15 najlepszych systemów i oprogramowania do zarządzania dokumentami w 2023 roku

Przewiduje się, że światowy rynek systemów zarządzania dokumentami osiągnie wartość 11,06 miliarda dolarów do 2028 roku.

I słusznie. Akta i dokumenty to fundamentalna część każdej firmy. Niezależnie od wielkości Twojej firmy, prawdopodobnie pracujesz nad wieloma dokumentami i zarządzasz nimi.

Chcesz je również bezpiecznie i systematycznie przechowywać, aby Twoi pracownicy i klienci mogli je wygodnie odzyskać.

Tutaj może pomóc oprogramowanie do zarządzania dokumentami. Pozwala zapisywać i udostępniać dokumenty z dowolnej przeglądarki, urządzenia lub lokalizacji, zapewniając płynną współpracę między wszystkimi zaangażowanymi stronami.

Nie trzeba dodawać, że wybór odpowiedniego oprogramowania do zarządzania dokumentami ma kluczowe znaczenie dla bezproblemowego funkcjonowania organizacji.

Od zapewnienia terminowego pobierania wymaganych dokumentów po udzielanie pozwoleń wszystkim upoważnionym osobom w Twojej firmie, renomowany program do zarządzania dokumentami może pomóc w osiągnięciu wszystkich Twoich celów.

Dlatego na tej liście oceniliśmy i przejrzeliśmy najlepsze systemy zarządzania dokumentami, umożliwiając wybór najbardziej odpowiedniego rozwiązania dla Twoich potrzeb. Ale najpierw zobaczmy, jakie znaczenie ma platforma do zarządzania dokumentami.

Co to jest system zarządzania dokumentami?

Systemy zarządzania dokumentami odnoszą się do platform zaprojektowanych do przesyłania, organizowania, zapisywania, obsługi i monitorowania dokumentów cyfrowych.

Ponadto wiele platform do zarządzania dokumentami oferuje funkcje, które umożliwiają bezproblemowe przekształcanie fizycznych dokumentów w kopie cyfrowe za pomocą technologii skanowania.

Po zdigitalizowaniu dokumentów przeglądanie ich staje się prostsze. Dzięki temu Twoi pracownicy mogą skrócić czas wyszukiwania dokumentów i skupić się na wykorzystaniu potrzebnych im informacji.

Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do zarządzania dokumentami?

Przetwarzanie dużych ilości informacji w formie fizycznej może być trudne i prowadzić do utraty produktywności. Oprogramowanie do zarządzania dokumentami jest niezbędne dla każdej firmy do tworzenia elektronicznego archiwum do przechowywania dokumentów i zwiększania wydajności.

Trend przechodzenia firm do przestrzeni cyfrowej doprowadził do wzrostu zainteresowania platformami do zarządzania dokumentami.

Zarządzanie dużą ilością informacji może być trudne, zwłaszcza gdy dokument jest w formie papierowej. Wiele firm doświadcza obniżonej wydajności z powodu rozwiązania problemów związanych z zarządzaniem dokumentami.

Dlatego oprogramowanie do zarządzania dokumentami jest niezbędnym elementem każdej firmy. Zamiast fizycznych szafek i szuflad na dokumenty rozwiązania do zarządzania dokumentami tworzą elektroniczne repozytorium, które upoważnione osoby mogą otwierać i modyfikować.

W rezultacie pozwala efektywnie zarządzać czasem, zwiększać bezpieczeństwo, przestrzegać przepisów i wspierać pracę zespołową.

Jakich funkcji należy szukać w systemie zarządzania dokumentami?

Rozwiązanie do zarządzania dokumentami może mieć kilka możliwości poza samym przechowywaniem dokumentów. Rodzaj wybranego rozwiązania będzie zależał od Twoich wymagań i plików papierowych obsługiwanych przez Twoją organizację. Niektóre funkcje, które warto poznać przy wyborze rozwiązania do zarządzania dokumentami, to:

Łatwość użycia

Łatwość obsługi jest istotną częścią rozwiązania do zarządzania dokumentami. Może być napakowany niesamowitymi funkcjami, ale one ci nie pomogą, jeśli oprogramowanie nie ma intuicyjnego interfejsu użytkownika.

Wiele platform zapewnia bezpłatne wersje próbne przed podjęciem decyzji. Jeśli to wykonalne, pozwól swoim pracownikom eksperymentować z aplikacją podczas fazy testowania.

Wysokiej jakości podglądy

Korzystając z platformy do zarządzania dokumentami, nie powinno to zmuszać Cię do wielokrotnego pobierania plików, gdy chcesz je obejrzeć. Platforma powinna zapewniać przejrzysty widok dokumentów na żądanie.

Współpraca z dokumentami

Najnowsze oprogramowanie do zarządzania dokumentami pozwala upoważnionym profesjonalistom udostępniać dokumenty i modyfikować je jako zespół.

