แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการอีเมลธุรกิจของคุณ

อีเมลได้กลายเป็นส่วนสำคัญของ การสื่อสารทางธุรกิจ และเป็นเครื่องมือสำคัญในการจัดเก็บและแลกเปลี่ยนข้อมูล พวกเราส่วนใหญ่อาจเห็นด้วยว่าเป็นไปไม่ได้ที่จะทำงานทุกวัน แม้แต่รายชั่วโมงในกรณีที่ไม่มีอีเมล

ในแต่ละวัน มีการส่ง อีเมลเกือบ 150,000 ฉบับ และพนักงานสำนักงานทั่วไปได้รับอีเมล 121 ฉบับในแต่ละวัน แม้ว่าเราต้องการอีเมลและขึ้นอยู่กับอีเมลนั้น แต่พวกเราส่วนใหญ่ก็ยังกังวลใจกับอีเมลดังกล่าว

เป็นเรื่องปกติที่ผู้คนจะข้ามการประชุมหรือการส่งมอบที่สำคัญเนื่องจาก แนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับอีเมล ที่ไม่ดี การทำงานล่าช้าเนื่องจากขาดการสื่อสารเกี่ยวกับความตั้งใจและกำหนดเวลา การสอบถามยังคงไม่ได้รับคำตอบ และสูญเสียประสิทธิภาพการทำงาน

ต่อไปนี้คือวิธีที่ผู้จัดการสามารถแนะนำแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการอีเมลในธุรกิจ เพื่อให้อยู่ในจุดสูงสุดของทุกสิ่ง

ปฏิบัติที่ดีที่สุด

1. ใช้แอพส่งข้อความ

แอปแชทในทีม เช่น Slack, Chat Work หรือ Mattermost มีความสำคัญต่อคำถามและคำตอบสั้นๆ โดยเฉพาะซึ่งสามารถแลกเปลี่ยนได้อย่างรวดเร็ว แอปประเภทนี้มีประโยชน์สำหรับการตอบกลับอย่างรวดเร็วและบันทึกข้อมูลจากการถูกทำลายหรือพัวพันกับอีเมล

2. จ้างกระดานสนทนาและกระดานสนทนาของบริษัท

สำหรับการประกาศ รายละเอียด และการอภิปรายทั่วทั้งบริษัท ใช้ฟอรัมหรือกระดานสนทนาแทนอีเมลที่สำเนา: ทั้งหมด การใช้ฟอรั่มภายในหรือเพียงแค่ วิกิจะช่วยให้ข้อมูลทั่วทั้งบริษัท เข้าถึงได้ง่าย ค้นหาได้ และเป็นสาธารณะ แทนที่จะต้องพึ่งพาผู้ใช้แต่ละรายในการออกแบบและใช้ระบบอ้างอิง

3. จ้างการประชุมแบบตัวต่อตัว

โปรดจำไว้ว่าอีเมลและการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรบางครั้งอาจสร้างความสับสนให้กับน้ำเสียงและอารมณ์ อาจดูล้าสมัยแม้ว่าชุดข้อความอีเมลจะตกรางโดยมีคำชี้แจงและคำถามติดตามผลอย่างต่อเนื่อง ให้เปลี่ยนไปใช้โทรศัพท์, Skype หรือโทรประชุมแบบตัวต่อตัว

การสื่อสารด้วยวาจาเป็นครั้งคราวเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการสร้างความชัดเจนและความเห็นพ้องต้องกันอย่างรวดเร็ว และสร้างขั้นตอนและรายการดำเนินการต่อไปนี้

4. ใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการอีเมลในที่ทำงาน

การใช้เครื่องมือสื่อสารที่หลากหลายช่วยรักษาข้อความที่เหมาะสมในช่องทางที่เหมาะสม และลดการรับส่งข้อมูลอีเมลและความยุ่งเหยิงของกล่องจดหมาย อย่างไรก็ตาม ยังมีแนวทางปฏิบัติที่ยอดเยี่ยมในอีเมลด้วย ซึ่งช่วยในการสื่อสารแบบย่อ มีประสิทธิภาพมากขึ้น และมีประสิทธิภาพมากขึ้น

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างเนื้อหาที่ดึงดูดใจสำหรับเว็บไซต์บล็อกของคุณ

5. แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดระเบียบกล่องจดหมาย

การจัดการกล่องจดหมายจะแตกต่างจากองค์กรกล่องจดหมาย คุณไม่สามารถจัดการอีเมลได้อย่างมีประสิทธิภาพหากคุณไม่สามารถจัดระเบียบได้ เคล็ดลับต่อไปนี้จะแนะนำขอบเขต - ตั้งแต่การแยกอีเมลระหว่างโซนต่างๆ ไปจนถึงการยื่นหรือลบข้อความภายในโฟลเดอร์

• จัดโครงสร้างอีเมลภายในโฟลเดอร์ตามหมวดหมู่
• จัดระเบียบกล่องจดหมายที่มีป้ายกำกับ
• ใช้กลุ่มและตัวกรองในโปรแกรมอีเมล
• ใช้กล่องจดหมายที่แตกต่างกันสำหรับการสื่อสารภายในและภายนอก
• ออกแบบบัญชีขาวและบัญชีดำของอีเมล
• ลดจำนวนโฟลเดอร์อีเมลโดยรวมของคุณ
• เรียงลำดับที่จะขีดออก
• ดำเนินการกับอีเมลทันทีเพื่อไม่ให้เกิดความยุ่งเหยิง

