15 ระบบจัดการเอกสารและซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุดในปี 2023

ตลาดระบบการจัดการเอกสารทั่วโลกคาดว่าจะมีมูลค่าถึง 11.06 พันล้านดอลลาร์ภายในปี 2571

และถูกต้อง ไฟล์และเอกสารเป็นส่วนสำคัญของบริษัทใดๆ ไม่ว่าธุรกิจของคุณจะมีขนาดเท่าใด มีแนวโน้มว่าคุณกำลังทำงานและจัดการเอกสารจำนวนหนึ่ง

และคุณยังต้องการจัดเก็บอย่างปลอดภัยและเป็นระบบ เพื่อให้พนักงานและลูกค้าของคุณสามารถเรียกใช้งานได้สะดวก

นั่นคือสิ่งที่ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารสามารถช่วยได้ ช่วยให้คุณบันทึกและแชร์เอกสารจากเบราว์เซอร์ อุปกรณ์ หรือตำแหน่งใดก็ได้ มั่นใจได้ถึงการทำงานร่วมกันที่ราบรื่นระหว่างทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง

ไม่จำเป็นต้องพูด การเลือกซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่เหมาะสมมีความสำคัญต่อการบริหารองค์กรของคุณอย่างราบรื่น

โปรแกรมจัดการเอกสารที่มีชื่อเสียงสามารถช่วยให้บรรลุวัตถุประสงค์ทั้งหมดของคุณ ตั้งแต่การตรวจสอบการเรียกคืนเอกสารที่จำเป็นอย่างทันท่วงทีไปจนถึงการให้สิทธิ์แก่ผู้ที่ได้รับอนุญาตทั้งหมดในบริษัทของคุณ

ดังนั้นในรายการนี้ เราได้ประเมินและตรวจสอบระบบการจัดการเอกสารที่ดีที่สุด ทำให้คุณสามารถเลือกโซลูชันที่เหมาะสมที่สุดสำหรับความต้องการของคุณ แต่ก่อนอื่น เรามาดูความหมายของแพลตฟอร์มการจัดการเอกสารกันก่อน

ระบบจัดการเอกสารคืออะไร?

ระบบการจัดการเอกสารหมายถึงแพลตฟอร์มที่ออกแบบมาเพื่ออัปโหลด จัดระเบียบ บันทึก จัดการ และตรวจสอบเอกสารดิจิทัล

ยิ่งไปกว่านั้น แพลตฟอร์มการจัดการเอกสารจำนวนมากยังมีคุณสมบัติที่ช่วยให้คุณแปลงเอกสารจริงเป็นสำเนาดิจิทัลได้อย่างง่ายดายโดยใช้เทคโนโลยีการสแกน

เมื่อแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลแล้ว การเรียกดูเอกสารจะง่ายขึ้น พนักงานของคุณจึงสามารถลดเวลาที่ใช้ในการค้นหาเอกสารและมุ่งเน้นไปที่การใช้ข้อมูลที่พวกเขาต้องการ

เหตุใดคุณจึงควรใช้ซอฟต์แวร์จัดการเอกสาร

การจัดการข้อมูลจำนวนมากในรูปแบบทางกายภาพอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายและนำไปสู่การสูญเสียประสิทธิภาพการทำงาน ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารมีความสำคัญต่อธุรกิจใดๆ ในการสร้างคลังข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์สำหรับจัดเก็บเอกสารและเพิ่มประสิทธิภาพ

แนวโน้มของบริษัทที่เปลี่ยนไปสู่พื้นที่ดิจิทัลได้นำไปสู่ความสนใจที่เพิ่มขึ้นในแพลตฟอร์มการจัดการเอกสาร

การจัดการข้อมูลจำนวนมากอาจทำได้ยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเอกสารอยู่ในรูปแบบเอกสาร หลายบริษัทประสบกับประสิทธิภาพที่ลดลงเนื่องจากการแก้ไขอุปสรรคในการจัดการเอกสาร

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารจึงเป็นส่วนประกอบที่สำคัญของบริษัทใดๆ แทนที่ตู้เก็บเอกสารและลิ้นชัก โซลูชันการจัดการเอกสารจะสร้างที่เก็บอิเล็กทรอนิกส์ที่ผู้มีอำนาจสามารถเปิดและแก้ไขได้

ผลที่ได้คือช่วยให้คุณจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพิ่มความปลอดภัย ปฏิบัติตามกฎระเบียบ และสนับสนุนการทำงานเป็นทีม

คุณลักษณะใดที่คุณควรมองหาในระบบการจัดการเอกสาร

โซลูชันการจัดการเอกสารอาจมีความสามารถหลายอย่างนอกเหนือจากการจัดเก็บเอกสาร ประเภทของโซลูชันที่คุณเลือกจะขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณและไฟล์กระดาษที่องค์กรของคุณจัดการ คุณสมบัติบางอย่างที่คุณอาจต้องการสำรวจเมื่อเลือกโซลูชันการจัดการเอกสาร ได้แก่:

สะดวกในการใช้

การใช้งานง่ายเป็นส่วนสำคัญของโซลูชันการจัดการเอกสาร มันสามารถอัดแน่นไปด้วยฟังก์ชั่นที่น่าทึ่ง แต่พวกมันจะไม่ช่วยคุณหากซอฟต์แวร์ไม่มีส่วนต่อประสานกับผู้ใช้ที่ใช้งานง่าย

หลายแพลตฟอร์มให้ทดลองใช้ฟรีก่อนตัดสินใจ หากเป็นไปได้ ให้พนักงานของคุณทดลองใช้แอปพลิเคชันในระหว่างขั้นตอนการทดสอบ

ตัวอย่างคุณภาพสูง

ขณะใช้แพลตฟอร์มการจัดการเอกสาร ไม่ควรบังคับให้คุณดาวน์โหลดไฟล์ซ้ำๆ เมื่อต้องการดูไฟล์เหล่านั้น แพลตฟอร์มควรให้มุมมองที่ชัดเจนของเอกสารตามต้องการ

การทำงานร่วมกันของเอกสาร

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารล่าสุดอนุญาตให้ผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับอนุญาตแบ่งปันเอกสารและแก้ไขเอกสารเหล่านั้นเป็นทีม

บางแพลตฟอร์มอนุญาตให้แก้ไขเอกสารได้หลายคนพร้อมกัน ในขณะที่บางแพลตฟอร์มมีกลไกในตัวที่อนุญาตให้คนเดียวแก้ไขเอกสารได้ตลอดเวลา และมีผู้ที่ให้ทั้งสองทางเลือก

ในการตัดสินใจเลือกตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดสำหรับคุณ ให้ระบุวิธีการทำงานของทีมและประเภทของไฟล์ที่ต้องการการทำงานเป็นทีม