Niektóre platformy pozwalają wielu osobom modyfikować dokumenty w tym samym czasie, podczas gdy inne mają wbudowany mechanizm, który pozwala tylko jednej osobie edytować dokument w danym momencie. Są też tacy, którzy zapewniają obie alternatywy.

Aby wybrać najbardziej odpowiednią dla siebie opcję, określ, jak funkcjonuje Twój zespół i jakie rodzaje plików wymagają pracy zespołowej.

Zbiorcze skanowanie zdjęć i przesyłanie dokumentów

Możliwość skanowania zdjęć i zamiany ich na tekst za pomocą technologii OCR jest korzystna dla organizacji. Ponieważ pozwala im konwertować duże ilości dokumentów papierowych na format cyfrowy.

Dlatego najlepsze systemy zarządzania dokumentami wykorzystują technologię optycznego rozpoznawania znaków (OCR) do automatycznego dodawania metadanych. To jeszcze bardziej upraszcza proces lokalizowania dokumentów w przyszłości.

Kontrola wersji

Kontrola wersji, znana również jako wersjonowanie, jest podstawowym atrybutem platformy zarządzania dokumentami.

Przypadkowe błędy użytkownika mogą prowadzić do modyfikacji lub usunięcia istotnych danych.

Tak więc kontrola wersji umożliwia przeglądanie zmian, jakim podlega dokument przy różnych okazjach. W razie potrzeby możesz wrócić do wcześniejszej wersji. Ta funkcja ma kluczowe znaczenie, gdy nad dokumentem pracuje wielu profesjonalistów.

Składowanie

Aplikacja powinna umożliwiać zapisywanie plików w centralnej bazie danych, dzięki czemu można bez problemu wyszukiwać i pobierać dokumenty.

Liczne integracje

Rozwiązanie powinno ułatwić łączenie go z zewnętrznymi programami, takimi jak między innymi Salesforce, MS Outlook, Gmail i Google Drive.

Role i uprawnienia użytkowników

Kluczowym aspektem oprogramowania do zarządzania dokumentami jest umożliwienie menedżerom ustanowienia odrębnych uprawnień dla każdego członka zespołu.

Możesz upoważnić określone osoby do dostępu lub modyfikacji dokumentów. Inni członkowie zespołu mogą mieć ograniczony dostęp do plików w sieci. Tworzy skuteczny mechanizm ochronny i sprawia, że ​​zespół jest bardziej wydajny.

Przyjazność dla urządzeń mobilnych

Kilka platform do zarządzania dokumentami jest dostarczanych z aplikacją na smartfony. Nie możesz korzystać z platformy na urządzeniu przenośnym, ale jest szansa, że ​​Twój zespół to zrobi.

Wszystkie rozwiązania do zarządzania dokumentami nie spełniają tych kryteriów. Dlatego wybierając rozwiązanie, określ, które funkcje platformy najlepiej służą celom Twojej firmy.

Jaki jest najlepszy program do zarządzania dokumentami?

Do najlepszych systemów zarządzania dokumentami należą rozwiązania takie jak DocuWare, Dropbox, IsoTracker, DocuPhase, Zoho Docs, Smartsheet, M-Files, Evernote Business, HighTail, Onehub, FileHold, Document Locator, eFileCabinet, InfoRouter.

Aby umożliwić Ci wybór najlepszej platformy do zarządzania dokumentami dla Twojej organizacji, oceniliśmy wiele platform dostępnych na rynku.

Zbadaliśmy takie czynniki, jak łatwość użytkowania, bezpieczeństwo, zarządzanie wersjami i współpraca nad dokumentami. Oto lista najlepszych systemów zarządzania dokumentami, które warto wziąć pod uwagę.

Pliki M: najlepsze ze względu na łatwość użycia

M-Files to kompletna platforma do zarządzania dokumentami z przyjazną dla użytkownika i łatwą w obsłudze platformą. Wyposażone jest w wiele funkcji ułatwiających płynną kategoryzację dokumentów, skanowanie dokumentów fizycznych oraz automatyzację procesów.

Kluczowe korzyści

• M-Files oferuje łączność z Parashift, firmą technologiczną znaną z wyszukiwania dokumentów poprzez uczenie maszynowe. Wykorzystując tę ​​integrację, możesz usprawnić i zautomatyzować swoje przepływy pracy.
• Zamiast fizycznego przeglądania informacji i kategoryzowania plików, możesz automatycznie obsługiwać szeroką gamę plików częściowo ustrukturyzowanych, ustrukturyzowanych i nieustrukturyzowanych.
• Zamiast polegać na konwencjonalnym podejściu opartym na folderach, M-Files wykorzystuje metadane do kategoryzowania materiałów według tagów, słów kluczowych, grup itd. Upraszcza to proces wyszukiwania i obsługi wszelkiego rodzaju dokumentów.
• Dostęp offline do smartfona jest dostępny dzięki M-Files, umożliwiając bezproblemowe przeglądanie plików ze smartfona, nawet bez połączenia z Internetem.
• M-Files zapewnia bezproblemową integrację z szeroką gamą narzędzi, takich jak Google Workspace, Salesforce, Microsoft Office i inne.

