Proje Yönetiminde Problem Çözmek İçin Kısa Bir Kılavuz (Uzman İpuçları)

Sizi harika bir proje yöneticisi yapan en önemli becerilerden biri problem çözmedir. Projelerinizi yönetirken sorunlar kaçınılmazdır. Çünkü hepimiz günlük hayatımızda bile aynı tür durumlarla karşı karşıya kalıyoruz. Farkı yaratan şey, bilgi ve mevcut veya yaklaşan bir sorunu çözmek için bu bilgiyi ne kadar verimli bir şekilde koyduğunuzdur.

Problem çözme, çevrenizde neler olup bittiğini gözlemleme sürecidir; değiştirilebilecek veya geliştirilebilecek şeyleri belirlemek.

kepner-tregoe

Proje yönetiminde problem çözme stratejik bir süreçtir. Bu nedenle, bu beceriyi bir gecede elde edemezsiniz. Adım adım öğrenmeye, bunu yapmak için bir çerçeve benimsemeye ve tabii ki bazı önemli hususları sürdürmeye ihtiyacı var.

Bu kısa kılavuzda, proje yönetiminde izlenecek kanıtlanmış problem çözme yöntemlerinden bazılarını size göstereceğiz. Okumayı bitirdikten sonra, yapmanız gereken en önemli şeylerin neler olduğunu anlayabilecek ve verimli bir problem çözücü olmak için bir yol haritası oluşturabileceksiniz.

Proje Yönetiminde Problem Çözmenin Önemi

Proje yönetiminde problem çözme becerisini öğrenmeniz için birçok neden vardır. En iyi teknikleri veya en iyi uygulamaları ele almadan önce, proje yönetiminde problem çözmeyi ciddi bir iş haline getiren bazı kilit noktaları gözden geçirelim.

Süreçteki Bozuk Şeyleri Düzeltme

Problem çözme benzersiz bir zihniyet gerektirir. Bunu aklınızda bulundurduğunuzda, projelerinize daha yoğun bir şekilde kolayca bakabilirsiniz. İş yapmak ve projeleri yönetmek eşzamanlı bir şeydir. İyi geliştirilmiş bir problem çözme yapısı, bozuk, iyileştirme veya güncelleme gerektiren şeyleri belirtmenize yardımcı olur.

Riskleri Sıralayın

Riskleri belirlemek, projeleriniz için çok önemlidir. Problem çözme çerçevesi, işinizin mevcut durumunu anlamanıza yardımcı olur. Yeterli verilerle, uygun kaynaklarla ele alınabilecek riskleri kolayca sıralayabilirsiniz.

Performansı arttırmak

Projeleriniz ve çalışanlarınız bir bütündür, tek bir hedefe ulaşmak için birbirlerini tamamlarlar - başarı ve gelişim. Bu nedenle, sorunlarınıza güvenilir bir çözüm aramaya hazır olduğunuzda, bu aynı zamanda çalışanlarınız üzerinde de iyi bir etki yaratır. Sonunda, bu genel performansınızı iyileştirmeye yol açar.

Fırsat Aramak

Sorunları çözmeye devam ettikçe, en yeni çatlakları, bozuk şeyleri ve güncellenmesi gereken şeyleri görürsünüz. Aynı süreçle, büyük resmi görmeyi öğrenebilir, büyük resmin doğasını anlayabilir ve bir proje yöneticisi olarak onu aktarma yeteneğine sahip olabilirsiniz. Bu nedenle, riskleri ve fırsatları aynı anda sıralayabilirsiniz.

Tüm proje aktivitelerinizi doğrudan WordPress panonuzdan yönetmek istiyorsanız, WordPress Proje Yönetimine Yeni Başlayanlar Kılavuzu'ndaki bu makaleye bakın.

Proje Yönetiminde Sorun Çözmek İçin İzlemeniz Gereken 5 Adım

Bildiğiniz gibi, problem çözme becerileri bir çerçeve gerektirir. Bir proje yöneticisi olarak, uzmanlığınızı ve kaynaklarınızı izleyerek en uygun yöntemleri düzene sokmalısınız. Aşağıda, proje yönetiminde problem çözme konusunda sizi akıllı bir profesyonel haline getirebilecek en kanıtlanmış teknikleri bir avuç sıraladık. Onlara tek tek bakın -

1. Sorunu Tanımlamak İlk Önceliğinizdir

Bir soruna nasıl bakarsanız, çalışanlarınız bakmaz. Çünkü bir problem gördüklerinde proje yöneticisi olduğunuz için sizin onlar için çözmenizi isterler. Bu nedenle, sorunu ilk etapta tanımlamanız sizin için önemlidir. Örneğin, ekibiniz sürekli olarak teslim tarihlerini kaçırıyor, bu nedenle bu onların sonundan kaynaklanan bir sorun. Uygulanabilir bir çözüme ulaşmak için ekibinizin neden aynı hataları yaptığını anlamalısınız.