การสแกนภาพถ่ายจำนวนมากและการอัพโหลดเอกสาร

ความสามารถในการสแกนภาพถ่ายและเปลี่ยนเป็นข้อความโดยใช้เทคโนโลยี OCR นั้นมีประโยชน์สำหรับองค์กร เนื่องจากช่วยให้สามารถแปลงเอกสารกระดาษจำนวนมากเป็นรูปแบบดิจิทัลได้

ระบบการจัดการเอกสารที่ดีที่สุดจึงใช้เทคโนโลยีการรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) เพื่อเพิ่มข้อมูลเมตาโดยอัตโนมัติ สิ่งนี้ทำให้กระบวนการค้นหาเอกสารง่ายขึ้นในอนาคต

การควบคุมเวอร์ชัน

หรือที่เรียกว่าการกำหนดเวอร์ชัน การควบคุมเวอร์ชันเป็นแอตทริบิวต์ที่สำคัญของแพลตฟอร์มการจัดการเอกสาร

ความผิดพลาดของผู้ใช้โดยไม่ตั้งใจอาจนำไปสู่การแก้ไขหรือลบข้อมูลสำคัญ

การควบคุมเวอร์ชันจึงช่วยให้คุณดูการเปลี่ยนแปลงของเอกสารในโอกาสต่างๆ ได้ หากจำเป็น คุณสามารถย้อนกลับไปยังรุ่นก่อนหน้าได้ คุณลักษณะนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งเมื่อมืออาชีพหลายคนทำงานในเอกสารฉบับเดียว

พื้นที่จัดเก็บ

แอปพลิเคชันควรให้คุณบันทึกไฟล์ของคุณในฐานข้อมูลกลาง เพื่อให้คุณสามารถค้นหาและเรียกเอกสารได้อย่างง่ายดาย

การผสานรวมจำนวนมาก

โซลูชันนี้ควรช่วยให้คุณเชื่อมต่อกับโปรแกรมภายนอก เช่น Salesforce, MS Outlook, Gmail และ Google Drive และอื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย

บทบาทผู้ใช้และการอนุญาต

ลักษณะสำคัญของซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารคือการให้ผู้จัดการมีวิธีกำหนดสิทธิ์ที่แตกต่างกันสำหรับสมาชิกในทีมแต่ละคน

คุณสามารถอนุญาตให้บุคคลใดบุคคลหนึ่งเข้าถึงหรือแก้ไขเอกสารได้ และสมาชิกในทีมคนอื่นๆ อาจถูกจำกัดไม่ให้ดูไฟล์ภายในเครือข่าย สร้างกลไกการป้องกันที่มีประสิทธิภาพและทำให้ทีมมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เป็นมิตรกับมือถือ

แพลตฟอร์มการจัดการเอกสารจำนวนมากมาพร้อมกับแอพสมาร์ทโฟน คุณไม่สามารถใช้แพลตฟอร์มบนอุปกรณ์พกพาได้ แต่มีโอกาสที่ทีมของคุณจะใช้

โซลูชันการจัดการเอกสารทั้งหมดจะไม่เป็นไปตามเกณฑ์เหล่านี้ ดังนั้นเมื่อเลือกโซลูชัน ให้พิจารณาว่าฟังก์ชันใดในแพลตฟอร์มที่ตอบสนองวัตถุประสงค์ทางธุรกิจของคุณได้ดีที่สุด

ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารที่ดีที่สุดคืออะไร?

ระบบจัดการเอกสารที่ดีที่สุดประกอบด้วยโซลูชันต่างๆ เช่น DocuWare, Dropbox, IsoTracker, DocuPhase, Zoho Docs, Smartsheet, M-Files, Evernote Business, HighTail, Onehub, FileHold, Document Locator, eFileCabinet, InfoRouter

เพื่อให้คุณสามารถเลือกแพลตฟอร์มการจัดการเอกสารที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรของคุณ เราได้ประเมินแพลตฟอร์มมากมายที่มีอยู่ในตลาด

และเราได้ตรวจสอบปัจจัยต่างๆ เช่น การใช้งานง่าย ความปลอดภัย การจัดการเวอร์ชัน และการทำงานร่วมกันของเอกสาร ต่อไปนี้คือรายชื่อระบบจัดการเอกสารชั้นนำที่คุณควรพิจารณา

M-Files: ดีที่สุดสำหรับการใช้งานง่าย

M-Files เป็นแพลตฟอร์มการจัดการเอกสารที่สมบูรณ์แบบด้วยแพลตฟอร์มที่ใช้งานง่ายและใช้งานง่าย มีฟังก์ชันมากมายที่ช่วยให้การจัดหมวดหมู่เอกสารราบรื่น การสแกนเอกสารจริง และกระบวนการทำงานอัตโนมัติ

ประโยชน์ที่สำคัญ

• M-Files มีการเชื่อมต่อกับ Parashift ซึ่งเป็นบริษัทเทคโนโลยีที่รู้จักกันในเรื่องการดึงเอกสารผ่านแมชชีนเลิร์นนิง ด้วยการใช้ประโยชน์จากการรวมนี้ คุณสามารถปรับปรุงและทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณเป็นอัตโนมัติ
• แทนที่จะดูข้อมูลจริงและจัดหมวดหมู่ไฟล์ คุณสามารถจัดการไฟล์กึ่งโครงสร้าง โครงสร้าง และไม่มีโครงสร้างได้โดยอัตโนมัติ
• แทนที่จะอาศัยวิธีการตามโฟลเดอร์แบบเดิม M-Files ใช้ข้อมูลเมตาเพื่อจัดหมวดหมู่วัสดุตามแท็ก คำหลัก กลุ่ม และอื่นๆ ทำให้ขั้นตอนการค้นหาและจัดการเอกสารทุกประเภทง่ายขึ้น
• M-Files เข้าถึงสมาร์ทโฟนแบบออฟไลน์ได้ ทำให้คุณสามารถดูไฟล์จากสมาร์ทโฟนได้อย่างง่ายดาย แม้ไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
• M-Files มอบการผสานรวมที่ไร้รอยต่อกับเครื่องมือมากมาย เช่น Google Workspace, Salesforce, Microsoft Office และอื่นๆ

ข้อจำกัด

• คุณลักษณะการจัดหมวดหมู่แท็กอัตโนมัติอาจใช้เวลาสักครู่เพื่อให้คุ้นเคย
• UI ของแพลตฟอร์มค่อนข้างเก่า

ราคา

หากต้องการทดลองใช้ M-Files คุณจะได้รับเวอร์ชันทดลอง 30 วันโดยกรอกแบบสอบถาม หรือติดต่อเพื่อขอสาธิตการใช้งานได้