Ograniczenia

• Przyzwyczajenie się do funkcji automatycznej kategoryzacji tagów może zająć trochę czasu.
• Interfejs użytkownika platformy jest nieco przestarzały.

cennik

Aby wypróbować M-Files, możesz uzyskać 30-dniową wersję próbną, wypełniając kwestionariusz. Możesz też skontaktować się z nimi, aby poprosić o demonstrację.

Zoho Docs: najlepszy do łatwego zapisywania i zarządzania dokumentami

Zoho Docs to jeden z najlepszych systemów zarządzania dokumentami w tej kolekcji.

Zoho Docs umożliwia zapisywanie i obsługę wszystkich plików w chmurze, a także zapewnia wydajne funkcje współpracy. Pozwala udostępniać dokumenty i zapewnia wygodę tworzenia i modyfikowania ich w ruchu.

Dzięki Zoho Docs możesz przekształcać dokumenty MS Office w pliki PDF i natychmiast udostępniać je członkom zespołu.

Kluczowe korzyści

• Pozwala bez wysiłku zapisywać ogromne pliki, takie jak nagrania wideo, katalogi, a nawet całe repozytoria.
• Dzięki Zoho Docs możesz bezproblemowo tworzyć foldery nadrzędne i foldery podrzędne, aby uporządkować pliki w oparciu o zadania, role i formaty plików.
• Możesz wykonywać swoje zadania na komputerze stacjonarnym, niezależnie od tego, czy jesteś online, czy nie – pliki są automatycznie synchronizowane po ponownym połączeniu z Internetem.
• Generuje automatyczne kopie zapasowe plików, aby zapobiec utracie informacji.
• Umożliwia utworzenie grupy w celu jednoczesnego udostępniania dokumentów wielu osobom. Dodatkowo zapewnia funkcję ścieżki audytu do zarządzania modyfikacjami wprowadzonymi przez innych współpracowników.
• Oferuje system komunikatorów wewnątrz programu do współpracy z wieloma pracownikami.
• Zapewnia ścisłe bezpieczeństwo poprzez kodowanie plików 2048-bitowym kluczem opartym na RSA, generowanym przy użyciu Perfect Forward Secrecy (PFS).

Ograniczenia

• Interfejs użytkownika wydaje się przestarzały i prymitywny.
• Szybkość ładowania oprogramowania mogłaby ulec poprawie, zwłaszcza gdy w grę wchodzi wiele dokumentów.

cennik

Zoho Docs zapewnia bezpłatną edycję, która może pomieścić do pięciu osób. Jego pakiety premium zaczynają się od 4 USD miesięcznie i więcej. Przed zakupem możesz skorzystać z 15-dniowej bezpłatnej wersji próbnej.

Docuware: najlepsze do integracji innych firm

Jeśli firma stosuje różnorodne narzędzia, DocuWare może być idealnym oprogramowaniem do zarządzania dokumentami spełniającymi jej wymagania. Łącząc się z innym oprogramowaniem, zapewnia jednolitość, a także natychmiastowe dostarczanie aktualnych informacji.

Kluczowe korzyści

• DocuWare zapewnia połączenia API z ponad 500 różnymi programami. Niezależnie od sektora, możesz łatwo zarządzać swoimi plikami, a także utrzymać wydajność pracy.
• Pozwala na różne podejścia do osiągnięcia integracji, począwszy od podstawowej łączności typu „wskaż i kliknij”, po złożone opcje łączności API.
• Oferuje wyspecjalizowane złącza zaprojektowane dla znanych programów, takich jak Outlook, SAP i tak dalej.
• Zapewnia bezpieczeństwo danych i jest zgodny z przepisami, takimi jak RODO i HIPAA.
• Możesz zezwolić zdecentralizowanym i zdalnym grupom na dostęp do plików z dowolnego miejsca w dowolnym czasie.
• Możesz wykorzystać sztuczną inteligencję DocuWare do przekształcenia dowolnego pliku w czytelną wersję w celu zautomatyzowanego i szybkiego indeksowania.
• Wersjonowanie umożliwia pracownikom wspólną modyfikację plików przy jednoczesnym zachowaniu poprzednich wydań.

Ograniczenia

• Pakiet startowy oferuje maksymalnie 20 GB pojemności archiwizacji, co może być niewystarczające dla większych korporacji.
• Koszt DocuWare może być dość wysoki.
• Witryna Docuware nie zawiera wystarczających treści samouczków.

cennik

DocuWare Cloud oferuje elastyczne licencje dostosowane do różnych rozmiarów organizacji w ramach modelu subskrypcji. Musisz określić liczbę indywidualnych licencji i przestrzeń dyskową wymaganą dla Twojej firmy.

