11 วิธีที่ดีที่สุดในการเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการโครงการของคุณด้วยตัวจัดการงานอัตโนมัติ (คำแนะนำและเครื่องมือจากผู้เชี่ยวชาญ)

ในฐานะผู้จัดการโครงการ ทักษะและประสิทธิภาพของคุณสามารถไปได้ไกลกว่านั้น ไม่มีข้อจำกัดใดๆ ดังนั้นจึงเป็นขั้นตอนที่ชาญฉลาดในการใช้ชุดกระบวนการที่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการโครงการของคุณอย่างต่อเนื่อง หากคุณติดตามพวกเขา ฝึกฝนอย่างสม่ำเสมอและพัฒนาไปเรื่อย ๆ แน่นอนว่าคุณสามารถปรับปรุงได้มากเมื่อเวลาผ่านไป

ในธุรกิจสมัยใหม่ ผู้จัดการโครงการจะฉลาดขึ้นและเพิ่มความสามารถด้วยระบบอัตโนมัติ ดังนั้นจึงเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการที่เรากำลังพูดถึง การประหยัดเงิน เวลา และความพยายามคือสิ่งที่ทำให้คุณมีพื้นที่มากขึ้นสำหรับนวัตกรรม และระบบอัตโนมัติจะช่วยให้คุณทำได้อย่างง่ายดาย

ในบล็อกต่อไปนี้ เราจะพูดถึงเรื่องทั้งหมดและจะแสดงวิธีเพิ่มประสิทธิภาพของคุณในฐานะผู้จัดการโครงการด้วยการจัดการงานอย่างชาญฉลาดและกระบวนการเชิงกลยุทธ์ อ่านต่อไป

ทำไมคุณต้องมีประสิทธิภาพมากขึ้นในการบริหารโครงการของคุณ

ประสิทธิภาพในการจัดการโครงการคือคุณภาพที่คุณสามารถบรรลุได้ทีละน้อย สิ่งที่ทำให้คุณเป็นผู้จัดการโครงการแบบไดนามิกที่สามารถใช้ทรัพยากรและเวลาที่มีอยู่ด้วยการประมาณค่าที่แน่นอน แก้ปัญหา และทำให้โครงการประสบความสำเร็จ ประสิทธิภาพยังทำให้คุณมีความสามารถในการปรับตัว ความเปิดกว้าง และความนิยมในหมู่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ

แนวคิดเรื่องประสิทธิภาพและประสิทธิผลมักใช้ในการประเมินกระบวนการต่างๆ องค์กรตามโครงการมักจะมีปัญหากับความสมดุลระหว่างเวลา ต้นทุน และคุณภาพ พวกเขาสนใจที่จะทำสิ่งนี้ให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากที่สุด

Erik Sundqvist, Science Direct

ตั้งแต่การวางแผน การจัดทำงบประมาณ และการดำเนินการ – ผู้จัดการโครงการต้องผ่านกระบวนการที่ยาวนานและน่าเบื่อหน่าย และความเสี่ยงก็เกือบจะแน่นอนอยู่แล้ว การจัดการคนของคุณ แจกจ่ายงาน และบรรลุเป้าหมายนั้นต้องใช้ความพยายามอย่างหนักทั้งทางร่างกายและจิตใจ แล้วอะไรคือพระคุณในการช่วยกู้ของคุณ?

แท้จริงแล้วมันเป็นประสิทธิภาพของคุณ หากคุณสามารถใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ทั้งหมดได้อย่างมีศักยภาพ คุณก็ประสบความสำเร็จได้ ดังนั้นจะทำอย่างไร? นี่คือที่ที่งานของคุณต้องดำเนินการตามขั้นตอนต่างๆ

11 ขั้นตอนที่พิสูจน์แล้วในการปรับปรุงประสิทธิภาพการจัดการโครงการของคุณ

รายการมาตรการด้านประสิทธิภาพไม่มีที่สิ้นสุด คุณสามารถสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆ ได้ บางทีทุกสัปดาห์ แต่สิ่งที่สำคัญที่สุดคืออันไหนดีที่สุดและผู้เชี่ยวชาญรู้สึกว่ามันใช้งานได้จริง

ด้านล่างนี้ เราได้จัดเรียงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ได้รับการพิสูจน์แล้วจำนวนหนึ่งเพื่อเพิ่มทักษะการจัดการโครงการของคุณ ตรวจสอบพวกเขาออก -

