Krótki przewodnik po rozwiązywaniu problemów w zarządzaniu projektami (wskazówki ekspertów)

Jedną z najważniejszych umiejętności, która sprawia, że ​​jesteś świetnym kierownikiem projektu, jest rozwiązywanie problemów. Kiedy zarządzasz swoimi projektami, problemy są nieuniknione. Ponieważ wszyscy musimy stawić czoła tym samym sytuacjom, nawet w naszym codziennym życiu. Różnica polega na wiedzy i tym, jak skutecznie ją wykorzystujesz, aby rozwiązać bieżący lub zbliżający się problem.

Rozwiązywanie problemów to proces obserwowania tego, co dzieje się w twoim środowisku; identyfikowanie rzeczy, które można zmienić lub ulepszyć.

kepner-tregoe

Rozwiązywanie problemów w zarządzaniu projektami jest procesem strategicznym. Dlatego nie możesz osiągnąć tej umiejętności z dnia na dzień. Potrzebuje uczenia się krok po kroku, przyjęcia ram, aby to zrobić, i oczywiście zachowania pewnych kluczowych kwestii.

Cóż, w tym krótkim przewodniku pokażemy Ci niektóre ze sprawdzonych metod rozwiązywania problemów w zarządzaniu projektami. Gdy skończysz czytać, będziesz w stanie zrozumieć, jakie są najważniejsze rzeczy, które musisz zrobić, i zainicjować plan działania, aby skutecznie rozwiązywać problemy.

Znaczenie rozwiązywania problemów w zarządzaniu projektami

Jest wiele powodów, dla których musisz nauczyć się umiejętności rozwiązywania problemów w zarządzaniu projektami. Zanim przejdziesz do najlepszych technik lub najlepszych praktyk, przyjrzyjmy się niektórym kluczowym punktom, które sprawiają, że rozwiązywanie problemów w zarządzaniu projektami jest poważnym biznesem.

Naprawianie uszkodzonych rzeczy w procesie

Rozwiązywanie problemów wymaga wyjątkowej mentalności. Mając to na uwadze, możesz z łatwością zająć się swoimi projektami z większą intensywnością. Prowadzenie biznesu i zarządzanie projektami to jednoczesna rzecz. Dobrze opracowana struktura rozwiązywania problemów pomaga wskazać rzeczy, które są zepsute, wymagają poprawy lub aktualizacji.

Uporządkuj ryzyko

Identyfikacja ryzyka ma kluczowe znaczenie dla Twoich projektów. Ramy rozwiązywania problemów pomagają zrozumieć aktualny stan Twojej firmy. Mając wystarczającą ilość danych, możesz łatwo uporządkować ryzyko, z którym można sobie poradzić przy odpowiednich zasobach.

Poprawa wydajności

Twoje projekty i pracownicy są integralni, uzupełniają się, aby osiągnąć jeden cel – sukces i rozwój. Tak więc, kiedy jesteś gotowy na szukanie niezawodnego rozwiązania swoich problemów, ma to również dobry wpływ na twoich pracowników. Ostatecznie prowadzi to do poprawy ogólnej wydajności.

Szukasz możliwości

Im więcej rozwiązujesz problemów, widzisz najnowsze crack, zepsute rzeczy i rzeczy, które wymagają aktualizacji. W tym samym procesie możesz nauczyć się widzieć duży obraz, zrozumieć naturę dużego obrazu i stać się w stanie przekazać go jako kierownik projektu. Dzięki temu możesz uporządkować zagrożenia i szanse w tym samym czasie.

Jeśli chcesz zarządzać wszystkimi działaniami związanymi z projektem bezpośrednio z pulpitu WordPress, zapoznaj się z tym artykułem w Przewodniku dla początkujących po zarządzaniu projektami WordPress.

5 kroków do rozwiązywania problemów w zarządzaniu projektami, które powinieneś wykonać

Jak już wiesz, umiejętności rozwiązywania problemów wymagają ram. Jako kierownik projektu musisz usprawnić najbardziej odpowiednie metody zgodnie ze swoją wiedzą i zasobami. Poniżej zestawiliśmy garść najbardziej sprawdzonych technik, które mogą sprawić, że staniesz się inteligentnym profesjonalistą w rozwiązywaniu problemów w zarządzaniu projektami. Spójrz na nie jeden po drugim –

1. Zdefiniowanie problemu jest Twoim priorytetem

Sposób, w jaki patrzysz na problem, Twoi pracownicy nie. Ponieważ kiedy widzą problem, chcą, abyś go rozwiązał za nich, ponieważ jesteś kierownikiem projektu. Dlatego ważne jest, abyś w pierwszej kolejności zdefiniował problem. Na przykład Twój zespół ciągle nie dotrzymuje terminów, więc jest to problem od jego końca. Aby znaleźć realne rozwiązanie, musisz zrozumieć, dlaczego Twój zespół popełnia te same błędy.