Szuflada cyfrowa: najlepsza do importowania plików i folderów

Jeśli szukasz platformy, która umożliwia skanowanie, zapisywanie i ochronę plików, Digital Drawer może być dla Ciebie najlepszym systemem zarządzania dokumentami.

Platforma może pomóc Ci zaoszczędzić czas dzięki zautomatyzowanemu procesowi zapisywania i skanowania plików. Zapewnia również przechowywanie plików na miejscu dla dodatkowego stopnia bezpieczeństwa.

Kluczowe korzyści

• To oprogramowanie umożliwia użytkownikom bezproblemowe porządkowanie wszystkich plików w jednym miejscu przy użyciu hierarchii plików i folderów, podobnej do systemu Windows.
• Dzięki temu rozwiązaniu możesz bezproblemowo łączyć pliki lub dołączać strony do starszych plików. Możesz również ponownie oznaczyć je odrębnymi indeksami.
• Do dodawania dokumentów można używać funkcji takich jak skanowanie, kopiowanie i wklejanie, przeciąganie i upuszczanie oraz importowanie.
• Zapewnia solidne bezpieczeństwo dla wszystkich plików dzięki szyfrowaniu AES-128-bit.
• Digital Drawer umożliwia bezproblemową współpracę z różnymi pracownikami poprzez natychmiastową ocenę zmian w dokumencie.
• Korzystając z zaawansowanego wyszukiwania, możesz bez wysiłku znajdować dokumenty zapisane w dowolnym katalogu w pamięci masowej.
• Ten program synchronizuje zmiany dokonane w dokumentach na wszystkich urządzeniach.

Ograniczenia

• To oprogramowanie do zarządzania dokumentami ma ograniczony zakres funkcjonalności, które mogą nie być odpowiednie dla większych korporacji.
• Koszt jednorazowego zakupu może być szczególnie uciążliwy dla małych firm.

cennik

Digital Drawer zapewnia bezpłatną wersję próbną na 10 dni z pełną funkcjonalnością. Przy zakupie możesz wybrać między jednorazową opłatą w wysokości 1200 USD za jedną licencję dla jednego członka lub rocznym pakietem członkostwa za 500 USD.

Dropbox: najlepszy do kompleksowego zarządzania dokumentami

Dropbox to renomowany, w pełni funkcjonalny system zarządzania dokumentami (DMS), który umożliwia administrowanie zarówno plikami multimedialnymi, jak i konwencjonalnymi.

Dropbox jest znany ze swojej intuicyjności i szerokiego zakresu funkcji, takich jak łączność z różnymi narzędziami, kontrola wersji plików, obsługa OCR i precyzyjne zarządzanie rolami.

Pozwala również na modyfikację plików, a zmiany są natychmiast udostępniane wszystkim pracownikom.

Kluczowe korzyści

• Funkcja przenoszenia konta umożliwia bezpieczne udostępnianie dokumentów firmowych różnym pracownikom w przypadku reorganizacji lub wymiany.
• Dzięki Dropbox możesz prezentować całą swoją pracę na profesjonalnie wyglądających stronach i monitorować interakcję przeglądającego z dokumentami.
• Dropbox obsługuje bezproblemową integrację z ponad 300 000 aplikacji.
• Jest wyposażony w funkcję „zdalnego czyszczenia”, która umożliwia natychmiastowe usuwanie dokumentów ze zhakowanych profili i skradzionych gadżetów w celu ochrony poufnych informacji.
• Umożliwia śledzenie działań Twoich pracowników za pośrednictwem panelu administracyjnego.
• Pozwala przywrócić dokumenty z kosza, odzyskując poprzednie wydania pliku.
• Ta platforma oferuje synchronizację między różnymi systemami i urządzeniami.

Ograniczenia

• Aplikacja Dropbox na smartfony nie jest tak łatwa w użyciu jak wersja komputerowa
• Przesyłanie dokumentów nie jest tak szybkie, jak oczekiwano

cennik

Dropbox oferuje kilka pakietów premium, z których każdy ma własny zestaw podpakietów. Abonament osobisty Dropbox kosztuje 9,99 USD miesięcznie. Jego profesjonalny pakiet kosztuje 16,58 USD miesięcznie.

eFileCabinet: najlepszy do wyszukiwania w dokumentach

eFileCabinet to jeszcze jedno zaawansowane oprogramowanie do zarządzania dokumentami, które pozwala przekształcać dokumenty papierowe w pliki cyfrowe. Dzięki temu możesz zapisywać je na komputerze lub w Internecie, aby przeglądać je lub używać z dowolnego miejsca i kiedy chcesz.

Program umożliwia nawet udostępnianie jednego dokumentu w kilku typach plików przy użyciu adresów URL zablokowanych hasłem. Łatwa jest również klasyfikacja i znajdowanie plików.

