15 migliori sistemi e software di gestione dei documenti nel 2023

Si prevede che il mercato mondiale dei sistemi di gestione dei documenti raggiungerà la soglia degli 11,06 miliardi di dollari entro il 2028.

E giustamente. File e documenti sono una parte fondamentale di qualsiasi azienda. Indipendentemente dalle dimensioni della tua attività, è probabile che tu stia lavorando e gestendo una serie di documenti.

E vuoi anche archiviarli in modo sicuro e sistematico in modo che i tuoi dipendenti e clienti possano recuperarli comodamente.

Ecco dove il software di gestione dei documenti può essere d'aiuto. Ti consente di salvare e condividere documenti da qualsiasi browser, dispositivo o posizione, garantendo una collaborazione fluida tra tutte le parti coinvolte.

Inutile dire che la selezione del software di gestione dei documenti appropriato è fondamentale per gestire la tua organizzazione senza problemi.

Dall'assicurare il recupero tempestivo dei documenti richiesti alla concessione dell'autorizzazione a tutte le persone autorizzate nella tua azienda, un programma affidabile di gestione dei documenti può aiutarti a raggiungere tutti i tuoi obiettivi.

Quindi, in questo elenco, abbiamo valutato e rivisto i migliori sistemi di gestione dei documenti, consentendoti di selezionare la soluzione più adatta alle tue esigenze. Ma prima vediamo il significato di una piattaforma di gestione dei documenti.

Che cos'è un sistema di gestione dei documenti?

I sistemi di gestione dei documenti si riferiscono a piattaforme progettate per caricare, organizzare, salvare, gestire e monitorare i documenti digitali.

Inoltre, numerose piattaforme di gestione dei documenti dispongono di funzionalità che consentono di trasformare facilmente i documenti fisici in copie digitali utilizzando la tecnologia di scansione.

Una volta digitalizzati i documenti, diventa più semplice sfogliarli. In questo modo i tuoi dipendenti possono ridurre il tempo dedicato alla ricerca di documenti e concentrarsi sull'utilizzo delle informazioni di cui hanno bisogno.

Perché dovresti usare un software di gestione dei documenti?

La gestione di grandi quantità di informazioni in forma fisica può essere impegnativa e portare a una perdita di produttività. Il software di gestione dei documenti è fondamentale per qualsiasi azienda per creare un archivio elettronico per archiviare i documenti e migliorare l'efficienza.

La tendenza delle aziende a passare allo spazio digitale ha portato a un crescente interesse per le piattaforme di gestione dei documenti.

La gestione di un grande volume di informazioni può essere difficile, in particolare quando il documento è in formato cartaceo. Molte aziende sperimentano una diminuzione dell'efficienza a causa della risoluzione degli ostacoli della gestione dei documenti.

Quindi il software di gestione dei documenti è un componente essenziale di qualsiasi azienda. Al posto di armadi e cassetti per documenti fisici, le soluzioni di gestione dei documenti creano un archivio elettronico che le persone autorizzate possono aprire e modificare.

Di conseguenza, ti consente di gestire il tempo in modo efficiente, migliorare la sicurezza, rispettare le normative e favorire il lavoro di squadra.

Quali funzionalità dovresti cercare in un sistema di gestione dei documenti?

Una soluzione di gestione dei documenti può avere diverse funzionalità oltre alla semplice memorizzazione dei documenti. Il tipo di soluzione che scegli dipenderà dalle tue esigenze e dai file cartacei gestiti dalla tua organizzazione. Alcune delle funzionalità che potresti voler esplorare quando selezioni una soluzione di gestione dei documenti sono:

Facilità d'uso

La facilità d'uso è una parte essenziale di una soluzione di gestione dei documenti. Può essere ricco di funzioni sorprendenti, ma non ti aiuteranno se il software non ha un'interfaccia utente intuitiva.

Molte piattaforme offrono prove gratuite prima di prendere una decisione. Se è fattibile, lascia che i tuoi dipendenti sperimentino l'applicazione durante la fase di test.

Anteprime di alta qualità

Durante l'utilizzo di una piattaforma di gestione dei documenti, non dovrebbe costringerti a scaricare ripetutamente i file quando vuoi dargli un'occhiata. La piattaforma dovrebbe fornire una visione chiara dei documenti su richiesta.