Zoho Docs: ดีที่สุดสำหรับการบันทึกและจัดการเอกสารอย่างง่ายดาย

Zoho Docs เป็นหนึ่งในระบบการจัดการเอกสารที่ดีที่สุดในคอลเลกชันนี้

Zoho Docs ช่วยให้คุณบันทึกและจัดการไฟล์ทั้งหมดของคุณในระบบคลาวด์ พร้อมด้วยฟีเจอร์การทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพ ช่วยให้คุณสามารถแบ่งปันเอกสารของคุณและให้ความสะดวกแก่คุณในการผลิตและแก้ไขในขณะเดินทาง

ด้วย Zoho Docs คุณสามารถแปลงเอกสาร MS office เป็น PDF และแชร์กับสมาชิกในทีมได้ทันที

ประโยชน์ที่สำคัญ

• ช่วยให้คุณบันทึกไฟล์ขนาดใหญ่ได้อย่างง่ายดาย เช่น การบันทึกวิดีโอ ไดเร็กทอรี และแม้กระทั่งที่เก็บข้อมูลทั้งหมด
• ด้วย Zoho Docs คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์หลักและโฟลเดอร์ย่อยได้อย่างราบรื่นเพื่อการจัดระเบียบไฟล์ที่เรียบร้อยตามงาน บทบาท และรูปแบบไฟล์
• คุณสามารถทำงานของคุณบนคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปได้ไม่ว่าคุณจะออนไลน์หรือไม่ก็ตาม ไฟล์จะถูกซิงโครไนซ์โดยอัตโนมัติเมื่อคุณเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตอีกครั้ง
• สร้างการสำรองไฟล์โดยอัตโนมัติเพื่อป้องกันข้อมูลสูญหาย
• ช่วยให้คุณสร้างกลุ่มเพื่อแบ่งปันเอกสารกับผู้คนจำนวนมากพร้อมกัน นอกจากนี้ยังมีฟังก์ชันเส้นทางการตรวจสอบเพื่อจัดการการแก้ไขที่ทำโดยเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ
• มีระบบส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีภายในโปรแกรมเพื่อให้ความร่วมมือกับพนักงานหลายคน
• ช่วยให้มั่นใจในความปลอดภัยที่เข้มงวดโดยการเข้ารหัสไฟล์ด้วยคีย์ 2048 บิตที่ใช้ RSA ซึ่งสร้างขึ้นโดยใช้ Perfect Forward Secrecy (PFS)

ข้อจำกัด

• UI ดูเหมือนล้าสมัยและเป็นพื้นฐาน
• ความเร็วในการโหลดของซอฟต์แวร์อาจได้รับการปรับปรุง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีเอกสารจำนวนมากเข้ามาเกี่ยวข้อง

ราคา

Zoho Docs มอบรุ่นฟรีที่สามารถรองรับผู้ใช้ได้สูงสุดห้าคน แพ็คเกจพรีเมียมเริ่มต้นที่ 4 ดอลลาร์ต่อเดือนและมากกว่านั้น คุณสามารถใช้ประโยชน์จากรุ่นทดลองใช้ฟรี 15 วันก่อนที่จะซื้อ

Docuware: ดีที่สุดสำหรับการผสานรวมของบุคคลที่สาม

หากบริษัทใช้เครื่องมือที่หลากหลาย DocuWare อาจเป็นซอฟต์แวร์จัดการเอกสารที่เหมาะกับความต้องการของบริษัท ด้วยการเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์อื่น ๆ จึงมีความสม่ำเสมอและให้ข้อมูลที่ทันสมัยในทันที

ประโยชน์ที่สำคัญ

• DocuWare ให้การเชื่อมต่อ API กับซอฟต์แวร์ต่างๆ มากกว่า 500 รายการ ไม่ว่าภาคส่วนใด คุณสามารถจัดการไฟล์ของคุณได้อย่างง่ายดาย ควบคู่ไปกับการรักษาประสิทธิภาพการทำงาน
• ช่วยให้มีแนวทางที่หลากหลายเพื่อให้บรรลุการรวม ตั้งแต่การเชื่อมต่อแบบจุดและคลิกพื้นฐานไปจนถึงตัวเลือกการเชื่อมต่อ API ที่ซับซ้อน
• มีตัวเชื่อมต่อพิเศษที่ออกแบบมาสำหรับโปรแกรมที่โดดเด่น เช่น Outlook, SAP และอื่นๆ
• ช่วยให้มั่นใจได้ถึงความปลอดภัยของข้อมูลและเป็นไปตามข้อบังคับเช่น GDPR และ HIPAA
• คุณสามารถอนุญาตให้กลุ่มแบบกระจายศูนย์และระยะไกลเข้าถึงไฟล์ได้จากทุกที่ทุกเวลา
• คุณสามารถใช้ปัญญาประดิษฐ์ของ DocuWare เพื่อแปลงไฟล์ใดๆ ให้เป็นเวอร์ชันที่อ่านได้สำหรับการจัดทำดัชนีอัตโนมัติและรวดเร็ว
• การกำหนดเวอร์ชันช่วยให้พนักงานแก้ไขไฟล์ร่วมกันได้ในขณะที่รักษาเวอร์ชันก่อนหน้าไว้

ข้อจำกัด

• แพ็คเกจเริ่มต้นมีความจุในการเก็บถาวรสูงสุด 20 GB ซึ่งอาจไม่เพียงพอสำหรับองค์กรขนาดใหญ่
• ค่าใช้จ่ายของ DocuWare อาจค่อนข้างสูง
• ไซต์ของ Docuware ขาดเนื้อหาการสอนที่เพียงพอ

ราคา

DocuWare Cloud นำเสนอสิทธิ์ใช้งานที่ปรับเปลี่ยนได้ซึ่งปรับให้เหมาะกับองค์กรขนาดต่างๆ ผ่านรูปแบบการสมัครรับข้อมูล คุณต้องกำหนดจำนวนใบอนุญาตและพื้นที่เก็บข้อมูลที่จำเป็นสำหรับบริษัทของคุณ

Digital Drawer: ดีที่สุดสำหรับการนำเข้าไฟล์และโฟลเดอร์

หากคุณกำลังค้นหาแพลตฟอร์มที่ให้คุณสแกน บันทึก และป้องกันไฟล์ Digital Drawer อาจเป็นระบบจัดการเอกสารที่ดีที่สุดสำหรับคุณ

แพลตฟอร์มนี้สามารถช่วยคุณประหยัดเวลาผ่านกระบวนการอัตโนมัติในการบันทึกและสแกนไฟล์ นอกจากนี้ยังมีพื้นที่จัดเก็บไฟล์ในสถานที่เพื่อความปลอดภัยอีกระดับ

