內部文檔：您需要知道的一切（提示和教程）

已發表: 2022-07-04

您的企業需要內部文件嗎？什麼是內部文檔？

雖然您可能熟悉創建文檔以幫助您的客戶從您的產品或服務中獲得更多價值的想法，但高質量的文檔也可以幫助您的企業和員工更好地工作。

這種面向內的文檔稱為內部文檔，您可以使用它來提高生產力、保存和共享知識等等。

在本指南中，您將了解您需要了解的有關內部文檔的所有內容，包括以下內容：

什麼是內部文件
內部文件的好處
內部文檔最佳實踐
如何創建自己的內部文檔中心

什麼是內部文檔？

內部文檔是貴公司程序、知識、最佳實踐等的結構化集合。

在貴公司的整個生命週期中，貴公司將積累大量的知識和專業知識。內部文檔可幫助您將所有這些集體知識保存在一個易於訪問的中心。

您可以使用它來提高生產力、防止知識流失、新員工入職等。

讓我們分解一些關鍵概念……

內部與外部文檔

內部和外部文檔都服務於記錄流程、解釋如何做事、共享關鍵知識等相同的目標。

主要區別在於該文檔的目標受眾是誰：

內部文件——目標受眾是貴公司的員工。
外部文檔——目標受眾是您的用戶、客戶、客戶等。

基本上 - 客戶或一般的外部人員永遠不應該看到您的內部文檔，但您的員工可能會依賴內部文檔來完成他們的工作。

不同類型的內部文檔

我們在上面已經談到了這一點，但是有不同類型的內部文檔，您需要根據其特定目標對每種文檔進行定制：

流程文檔——您需要記錄如何正確執行某些任務。這可能包括清單、教程等。例如，您可能有一篇關於“如何創建新的內部文檔”的文章。
項目文檔——您需要記錄每個項目的詳細信息和進度。這可能包括提案、業務案例、會議摘要、時間表等。
政策/人力資源文檔——您需要記錄重要的政策，例如員工入職、休假政策、病假、員工離職等。
團隊文檔——每個團隊都可以為團隊特定的知識和政策創建自己的內部文檔。例如，您的內容團隊可能會記錄博客風格指南和使用訪客海報的政策。
技術文檔——如果你有一個開發團隊，他們會想要創建自己的內部文檔來解釋代碼中發生的事情、樣式指南、QA 測試策略等。

內部文檔的好處：為什麼值得努力？

創建內部文檔無疑需要一些額外的時間，而不是“只是臨時做”。

那麼內部文檔有什麼好處呢？也就是說，為什麼值得投入時間和精力來創建內部文檔？

以下是一些最大的內部文檔優勢：

促進知識共享——您可以鼓勵員工分享知識。更重要的是，員工可以輕鬆訪問其他員工共享的知識，而無需每次都直接與原始共享者交互。
提高生產力——通過記錄重要的流程和細節，您可以確保員工不會不必要地陷入困境，從而提高您的整體生產力。
更有效地加入新員工——當新員工加入您的公司時，他們將能夠依靠您匯集的內部知識來快速跟上進度。
保留知識——在某些時候，關鍵員工會永久離開或因休假/生病而離開。擁有內部文檔可確保這些員工的知識即使在他們離開時仍然得到保存和訪問。

創建高質量內部文檔的最佳實踐

既然您知道內部文檔是什麼以及為什麼它很重要，那麼讓我們開始著手研究如何實際創建自己的內部文檔中心。

我們將從一些通用的內部文檔最佳實踐開始，然後我們將介紹創建您自己的集線器的技術流程。

讓關鍵利益相關者參與進來——內部文檔不應該只是使用自上而下的方法——重要的是讓每個級別的關鍵員工都參與進來。畢竟，這些員工通常是那些擁有您想要保留的“深入了解”知識的人。您可能還希望指定特定員工作為內容策展人，以便有一個明確的決策者。
重新調整任何現有文檔的用途——您不需要從頭開始構建整個內部文檔，因為您可能已經將現有內容隱藏在各個位置。嘗試將這些內容重新用於一個中央集線器，以使其更易於訪問。
使其易於訪問——談到易於訪問，您希望確保您的中心易於瀏覽和搜索。使用即時搜索建議等類別和功能來幫助引導員工訪問相關內容。
為一致性創建一個風格指南——如果你所有的文檔都使用不同的格式，人們就很難從中獲得價值。為避免這種情況，請預先創建樣式指南，並為每條內容遵循該指南。
包括圖像、視頻和 GIF——不要僅僅依賴於文本——包括圖像、視頻和其他媒體（如 GIF）可以使您的內容更有用。例如，在記錄某個過程時，您可以包含記錄該過程的圖像或視頻。
避免過度記錄- 雖然內部文檔有很多好處，但過度記錄也會導致挫敗感並惹惱您的員工。在記錄重要細節和讓員工忙於工作之間取得平衡很重要。
保持一切更新——您的流程和機構知識會隨著時間而改變，因此更新您的內部文檔以跟上這些變化是很重要的。同樣，將員工指定為負責隨時間更新您的內部文檔的利益相關者可能會有所幫助。
徵求員工的反饋——請記住，您的內部文檔是為了讓員工的生活更輕鬆。不要害怕向員工徵求反饋，因為他們可能對如何提高你的內部知識有一些很好的想法。