Collaborazione documentale

L'ultimo software di gestione dei documenti consente ai professionisti autorizzati di condividere documenti e modificarli in gruppo.

Alcune piattaforme consentono a più persone di modificare i documenti contemporaneamente, mentre altre hanno un meccanismo integrato che consente a una sola persona di modificare il documento in un dato momento. E ci sono quelli che forniscono entrambe le alternative.

Per decidere l'opzione più adatta a te, identifica come funziona il tuo team e i tipi di file che richiedono il lavoro di squadra.

Scansione di foto in blocco e caricamento di documenti

La possibilità di scansionare le foto e trasformarle in testo utilizzando la tecnologia OCR è vantaggiosa per le organizzazioni. Perché consente loro di convertire volumi elevati di documenti cartacei in formato digitale.

Quindi i migliori sistemi di gestione dei documenti utilizzano la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per aggiungere automaticamente i metadati. Ciò semplifica ulteriormente il processo di localizzazione dei documenti in futuro.

Controllo della versione

Conosciuto anche come versioning, il controllo della versione è un attributo essenziale di una piattaforma di gestione dei documenti.

Errori accidentali dell'utente possono comportare la modifica o la cancellazione di dati essenziali.

Quindi il controllo della versione ti consente di visualizzare le modifiche che un documento subisce in diverse occasioni. Se necessario, è possibile tornare a un'edizione precedente. Questa funzione è fondamentale quando più professionisti lavorano su un documento.

Magazzinaggio

L'applicazione dovrebbe consentire di salvare i file in un database centrale in modo da poter trovare e recuperare facilmente i documenti.

Numerose integrazioni

La soluzione dovrebbe semplificare la connessione con programmi esterni come Salesforce, MS Outlook, Gmail e Google Drive, tra gli altri.

Ruoli e permessi degli utenti

Un aspetto cruciale del software di gestione dei documenti è offrire ai manager un modo per stabilire privilegi distinti per ciascun membro del team.

È possibile autorizzare persone specifiche ad accedere o modificare i documenti. E ad altri membri del team potrebbe essere impedito di visualizzare i file all'interno della rete. Crea un efficace meccanismo di salvaguardia e rende il team più efficiente.

Compatibilità con i dispositivi mobili

Diverse piattaforme di gestione dei documenti sono dotate di un'app per smartphone. Non puoi utilizzare la piattaforma su un dispositivo portatile, ma è possibile che lo faccia il tuo team.

Tutte le soluzioni di gestione dei documenti non soddisfano questi criteri. Quindi, quando selezioni una soluzione, determina quali funzioni nella piattaforma servono meglio allo scopo della tua azienda.

Qual è il miglior software di gestione dei documenti?

I migliori sistemi di gestione dei documenti includono soluzioni come DocuWare, Dropbox, IsoTracker, DocuPhase, Zoho Docs, Smartsheet, M-Files, Evernote Business, HighTail, Onehub, FileHold, Document Locator, eFileCabinet, InfoRouter.

Per consentirti di selezionare la migliore piattaforma di gestione dei documenti per la tua organizzazione, abbiamo valutato numerose piattaforme disponibili sul mercato.

E abbiamo esaminato fattori come la facilità d'uso, la sicurezza, la gestione delle versioni e la collaborazione sui documenti. Quindi ecco un elenco dei migliori sistemi di gestione dei documenti da prendere in considerazione.

M-Files: migliore per facilità d'uso

M-Files è una piattaforma completa per la gestione dei documenti con una piattaforma user-friendly e facile da usare. È dotato di molteplici funzioni che facilitano la categorizzazione uniforme dei documenti, la scansione di documenti fisici e l'automazione dei processi.

Vantaggi chiave

• M-Files offre connettività con Parashift, un'azienda tecnologica nota per il recupero di documenti tramite l'apprendimento automatico. Sfruttando questa integrazione, puoi semplificare e automatizzare i tuoi flussi di lavoro.
• Invece di visualizzare fisicamente le informazioni e classificare i file, puoi gestire automaticamente una vasta gamma di file semi-strutturati, strutturati e non strutturati.
• Invece di dipendere da un approccio convenzionale basato su cartelle, M-Files utilizza i metadati per classificare i materiali in base a tag, parole chiave, gruppi e così via. Ciò semplifica il processo di ricerca e gestione di tutti i tipi di documenti.
• L'accesso offline allo smartphone è disponibile con M-Files, consentendoti di visualizzare facilmente i file dal tuo smartphone, anche senza connettività Internet.
• M-Files offre una perfetta integrazione con una vasta gamma di strumenti, come Google Workspace, Salesforce, Microsoft Office e altri.