Bir sorunun doğasını anlamak, projenize neden bir şeyler olduğunu ve işlerin neden sürekli sorun olmaya devam ettiğini bildiğiniz zaman mümkündür. Bunu anlamak için 5W1H yaklaşımını takip edebilirsiniz.

Bu, proje yönetiminde bir sorunu tanımlamak için bu altı soruyu sormak anlamına gelir –

• Kim   sorun etkiler mi
• Sorunun belirtileri nelerdir?
• Proje nerede/nerede gerçekleşti?
• Ne zaman oldu?
• Niye ya   sorun gerçekleşir mi?
• Nasıl olur?

Bu nedenle, bu soruyu sormak, probleminizi akıllı ve kusursuz bir şekilde çözmek istediğinizde kesinlikle tanımlamanıza yardımcı olacaktır.

Devamını okuyun: WP Proje Yöneticisini Kullanarak Ekip Üretkenliği Nasıl Artırılır.

2. Sorunun Arkasındaki Nedenleri Bulun

Bir sorunun doğasını anladıktan sonra, bir sonraki gerekli adım, arkasındaki nedenleri bulmak ve bunları özüne kadar analiz etmektir. İş akışınızdaki boşluğu bulup, uygun bir çözüme ulaşmak için bunları birbiri ardına doldurmaya benzer. Bu nedenle, stratejik bir yaklaşım izlerseniz neden bulmak zor olmayacaktır.

Örneğin, bir Kılçık diyagramı kullanabilirsiniz. Bir sorunun nedenlerini bulmak ünlü ve faydalı bir süreçtir. Peki, Kılçık diyagramı nedir? Japon organizasyon teorisyeni Kaoru Ishikawa, bir problemin temel nedenlerini görsel bir biçimde sınıflandırmak için kullanılan onu yarattı.

Resmin üstüne bakın. Diyelim ki sorun web sitenizin kapalı olması. Bir Kılçık diyagramı, web sitenizin düşmesine neden olabilecek olası nedenleri not etmenize yardımcı olacaktır. Böyle bir görsel gösteriyi sürdürerek, proje yönetiminde problem çözme konusunda daha iyi ve etkili olabilirsiniz.

İşte bazı kaçınılmaz şeyler - not ettiğiniz nedenler gerçek olmalı. Pek çok olası nedenden, işiniz gerçek nedenleri anlamaktır. Derin analiz için giderseniz mümkündür. Bu nedenle, bunu yapmak için Kök Neden Analizi (RCA) yardımcı olacaktır.

3. Çözümler İçin Fikirler Üretmek

Artık hangi sorunu çözmeniz gerektiğini ve nedenlerinin neler olduğunu bildiğinize göre, doğru çözümler için fikirler üretmeye başlayabilirsiniz. Proje yönetiminde aşamalı bir problem çözme adımıdır. Dolayısıyla, bu adımda yaratıcı olmak için daha fazla özgürlüğe sahipsiniz. Bu adımın amacı bir dizi çözüm bulmaktır. Belli ki bir çözüm rezervine veya alternatif çözümlere ihtiyacınız var. Risklerinizi azaltmanıza yardımcı olurlar. Bir çözüm başarısız olursa, alternatif bir yaklaşıma gidebilirsiniz.

Bu nedenle, çok fazla zihin çalışması yapmanız, araştırma yapmanız ve olası çözümler için yollar toplamanız gerekir. Fikir üretmenin en iyi iki yolu beyin fırtınası ve zihin haritalamadır.

Mindtools , yaratıcı problem çözmenin dört adımda çalıştığını açıklıyor. Bunlar – açıklığa kavuşturmak, tasarlamak, geliştirmek, uygulamaktır.

Açıklama aşaması, proje vizyonunuzu ve sorunların doğasını yeniden keşfetmenizi sağlar. Ardından gerekli verilerin toplanmasına ve soruların formüle edilmesine rehberlik eder. Aşağıdaki adımların tamamı, fikirleri keşfetmek, çözümleri formüle etmek ve uygulama için bir plan oluşturmak için tüm anlayışınız, verileriniz, kaynaklarınız ve hedefiniz ile çerçeveyi genişletmekle ilgilidir.