ประโยชน์ที่สำคัญ

• ซอฟต์แวร์นี้ช่วยให้ผู้ใช้สามารถจัดเรียงไฟล์ทั้งหมดได้อย่างง่ายดายในที่เดียวโดยใช้ลำดับชั้นของโฟลเดอร์ไฟล์ที่คล้ายกับ Windows
• ด้วยโซลูชันนี้ คุณสามารถรวมไฟล์หรือผนวกหน้าเข้ากับไฟล์ที่เก่ากว่าได้อย่างราบรื่น คุณยังสามารถติดป้ายกำกับอีกครั้งด้วยดัชนีที่แตกต่างกัน
• คุณสามารถใช้ฟังก์ชันต่างๆ เช่น สแกน คัดลอก-วาง ลากและวาง และความสามารถในการนำเข้าเพื่อเพิ่มเอกสาร
• มีการรักษาความปลอดภัยที่แข็งแกร่งสำหรับไฟล์ทั้งหมดด้วยการเข้ารหัส AES-128 บิต
• Digital Drawer ช่วยให้คุณสามารถทำงานร่วมกับพนักงานหลายคนได้อย่างราบรื่นโดยการประเมินการเปลี่ยนแปลงในเอกสารทันที
• เมื่อใช้การค้นหาที่มีประสิทธิภาพ คุณสามารถค้นหาเอกสารที่บันทึกไว้ในไดเร็กทอรีใดๆ บนพื้นที่จัดเก็บได้อย่างง่ายดาย
• โปรแกรมนี้ซิงโครไนซ์การแก้ไขที่ทำกับเอกสารในทุกอุปกรณ์

ข้อจำกัด

• ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารนี้มีฟังก์ชันการทำงานที่จำกัด ซึ่งอาจไม่เพียงพอสำหรับองค์กรขนาดใหญ่
• ค่าใช้จ่ายในการซื้อเพียงครั้งเดียวอาจเป็นภาระอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

ราคา

Digital Drawer ให้รุ่นทดลองใช้ฟรี 10 วันพร้อมฟังก์ชันเต็มรูปแบบ สำหรับการซื้อ คุณสามารถเลือกได้ระหว่างการชำระครั้งเดียว $1200 สำหรับใบอนุญาตหนึ่งใบสำหรับสมาชิกหนึ่งคน หรือแพ็คเกจสมาชิกรายปีในราคา $500

Dropbox: ดีที่สุดสำหรับการจัดการเอกสารที่ครอบคลุม

Dropbox เป็นระบบการจัดการเอกสาร (DMS) ที่มีชื่อเสียงและมีคุณสมบัติครบถ้วน ซึ่งช่วยให้สามารถจัดการทั้งไฟล์มัลติมีเดียและไฟล์ทั่วไปได้

Dropbox เป็นที่รู้จักในด้านความเป็นธรรมชาติและฟังก์ชันการทำงานที่หลากหลาย เช่น การเชื่อมต่อกับเครื่องมือต่างๆ การควบคุมเวอร์ชันไฟล์ การรองรับ OCR และการจัดการบทบาทที่ปรับแต่งอย่างละเอียด

นอกจากนี้ยังอนุญาตให้มีการแก้ไขไฟล์และการแก้ไขจะพร้อมใช้งานทันทีสำหรับพนักงานทุกคน

ประโยชน์ที่สำคัญ

• คุณลักษณะการโอนบัญชีช่วยให้คุณสามารถแบ่งปันเอกสารขององค์กรกับพนักงานที่แตกต่างกันได้อย่างปลอดภัย ในกรณีของการปรับโครงสร้างองค์กรหรือการเปลี่ยนพนักงาน
• ด้วย Dropbox คุณสามารถนำเสนองานทั้งหมดของคุณผ่านหน้าเว็บที่ดูเป็นมืออาชีพ และติดตามการโต้ตอบของผู้ดูกับเอกสารของคุณ
• Dropbox รองรับการผสานรวมกับแอปกว่า 300,000 แอปอย่างราบรื่น
• มาพร้อมกับฟังก์ชัน 'การลบข้อมูลระยะไกล' ซึ่งช่วยให้คุณสามารถลบเอกสารออกจากโปรไฟล์ที่ถูกบุกรุกและแกดเจ็ตที่ถูกขโมยได้ทันที เพื่อปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อน
• ช่วยให้คุณติดตามการทำงานของพนักงานผ่านแผงการดูแลระบบ
• ช่วยให้คุณกู้คืนเอกสารที่ถูกทิ้งในถังขยะโดยกู้คืนไฟล์รุ่นก่อนหน้า
• แพลตฟอร์มนี้นำเสนอการซิงโครไนซ์ระหว่างระบบและอุปกรณ์ต่างๆ

ข้อจำกัด

• แอพสมาร์ทโฟนของ Dropbox ใช้งานไม่ง่ายเหมือนรุ่นเดสก์ท็อป
• การอัพโหลดเอกสารไม่เร็วอย่างที่คิด

ราคา

Dropbox นำเสนอแพ็คเกจพรีเมียมหลายแพ็คเกจ แต่ละแพ็คเกจมีชุดแพ็คเกจย่อยของตัวเอง แผนส่วนบุคคลของ Dropbox มีค่าใช้จ่าย $9.99 ทุกเดือน แพ็คเกจมืออาชีพราคา $16.58 ทุกเดือน

eFileCabinet: ดีที่สุดสำหรับการค้นหาภายในเอกสาร

eFileCabinet เป็นซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารขั้นสูงอีกหนึ่งตัวที่ให้คุณแปลงเอกสารกระดาษเป็นไฟล์ดิจิทัล สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถบันทึกไว้บนเดสก์ท็อปหรือออนไลน์เพื่อดูหรือใช้งานได้จากทุกที่และทุกเวลาที่คุณต้องการ

โปรแกรมยังให้คุณแบ่งปันเอกสารหนึ่งฉบับในไฟล์หลายประเภทโดยใช้ URL ที่ล็อคด้วยรหัสผ่าน นอกจากนี้ยังง่ายต่อการจัดประเภทและค้นหาไฟล์