Limitazioni

• La funzione di categorizzazione automatica dei tag potrebbe richiedere del tempo per abituarsi.
• L'interfaccia utente della piattaforma è un po' datata.

Prezzi

Per provare M-Files, puoi ottenere la versione di prova di 30 giorni completando un questionario. Oppure puoi contattarli per richiedere una dimostrazione.

Zoho Docs: il migliore per salvare e gestire facilmente i documenti

Zoho Docs è tra i migliori sistemi di gestione dei documenti presenti in questa raccolta.

Zoho Docs ti consente di salvare e gestire tutti i tuoi file nel cloud, oltre a fornire funzionalità di collaborazione efficienti. Ti consente di condividere i tuoi documenti e ti offre la comodità di produrli e modificarli in movimento.

Con Zoho Docs, puoi trasformare i tuoi documenti MS Office in PDF e condividerli istantaneamente tra i membri del team.

Vantaggi chiave

• Ti consente di salvare file di grandi dimensioni senza sforzo, come registrazioni video, directory e persino interi repository.
• Con Zoho Docs, puoi creare facilmente cartelle principali e cartelle secondarie per un'organizzazione ordinata dei file in base a attività, ruoli e formati di file.
• Puoi eseguire le tue attività sul tuo computer desktop sia che tu sia online o meno: i file vengono sincronizzati automaticamente una volta che ti riconnetti a Internet.
• Genera backup automatici dei file per evitare la perdita di informazioni.
• Ti consente di formare un gruppo per condividere documenti con un numero di persone contemporaneamente. Inoltre, fornisce una funzione di audit trail per gestire le modifiche apportate da altri colleghi.
• Offre un sistema di messaggistica istantanea all'interno del programma per collaborare con più dipendenti.
• Garantisce una sicurezza rigorosa codificando i file con una chiave a 2048 bit basata su RSA generata utilizzando Perfect Forward Secrecy (PFS).

Limitazioni

• L'interfaccia utente sembra obsoleta e rudimentale.
• La velocità di caricamento del software potrebbe essere migliorata, soprattutto quando sono coinvolti molti documenti.

Prezzi

Zoho Docs offre un'edizione gratuita che può ospitare fino a cinque persone. I suoi pacchetti premium partono da $ 4 al mese e oltre. Puoi approfittare della sua versione di prova gratuita di 15 giorni prima dell'acquisto.

Docuware: ideale per integrazioni di terze parti

Se un'azienda impiega una varietà di strumenti, DocuWare potrebbe essere il software di gestione dei documenti ideale per le sue esigenze. Collegandosi con altri software, fornisce uniformità e informazioni aggiornate all'istante.

Vantaggi chiave

• DocuWare fornisce connessioni API con oltre 500 software diversi. Indipendentemente dal settore, puoi gestire facilmente i tuoi file, oltre a mantenere la produttività del lavoro.
• Consente vari approcci per ottenere l'integrazione, che vanno dalla connettività point-and-click di base a complesse opzioni di connettività API.
• Offre connettori specializzati progettati per programmi importanti come Outlook, SAP e così via.
• Garantisce la sicurezza dei dati ed è conforme a normative come GDPR e HIPAA.
• Puoi consentire a gruppi decentralizzati e remoti di accedere ai file da qualsiasi posizione e in qualsiasi momento.
• Puoi utilizzare l'intelligenza artificiale di DocuWare per trasformare qualsiasi file in una versione leggibile per un'indicizzazione automatica e rapida.
• Il controllo delle versioni consente ai dipendenti di modificare i file insieme preservando le edizioni precedenti.

Limitazioni

• Il pacchetto iniziale offre un massimo di 20 GB di capacità di archiviazione, che potrebbe essere inadeguato per le aziende più grandi.
• Il costo di DocuWare può essere piuttosto elevato.
• Il sito di Docuware manca di contenuti tutorial sufficienti.

Prezzi

DocuWare Cloud offre licenze adattabili su misura per organizzazioni di varie dimensioni attraverso un modello di abbonamento. Devi determinare il numero di licenze individuali e lo spazio di archiviazione richiesto per la tua azienda.