Kluczowe korzyści

• Pomaga zlokalizować dokument w dowolnym katalogu za pomocą zaawansowanej opcji wyszukiwania, która może przeszukiwać zawartość dokumentów.
• Aplikacja kategoryzuje, automatycznie identyfikuje, etykietuje i zapisuje pliki na podstawie zawartych w nich szczegółów.
• Możesz skorzystać z gotowych struktur folderów, których chcesz używać na całej platformie. Umożliwia nawet tworzenie plików z niestandardowymi etykietami.
• Korzystając z funkcji Żądanie pliku, możesz pozwolić wirtualnym klientom i pracownikom udostępniać dokumenty z ich lokalizacji na platformie bez uprzedniej rejestracji.
• Umożliwia żądanie podpisów cyfrowych. Oraz do prowadzenia ewidencji zdarzeń i zmian w plikach z podpisami cyfrowymi dla bezpieczeństwa i zgodności ze standardami i przepisami.
• Posiada aplikacje na smartfony na telefony z systemem Android i iOS oraz program na komputery stacjonarne.
• Obsługuje 2FA (uwierzytelnianie dwuskładnikowe) i zapewnia dostęp użytkownikom w oparciu o ich role w celu wzmocnienia bezpieczeństwa. Oferuje pełne szyfrowanie podczas zapisywania dokumentów i zapewniania dostępu innym.
• Pozwala połączyć platformę z zewnętrznymi programami, takimi jak MS Office i Salesforce.

Ograniczenia

Jego interfejs użytkownika mógłby być bardziej intuicyjny
Nauka dla początkujących może być przytłaczająca

cennik

Musisz skontaktować się z eFileCabinet, aby otrzymać wycenę dla swojej organizacji. Będziesz musiał kupić w okresie próbnym za pośrednictwem konta testowego.

FileHold: najlepszy do cyfrowego skanowania dokumentów

FileHold to oprogramowanie do zarządzania dokumentami dla dużych firm. Jest ekonomiczny i prosty w konfiguracji. Umożliwia digitalizację, zapisywanie i katalogowanie plików przy użyciu jednego systemu.

Możliwości, takie jak przeglądanie i skanowanie plików w celu łatwego zapisywania, pomagają upewnić się, że wszystkie pliki są obecne. Pozwala także wygodnie zlokalizować pliki, gdy ich potrzebujesz. Aby zapewnić pełne bezpieczeństwo, możesz skonfigurować aplikację na lokalnym hoście.

Kluczowe korzyści

• Ma bezpieczny proces udostępniania dokumentów, który obejmuje nawet potwierdzenie, że odbiorca (odbiorcy) otrzymali plik.
• Pozbądź się papieru, natychmiast konwertując pliki do formatów cyfrowych, aby przesyłać je do różnych odbiorców na całym świecie.
• Posiada efektywną aplikację mobilną, która pozwala na bezproblemowe administrowanie całym zestawem plików.
• Posiada obszerną opcję wyszukiwania podobną do Google. Pozwala to na wykorzystanie metadanych plików w celu uzyskania bardziej odpowiednich wyników wyszukiwania.
• Bez problemu połączysz go z MS Office. Daje to bramę do aplikacji, takich jak Word, Outlook, Excel, PowerPoint i Visio.
• Nie pozwala komuś edytować dokumentu, jeśli inny pracownik już go edytuje. Zapobiega to ryzyku ujawnienia zawartości dokumentu.
• Pozwala edytować pliki, nawet jeśli nie masz połączenia z Internetem. Wszelkie wprowadzone modyfikacje zostaną zaktualizowane po ponownym połączeniu z Internetem.

Ograniczenia

• Jeśli jesteś nowicjuszem, zrozumienie wszystkich możliwości tego systemu zarządzania dokumentami może być nieco trudne.
• Lokalny program FileHold jest niekompatybilny z komputerami Mac.

cennik

Możesz zarejestrować bezpłatne konto próbne lub obejrzeć seminarium internetowe, aby zrozumieć konfigurację cen FireHold. Aplikacja jest w rozsądnej cenie i można ją uzyskać na podstawie planu rozliczeniowego na użytkownika. Rozliczenia zależą od liczby pracowników korzystających z programu i wybranych przez Ciebie dodatków.

HighTail: najlepszy do podglądu dokumentów mobilnych

HighTail to oprogramowanie do zarządzania dokumentami, które sprawia, że ​​zarządzanie plikami cyfrowymi jest łatwe i bardziej naturalne. Poza tym umożliwia twórcom dostęp do dokumentów o dużych rozmiarach, oprócz filmów, zdjęć, pokazów slajdów, rysunków i tym podobnych.