Zrozumienie natury problemu jest możliwe, gdy wiesz, dlaczego coś się dzieje z twoim projektem, dlaczego coś się komplikuje. Aby to rozgryźć, możesz zastosować podejście 5W1H.

Oznacza to zadanie tych sześciu pytań w celu zdefiniowania problemu w zarządzaniu projektami –

• Kto   czy problem dotyczy?
• Jakie są objawy problemu?
• Gdzie/gdzie projekt się to odbył?
• Kiedy to się dzieje?
• Czemu   czy problem ma miejsce?
• Jak to się stało?

Tak więc zadanie tego pytania z pewnością pomogłoby ci zdefiniować problem, gdy chcesz go rozwiązać w sprytny i nienaganny sposób.

Przeczytaj więcej: Jak poprawić produktywność zespołu za pomocą WP Project Manager.

2. Znajdź przyczyny problemu

Po zrozumieniu natury problemu, następnym niezbędnym krokiem jest znalezienie przyczyn i przeanalizowanie ich do sedna. Jest to podobne do znajdowania luki w przepływie pracy i uzupełniania ich jeden po drugim, aby znaleźć odpowiednie rozwiązanie. Dlatego znalezienie powodów nie będzie trudne, jeśli zastosujesz strategiczne podejście.

Na przykład możesz użyć diagramu Fishbone. Jest to znany i użyteczny proces znajdowania przyczyn problemu. Co to jest diagram Fishbone? Japoński teoretyk organizacji Kaoru Ishikawa stworzył go, który służy do kategoryzacji głównych przyczyn problemu w formie wizualnej.

Spójrz powyżej obrazka. Załóżmy, że problem polega na tym, że Twoja witryna nie działa. Diagram Fishbone pomoże Ci zanotować możliwe przyczyny, które mogą spowodować upadek Twojej witryny. Utrzymując taką wizualną demonstrację, możesz lepiej i skuteczniej radzić sobie z rozwiązywaniem problemów w zarządzaniu projektami.

Oto kilka nieuniknionych rzeczy – powody, które zapisujesz, powinny być prawdziwe. Z wielu możliwych powodów Twoim zadaniem jest zrozumienie prawdziwych powodów. Jest to możliwe, jeśli zdecydujesz się na głęboką analizę. W tym celu pomocna byłaby analiza przyczyn źródłowych (RCA).

3. Generowanie pomysłów na rozwiązania

Teraz, gdy już wiesz, jaki problem musisz rozwiązać i jakie są jego przyczyny, możesz zacząć generować pomysły na właściwe rozwiązania. Jest to stopniowy krok rozwiązywania problemów w zarządzaniu projektami. Tak więc na tym etapie masz więcej swobody, aby stać się kreatywnym. Celem tego kroku jest znalezienie zestawu rozwiązań. Ewidentnie potrzebujesz rezerwy rozwiązań lub rozwiązań alternatywnych. Pomagają Ci zmniejszyć ryzyko. Jeśli jedno rozwiązanie zawiedzie, możesz wybrać alternatywne podejście.

Dlatego musisz wykonać dużo pracy z umysłem, zbadać i znaleźć sposoby na możliwe rozwiązania. Dwa najlepsze sposoby generowania pomysłów to – burza mózgów i mapowanie myśli.

Mindtools wyjaśnia, że ​​kreatywne rozwiązywanie problemów działa w czterech krokach. Są – doprecyzowuj, opracowuj, rozwijaj, wdrażaj.

Etap wyjaśniania sprawia, że ​​ponownie odkrywasz swoją wizję projektu i naturę problemów. Następnie prowadzi do zebrania niezbędnych danych i sformułowania pytań. Poniższe kroki dotyczą rozszerzenia struktury o całą wiedzę, dane, zasoby i cel, aby badać pomysły, formułować rozwiązania i tworzyć plan wdrożenia.