Digital Drawer: ideale per importare file e cartelle

Se stai cercando una piattaforma che ti consenta di scansionare, salvare e proteggere i file, Digital Drawer potrebbe essere il miglior sistema di gestione dei documenti per te.

La piattaforma può aiutarti a risparmiare tempo attraverso il processo automatizzato di salvataggio e scansione dei file. Fornisce inoltre l'archiviazione dei file in loco per un ulteriore grado di sicurezza.

Vantaggi chiave

• Questo software consente agli utenti di organizzare facilmente tutti i file in un unico posto utilizzando una gerarchia di cartelle di file simile a Windows.
• Con questa soluzione, puoi combinare senza problemi file o aggiungere pagine a file meno recenti. Puoi anche etichettarli di nuovo con indici distinti.
• Puoi utilizzare funzioni come scansione, copia-incolla, trascinamento della selezione e importazione per aggiungere documenti.
• Fornisce una solida sicurezza per tutti i file con crittografia AES a 128 bit.
• Digital Drawer ti consente di collaborare senza problemi con vari dipendenti valutando istantaneamente le modifiche al documento.
• Utilizzando una potente ricerca, puoi scoprire i documenti salvati in qualsiasi directory sulla memoria senza sforzo.
• Questo programma sincronizza le modifiche apportate ai documenti su tutti i dispositivi.

Limitazioni

• Questo software di gestione dei documenti ha una gamma limitata di funzionalità, che potrebbero non essere adeguate per le aziende più grandi.
• Il costo di un singolo acquisto può essere particolarmente oneroso per le piccole imprese.

Prezzi

Digital Drawer fornisce una versione di prova gratuita per 10 giorni con tutte le funzionalità. Per l'acquisto, puoi scegliere tra un unico pagamento di $1200 per una licenza per un singolo membro o un pacchetto di abbonamento annuale per $500.

Dropbox: il migliore per una gestione completa dei documenti

Dropbox è un rinomato e completo sistema di gestione dei documenti (DMS) che consente l'amministrazione di file multimediali e convenzionali.

Dropbox è noto per la sua intuitività e l'ampia gamma di funzionalità, come la connettività con diversi strumenti, il controllo della versione dei file, il supporto OCR e la gestione dei ruoli ottimizzata.

Consente inoltre la modifica dei file e le modifiche vengono immediatamente rese disponibili a tutti i dipendenti.

Vantaggi chiave

• La funzione Trasferimento account consente di condividere in modo sicuro i documenti aziendali tra diversi dipendenti in caso di riorganizzazione o sostituzione.
• Con Dropbox, puoi presentare tutto il tuo lavoro attraverso pagine dall'aspetto professionale e monitorare l'interazione del visualizzatore con i tuoi documenti.
• Dropbox supporta l'integrazione perfetta con oltre 300.000 app.
• Viene fornito con una funzione di "cancellazione remota", che consente di cancellare immediatamente i documenti dai profili compromessi e dai gadget rubati per proteggere le informazioni sensibili.
• Ti consente di tenere traccia delle azioni dei tuoi dipendenti tramite il pannello di amministrazione.
• Ti consente di ripristinare i documenti eliminati recuperando le edizioni precedenti del file.
• Questa piattaforma offre la sincronizzazione su una vasta gamma di sistemi e dispositivi.

Limitazioni

• L'app per smartphone di Dropbox non è facile da usare come l'edizione desktop
• I caricamenti dei documenti non sono veloci come previsto

Prezzi

Dropbox offre diversi pacchetti premium, ciascuno con il proprio set di pacchetti secondari. Il piano personale di Dropbox costa $ 9,99 al mese. Il suo pacchetto professionale costa $ 16,58 al mese.

eFileCabinet: ideale per la ricerca all'interno dei documenti

eFileCabinet è un software di gestione dei documenti più avanzato che ti consente di trasformare i documenti cartacei in file digitali. Ciò ti consente di salvarli sul desktop o online per visualizzarli o utilizzarli da qualsiasi luogo e quando vuoi.

Il programma ti consente persino di condividere un documento in diversi tipi di file utilizzando URL bloccati con una password. È anche semplice classificare e trovare i file.