Kluczowe korzyści

• Pozwala przeglądać duże dokumenty bez konieczności zapisywania tych plików.
• Umożliwia przeglądanie dokumentów za pomocą ilustracji, takich jak ramki, linie, strzałki, dowolne kształty lub inne rodzaje adnotacji do dokumentów multimedialnych.
• Możesz porównać dwie wersje dokumentu, umieszczając je obok siebie na swoim komputerze, aby zobaczyć modyfikacje i bezproblemowo przedstawić oceniające komentarze.
• Po przyznaniu dostępu do plików pracownicy nie muszą się logować, aby je przeglądać lub z nich korzystać.
• Aplikacja posiada 256-bitowe szyfrowanie AES, a także wysokiej jakości środki bezpieczeństwa, aby zapewnić ścisłe bezpieczeństwo w całej sieci.
• Oferuje powiadomienia, gdy pliki dotrą do zamierzonych odbiorców i pobiorą je za pośrednictwem funkcji Send Tracker.

Cons

• Linki, które udostępniasz do plików, wygasają w krótkim czasie.
• Opcja wyszukiwania jest powolna i wymaga dodatkowych filtrów, aby ją zoptymalizować.

cennik

Subskrypcja premium zaczyna się od 12 USD miesięcznie i może wzrosnąć do 36 USD każdego miesiąca.

Lokalizator dokumentów: najlepszy do tworzenia wydajnych przepływów pracy

Document Locator to system zarządzania dokumentami, który umożliwia łączenie się z systemem Windows oraz chmurą w celu łatwego zarządzania i udostępniania dokumentów.

Kilka funkcji, które oferuje, to kontrola wersji, skanowanie dokumentów papierowych do plików cyfrowych, kontrola plików i zarządzanie wiadomościami e-mail.

Kluczowe korzyści

• To oprogramowanie do zarządzania dokumentami umożliwia przekształcanie plików papierowych w pliki cyfrowe, które można w pełni indeksować.
• Pozwala przechwytywać dokumenty i uzyskiwać metadane z niezbędnymi szczegółami pliku.
• Posiada szereg możliwości automatyzacji, takich jak limit czasu, przepływy pracy oparte na rolach użytkowników, punkty kontroli jakości i edytowalne szablony alertów.
• Pozwala z łatwością nagrywać potwierdzenia plików cyfrowych pod kątem odpowiedzialności i zgodności z przepisami. Może nawet obsłużyć wszystkie etapy zatwierdzania przez jedną osobę i bardziej skomplikowane zatwierdzanie przez wiele osób.
• Pozwala rejestrować metadane zeskanowanych dokumentów za pomocą okładek, stref lub kodów kreskowych. Lub możesz użyć funkcji podglądu w Document Pro, aby wybrać różne parametry jeden po drugim na swoim komputerze.
• Może działać zarówno w przeglądarkach, smartfonach, jak i komputerach stacjonarnych.

Ograniczenia

• Interfejs użytkownika jest nieco zdezorganizowany.
• Nie organizuje zbyt często szkoleń.
• Czasami platforma może działać nieco wolno podczas przechodzenia przez przepływ pracy, zwłaszcza gdy korzysta z niej wiele osób.

cennik

Możesz skontaktować się z przedstawicielami Document Locator, aby dowiedzieć się więcej na temat wyboru licencji, planów członkostwa, aplikacji w chmurze lub serwera na miejscu oraz wirtualnej demonstracji.

IsoTracker: najlepszy ze względu na obsługę klienta

Spośród wszystkich programów do zarządzania dokumentami, które oceniliśmy, IsoTracker oferuje najlepsze wsparcie dla użytkownika. Ci, którzy potrzebują pomocy, mogą skorzystać z komunikatora, aby skontaktować się z personelem pomocy technicznej. Istnieje również możliwość natychmiastowego skontaktowania się z agentem pomocy technicznej lub przesłania formularza kontaktowego.

Kluczowe korzyści

• Platforma oferuje efektywne wersjonowanie i kontrolę zmian dokumentów.
• Oferuje scentralizowaną bazę danych plików, do której możesz dotrzeć, kiedy chcesz i skąd chcesz.
• Przechowywanie i katalogowanie plików, wysyłanie powiadomień o zadaniach oraz czynności związane z zatwierdzaniem plików można zautomatyzować.
• Aby zapewnić bezpieczeństwo aplikacji, codziennie tworzy kopie zapasowe plików, ma szyfrowanie i szczegółową kontrolę dostępu oraz rejestruje działania związane z plikami.

Ograniczenia

• Ustawienia i układ menu mogłyby być lepsze
• Interfejs użytkownika wydaje się nieco przestarzały, co utrudnia korzystanie z niego.

cennik

Chociaż platforma nie określa jasno kosztów, użytkownicy mogą skorzystać z internetowego formularza kalkulacyjnego, aby ocenić, czy IsoTracker spełnia ich wymagania i budżet. Platforma oferuje bezpłatny okres próbny przez 60 dni.

Evernote Business: najlepszy do zarządzania notatkami i zrzutami ekranu

Bez wątpienia Evernote Business należy do powszechnie znanych programów do porządkowania dokumentów. Pozwala bez wysiłku generować i udostępniać dokumenty i notatki, tworząc bardziej inteligentne i wydajne środowisko pracy.