4. Wybierz najbardziej dopasowane rozwiązanie

Nie jest łatwo wybrać odpowiedni kolor, gdy w Twojej szafie jest pełno podobnych ubrań. Ale kiedy jesteś zdeterminowany, znasz etykietę i kodeks ubioru tego konkretnego programu, twoje wyczucie mody pozwoli ci wybrać najbardziej odpowiedni kolor. To samo dzieje się zawsze, gdy zarządzasz jakimikolwiek projektami i próbujesz coś rozwiązać.

Po wygenerowaniu wielu pomysłów i sformułowaniu wielu różnych rozwiązań wahanie jest nieuniknione. Tak więc, jako kierownik projektu, Twoje umiejętności rozwiązywania problemów wymagają wybrania najbardziej przydatnego i najłatwiejszego sposobu rozwiązania problemu.

Cóż, najlepszym sposobem na to jest zmierzenie wszystkich rozwiązań, porównanie ich ze sobą i rozważenie następujących faktów:

• Twoje oczekiwania i priorytety
• Oceń wszystkie rozwiązania i zmierz je
• Rozważ swoje zasoby
• Wybierz najprostszy w pierwszej kolejności

Jednak nigdy nie powinieneś przestać zadawać pytań. Zadaj sobie pytanie, zainspiruj swoich uczniów pracujących nad projektem do zadawania pytań. Im więcej pojawi się pytań, tym rozwiązanie będzie skuteczniejsze i bezbłędniejsze.

5. Podejmowanie działań w celu rozwiązania problemów

Kiedy już wiesz, jaki jest Twój problem i jakie rozwiązanie musisz wdrożyć, zacznij od nowa. Czas podjąć działanie. Ostatnim krokiem jest wdrożenie rozwiązania. Ale aby osiągnąć ten poziom, musisz przejść przez wszystkie wcześniejsze kroki. Jest to ugruntowana struktura, która zwiększa Twoje umiejętności rozwiązywania problemów.

Czytaj więcej: 6 interesujących pomysłów na zarządzanie projektami do naśladowania w 2022 roku.

Jak narzędzie do zarządzania projektami może pomóc w rozwiązywaniu problemów

W dobie automatyzacji zarządzanie projektami staje się łatwiejsze dzięki narzędziom, które pomagają tworzyć bazę danych online pracowników, klientów, kont i ogólnych projektów itp. Oprogramowanie do automatyzacji PM pozwala śledzić na żywo każdy proces i ułatwiać wysiłek, aby podejmować lepsze decyzje.

Na przykład, jeśli masz narzędzie do automatyzacji PM, takie jak WP Project Manager , rozwiązywanie problemów w zarządzaniu projektami byłoby bardziej opłacalne i prostsze. Oto jak -

• Zapewnia najlepsze wykorzystanie Twoich zasobów i planowania
• Solidnie organizuj i śledź swoje projekty i zadania
• Zaawansowane narzędzie do zarządzania zwiększające wydajność śledzenia
• Narzędzie zintensyfikuje Twój wspólny wysiłek
• Wygeneruj raport, abyś mógł zobaczyć, jak przebiegają Twoje projekty i czego Ci brakuje

Ogólnie rzecz biorąc, WP Project Manager ma wszystkie funkcje, które mogą usprawnić przepływ pracy. Gdy zobaczysz aktualizacje na żywo i działania pulpitu nawigacyjnego swoich projektów (w tym tablicę Kanban, wykres Gantta, listę zadań, kalendarz itp.), możesz z łatwością śledzić wszystkie kroki rozwiązywania problemów z większą wydajnością. Jednak praca byłaby łatwiejsza.

Zakończenie rozwiązywania problemów w Project Managemet

Większość problemów na początku jest niewielka. Jako zaradny kierownik projektu Twoim zadaniem jest jak najszybsze ich rozwiązanie. Im więcej zwlekasz, tym większy będzie problem. Statek często ma wiele drobnych usterek w silniku lub pęknięć podczas długiej podróży. Sprytny kapitan jest zawsze na bieżąco, aby je naprawić jednocześnie. Jako kierownik projektu Twoja praca to nic innego.

Strategiczne ramy rozwiązywania problemów pomogą Ci poradzić sobie z tą pętlą, a doskonałe narzędzie do automatyzacji zarządzania projektami pozwala szybciej rozwiązywać problemy (nie zapomnij dodać elastyczności, przystępności cenowej, zarządzania czasem i sprytu).

A więc, oto nasze ostatnie słowa – wprowadzaj innowacje w najnowsze sposoby rozwiązywania problemów w swoich projektach i nie pozwól, aby Twój problem urósł od Ciebie.