Vantaggi chiave

• Ti aiuta a individuare un documento in qualsiasi directory con l'aiuto di un'opzione di ricerca avanzata che può cercare il contenuto all'interno dei documenti.
• L'applicazione classifica, identifica automaticamente, etichetta e salva i file in base ai dettagli in essi contenuti.
• Puoi sfruttare le strutture di cartelle già pronte che desideri utilizzare su tutta la piattaforma. Ti consente persino di creare file con etichette personalizzate.
• Utilizzando la funzione Richiesta file, puoi consentire a clienti e dipendenti virtuali di condividere documenti dalla loro posizione sulla piattaforma senza registrarsi prima.
• Consente di richiedere firme digitali. E per mantenere registrazioni di eventi e modifiche nei file con firme digitali per la sicurezza e il rispetto di standard e regolamenti.
• Ha app per smartphone per telefoni Android e iOS, nonché un programma per computer desktop.
• Supporta 2FA (autenticazione a 2 fattori) e fornisce l'accesso agli utenti in base ai loro ruoli per rafforzare la sicurezza. Offre una crittografia completa salvando i documenti e fornendo l'accesso ad altri.
• Consente di collegare la piattaforma con programmi esterni, come MS Office e Salesforce.

Limitazioni

La sua interfaccia utente potrebbe essere più intuitiva
Può essere travolgente per i principianti imparare

Prezzi

Devi contattare eFileCabinet per ricevere un preventivo per la tua organizzazione. Dovrai acquistare durante il periodo di valutazione tramite l'account di prova.

FileHold: ideale per la scansione di documenti digitali

FileHold è un software di gestione dei documenti per le grandi aziende. È economico e semplice da installare. Consente di digitalizzare, salvare e catalogare i file utilizzando un unico sistema.

Funzionalità come la lettura e la scansione dei file per il salvataggio senza sforzo ti aiutano ad assicurarti che tutti i file siano presenti. Ti consente inoltre di individuare comodamente i file quando ne hai bisogno. Per una sicurezza completa, puoi configurare l'applicazione su un host locale.

Vantaggi chiave

• Ha un processo di condivisione dei documenti sicuro che arriva anche con una conferma che i destinatari hanno ricevuto il file.
• Elimina la carta convertendo immediatamente i file in formati digitali per trasmetterli a vari destinatari in tutto il mondo.
• Ha un'app mobile efficace che consente un'amministrazione senza problemi dell'intero set di file.
• Ha un'opzione di ricerca completa simile a Google. Ciò consente di utilizzare i metadati dei file per ottenere risultati di ricerca più appropriati.
• Puoi collegarlo facilmente con MS Office. Ciò ti offre un gateway per applicazioni come Word, Outlook, Excel, PowerPoint e Visio.
• Non consente a qualcuno di modificare un documento se un altro dipendente lo sta già modificando. Evita il rischio che il contenuto del documento venga compromesso.
• Ti consente di modificare i file anche se non sei connesso a Internet. Eventuali modifiche apportate verranno aggiornate una volta riconnessa a Internet.

Limitazioni

• Nel caso in cui tu sia un principiante, potrebbe essere leggermente difficile cogliere tutte le funzionalità di questo sistema di gestione dei documenti.
• Il programma on-premise di FileHold non è compatibile con Mac.

Prezzi

Puoi scegliere di registrarti per un account di prova gratuito o visualizzare un seminario web per comprendere la configurazione dei prezzi di FireHold. L'applicazione ha un prezzo ragionevole e puoi ottenerla in base a un piano di fatturazione per utente. La fatturazione dipende dal numero di dipendenti che utilizzano il programma e dai componenti aggiuntivi scelti.

HighTail: ideale per le anteprime di documenti mobili

HighTail è un software di gestione dei documenti che semplifica e rende più naturale la gestione dei file digitali. Inoltre, consente ai creatori di fornire l'accesso a documenti di grandi dimensioni, oltre a video, fotografie, presentazioni, disegni e simili.