Kluczowe korzyści

• Dzięki narzędziu do strzyżenia stron internetowych możesz szybko zapisywać migawki witryn do późniejszego wykorzystania. Umożliwia cyfrowe przechowywanie wszystkich istotnych danych, dzięki czemu są one łatwo dostępne w razie potrzeby.
• Korzystając z gotowych szablonów Evernote, możesz zaoszczędzić czas i energię podczas spełniania określonych wymagań.
• Zapewnia kompleksową integrację z różnymi zewnętrznymi programami. Obejmuje to Gmail, Dysk Google, Salesforce, Slack i Outlook.
• Umożliwia wyszukiwanie notatek napisanych odręcznie, obrazów z tablicy i zeskanowanych obrazów. Biegle rozpoznaje 11 języków pisanych odręcznie i 28 języków pisanych na maszynie.
• Umożliwia skanowanie papierowych kopii plików i bezpieczne przechowywanie ich jako plików cyfrowych.

Ograniczenia

• Zarządzanie notatkami mogłoby być bardziej systematyczne dla doświadczonych użytkowników, którzy mają do czynienia z dużą ilością danych.
• Przesyłanie i pobieranie dokumentów może być nieco powolne, zwłaszcza jeśli rozmiar pliku jest zbyt duży.

cennik

Dostępne są różne poziomy pakietów subskrypcji, z których każdy oferuje szereg funkcji i korzyści w zależności od potrzeb użytkownika. Pakiet startowy to 7,99 $ miesięcznie dla każdego użytkownika.

Smartsheet: najlepszy do zarządzania projektami

Smartsheet jest często preferowany przez organizacje jako jedno z najlepszych rozwiązań do zarządzania dokumentami do bezproblemowej organizacji zadań, zarządzania dokumentami i pracy zespołowej.

Cechą wyróżniającą to narzędzie jest jego zdolność do wszechstronnego łączenia się z narzędziami innych firm. Należą do nich Salesforce, Zapier, Dropbox, Google Apps i wiele innych.

Kluczowe korzyści

• Upraszcza rutyny pracy i procedury operacyjne, wykorzystując dostarczone wstępnie zaprojektowane szablony.
• Dzięki temu oprogramowaniu do zarządzania dokumentami możesz bezproblemowo pracować zespołowo nad treścią, śledząc postęp produkcji z jednego arkusza.
• Pozwala także delegować zadania, konfigurować automatyczne alerty, umożliwiać innym ocenę treści oraz zamieszczać szczegółowe komentarze w formie załączonych notatek.
• Priorytetem jest bezpieczeństwo twoich plików, tworząc kopie zapasowe danych w kilku witrynach hostowanych przez AWS i Equinix.
• Pozwala zaoszczędzić czas, automatyzując powtarzające się zadania za pomocą próśb o zatwierdzenie i powiadomień o aktualizacjach.
• Możesz także usprawnić swoją rutynę pracy, po prostu łącząc różne kroki i ścieżki warunkowe.
• Pozwala bez wysiłku importować informacje z arkuszy Excela, dokumentów CSV i Arkuszy Google.
• Możesz przeglądać dokumenty w telefonie za pomocą aplikacji mobilnych na Androida i iOS.

Ograniczenia

• Zrozumienie wszystkich jego możliwości może być na początku przytłaczające
• W arkuszu Smartsheet brakuje niektórych podstawowych funkcji programu Excel, takich jak funkcja wyszukiwania

cennik

Płatne plany Smartsheet zaczynają się od planu Pro, który kosztuje 7 USD miesięcznie. Istnieje również wariant biznesowy, który wymaga co najmniej trzech użytkowników i kosztuje 25 USD miesięcznie za każdego użytkownika.

InfoRouter: najlepszy do śledzenia dokumentów w czasie rzeczywistym

Kolejnym wartym rozważenia oprogramowaniem do zarządzania dokumentami jest InfoRouter, który umożliwia wydajną obsługę plików.

W przeciwieństwie do niektórych innych systemów zarządzania dokumentami, InfoRouter musi być zaimplementowany po stronie serwera bez żadnych elementów po stronie klienta. Na szczęście narzędzie ma ogromny potencjał skalowalności i jest w stanie wykorzystać prawie 100 hostów, aby zmniejszyć obciążenie.

Kluczowe korzyści

• Za pomocą tego narzędzia możesz bezpiecznie administrować ważnymi dokumentami, przesyłając je zgodnie z wcześniej ustalonymi procedurami roboczymi i monitorując postępy na żywo.
• Zapewnia połączoną analizę codziennych zdarzeń.
• Obsługuje wiele języków, umożliwiając odbieranie wiadomości e-mail w preferowanym języku.
• Automatycznie pobiera dokumenty z monitorowanych katalogów w ustawionych folderach.
• Za pomocą tego narzędzia można również z łatwością przekształcać obrazy w dokumenty PDF.
• Nie ma ograniczeń co do liczby folderów, które można utworzyć.
• Ułatwia zarówno HTTPS, jak i SSL, zapewniając bezpieczne połączenia.
• Możesz także edytować treść i szablony swoich e-maili zgodnie z własnymi preferencjami.

