modo da sempre. Pertanto, è necessario assemblarli per aumentare la percentuale di successo. In questi casi, quale potrebbe essere il modo migliore per aumentare il loro potere interiore di lavorare in modo più stretto ed efficace?

Il riconoscimento dei dipendenti è fondamentale per il 37% dei dipendenti. Le squadre che segnano nel 20% più alto del coinvolgimento subiscono il 59% in meno di palle perse. Circa il 34% dei lavoratori statunitensi si sente coinvolto.

Uno dei suggerimenti comprovati è che: premia le persone che ottengono prestazioni migliori. È una tradizione secolare ispirare gli altri a esibirsi allo stesso tempo o aiutarli a provare a farlo in modo naturale e non con la forza.

9. Allineare gli strumenti giusti

Bene, questa è la parte difficile. L'automazione è qualcosa in cui la maggior parte dei project manager moderni vuole credere. Ma quanti di loro lo fanno davvero? Mckinsey ha riferito che il 31% delle aziende ha almeno una funzione completamente automatizzata.

Quindi, secondo Farc Research, "i professionisti impiegano in media 18 minuti per individuare manualmente un documento, dal 20% al 40% del loro tempo, e trascorrono il 50% del tempo alla ricerca di informazioni".

Ciò significa che l'adozione dell'automazione può farti risparmiare tempo e fatica e ti dà più tempo per concentrarti su altre questioni per aumentare l'efficienza della tua gestione del progetto.

Di conseguenza, la necessità di uno strumento di automazione è inevitabile per far crescere il processo aziendale. Ma quale scegliere e in che modo lo strumento giusto può migliorare il tuo gioco? Ti mostreremo questo.

10. Aperto per feedback e suggerimenti

Un buon project manager è sempre aperto alle opinioni dei suoi alunni. Almeno, non c'è niente di male nell'ascoltare persone che la pensano allo stesso modo, condividere pensieri e suggerimenti, giusto?

Che brutta è la storia comune di un project manager che non è aperto a nuove idee e dice alla sua gente: "So più di te, ecco perché sono il tuo manager".

Supponiamo che si chiami Mr. Brooks. Non ha mai pensato ai membri del team che aggiungessero valore al progetto o a problemi imminenti. Quindi, ogni volta che si verifica un problema, non hanno davvero molto in mano per risolverlo. E mentre il suo piano stava fallendo, l'uomo era così testardo da accettare qualsiasi nuovo suggerimento ma incolpare i membri del team.

Il progetto non stava andando da nessuna parte. E le cose hanno iniziato a crollare. Nonostante sia una persona capace con una buona conoscenza del dominio, il signor Brook non è riuscito a raggiungere il suo obiettivo.

Una lezione qui è chiara: come project manager, devi valutare ciascuno dei membri del tuo team. Tieniti aperto a nuove idee e discussioni. Perché tutti hanno qualcosa da mettere in un progetto mentre ci stanno lavorando.

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11. Non accontentarti mai e fai continui miglioramenti

La vita da project manager è un viaggio che promuove l'innovazione ogni giorno. Quindi, se ottieni successo seguendo una serie di buone pratiche e regole, non pensare che anche la prossima volta o il prossimo progetto seguiranno l'esempio. È un mondo che cambia continuamente, dovresti farlo anche tu. Il tuo gioco è adattabile ed essere dinamico può portarti a posizioni di leadership.

Utilizza un Task Manager automatizzato per potenziare le tue capacità di gestione dei progetti

L'automazione porta innovazione e velocità alla tua forza lavoro. Pertanto, tutte le misure di efficienza di cui abbiamo discusso nel blog possono essere facilmente realizzabili se si dispone di un task manager automatizzato a portata di mano.

Dalla pianificazione al monitoraggio del processo, dalla distribuzione delle attività al budgeting del tempo o al follow-up, ottieni tutto da tali strumenti. Ad esempio, se disponi di un task manager automatizzato come WP Project Manager, puoi semplicemente semplificare tutte le attività del tuo progetto e aumentare l'efficienza della gestione del progetto.

Alcune delle caratteristiche principali su cui puoi fare affidamento sono:

• Risorse e assistenza alla pianificazione
• Monitoraggio intelligente dei tuoi progetti multipli
• È possibile impostare scadenze e sistema di promemoria/notifica per rispettarle
• Opzione di monitoraggio del tempo efficiente
• Collaborazione in team tramite Kanban, elenchi di attività, diagramma di Gantt e opzione di archiviazione file accessibile
• Report e analisi

WP Project Manager è uno strumento di gestione open source completo che può automatizzare al meglio i tuoi team e i tuoi progetti.

Parole finali sull'efficienza della gestione del progetto

La gestione del progetto è un compito strategico. Non ha bisogno di fretta, piuttosto richiede misure passo dopo passo per raggiungere l'obiettivo. Se vuoi essere intelligente, la tua arma principale dovrebbe essere la tua efficienza come manager uomo e adattabilità alla tecnologia.

Inoltre, i passaggi precedenti che abbiamo menzionato, puoi sempre aggiungere modifiche e innovare le misure di efficienza più recenti. Quindi, quale parte della tua attuale gestione del progetto necessita di una ristrutturazione? Dicci nella sezione commenti.