Vantaggi chiave

• Ti consente di guardare documenti di grandi dimensioni senza la necessità di salvare questi file.
• Ti consente di rivedere i documenti con l'aiuto di illustrazioni come caselle, linee, frecce, forme a mano libera o altri tipi di annotazioni su documenti ricchi di contenuti multimediali.
• Puoi confrontare due versioni di un documento posizionandole l'una accanto all'altra sul tuo computer per vedere le modifiche e fornire senza problemi commenti di valutazione.
• Dopo aver concesso l'accesso ai file, i dipendenti non devono effettuare l'accesso per visualizzarli o utilizzarli.
• L'applicazione dispone di crittografia AES a 256 bit e misure di sicurezza di alta qualità per garantire la massima sicurezza in tutta la rete.
• Offre notifiche quando i file raggiungono i destinatari previsti e li scaricano, tramite la sua funzione Send Tracker.

Contro

• I collegamenti che condividi per i file scadono in breve tempo.
• L'opzione di ricerca è lenta e richiede filtri aggiuntivi per ottimizzarla.

Prezzi

L'abbonamento premium parte da $ 12 al mese e può aumentare fino a $ 36 al mese.

Localizzatore di documenti: ideale per creare flussi di lavoro efficienti

Document Locator è un sistema di gestione dei documenti che ti consente di connetterti a Windows e al cloud per gestire e condividere documenti senza sforzo.

Alcune funzionalità che offre sono il controllo della versione, la scansione di documenti cartacei in file digitali, il controllo dei file e la gestione delle e-mail.

Vantaggi chiave

• Questo software di gestione dei documenti ti consente di trasformare i file cartacei in file digitali completamente indicizzabili.
• Ti consente di acquisire documenti e ottenere metadati con i dettagli essenziali del file.
• Ha una serie di funzionalità di automazione, come timeout, flussi di lavoro basati su ruoli utente, punti di controllo qualità e modelli di avviso modificabili.
• Ti consente di registrare con facilità la conferma dei file digitali per la responsabilità e la conformità alle normative. Può persino gestire tutte le fasi dell'approvazione di una sola persona e la più complessa approvazione di più persone.
• Consente di registrare i metadati dei documenti scansionati tramite copertine, zone o codici a barre. Oppure puoi utilizzare la funzione di anteprima in Document Pro per selezionare diversi parametri uno per uno sul tuo computer.
• Può essere eseguito su browser, smartphone e desktop.

Limitazioni

• L'interfaccia utente è un po' disorganizzata.
• Non ospita sessioni di formazione troppo spesso.
• A volte, la piattaforma può essere leggermente lenta mentre ci si sposta attraverso un flusso di lavoro, specialmente quando più persone la utilizzano.

Prezzi

Puoi metterti in contatto con i rappresentanti di Document Locator per saperne di più sulle scelte di licenza, i piani di abbonamento, l'applicazione server cloud o in loco e una demo virtuale.

IsoTracker: il meglio per il suo supporto clienti

Tra tutti i software di gestione dei documenti che abbiamo valutato, IsoTracker offre il miglior supporto per gli utenti. Coloro che necessitano di assistenza possono utilizzare la messaggistica istantanea per raggiungere il personale dell'help desk. Inoltre, è possibile chiamare subito un agente dell'assistenza o inviare un modulo di contatto.

Vantaggi chiave

• La piattaforma offre un controllo delle versioni e delle modifiche ai documenti efficace.
• Ti offre un database di file centralizzato che puoi raggiungere quando vuoi e da dove vuoi.
• È possibile automatizzare l'archiviazione e la catalogazione dei file, l'invio di avvisi per le attività e le attività di approvazione dei file.
• Per proteggere l'applicazione, esegue ogni giorno il backup dei file, dispone di crittografia e controllo granulare degli accessi e registra le attività relative ai file.

Limitazioni

• Le impostazioni e il layout del menu potrebbero essere migliori
• L'interfaccia utente sembra un po 'obsoleta, rendendola un po' difficile da usare.

Prezzi

Sebbene la piattaforma non indichi chiaramente il costo, gli utenti possono utilizzare un modulo di calcolo online per valutare se IsoTracker soddisfa i loro requisiti e budget. La piattaforma offre una prova gratuita per 60 giorni.

Evernote Business: il migliore per la gestione di note e screenshot

Indubbiamente, Evernote Business è tra i software più conosciuti per l'organizzazione dei documenti. Ti consente di generare e condividere facilmente documenti e memo, per creare un ambiente di lavoro più intelligente ed efficiente.