4. En Uygun Çözümü Seçin

Gardırobunuz benzer kıyafetlerle doluyken doğru rengi seçmek kolay değildir. Ancak kararlı olduğunuzda, o programın görgü kurallarını ve kıyafet kurallarını bildiğinizde, moda anlayışınız size en uygun rengi seçmenize izin verir. Herhangi bir projeyi yönetirken ve bir şeyi çözmeye çalışırken aynı şey her zaman olur.

Bir sürü fikir üretip bir sürü farklı çözüm ürettikten sonra tereddüt kaçınılmazdır. Bir proje yöneticisi olarak, problem çözme beceriniz, sorununuzu çözmenin en kullanışlı ve en kolay yolunu seçmenizi gerektirir.

Bunu yapmanın en iyi yolu, tüm çözümleri ölçmek, bunları birbirleriyle karşılaştırmak ve aşağıdaki gerçekleri göz önünde bulundurmaktır –

• Beklentileriniz ve öncelikleriniz
• Tüm çözümleri değerlendirin ve ölçün
• Kaynaklarınızı düşünün
• İlk etapta en basit olanı için gidin

Ancak soru sormaktan asla vazgeçmemelisiniz. Kendinize sorun, proje üzerinde çalışan öğrencilerinize soru sormaları için ilham verin. Ne kadar çok soru ortaya çıkarsa, çözüm o kadar etkili ve kusursuz olacaktır.

5. Sorunlarınızı Çözmek İçin Harekete Geçmek

Sorununuzun ne olduğunu ve hangi çözümü uygulamanız gerektiğini bildiğinizde, hemen baştan başlayın. Harekete geçme zamanı. Bir çözümü uygulamak son adımdır. Ancak bu seviyeye ulaşmak için önceki tüm adımları atmalısınız. Bir problem çözücü olarak becerinizi artırmak için kurulmuş bir çerçevedir.

Devamını Okuyun: 2022'de İzlenecek 6 İlginç Proje Yönetimi Fikri.

Bir Proje Yönetim Aracı Sorun Çözmede Size Nasıl Yardımcı Olabilir?

Otomasyon çağında, çalışanlarınız, müşterileriniz, hesaplarınız ve genel projeleriniz vb. için çevrimiçi bir veritabanı oluşturmanıza yardımcı olan araçlar sayesinde proje yönetimi daha kolay hale gelir. Bir PM otomasyon yazılımı, her süreci canlı olarak takip etmenizi ve işlerinizi kolaylaştırmanızı sağlar daha iyi kararlar verme çabası.

Örneğin, WP Project Manager gibi bir PM otomasyon aracınız varsa, proje yönetiminde problem çözmeniz daha uygun ve basit olacaktır. İşte nasıl -

• Kaynaklarınızın ve planlamanızın en iyi şekilde kullanılmasını sağlar
• Projelerinizi ve görevlerinizi sağlam bir şekilde organize edin ve izleyin
• İzlemenizi daha verimli hale getirmek için gelişmiş yönetim aracı
• Araç, ortak çabalarınızı yoğunlaştıracak
• Projelerinizin nasıl ilerlediğini ve eksiklerinizin neler olduğunu görebilmeniz için rapor oluşturun

Genel olarak, WP Proje Yöneticisi, iş akışınızı kolaylaştırabilecek tüm özelliklere sahiptir. Proje panonuzun (Kanban panosu, Gantt Şeması, Görev listesi, Takvim vb. dahil) canlı güncellemelerini ve etkinliklerini gördüğünüzde, tüm sorun çözme adımlarını daha verimli bir şekilde kolayca takip edebilirsiniz. Yine de iş daha kolay olurdu.

Proje Yönetiminde Problem Çözme İçin Kapanış

Çoğu sorun başlangıçta küçüktür. Becerikli bir proje yöneticisi olarak, göreviniz bunları mümkün olan en kısa sürede çözmektir. Ne kadar geciktirirseniz, sorun o kadar büyür. Bir gemi uzun bir yolculuktayken genellikle motorunda birçok küçük arıza veya çatlak olur. Akıllı kaptan, bunları aynı anda düzeltmek için her zaman döngüdedir. Bir proje yöneticisi olarak işiniz bundan başka bir şey değildir.

Stratejik bir problem çözme çerçevesi, bu döngüyle başa çıkmanıza yardımcı olacaktır ve mükemmel bir proje yönetimi otomasyon aracı, problemlerinizi daha hızlı çözmenizi sağlar (esnekliği, satın alınabilirliği, zaman yönetimini ve akıllılığı eklemeyi unutmayın).

İşte son sözümüz – projelerinizdeki sorunları çözmenin en yeni yollarını geliştirmeye devam edin ve sorununuzun sizden daha fazla büyümesine izin vermeyin.