ประโยชน์ที่สำคัญ

• ช่วยให้คุณค้นหาเอกสารในไดเร็กทอรีใดก็ได้โดยใช้ตัวเลือกการค้นหาขั้นสูงที่สามารถค้นหาเนื้อหาภายในเอกสารได้
• แอปพลิเคชันจัดหมวดหมู่ ระบุโดยอัตโนมัติ ติดป้ายกำกับ และบันทึกไฟล์ตามรายละเอียดที่อยู่ในนั้น
• คุณสามารถใช้ประโยชน์จากโครงสร้างโฟลเดอร์สำเร็จรูปที่คุณต้องการใช้ทั่วทั้งแพลตฟอร์ม มันยังช่วยให้คุณสร้างไฟล์ด้วยป้ายกำกับที่กำหนดเอง
• เมื่อใช้ฟังก์ชันคำขอไฟล์ คุณสามารถให้ลูกค้าและพนักงานเสมือนแชร์เอกสารจากตำแหน่งของพวกเขาบนแพลตฟอร์มโดยไม่ต้องลงทะเบียนก่อน
• ช่วยให้คุณสามารถขอลายเซ็นดิจิทัลได้ และรักษาบันทึกเหตุการณ์และการเปลี่ยนแปลงในไฟล์ด้วยลายเซ็นดิจิทัลเพื่อความปลอดภัยและเป็นไปตามมาตรฐานและข้อบังคับ
• มีแอพสมาร์ทโฟนสำหรับโทรศัพท์ Android และ iOS รวมถึงโปรแกรมสำหรับคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อป
• รองรับ 2FA (การตรวจสอบสิทธิ์แบบ 2 ปัจจัย) และให้การเข้าถึงแก่ผู้ใช้ตามบทบาทเพื่อเพิ่มความปลอดภัย มีการเข้ารหัสที่สมบูรณ์ในขณะที่บันทึกเอกสารและให้การเข้าถึงแก่ผู้อื่น
• ให้คุณเชื่อมโยงแพลตฟอร์มกับโปรแกรมภายนอก เช่น MS Office และ Salesforce

ข้อจำกัด

อินเทอร์เฟซผู้ใช้อาจใช้งานง่ายกว่านี้
อาจเป็นเรื่องยากสำหรับผู้เริ่มต้นที่จะเรียนรู้

ราคา

คุณต้องติดต่อ eFileCabinet เพื่อรับการประเมินสำหรับองค์กรของคุณ คุณจะต้องซื้อในช่วงระยะเวลาการประเมินผ่านบัญชีทดสอบ

FileHold: ดีที่สุดสำหรับการสแกนเอกสารดิจิทัล

FileHold เป็นซอฟต์แวร์จัดการเอกสารสำหรับธุรกิจขนาดใหญ่ ประหยัดและง่ายต่อการติดตั้ง ช่วยให้คุณสามารถแปลงไฟล์เป็นดิจิทัล บันทึก และแค็ตตาล็อกโดยใช้ระบบเดียว

ความสามารถต่างๆ เช่น การอ่านและสแกนไฟล์เพื่อการบันทึกที่ง่ายดายช่วยให้คุณแน่ใจว่ามีไฟล์ทั้งหมดอยู่ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณค้นหาไฟล์ได้อย่างสะดวกเมื่อคุณต้องการ เพื่อความปลอดภัยอย่างสมบูรณ์ คุณสามารถตั้งค่าแอปพลิเคชันบนโลคัลโฮสต์

ประโยชน์ที่สำคัญ

• มีขั้นตอนการแบ่งปันเอกสารที่ปลอดภัยซึ่งมาพร้อมกับการยืนยันว่าผู้รับได้รับไฟล์แล้ว
• ไร้กระดาษด้วยการแปลงไฟล์เป็นรูปแบบดิจิทัลทันทีเพื่อส่งไปยังผู้รับต่างๆ ทั่วโลก
• มีแอพมือถือที่มีประสิทธิภาพซึ่งช่วยให้การจัดการไฟล์ทั้งชุดไม่ยุ่งยาก
• มีตัวเลือกการค้นหาที่ครอบคลุมคล้ายกับ Google ซึ่งช่วยให้คุณใช้ข้อมูลเมตาของไฟล์เพื่อรับผลการค้นหาที่เหมาะสมยิ่งขึ้น
• คุณสามารถเชื่อมต่อกับ MS Office ได้อย่างง่ายดาย ซึ่งทำให้คุณมีเกตเวย์ไปยังแอปพลิเคชันต่างๆ เช่น Word, Outlook, Excel, PowerPoint และ Visio
• ไม่อนุญาตให้ผู้อื่นแก้ไขเอกสารหากมีพนักงานคนอื่นกำลังแก้ไขอยู่ ช่วยป้องกันความเสี่ยงที่เนื้อหาของเอกสารจะถูกบุกรุก
• ช่วยให้คุณสามารถแก้ไขไฟล์ได้แม้ว่าคุณจะไม่ได้เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตก็ตาม การแก้ไขใด ๆ ที่คุณทำจะได้รับการอัปเดตเมื่อคุณเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตอีกครั้ง

ข้อจำกัด

• ในกรณีที่คุณเป็นมือใหม่ อาจเป็นเรื่องยากเล็กน้อยที่จะเข้าใจความสามารถทั้งหมดของระบบการจัดการเอกสารนี้
• โปรแกรมในองค์กรของ FileHold เข้ากันไม่ได้กับ Mac

ราคา

คุณมีทางเลือกในการลงทะเบียนสำหรับบัญชีทดลองฟรีหรือดูการสัมมนาทางเว็บเพื่อทำความเข้าใจการตั้งค่าราคาของ FireHold แอปพลิเคชันมีราคาสมเหตุสมผล และคุณสามารถรับได้ตามแผนการเรียกเก็บเงินต่อผู้ใช้ การเรียกเก็บเงินขึ้นอยู่กับจำนวนพนักงานที่ใช้โปรแกรมและส่วนเสริมที่คุณเลือก

HighTail: ดีที่สุดสำหรับการแสดงตัวอย่างเอกสารบนมือถือ

HighTail เป็นซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ทำให้การจัดการไฟล์ดิจิทัลเป็นเรื่องง่ายและเป็นธรรมชาติมากขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้สร้างสามารถเข้าถึงเอกสารขนาดใหญ่ นอกเหนือจากวิดีโอ ภาพถ่าย สไลด์โชว์ ภาพวาด และอื่นๆ

ประโยชน์ที่สำคัญ

• ช่วยให้คุณดูเอกสารขนาดใหญ่โดยไม่จำเป็นต้องบันทึกไฟล์เหล่านี้
• ช่วยให้คุณสามารถตรวจทานเอกสารโดยใช้ภาพประกอบ เช่น กล่อง เส้น ลูกศร รูปร่างอิสระ หรือคำอธิบายประกอบประเภทอื่นๆ สำหรับเอกสารที่มีสื่อสมบูรณ์
• คุณสามารถเปรียบเทียบเอกสารสองเวอร์ชันโดยวางไว้ข้างๆ กันในคอมพิวเตอร์ของคุณเพื่อดูการแก้ไขและให้ความคิดเห็นเชิงประเมินได้อย่างราบรื่น
• หลังจากให้สิทธิ์เข้าถึงไฟล์แล้ว พนักงานไม่จำเป็นต้องลงชื่อเข้าใช้เพื่อดูหรือใช้งาน
• แอปพลิเคชั่นนี้มีการเข้ารหัส AES 256 บิตรวมถึงมาตรการความปลอดภัยคุณภาพสูงเพื่อให้มั่นใจถึงความปลอดภัยอย่างแน่นหนาทั่วทั้งเครือข่าย
• มีการแจ้งเตือนเมื่อไฟล์ถึงผู้รับที่ต้องการและดาวน์โหลดผ่านคุณสมบัติ Send Tracker