Vantaggi chiave

• Con il web clipper, puoi salvare rapidamente istantanee di siti per un uso successivo. Ti consente di archiviare digitalmente tutti i dati rilevanti, rendendoli facilmente accessibili quando richiesto.
• Utilizzando i modelli predefiniti di Evernote, puoi risparmiare tempo ed energia quando soddisfi particolari requisiti.
• Fornisce un'integrazione completa con vari software esterni. Ciò include Gmail, Google Drive, Salesforce, Slack e Outlook.
• Ti consente di cercare note scritte a mano, immagini della lavagna e immagini scansionate. È abile nel riconoscere 11 lingue scritte a mano e 28 lingue dattiloscritte.
• Consente di eseguire la scansione di copie cartacee dei file e di archiviarle in modo sicuro come file digitali.

Limitazioni

• La gestione delle note potrebbe essere più sistematica per gli utenti esperti che hanno a che fare con una grande quantità di dati.
• Il caricamento e il download di documenti può essere piuttosto lento, soprattutto se la dimensione del file è troppo grande.

Prezzi

Sono disponibili diversi livelli di pacchetti di abbonamento, ognuno dei quali offre una gamma di funzionalità e vantaggi a seconda delle esigenze dell'utente. Il pacchetto iniziale è di $ 7,99 mensili per ogni utente.

Smartsheet: il meglio per la gestione dei progetti

Smartsheet è spesso preferito dalle organizzazioni come una delle migliori soluzioni documentali per l'organizzazione delle attività senza soluzione di continuità, la gestione dei documenti e il lavoro di squadra.

Una caratteristica distintiva di questo strumento è la sua capacità di connettersi in modo completo con strumenti di terze parti. Questi includono Salesforce, Zapier, Dropbox, Google Apps e molti altri.

Vantaggi chiave

• Semplifica le routine di lavoro e le procedure operative utilizzando i modelli predefiniti forniti.
• Con questo software di gestione dei documenti, puoi lavorare senza problemi come una squadra sui contenuti monitorando l'avanzamento della produzione da un singolo foglio.
• Consente inoltre di delegare attività, configurare avvisi automatici, consentire ad altri di valutare il contenuto e pubblicare commenti approfonditi sotto forma di note allegate.
• Dà priorità alla sicurezza dei tuoi file eseguendo il backup dei dati su diversi siti, ospitati con AWS ed Equinix.
• Ti consente di risparmiare tempo automatizzando le attività ricorrenti tramite richieste di approvazione e notifiche di aggiornamento.
• Puoi anche semplificare la tua routine di lavoro semplicemente unendo vari passaggi e percorsi condizionali.
• Ti consente di importare facilmente informazioni da fogli Excel, documenti CSV e fogli Google.
• Puoi visualizzare i documenti sul tuo telefono tramite app mobili per Android e iOS.

Limitazioni

• Comprendere tutte le sue capacità può essere travolgente all'inizio
• Smartsheet manca di alcune funzionalità essenziali di Excel, come la funzione di ricerca

Prezzi

I piani a pagamento di Smartsheet iniziano con un piano Pro, che costa $ 7 mensili. Esiste anche una variante aziendale che richiede un minimo di tre utenti e costa $ 25 mensili per ciascun utente.

InfoRouter: ideale per il tracciamento dei documenti in tempo reale

Un altro software di gestione dei documenti che vale la pena considerare è InfoRouter, che consente una gestione efficiente dei file.

A differenza di altri sistemi di gestione dei documenti, InfoRouter deve essere implementato sul lato server senza elementi lato client. Fortunatamente, lo strumento ha un enorme potenziale di scalabilità ed è in grado di utilizzare quasi 100 host per alleggerire il carico.

Vantaggi chiave

• Con questo strumento, puoi amministrare i tuoi documenti importanti in modo sicuro inviandoli attraverso routine di lavoro prestabilite e monitorando i progressi in tempo reale.
• Fornisce un'analisi combinata degli eventi quotidiani.
• Supporta più lingue, permettendoti di ricevere e-mail nella tua lingua preferita.
• Recupera automaticamente i documenti all'interno delle directory monitorate in cartelle preimpostate.
• Puoi anche trasformare facilmente le immagini in documenti PDF utilizzando questo strumento.
• Non c'è limite al numero di cartelle che possono essere create.
• Facilita HTTPS e SSL, garantendo connessioni sicure.
• Puoi anche modificare il contenuto e i modelli delle tue e-mail in base alle tue preferenze.