Ograniczenia

• Może to spowolnić podczas przesyłania dużych dokumentów.
• Obecny interfejs użytkownika ma zbyt wiele funkcji na ekranie głównym, co może wprowadzać użytkowników w błąd.

cennik

Informacje o cenach tego narzędzia nie są publicznie dostępne i należy je uzyskać bezpośrednio od dostawcy.

Onehub: najlepszy do bezpiecznego przechowywania dokumentów

Onehub to jeszcze jeden skuteczny system zarządzania dokumentami w naszej kolekcji. Funkcja „przeciągnij i upuść” sprawia, że ​​przesyłanie dokumentów jest proste. Dodatkowo umożliwia klientom organizowanie dokumentów w podfolderach, zabezpieczanie ich i zarządzanie wersjami.

Kluczowe korzyści

• Możesz szybko importować dokumenty za pomocą atrybutu przeciągnij i upuść. Poza tym umożliwia korzystanie ze struktury folderów i plików, chronionej bramy FTP do przesyłania dużej liczby plików oraz automatycznej kontroli wersji dokumentów.
• Platforma ta implementuje liczne protokoły bezpieczeństwa, takie jak autoryzacja oparta na rolach użytkowników, uwierzytelnianie dwuskładnikowe i wylogowanie z sesji.
• Dzięki Onehub możesz bez wysiłku przeglądać dokumenty i pliki bez ich zapisywania, czy to na smartfonie, czy w przeglądarce internetowej.
• Ten system zarządzania dokumentami umożliwia kontaktowanie się ze współpracownikami za pośrednictwem wiadomości, recenzji i zatwierdzeń oraz komentarzy do folderów.
• Ta platforma bezproblemowo łączy się z OneDrive i Dyskiem Google.
• Pozwala śledzić wszystkie działania związane z przesyłaniem i dostosowywaniem. Możesz wykorzystać ścieżki audytu do natychmiastowego anulowania uprawnień w przypadku wykrycia podejrzanej aktywności.

Ograniczenia

• Podział członków grupy na mniejsze grupy nie jest możliwy
• Trudno się nauczyć i brakuje wystarczających materiałów szkoleniowych

cennik

Pakiety premium Onehub zaczynają się od 12,50 USD miesięcznie i rozciągają się do 500 USD miesięcznie. Dodatkowo wszystkie pakiety są dostarczane z bezpłatną 14-dniową wersją próbną.

DocuPhase: najlepszy do zwiększania produktywności

DocuPhase posiada kilka możliwości i funkcjonalności, które umożliwiają grupom bardziej systematyczną i efektywną pracę.

Kluczowe korzyści

• Aplikacja wykorzystuje technologię automatycznego indeksowania opartą na sztucznej inteligencji, która umożliwia użytkownikom ustawianie etykiet z wyprzedzeniem oraz oddzielanie i kategoryzowanie dokumentów przy odbiorze.
• Zaawansowana opcja wyszukiwania pozwala użytkownikom szybko zlokalizować szczegóły pliku.
• Dzięki automatycznemu kierowaniu dokumentów możesz udostępniać szczegóły dokumentów odpowiednim profesjonalistom.
• DocuPhase to elastyczna aplikacja. Posiada funkcjonalności przydatne dla grup, które obsługują dużo plików.
• Systematyczne porządkowanie i monitorowanie dokumentów można zautomatyzować.

Ograniczenia

• Aktualizacja lub stosowanie poprawek bezpieczeństwa jest trudne bez pomocy działu pomocy technicznej.
• Nauka różnych funkcji może być dla początkujących przytłaczająca.

cennik

Twój dział może ocenić spersonalizowaną wersję demonstracyjną przed zakupem aplikacji. Struktura cen zależy od funkcjonalności wybranych przez Twój zespół, ponieważ potrzeby każdej grupy są unikalne.

Końcowe przemyślenia na temat systemów zarządzania dokumentami

Ponieważ cyfryzacja staje się normą, znikają papierowe akta. A wirtualna pamięć masowa jest zdecydowanie najbardziej preferowaną alternatywą.

Oto kilka najlepszych programów do zarządzania dokumentami. Ale te aplikacje mają unikalne funkcjonalności i cechy wyróżniające.

Niektóre firmy mogą potrzebować zaawansowanych funkcji. Mogą one obejmować połączenie z określonym interfejsem API, kierowanie dokumentów przez różne systemy w celu zwiększenia bezpieczeństwa lub zgodność ze standardami ISO.

Ale jeśli nie potrzebujesz dodatkowych dzwonków i gwizdków, skonfigurowanie systemu zarządzania dokumentami jest płynne i proste. Możesz od razu zacząć korzystać z oprogramowania do zarządzania dokumentami. Po prostu oceń różne aplikacje i ich możliwości i wybierz najlepsze dopasowanie do swoich potrzeb.