ข้อเสีย

• ลิงก์ที่คุณแชร์สำหรับไฟล์จะหมดอายุในเวลาอันสั้น
• ตัวเลือกการค้นหาช้าและต้องใช้ตัวกรองเพิ่มเติมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ

ราคา

การสมัครสมาชิกแบบพรีเมียมเริ่มต้นที่ $12 ต่อเดือน และสามารถเพิ่มเป็น $36 ในแต่ละเดือน

ตัวระบุตำแหน่งเอกสาร: ดีที่สุดสำหรับการสร้างเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพ

Document Locator เป็นระบบจัดการเอกสารที่ให้คุณเชื่อมต่อกับ Windows รวมทั้งระบบคลาวด์เพื่อจัดการและแบ่งปันเอกสารได้อย่างง่ายดาย

ความสามารถบางอย่างที่มีให้ ได้แก่ การควบคุมเวอร์ชัน การสแกนเอกสารกระดาษเป็นไฟล์ดิจิทัล การควบคุมไฟล์ และการจัดการอีเมล

ประโยชน์ที่สำคัญ

• ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารนี้ช่วยให้คุณแปลงไฟล์กระดาษเป็นไฟล์ดิจิทัลที่จัดทำดัชนีได้อย่างสมบูรณ์
• ช่วยให้คุณสามารถจับภาพเอกสารและรับข้อมูลเมตาพร้อมรายละเอียดไฟล์ที่จำเป็น
• มีความสามารถในการทำงานอัตโนมัติหลายอย่าง เช่น การหมดเวลา เวิร์กโฟลว์ตามบทบาทของผู้ใช้ จุดควบคุมคุณภาพ และเทมเพลตการแจ้งเตือนที่แก้ไขได้
• ช่วยให้คุณสามารถบันทึกการยืนยันไฟล์ดิจิทัลเพื่อความรับผิดชอบและการปฏิบัติตามกฎระเบียบได้อย่างง่ายดาย มันสามารถจัดการกับทุกขั้นตอนของการอนุมัติคนเดียวและการอนุมัติหลายคนที่ซับซ้อนยิ่งขึ้น
• ช่วยให้คุณบันทึกข้อมูลเมตาของเอกสารที่สแกนผ่านใบปะหน้า โซน หรือบาร์โค้ด หรือคุณสามารถใช้ฟังก์ชันแสดงตัวอย่างใน Document Pro เพื่อเลือกพารามิเตอร์ต่างๆ ทีละรายการบนคอมพิวเตอร์ของคุณ
• สามารถทำงานบนเบราว์เซอร์ สมาร์ทโฟน ตลอดจนเดสก์ท็อป

ข้อจำกัด

• UI ไม่เป็นระเบียบเล็กน้อย
• ไม่เป็นเจ้าภาพจัดการฝึกอบรมบ่อยเกินไป
• ในบางครั้ง แพลตฟอร์มอาจมีความเฉื่อยชาเล็กน้อยในขณะที่เคลื่อนผ่านเวิร์กโฟลว์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีผู้ใช้หลายคน

ราคา

คุณสามารถติดต่อตัวแทน Document Locator เพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวเลือกใบอนุญาต แผนการเป็นสมาชิก แอปพลิเคชันบนคลาวด์หรือบนเซิร์ฟเวอร์ และการสาธิตเสมือนจริง

IsoTracker: ดีที่สุดสำหรับการสนับสนุนลูกค้า

ในบรรดาซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารทั้งหมดที่เราประเมิน IsoTracker ให้การสนับสนุนผู้ใช้ที่ดีที่สุด ผู้ที่ต้องการความช่วยเหลือสามารถใช้ข้อความโต้ตอบแบบทันทีเพื่อติดต่อเจ้าหน้าที่แผนกช่วยเหลือ นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกในการโทรหาตัวแทนฝ่ายสนับสนุนทันทีหรือส่งแบบฟอร์มติดต่อ

ประโยชน์ที่สำคัญ

• แพลตฟอร์มนี้ช่วยให้คุณกำหนดเวอร์ชันและควบคุมการเปลี่ยนแปลงเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• มันให้ฐานข้อมูลไฟล์แบบรวมศูนย์ที่คุณสามารถเข้าถึงได้เมื่อคุณต้องการและจากที่ที่คุณต้องการ
• การจัดเก็บและจัดทำรายการไฟล์ การส่งการแจ้งเตือนสำหรับงาน และกิจกรรมการอนุมัติไฟล์สามารถทำได้โดยอัตโนมัติ
• เพื่อให้แอปพลิเคชันปลอดภัย แอปพลิเคชันจะสำรองไฟล์ทุกวัน มีการเข้ารหัสและการควบคุมการเข้าถึงแบบละเอียด และบันทึกกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับไฟล์

ข้อจำกัด

• การตั้งค่าเมนูและการจัดวางน่าจะดีกว่านี้
• UI รู้สึกล้าสมัยเล็กน้อย ทำให้ใช้งานยากเล็กน้อย

ราคา

แม้ว่าแพลตฟอร์มจะไม่ได้ระบุค่าใช้จ่ายอย่างชัดเจน แต่ผู้ใช้สามารถใช้แบบฟอร์มการคำนวณออนไลน์เพื่อประเมินว่า IsoTracker เป็นไปตามข้อกำหนดและงบประมาณของตนหรือไม่ แพลตฟอร์มให้ทดลองใช้ฟรี 60 วัน

Evernote Business: ดีที่สุดสำหรับการจัดการโน้ตและภาพหน้าจอ

ไม่ต้องสงสัยเลยว่า Evernote Business เป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์ที่เป็นที่รู้จักอย่างกว้างขวางสำหรับการจัดระเบียบเอกสาร ช่วยให้คุณสร้างและแชร์เอกสารและบันทึกช่วยจำได้อย่างง่ายดาย เพื่อสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ชาญฉลาดและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