Limitazioni

• Può rallentare durante il caricamento di documenti di notevoli dimensioni.
• L'attuale interfaccia utente ha troppe funzioni nella schermata iniziale, il che può creare confusione per gli utenti.

Prezzi

Le informazioni sui prezzi per questo strumento non sono disponibili pubblicamente e devono essere richieste direttamente al fornitore.

Onehub: il meglio per proteggere i tuoi documenti

Onehub è un sistema di gestione dei documenti più efficace per la nostra raccolta. La sua funzionalità di trascinamento della selezione semplifica il caricamento dei documenti. Inoltre, consente ai clienti di organizzare i documenti in sottocartelle, proteggerli e gestirne le versioni.

Vantaggi chiave

• È possibile importare rapidamente i documenti utilizzando l'attributo drag-and-drop. Inoltre, consente di utilizzare una struttura cartella-file, un gateway FTP protetto per caricare un gran numero di file e anche un controllo automatico della versione del documento.
• Questa piattaforma implementa numerosi protocolli di sicurezza, come l'autorizzazione basata sui ruoli utente, l'autenticazione a due fattori e il logout delle sessioni.
• Con Onehub, puoi facilmente visualizzare in anteprima documenti e file senza salvarli, sia su uno smartphone che su un browser Internet.
• Questo sistema di gestione dei documenti ti consente di contattare i colleghi tramite messaggi, revisioni e approvazioni e commenti sulle cartelle.
• Questa piattaforma si connette facilmente con OneDrive e Google Drive.
• Ti consente di tenere traccia di tutte le attività di caricamento e personalizzazione. Puoi utilizzare gli audit trail per annullare immediatamente le autorizzazioni se viene rilevata un'attività sospetta.

Limitazioni

• Non è possibile dividere i membri di un gruppo in gruppi più piccoli
• Difficile da imparare e privo di materiali di formazione sufficienti

Prezzi

I pacchetti premium di Onehub partono da $ 12,50 al mese e si estendono fino a $ 500 al mese. Inoltre, tutti i pacchetti vengono forniti con una versione di prova gratuita di 14 giorni.

DocuPhase: ideale per migliorare la produttività

DocuPhase ha diverse capacità e funzionalità che consentono ai gruppi di lavorare in modo più sistematico ed efficace.

Vantaggi chiave

• L'applicazione utilizza una tecnologia di indicizzazione automatica guidata dall'intelligenza artificiale che consente agli utenti di impostare le etichette in anticipo e di separare e classificare i documenti alla ricezione.
• L'opzione di ricerca avanzata consente agli utenti di individuare rapidamente i dettagli del file.
• Con l'instradamento automatico dei documenti, puoi condividere i dettagli del documento con i professionisti interessati.
• DocuPhase è un'applicazione flessibile. Ha funzionalità utili per i gruppi che gestiscono molti file.
• L'organizzazione sistematica e il monitoraggio dei documenti possono essere automatizzati.

Limitazioni

• L'aggiornamento o l'applicazione di patch di sicurezza è impegnativo senza l'assistenza dell'help desk.
• I principianti possono trovare travolgente apprendere le diverse funzionalità.

Prezzi

Il tuo dipartimento può valutare una demo personalizzata prima di acquistare l'applicazione. La struttura dei prezzi dipende dalle funzionalità scelte dal tuo team, poiché le esigenze di ogni gruppo sono uniche.

Considerazioni finali sui sistemi di gestione dei documenti

Con la digitalizzazione che sta diventando la norma, gli archivi cartacei stanno scomparendo. E l'archiviazione virtuale è sicuramente l'alternativa preferita.

Questi sono alcuni dei migliori software di gestione dei documenti. Ma queste applicazioni hanno funzionalità uniche e caratteristiche distintive.

Alcune aziende potrebbero richiedere funzionalità avanzate. Questi possono includere la connessione a una determinata API, l'instradamento di documenti attraverso sistemi diversi per una maggiore sicurezza o la conformità agli standard ISO.

Ma se non hai bisogno di campane e fischietti extra, l'impostazione di un sistema di gestione dei documenti è semplice e semplice. Puoi iniziare subito a utilizzare il software di gestione dei documenti. Basta valutare diverse applicazioni e le loro capacità e scegliere la soluzione migliore per le tue esigenze.