1. เน้นการวางแผน
2. สร้างฐานความรู้
3. สร้างกระบวนการสื่อสารพร้อมกัน
4. การจัดการและการจัดทำงบประมาณเวลาโครงการ
5. กลยุทธ์การบริหารความเสี่ยง
6. ทำให้ข้อมูลโครงการทั้งหมดสามารถเข้าถึงได้
7. ติดตามกระบวนการ
8. ให้รางวัลแก่สมาชิกในทีมที่ดำเนินการ
9. รับเครื่องมือที่เหมาะสมในแนวเดียวกัน
10. เปิดรับคำติชมและข้อเสนอแนะ
11. ไม่เคยชำระ & ทำการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

มาสำรวจในรายละเอียดและค้นหาว่าวิธีการเหล่านี้จะช่วยให้ผู้จัดการโครงการเพิ่ม ประสิทธิภาพการจัดการโครงการ ได้อย่างไร -

1. เน้นการวางแผน

การวางแผนเป็นเสาหลักของกิจกรรมการจัดการโครงการทั้งหมดของคุณ หากคุณมีแผนที่ดีและมีแผนสำรอง คุณจะปลอดภัยในการเล่นเกม นอกจากนี้ยังเป็นขั้นตอนแรกเพื่อให้แน่ใจว่าคุณพร้อมสำหรับธุรกิจที่จริงจัง

พูดง่ายๆ ก็คือ คุณต้องทำสิ่งนี้เพื่อวางแผนดำเนินการได้ –

• การกำหนดขอบเขตของโครงการของคุณ
• สร้างโครงสร้างการแบ่งงาน
• กำหนดและจัดลำดับกิจกรรมโครงการ
• ประมาณการอย่างชาญฉลาดของงบประมาณ ระยะเวลา และทรัพยากรอื่นๆ
• เตรียมแผนฉุกเฉินไว้ให้พร้อม

งานทั้งหมดข้างต้นจะทำให้โครงการของคุณมีความคล่องตัวเท่านั้น เมื่อโครงกระดูกของคุณแข็งแรง ร่างกายจะต้องมีรูปร่างที่ดี

2. สร้างฐานความรู้

การสร้างฐานความรู้เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับโครงการของคุณ เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการข้อมูล ฐานความรู้สามารถช่วยคุณได้ ดังนั้น สถานการณ์ทั่วไปก็คือ สมมติว่า มีคนต้องการทราบจำนวนการขายของไตรมาสที่แล้ว คุณให้เขารู้ แล้วก็มาขอข้อมูลแบบเดียวกัน จะไม่รบกวนตอบอีกเหรอ?

ฐานความรู้มีความจำเป็นสำหรับการแบ่งปันข้ามกลุ่มและสำหรับการเรียกใช้กระแสข้อมูลพร้อมกันทั่วทั้งองค์กร สิ่งนี้จะช่วยไม่เพียงแต่บุคคลในโครงการของคุณแต่ยังรวมถึงบุคคลภายนอกและลูกค้าด้วย

3. สร้างกระบวนการสื่อสารพร้อมกัน

เว้นแต่คุณมีการสื่อสารที่มั่นคงระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย โครงการของคุณมีความเสี่ยง ทุกคนที่เชื่อมโยงกับโครงการของคุณต้องแน่ใจว่าพวกเขาอยู่ในหน้าเดียวกัน และทำงานเพื่อเป้าหมายเดียวกัน อย่างไรก็ตาม หลายโครงการล้มเหลวเนื่องจากขาดมัน เห็นได้ชัดว่า "ความล้มเหลวในการสื่อสาร" ทำให้ 57% ของความล้มเหลวของโครงการ

จะสร้างกระบวนการสื่อสารที่เกาะติดได้อย่างไร? สิ่งแรกคือการเลือกรูปแบบหรือกระดานที่ข้อมูลทั้งหมดควรเก็บไว้และอัปเดตเป็นประจำ

ขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดเป้าหมายการสื่อสาร นั่นหมายถึงการวางแผนอื่นสำหรับสิ่งที่คุณต้องการบรรลุผ่านกระบวนการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการ หลังจากที่คุณมีรูปแบบและเป้าหมายในการสื่อสารแล้ว ก็ถึงเวลาระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและเลือกวิธีการที่คุณต้องการปฏิบัติตาม

4. การจัดการและการจัดทำงบประมาณเวลาโครงการ

นอกจากเวลาและเงินที่คุณใช้ไป ความล่าช้าของโครงการอาจทำให้คุณสูญเสียสิ่งที่มีค่าที่สุด นั่นคือลูกค้าของคุณ ดังนั้นการจัดทำงบประมาณและการบริหารเวลาที่เหมาะสมจึงเป็นปัญหาใหญ่ที่คุณต้องแก้ไข ดังนั้น เมื่อคุณเริ่มจัดการโครงการ คุณต้องทำเครื่องหมายรายการตรวจสอบต่อไปนี้ -

