Şirket Wiki Nedir ve Nasıl Kurulur

Yayınlanan: 2022-09-10

İşletmenizin boyutu ne olursa olsun, işlerin yürümesi için gereken çok fazla bilgi var. Kuruluşunuz büyüdükçe bu bilgiler genellikle birikir ve departmanlara, ofislere ve hatta depolara dağılır. Bu, hızlı erişimi ve departmanlar arası paylaşımı zorlaştırır, adam saatlerini boşa harcar ve üretkenliği engeller.

Aslında çalışanlar, ekip üyesinin toplam süresinin %20'sini oluşturan bilgi aramak için haftada ortalama 9,3 saat harcarlar. İzlenen üretkenlik de bilgi karmaşıklığı arttıkça azalan bir eğilim gösterecektir.

Peki ya tüm bu bilgiler, her yetkili ekip üyesinin bilgisayarında veya telefonunda tek bir tıklamayla erişebileceği merkezi bir yerde olsaydı? Bir şirket wiki'si budur.

Özetle, iş wiki'si, kurumsal wiki veya kurumsal wiki olarak da bilinen bir şirket wiki'si, ekip üyeleriyle ilgili önemli şirket bilgilerinin merkezi bir deposudur. Çalışanlar, yöneticiler, ortaklar ve kurumsal liderler için iş süreçleri, organizasyon kültürü ve diğer ilgili bilgiler hakkında bilgi sağlayan bir bilgi yönetimi aracıdır. Şirket wiki'si, bilgi toplamak, organize etmek, öğrenmek, üzerinde işbirliği yapmak veya gerektiğinde güncelleme yapmak için kullanılan bir yerdir.

Viki'nin işletmeniz için neden önemli olduğunu ve en önemlisi nasıl kurulacağını ayrıntılı olarak anlamak için okumaya devam edin.

Bir Şirket Wiki'si Neden Önemlidir?

Bir şirket wiki'si, çalışanların şirketle ilgili bilgilere hızlı bir şekilde erişmesini sağlar. Yeni ekip üyelerini şirket politikaları, prosedürleri ve kültürü hakkında bilgilendirmenin harika bir yoludur. Yerleşik çalışanlar için, merkezi havuz, SSS ve hatta operasyonel başarıya katkıda bulunan her şey için sorun giderme veritabanı.

Bir wiki kullanışlıdır çünkü her şeyin güncel olduğundan emin olarak değişiklikleri ve güncellemeleri hızlı bir şekilde takip edebilirsiniz. Tüm ekibinizle ilgili bilgilere sahipseniz ancak mutlaka müşterileriniz değilse, bir wiki, herkesin erişebilmesi için bunları koymak için harika bir yerdir.

Büyük bir şirket için, iki takım da diğerinin nasıl çalıştığını veya belirli görevleri neden gerçekleştirdiklerini bilmiyor. Bir wiki, tüm üyelerin ve departmanların rollerini ve süreçlerini kendi sözleriyle açıklamalarına olanak tanır, böylece şirketteki herkes görebilir ve anlayabilir. Ayrıca, işbirliği zamanı geldiğinde, kurumsal bir wiki, ekiplerin birlikte çalışmasını kolaylaştırarak üye üretkenliğini artırır.

Şirket bilgileri kurumsal bir wiki'de merkezileştirildiğinde ve ilgili gruplar tarafından erişilebilir hale getirildiğinde, çalışanlar, yöneticiler, hukuk ekipleri ve kurumsal liderler için işleri kolaylaştırır.

Kurumsal Wiki'ye Neler Eklenmeli?

Şirket wiki'si, şirket için dahili bir ansiklopedidir. Bu, ekiplerinizle alakalı bulduğunuz hemen hemen her şeyi, özellikle de iş markasını, süreçleri ve kültürü anlamalarını sağlayan yararlı bilgileri ekleyebileceğiniz anlamına gelir. Aşağıdakileri bir şirket wiki'sine dahil edebilirsiniz:

Şirket Geçmişi
Çıkar çatışmaları
İletişim bilgileri
Şirket kültürü
Ekip üyesi el kitabı/kılavuzu
Kurumsal etkinlikler
Finansal raporlar
Yasal bilgi
pazarlama stratejisi raporları
Ürün geliştirme, tarihçe, test etme, kullanım, tasarım ve özellikler
Risk yönetimi
Standart çalışma prosedürleri
strateji
Misyon ve vizyon

Yalnızca ekibiniz için alakalı ve yardımcı bilgiler eklemeniz gerektiğini unutmayın. Bu nedenle çalışanları wiki oluşturmaya dahil etmek çok önemlidir. İçeriğinizle alakalı diğer web sitelerinden fotoğraflar, videolar ve köprüler de ekleyebilirsiniz.

Kimler Şirket Wiki'si Oluşturabilir?

Şirketinizin wiki'sini oluşturmaya karar verirseniz, saygın bir yazılım geliştirme şirketinden BT uzmanlarını işe almak en iyisidir. BT uzmanları, yeterli depolama, kolay erişim ve navigasyona sahip bir sistem oluşturma becerisine sahiptir.