如何創建您的內部文檔中心

現在是最後一個問題——您如何實際創建所有員工都可以訪問您的內部文檔資源的中心？

好吧，在知識庫軟件方面，您有三個主要選擇：

使用 WordPress 和 HeroThemes 等開源軟件。
使用 SaaS 工具。
編寫您自己的解決方案。

雖然我們可能有點偏見，但我們認為 WordPress 的開源方法很有意義，原因如下：

您對您的文檔擁有完全的所有權和控制權。您的文檔可能包含您不希望放在其他人的服務器上的敏感信息（如使用 SaaS 工具）。使用 WordPress，您可以將所有數據和信息保存在自己的服務器上。
還是很簡單的。如果您使用像 Heroic Knowledge Base 這樣的 WordPress 插件，您可以在很短的時間內啟動並運行，而如果您開發自己的解決方案則不太可能出現這種情況。
它具有成本效益。 WordPress 方法通常比 SaaS 工具便宜很多。攤銷一年後，您通常每月為無限文章和無限用戶支付不到 15 美元的費用。

以下是使用 WordPress 和 Heroic Knowledge Base 插件創建內部文檔中心的方法。

1. 設置 WordPress 安裝

首先，您需要創建一個全新的 WordPress 安裝程序作為您的內部知識中心。

您有兩個 WordPress 安裝選項：

您可以創建一個只能從您公司的本地網絡訪問的 Intranet 站點。我們有關於設置 WordPress 內部網站的指南。
您可以創建一個可從任何地方訪問的公共 WordPress 站點，但使用密碼和/或員工用戶帳戶限制訪問。有許多插件可讓您創建用戶帳戶或僅通過可以與員工共享的單個密碼來限制整個站點。

由於現在遠程工作很流行，您可能希望採用第二種方法，這樣員工即使不在辦公室也可以訪問內部文檔。

2.安裝英雄知識庫

安裝 WordPress 後，您可以添加 Heroic Knowledge Base 插件，將其變成內部文檔中心。

Heroic Knowledge Base 是一個 WordPress 插件，它為 WordPress 添加了完整的知識庫功能。它包括許多使您的內部文檔中心成功的功能：

即時搜索建議，引導員工找到相關內容。
無限類別按主題、部門等組織內容。
內置反饋工具，使員工可以提供有關文章的反饋。
通過 WordPress 的內置版本控制系統輕鬆進行版本控制和修訂管理。這對於查看文章如何隨時間變化（並在需要時恢復更改）非常有用。
內置分析可查看員工最感興趣的內容。您可以使用此信息來完善和優化您的文檔。
幫助助手小部件為員工提供了另一種查找相關文檔的簡便方法。

購買 Heroic Knowledge Base 後，您可以像安裝任何其他 WordPress 插件一樣安裝它。然後，您將獲得一個易於使用的設置區域，您可以在其中配置有關內部文檔知識庫的所有內容：

或者，您也可以使用 KnowAll 主題，該主題處理文檔中心的設計，同時還構建了 Heroic Knowledge Base 插件的所有功能。

3. 添加您的文檔文章

安裝 Heroic Knowledge Base 插件後，您就可以開始添加內部內容了。

借助 Heroic Knowledge Base，您可以使用靈活的 WordPress 塊編輯器來做到這一點。

Heroic 知識庫還添加了一些專用塊來幫助您增強文檔。例如，您可以輕鬆添加標註或警告以突出顯示要避免的關鍵信息或問題：

您還可以添加無限類別來組織您的內容。

要更改文章和/或類別的順序，您將獲得特殊的拖放界面。您可以通過轉到Heroic KB → 文章排序或Heroic KB → 類別排序來訪問這些：

立即創建您的內部知識庫

雖然創建內部文檔確實需要投入時間來創建內容，但當您能夠保存和共享知識、提高生產力並更有效地招募新員工時，這種投資就會得到回報。

對於設置內部文檔中心的最簡單方法，您可以使用開源 WordPress 軟件和 Heroic Knowledge Base 插件。

通過使用 WordPress 和 Heroic 知識庫，您將獲得以下好處：

對您公司的數據擁有完全的所有權和控制權，因為一切都保留在您的服務器上。
降低成本，因為您只需支付一筆低廉的固定費用即可無限次使用。
簡單，因為 Heroic 知識庫提供了您需要的所有功能，無需從頭開始編寫自定義解決方案。

立即設置您的內部內容中心，您將立即受益。