• การประเมินทรัพยากรที่ดีที่คุณลงทุน
• คนที่คุณเลือกเป็นผู้สมรู้ร่วมคิด
• แบ่งโปรเจ็กต์นั้นเป็นเศษส่วนเล็ก ๆ กำหนดคนที่เหมาะสมในสถานที่ที่เหมาะสม
• ตั้งเวลาโดยประมาณในการทำงานแต่ละงานให้เสร็จ

การทำงบประมาณเป็นภาระหนัก ดังนั้นสิ่งที่ทำให้คุณมีประสิทธิภาพคือการเลือกวิธีการที่เหมาะสมที่สุดให้เหมาะกับธุรกิจของคุณ

5. กลยุทธ์การบริหารความเสี่ยง

ในฐานะผู้จัดการโครงการ ความเสี่ยงนั้นชัดเจน ในที่สุด คุณควรจะเป็นผู้จัดการความเสี่ยงที่ดีเพื่อทำให้โครงการของคุณประสบความสำเร็จ กลยุทธ์การจัดการความเสี่ยงค่อนข้างเป็นคลังแสงที่ชาญฉลาดในการต่อสู้กับสถานการณ์ที่ใกล้เข้ามา นักการตลาดยุคใหม่มักจะคำนึงถึงกลยุทธ์การบริหารความเสี่ยงทั้งด้านบวกและด้านลบ ในขณะที่พวกเขากำลังประสบปัญหา

ผู้เชี่ยวชาญด้านกลยุทธ์มีอยู่สามประเภทที่พบในการแก้ปัญหาการจัดการความเสี่ยง สิ่งเหล่านี้คือการตอบสนองความเสี่ยงเชิงบวก เชิงลบ และที่อาจเกิดขึ้นได้

ตัวอย่างเช่น หากคุณมองในแง่บวก การจัดการความเสี่ยงมีสี่ขั้นตอน ใช้ประโยชน์ แบ่งปัน ปรับปรุง และยอมรับ การเอารัดเอาเปรียบหมายถึงความเสี่ยงโดยเจตนาเพื่อเริ่มต้นความเป็นไปได้ บางครั้ง ผู้จัดการโครงการที่ชาญฉลาดจะแสวงหาพันธมิตรและแบ่งปันความเสี่ยงเพื่อให้เป็นไปได้

การตอบสนองโดยบังเอิญมาในโอกาสพิเศษ บางครั้ง การประมาณค่าของคุณอาจไม่ได้ผลลัพธ์ที่แน่นอนและนำคุณไปสู่ความล้มเหลว จากนั้น การตอบสนองการบริหารความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจะช่วยให้คุณหลุดพ้นจากความยากลำบาก

6. ทำให้ข้อมูลโครงการทั้งหมดสามารถเข้าถึงได้

เราได้กล่าวถึงความสำคัญของฐานความรู้แล้ว อย่างไรก็ตาม โครงการที่ดำเนินไปอย่างประสบความสำเร็จนั้นต้องการลำดับการเข้าถึงสูงสุดในบรรดาผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการ

โครงการที่กำลังดำเนินการสร้างชุดข้อมูลและเอกสารจำนวนมาก เมื่อใดก็ตามที่มีคนต้องการบางสิ่งบางอย่าง เขา/เธอต้องมีวิธีการรับมือโดยไม่ต้องยุ่งยากและง่ายดาย นอกจากนี้ยังเป็นส่วนสำคัญของภาพรวมของกระบวนการสื่อสาร นอกจากนั้น สิ่งที่คุณทำควรได้รับการจัดทำเป็นเอกสาร ในฐานข้อมูลที่สามารถเข้าถึงได้ ข้อมูลโครงการทั้งหมดของคุณต้องได้รับการบันทึกและตรวจสอบย้อนกลับได้

7. ติดตามกระบวนการ

การติดตามช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของโครงการ สิ่งสำคัญที่สุดคือ -

• คุณทำภารกิจมาเท่าไหร่แล้ว
• มีอะไรดีขึ้นบ้าง
• คุณต้องไปกี่ลีกถึง
• มาตรการใดสามารถปรับปรุงกระบวนการของคุณได้มากกว่านี้