ประโยชน์ที่สำคัญ

• ด้วย Web Clipper คุณสามารถบันทึกสแนปชอตของไซต์เพื่อใช้ในภายหลังได้อย่างรวดเร็ว ช่วยให้คุณสามารถจัดเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดแบบดิจิทัล ทำให้เข้าถึงได้ง่ายทุกเมื่อที่ต้องการ
• ด้วยการใช้เทมเพลตที่ออกแบบไว้ล่วงหน้าของ Evernote คุณสามารถประหยัดเวลาและพลังงานเมื่อปฏิบัติตามข้อกำหนดเฉพาะ
• มีการผสานรวมที่ครอบคลุมกับซอฟต์แวร์ภายนอกต่างๆ ซึ่งรวมถึง Gmail, Google Drive, Salesforce, Slack และ Outlook
• ช่วยให้คุณค้นหาบันทึกที่เขียนด้วยมือ รูปภาพไวท์บอร์ด และรูปภาพที่สแกน มีความชำนาญในการจดจำภาษาที่เขียนด้วยมือ 11 ภาษาและภาษาพิมพ์ 28 ภาษา
• ช่วยให้คุณสามารถสแกนไฟล์สำเนาเอกสารและจัดเก็บอย่างปลอดภัยในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล

ข้อจำกัด

• การจัดการโน้ตอาจเป็นระบบมากขึ้นสำหรับผู้ใช้ที่มีประสบการณ์ซึ่งจัดการกับข้อมูลจำนวนมาก
• การอัพโหลดและดาวน์โหลดเอกสารอาจทำได้ค่อนข้างช้า โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากขนาดไฟล์ใหญ่เกินไป

ราคา

มีแพ็คเกจการสมัครรับข้อมูลหลายระดับ โดยแต่ละระดับมีฟีเจอร์และสิทธิประโยชน์ที่หลากหลายขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้ใช้ แพ็คเกจเริ่มต้นคือ $7.99 ต่อเดือนสำหรับผู้ใช้แต่ละราย

Smartsheet: ดีที่สุดสำหรับการจัดการโครงการ

Smartsheet มักได้รับการสนับสนุนจากองค์กรต่างๆ ว่าเป็นหนึ่งในโซลูชันเอกสารที่ดีที่สุดสำหรับการจัดระเบียบงานที่ราบรื่น การจัดการเอกสาร และการทำงานเป็นทีม

คุณลักษณะที่โดดเด่นของเครื่องมือนี้คือความสามารถในการเชื่อมต่อกับเครื่องมือของบุคคลที่สามอย่างครอบคลุม ซึ่งรวมถึง Salesforce, Zapier, Dropbox, Google Apps และอื่นๆ อีกมากมาย

ประโยชน์ที่สำคัญ

• ทำให้ขั้นตอนการทำงานและขั้นตอนการปฏิบัติงานง่ายขึ้นโดยใช้เทมเพลตที่ออกแบบไว้ล่วงหน้าที่มีให้
• ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารนี้ คุณสามารถทำงานเป็นทีมในเนื้อหาได้อย่างราบรื่นโดยติดตามความคืบหน้าการผลิตจากเอกสารแผ่นเดียว
• นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถมอบหมายงาน กำหนดค่าการแจ้งเตือนอัตโนมัติ อนุญาตให้ผู้อื่นประเมินเนื้อหา และโพสต์ความคิดเห็นอย่างละเอียดในรูปแบบบันทึกที่แนบมา
• จัดลำดับความสำคัญของความปลอดภัยของไฟล์ของคุณโดยการสำรองข้อมูลในหลายไซต์ซึ่งโฮสต์ด้วย AWS และ Equinix
• ช่วยให้คุณประหยัดเวลาด้วยการทำงานที่เกิดซ้ำโดยอัตโนมัติผ่านคำขออนุมัติและอัปเดตการแจ้งเตือน
• คุณยังสามารถปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของคุณด้วยการรวมขั้นตอนต่างๆ และเส้นทางแบบมีเงื่อนไขเข้าด้วยกัน
• ช่วยให้คุณนำเข้าข้อมูลจากแผ่นงาน Excel, เอกสาร CSV และ Google ชีตได้อย่างง่ายดาย
• คุณสามารถดูเอกสารบนโทรศัพท์ของคุณผ่านแอพมือถือสำหรับ Android และ iOS

ข้อจำกัด

• การทำความเข้าใจกับความสามารถทั้งหมดของมันสามารถครอบงำได้ในตอนเริ่มต้น
• Smartsheet ขาดคุณสมบัติที่จำเป็นบางอย่างของ Excel เช่นคุณสมบัติการค้นหา

ราคา

แผนชำระเงินของ Smartsheet เริ่มต้นด้วยแผน Pro ซึ่งมีค่าใช้จ่าย $ 7 ต่อเดือน นอกจากนี้ยังมีรูปแบบธุรกิจที่ต้องการผู้ใช้อย่างน้อยสามคนและมีค่าใช้จ่าย $ 25 ต่อเดือนสำหรับผู้ใช้แต่ละคน

InfoRouter: ดีที่สุดสำหรับการติดตามเอกสารตามเวลาจริง

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารอีกตัวที่ควรค่าแก่การพิจารณาคือ InfoRouter ซึ่งช่วยให้จัดการไฟล์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ไม่เหมือนกับระบบการจัดการเอกสารอื่น ๆ InfoRouter จะต้องติดตั้งบนฝั่งเซิร์ฟเวอร์โดยไม่มีองค์ประกอบฝั่งไคลเอนต์ โชคดีที่เครื่องมือนี้มีศักยภาพในการปรับขนาดได้อย่างมาก และสามารถใช้โฮสต์ได้เกือบ 100 โฮสต์เพื่อลดภาระ

ประโยชน์ที่สำคัญ

• ด้วยเครื่องมือนี้ คุณสามารถจัดการเอกสารสำคัญของคุณได้อย่างปลอดภัยโดยการส่งผ่านขั้นตอนการทำงานที่กำหนดไว้ล่วงหน้าและติดตามความคืบหน้าแบบเรียลไทม์
• ให้การวิเคราะห์โดยรวมของเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน
• รองรับหลายภาษา ให้คุณรับอีเมลในภาษาที่คุณต้องการ
• โดยจะดึงเอกสารโดยอัตโนมัติภายในไดเร็กทอรีที่ได้รับการตรวจสอบในโฟลเดอร์ที่ตั้งไว้ล่วงหน้า
• คุณยังสามารถแปลงรูปภาพเป็นเอกสาร PDF ได้อย่างง่ายดายโดยใช้เครื่องมือนี้
• ไม่จำกัดจำนวนโฟลเดอร์ที่สามารถสร้างได้
• มันอำนวยความสะดวก HTTPS เช่นเดียวกับ SSL ทำให้มั่นใจได้ถึงการเชื่อมต่อที่ปลอดภัย
• คุณยังสามารถแก้ไขเนื้อหาและเทมเพลตของอีเมลได้ตามต้องการ