Bununla birlikte, wiki içeriği söz konusu olduğunda, şirketteki herkes, wiki sayfalarının kapsamlı ve kullanışlı bir kaynak olması için doldurulmasında ayrılmaz bir rol oynar.

Şirket Wiki Nasıl Kurulur

Tam olarak ne istediğinizi bildiğinizde bir şirket wiki'si oluşturmak çok kolaydır. Şirket wiki'nizi oluştururken aşağıdaki adımları izleyin.

Wiki'nin Hedeflerini Belirleyin

Bir wiki'nin merkezi rolü, organizasyonel süreçlerde sık karşılaşılan sorunları çözmektir. Ekip üyeleri, görevlerini basitleştiren veya gerçekleştirme yeteneklerini geliştiren bilgilere erişebilir.

Bu nedenle, erişimi olan herkesin amaçlanan hedeflerinize ulaşabilmesi için şirket wiki'nizi oluşturma hedeflerinizi belirlemelisiniz. Hedefleriniz şunlar olabilir:

Yeni bir ekibi işe alma ve işe alma
Merkezi bir bilgi kaynağına sahip olmak
Müşterilerin video ve ses gibi iletişimlerini hazırlamak
Gelecekte başvurmak üzere tamamlanmış projelerin bir kaydını tutmak
Ekiple süreç güncellemelerini iletmek

En iyi yazılıma karar vermeden önce, wiki'nin ulaşmasını istediğiniz diğer kişisel hedefleri dahil edin.

Doğru Yazılımı Seçin

İdeal yazılımı seçerken, dahili wiki'de ihtiyaç duyacağınız özellikler konusunda dahili ekibinizle anlaşmanız gerekir. Aşağıdakileri göz önünde bulundurun:

İçeriği kimlerin görebileceğine karar vermek için izin erişimi
Gezinmeyi iyileştirmek için alaka düzeyine göre wiki sayfalarını birbirine bağlamak.
Şirket sistemlerindeki diğer değerli araçlarla birleştirme
Teknik olmayan kullanıcılar tarafından bile gerçek zamanlı olarak düzenlenebilir
Kolay, güvenilir ve anında arama işlevi

Bir Wiki Şablonu Kullanın

Çoğu wiki yazılımı sayfa şablonlarıyla birlikte gelir. Ancak şablonunuzu şirketinizin markasına göre özelleştirebilirsiniz. Wikiniz biçimlendirmeye hazır olduğunda, özel içeriğinizi eklemek için önceden doldurulmuş içeriği silerek şablonları özelleştirin. Özelliklerinize ve hedeflerinize uyacak şekilde rengi, arka planı ve yazı tipini değiştirebilirsiniz.

Ana Katkıda Bulunanları Belirleyin

Gerekli tüm bilgileri eklemek için bir çevrimiçi düzenleyici kullanın. Mevcut verileri dahili dosyalarınızdan da içe aktarabilirsiniz. İyi bir dahili wiki, videolardan, seslerden, resimlerden ve komut dosyalarından her türlü medyayı destekler. Wikinize daha fazla bilgi eklemek için profesyonel yazarlar ve editörler de tutabilirsiniz. Bu değişiklikleri yakalamak için farklı aşamalarda düzenleme yapılması gerekeceğinden, formatın değişen iş süreçlerine uyum sağlaması gerektiğini unutmayın.

Ekibinizi Davet Edin ve Erişim Haklarını Yapılandırın

İşbirliği bir wiki'nin temel değerlerinden biridir, bu yüzden her şeyi kendi başınıza yapmayın. Bunun yerine, katkıda bulunmak ve geri bildirimde bulunmak için ekibinizle bir toplantı planlayın. Her zaman daha iyi hale getirmek için ince ayar yapabileceğiniz bir şey vardır.

Bilgiler güvenli olmalıdır; bu nedenle, wiki'deki belirli sayfalar için bazı üyelere erişim izni ayarlamak, gidilecek yoldur. Hangi üyelere hangi sayfalara erişim izni vereceğinize karar vermeden önce aşağıdakileri göz önünde bulundurun:

Wiki'deki içeriği kimin düzenlemesi gerekiyor?
Hesap ayarlama ve faturalandırmayı kim yapar?
Bilginin herkesle paylaşılabilir olmasını istiyor musunuz?

Ayrıca ekibinizle görüşmek, wiki'yi şirkette yeni bir yazılım olarak başlatmanın harika bir yoludur. Konferans çok önemlidir çünkü şunları yapabilirsiniz:

Wikinizin arkasındaki yapıyı ve mantığı açıklayın
Ekip üyelerine wiki'nin nasıl çalıştığını gösterin
Wiki'nin içeriğiyle ilgili herhangi bir açıklama sağlayın
Herkesin yeni yazılımla psikolojik olarak uyumlu olduğundan emin olun

Çözüm

Herhangi bir şirket veya işletme için bir şirket wiki'si gereklidir. Mülakat ve işe alım süreçlerini basitleştirebilir ve ekip üyelerinin üretkenliğini, bilgi birikimini ve işbirliği çabalarını artırabilirsiniz. Sonuç olarak, zaman ve kaynak tasarrufu sağlar.