ในฐานะผู้จัดการโครงการที่ชาญฉลาด งานของคุณคือค้นหาวิธีที่ดีที่สุดในการติดตามงานการจัดการโครงการของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ ในกรณีนี้ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการหรือตัวจัดการงานอัตโนมัติมาพร้อมกับข้อดีมากมาย

8. ให้รางวัลแก่สมาชิกในทีมที่ดำเนินการ

ไม่ใช่ว่าสมาชิกในทีมของคุณทุกคนจะเหมือนกัน พวกเขามีบทบาท ขอบเขต ความรับผิดชอบ และความสามารถที่แตกต่างกัน นอกเหนือจากคุณสมบัติที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเหล่านี้ ผู้คนมีปฏิกิริยาตอบสนองที่แตกต่างกันขณะทำงานในโครงการ คุณไม่สามารถคาดหวังให้พวกเขาทั้งหมดแสดงในลักษณะเดียวกันตลอดมา ดังนั้น คุณต้องประกอบมันเพื่อเพิ่มอัตราความสำเร็จของคุณ ในกรณีเช่นนี้ วิธีใดดีที่สุดในการเพิ่มพลังภายในให้ทำงานอย่างใกล้ชิดและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การรับรู้ของพนักงานมีความสำคัญต่อ 37% ของพนักงาน ทีมที่ทำคะแนนใน 20% แรกของประสบการณ์การมีส่วนร่วมลดลง 59% เทิร์นโอเวอร์ คนงานสหรัฐประมาณ 34% รู้สึกมีส่วนร่วม

หนึ่งในเคล็ดลับที่ได้รับการพิสูจน์แล้วคือ – ให้รางวัลแก่ผู้ที่ทำงานได้ดีขึ้น เป็นประเพณีเก่าแก่ที่จะสร้างแรงบันดาลใจให้ผู้อื่นแสดงด้วยจังหวะเดียวกันหรือช่วยให้พวกเขาลองทำตามธรรมชาติ ไม่ใช่ด้วยการบังคับ

9. รับเครื่องมือที่เหมาะสมในแนวเดียวกัน

นี่เป็นส่วนที่ยุ่งยาก ระบบอัตโนมัติเป็นสิ่งที่ผู้จัดการโครงการยุคใหม่ส่วนใหญ่ต้องการเชื่อ แต่มีสักกี่คนที่ทำเช่นนั้นจริงๆ Mckinsey รายงานว่า 31% ของธุรกิจมีฟังก์ชันอัตโนมัติเต็มรูปแบบอย่างน้อยหนึ่งฟังก์ชัน

ดังนั้น จากการวิจัยของ Farc Research "ผู้เชี่ยวชาญจะใช้เวลาโดยเฉลี่ย 18 นาทีในการค้นหาเอกสารด้วยตนเอง - 20% ถึง 40% ของเวลา - และใช้เวลา 50% ในการค้นหาข้อมูล"

ซึ่งหมายความว่าการนำระบบอัตโนมัติมาใช้สามารถช่วยประหยัดความพยายามและเวลาของคุณ และช่วยให้คุณมีเวลามากขึ้นในการให้ความสำคัญกับเรื่องอื่นๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการโครงการของคุณ

ด้วยเหตุนี้ ความต้องการเครื่องมืออัตโนมัติจึงเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ที่จะทำให้กระบวนการทางธุรกิจของคุณเติบโต แต่จะเลือกอันไหนและเครื่องมือที่เหมาะสมจะช่วยเพิ่มเกมของคุณได้อย่างไร? เราจะแสดงให้คุณเห็นสิ่งนี้

10. เปิดรับคำติชมและข้อเสนอแนะ

ผู้จัดการโครงการที่ดีจะเปิดรับความคิดเห็นจากลูกศิษย์เสมอ อย่างน้อยก็ไม่มีอะไรเลวร้ายในการฟังคนที่มีความคิดเหมือนๆ กัน แบ่งปันความคิดและข้อเสนอแนะใช่ไหม

เรื่องที่แย่คือเรื่องทั่วไปของผู้จัดการโครงการที่ไม่เปิดรับแนวคิดใหม่และบอกคนของเขาว่า “ฉันรู้มากกว่าคุณ นั่นคือเหตุผลที่ฉันเป็นผู้จัดการของคุณ”

สมมติ เขาชื่อมิสเตอร์บรูกส์ เขาไม่เคยคิดถึงสมาชิกในทีมที่เพิ่มมูลค่าให้กับโครงการหรือประเด็นที่กำลังจะเกิดขึ้น ดังนั้นเมื่อใดก็ตามที่มีปัญหาเกิดขึ้น พวกเขาจึงไม่มีอะไรมากในมือในการแก้ปัญหา และในขณะที่แผนของเขาล้มเหลว ชายคนนั้นก็ดื้อดึงมากที่จะยอมรับคำแนะนำใหม่ๆ แต่โทษสมาชิกในทีม