ข้อจำกัด

• อาจช้าเมื่ออัปโหลดเอกสารขนาดใหญ่
• UI ปัจจุบันมีคุณลักษณะบนหน้าจอหลักมากเกินไป ซึ่งอาจทำให้ผู้ใช้สับสนได้

ราคา

ข้อมูลราคาสำหรับเครื่องมือนี้ไม่เปิดเผยต่อสาธารณะและต้องขอโดยตรงจากผู้จำหน่าย

Onehub: ดีที่สุดสำหรับการรักษาเอกสารของคุณให้ปลอดภัย

Onehub เป็นอีกหนึ่งระบบการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพสำหรับการรวบรวมของเรา ความสามารถในการลากและวางทำให้การอัปโหลดเอกสารเป็นเรื่องง่าย นอกจากนี้ยังช่วยให้ลูกค้าสามารถจัดระเบียบเอกสารในโฟลเดอร์ย่อย รักษาความปลอดภัย และจัดการเวอร์ชันต่างๆ

ประโยชน์ที่สำคัญ

• คุณสามารถนำเข้าเอกสารได้อย่างรวดเร็วโดยใช้แอตทริบิวต์การลากและวาง นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณใช้โครงสร้างโฟลเดอร์-ไฟล์ เกตเวย์ FTP ที่ได้รับการป้องกันสำหรับการอัปโหลดไฟล์จำนวนมาก และการควบคุมเวอร์ชันเอกสารอัตโนมัติอีกด้วย
• แพลตฟอร์มนี้ใช้โปรโตคอลความปลอดภัยมากมาย เช่น การอนุญาตตามบทบาทของผู้ใช้ การยืนยันตัวตนแบบสองปัจจัย และการออกจากระบบเซสชัน
• ด้วย Onehub คุณสามารถดูตัวอย่างเอกสารและไฟล์ได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องบันทึก ไม่ว่าจะเป็นบนสมาร์ทโฟนหรืออินเทอร์เน็ตเบราว์เซอร์
• ระบบการจัดการเอกสารนี้ช่วยให้คุณสามารถติดต่อเพื่อนร่วมงานผ่านการส่งข้อความ การตรวจสอบและการอนุมัติ และความคิดเห็นเกี่ยวกับโฟลเดอร์
• แพลตฟอร์มนี้เชื่อมต่อกับ OneDrive และ Google Drive ได้อย่างง่ายดาย
• ช่วยให้คุณติดตามกิจกรรมการอัปโหลดและการปรับแต่งทั้งหมด คุณสามารถใช้เส้นทางการตรวจสอบเพื่อยกเลิกการอนุญาตได้ทันทีหากตรวจพบกิจกรรมที่น่าสงสัย

ข้อจำกัด

• ไม่สามารถแบ่งสมาชิกในกลุ่มออกเป็นกลุ่มย่อยได้
• ยากที่จะเรียนรู้และขาดสื่อการฝึกอบรมที่เพียงพอ

ราคา

แพ็คเกจพรีเมี่ยมของ Onehub เริ่มต้นที่ $12.50 ต่อเดือน และขยายได้ถึง $500 ต่อเดือน นอกจากนี้ แพ็คเกจทั้งหมดยังมาพร้อมกับรุ่นทดลองใช้ฟรี 14 วัน

DocuPhase: ดีที่สุดสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

DocuPhase มีความสามารถและฟังก์ชันมากมายที่ช่วยให้กลุ่มทำงานได้อย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ประโยชน์ที่สำคัญ

• แอปพลิเคชันนี้ใช้เทคโนโลยีการจัดทำดัชนีอัตโนมัติที่ขับเคลื่อนด้วย AI ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถตั้งค่าฉลากล่วงหน้าและแยกและจัดหมวดหมู่เอกสารเมื่อได้รับ
• ตัวเลือกการค้นหาขั้นสูงช่วยให้ผู้ใช้สามารถค้นหารายละเอียดไฟล์ได้อย่างรวดเร็ว
• ด้วยการกำหนดเส้นทางเอกสารอัตโนมัติ คุณสามารถแชร์รายละเอียดเอกสารกับผู้เชี่ยวชาญที่เกี่ยวข้องได้
• DocuPhase เป็นแอปพลิเคชันที่ยืดหยุ่น มีฟังก์ชันที่เป็นประโยชน์สำหรับกลุ่มที่จัดการกับไฟล์จำนวนมาก
• สามารถจัดระเบียบและตรวจสอบเอกสารอย่างเป็นระบบได้โดยอัตโนมัติ

ข้อจำกัด

• การอัปเกรดหรือใช้แพตช์ความปลอดภัยเป็นเรื่องท้าทายหากไม่ได้รับความช่วยเหลือจากแผนกช่วยเหลือ
• ผู้เริ่มต้นอาจรู้สึกว่าการเรียนรู้ฟังก์ชันการทำงานต่างๆ เป็นเรื่องยาก

ราคา

แผนกของคุณสามารถประเมินการสาธิตที่กำหนดเองได้ก่อนที่จะซื้อแอปพลิเคชัน โครงสร้างราคาขึ้นอยู่กับฟังก์ชันการใช้งานที่ทีมของคุณเลือก เนื่องจากความต้องการของแต่ละกลุ่มนั้นแตกต่างกัน

ความคิดสุดท้ายเกี่ยวกับระบบการจัดการเอกสาร

เมื่อการแปลงเป็นดิจิทัลกลายเป็นเรื่องปกติ ไฟล์กระดาษก็หายไป และที่เก็บข้อมูลเสมือนเป็นทางเลือกที่ได้รับความนิยมมากที่สุด

นี่เป็นซอฟต์แวร์จัดการเอกสารที่ดีที่สุดบางส่วน แต่แอปพลิเคชันเหล่านี้มีฟังก์ชันการทำงานที่ไม่เหมือนใครและคุณสมบัติที่แตกต่าง

บางบริษัทอาจต้องการความสามารถขั้นสูง ซึ่งอาจรวมถึงการเชื่อมต่อกับ API ที่กำหนดเส้นทางเอกสารผ่านระบบต่างๆ เพื่อความปลอดภัยเป็นพิเศษ หรือการปฏิบัติตามมาตรฐาน ISO

แต่ถ้าคุณไม่ต้องการความยุ่งยากเพิ่มเติม การตั้งค่าระบบการจัดการเอกสารจะราบรื่นและตรงไปตรงมา คุณสามารถเริ่มใช้ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารได้ทันที เพียงประเมินแอปพลิเคชันและความสามารถต่างๆ แล้วเลือกที่เหมาะสมที่สุดสำหรับความต้องการของคุณ