โครงการนี้ไม่มีที่ไหนเลย และสิ่งต่าง ๆ เริ่มแตกสลาย แม้จะเป็นคนที่มีความสามารถและมีความรู้ที่ดี แต่คุณบรู๊คล้มเหลวในการบรรลุเป้าหมาย

มีบทเรียนหนึ่งที่ชัดเจน: ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณต้องให้ความสำคัญกับสมาชิกในทีมแต่ละคน เปิดใจรับแนวคิดและการอภิปรายใหม่ๆ เพราะทุกคนมีบางอย่างที่จะใส่ในโครงการในขณะที่พวกเขากำลังดำเนินการอยู่

คุณอาจต้องการอ่าน: A Comprehensive Guide to Waterfall Methodology ในการบริหารโครงการ!

11. อย่าตั้งถิ่นฐานและทำการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

ชีวิตในฐานะผู้จัดการโครงการคือการเดินทางที่ส่งเสริมนวัตกรรมในแต่ละวัน ดังนั้น หากคุณประสบความสำเร็จโดยปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและกฎเกณฑ์ อย่าคิดว่าครั้งต่อไปหรือโครงการต่อไปจะเป็นไปตามนั้นด้วย เป็นโลกที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง ดังนั้นคุณควร เกมของคุณสามารถปรับเปลี่ยนได้และความกระตือรือร้นสามารถนำคุณไปสู่ตำแหน่งผู้นำได้

ใช้ตัวจัดการงานอัตโนมัติเพื่อเพิ่มทักษะการจัดการโครงการของคุณ

ระบบอัตโนมัตินำนวัตกรรมและความรวดเร็วมาสู่พนักงานของคุณ ดังนั้น การวัดประสิทธิภาพทั้งหมดที่เราได้พูดคุยกันในบล็อกสามารถทำได้ง่ายหากคุณมี ตัวจัดการงานอัตโนมัติบนแขนเสื้อของคุณ

ตั้งแต่การวางแผนไปจนถึงการติดตามกระบวนการ การกระจายงานไปจนถึงการจัดทำงบประมาณเวลาหรือการติดตามผล คุณจะได้รับทุกอย่างจากเครื่องมือดังกล่าว ตัวอย่างเช่น หากคุณมีตัวจัดการงานอัตโนมัติ เช่น WP Project Manager คุณสามารถปรับปรุงงานโครงการทั้งหมดของคุณและเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการโครงการได้

คุณสมบัติหลักบางอย่างที่คุณวางใจได้คือ -

• ความช่วยเหลือด้านทรัพยากรและการวางแผน
• การติดตามอย่างชาญฉลาดของหลายโครงการของคุณ
• สามารถกำหนดเส้นตายและระบบเตือน/แจ้งเตือนให้ตรงตามนั้นได้
• ตัวเลือกการติดตามเวลาที่มีประสิทธิภาพ
• การทำงานร่วมกันเป็นทีมผ่าน Kanban รายการงาน แผนภูมิแกนต์ และตัวเลือกการจัดเก็บไฟล์ที่สามารถเข้าถึงได้
• รายงานและการวิเคราะห์

WP Project Manager เป็นเครื่องมือจัดการโอเพ่นซอร์สแบบเต็มรูปแบบที่สามารถทำให้ทีมและโครงการของคุณทำงานโดยอัตโนมัติได้อย่างเต็มที่

คำพูดสุดท้ายเกี่ยวกับประสิทธิภาพการจัดการโครงการ

การจัดการโครงการเป็นงานเชิงกลยุทธ์ ไม่จำเป็นต้องเร่งรีบ แต่ต้องใช้มาตรการทีละขั้นตอนเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย หากคุณต้องการเป็นคนฉลาด อาวุธหลักของคุณควรเป็นประสิทธิภาพในฐานะผู้จัดการคนและการปรับตัวให้เข้ากับเทคโนโลยี

นอกจากนี้ ขั้นตอนข้างต้นที่เราได้กล่าวมา คุณสามารถเพิ่มการเปลี่ยนแปลงและสร้างสรรค์มาตรการด้านประสิทธิภาพใหม่ล่าสุดได้ตลอดเวลา ดังนั้น ส่วนใดของการจัดการโครงการปัจจุบันของคุณที่ต้องการการปรับปรุงใหม่ บอกเราในส่วนความคิดเห็น