พึงระลึกว่าคุณลักษณะเหล่านี้ใน บริการอีเมล ได้รับการออกแบบมาเพื่อกรองรายการเริ่มต้นของอีเมลที่เป็นเพียงแค่สแปมและผู้ที่มีเจตนาทางธุรกิจโดยสุจริต หลังจากมีวิธีที่ดีในการจัดการอีเมลของคุณแล้ว คุณอาจเริ่มจัดการกล่องจดหมายของคุณได้สำเร็จ

6. จัดการอีเมล

7. เครื่องมือสำหรับการจัดการอีเมลที่ดีที่สุด

หากคุณกำลังรับมือกับการจัดการปริมาณงานในกล่องจดหมาย คุณสามารถรวมแอปหรือส่วนขยายไว้ในเดสก์ท็อปหรือสมาร์ทโฟนเพื่อจัดการอีเมลของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น จ้างโซลูชั่นเทคโนโลยีเพื่อ แก้ไขปัญหาทางเทคนิค
มีเครื่องมือมากมายที่จะช่วยคุณจัดการอีเมลด้วยการปรับปรุงที่มากขึ้น นี่คือบางส่วนของพวกเขา:

• ใช้ Edison Mail เพื่อเข้าถึงหลายบัญชีจากที่เดียว
• ใช้ Google Inbox เพื่อรวมหลายบัญชีไว้ในที่เดียว
• วางแผนการตอบกลับอีเมลของคุณด้วยบูมเมอแรง
• ออกแบบและจัดระเบียบโฟลเดอร์ด้วย SaneBox
• ใช้ FollowUp แล้ว เพื่อวางแผนและตรวจสอบการตอบกลับอีเมลของคุณ
• ป้องกันอีเมลขยะและสแปมโดยใช้ MailDrop
• ผสมผสานจดหมายข่าวข้อมูลของคุณโดยใช้ Unroll
• วางแผนบัญชี Gmail ของคุณโดยใช้ Sortd
• เน้นอีเมลของคุณโดยใช้ Always Find
• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณในวันทำงานโดยใช้ระบบอัตโนมัติจาก IFTTT
• ผสมผสานแอปปฏิทิน ที่ทำงาน และการรับส่งข้อความกับ Mailbird
• นำความสนุกมาสู่การลบอีเมลโดยใช้เกมอีเมล

การรักษาความมีสติ ในการจัดการกล่องจดหมายที่บรรจุเกินนั้นเป็นงานที่ยาก การใช้เครื่องมือเพื่อช่วยในการลอยตัวอาจเป็นตัวเปลี่ยนเกม ความอุ่นใจว่าข้อมูลสำคัญจะไม่หายไปหากลบโดยไม่ตั้งใจสามารถบ่งบอกถึงความแตกต่างระหว่างกล่องจดหมายที่เป็นระเบียบและความวุ่นวาย

8. การเลือกที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพ

สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือสร้างที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพสำหรับบริษัทของคุณ แน่นอน คุณสามารถขอให้พนักงานของคุณจัดการอีเมลที่ทำงานด้วยบัญชีของพวกเขาได้ แต่นั่นเป็นมืออาชีพจริงหรือ? คุณต้องการประทับตราความน่าเชื่อถือของธุรกิจของคุณตั้งแต่เริ่มต้น อย่าเสี่ยงกับความน่าจะเป็นที่อีเมลงานสำคัญจะสูญหายไปพร้อมกับการเริ่มต้นธุรกิจของคุณ

แต่คุณควรเลือกบริการ อีเมลธุรกิจ ที่ตอบสนองความต้องการขั้นพื้นฐานที่สุดของบริษัทคุณ ซึ่งประกอบด้วยการรักษาความปลอดภัยออนไลน์ การจัดการรายชื่อติดต่อ พื้นที่เก็บข้อมูลเพิ่มเติม การจัดการปฏิทิน และคุณลักษณะที่มีประโยชน์อื่นๆ ตัวอย่างเช่น Yahoo Small Business ให้ชื่อโดเมนฟรีเมื่อคุณสมัครรับที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพ

9. การใช้การตอบกลับเทียบกับ ตอบกลับทั้งหมด' คุณสมบัติ

หนึ่งในข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดในอีเมลคือการคลิก "ตอบกลับ" หรือ "ตอบกลับทั้งหมด" อย่างไม่เหมาะสม

สมมติว่าคุณถูกเพิ่มใน อีเมลทั้งบริษัทที่พิจารณาถึงการเปลี่ยนแปลง นโยบายการพักร้อน คุณต้องการถามเจ้านายของคุณว่ายังคงโอเคที่จะทำวันหยุด 4 วันในเดือนเมษายนหรือไม่ แต่ให้กด "ตอบทั้งหมด" โดยไม่ได้ตั้งใจ แทนที่จะโต้ตอบกับเขาเป็นการส่วนตัว ตอนนี้ทุกคนในสำนักงานสามารถสนทนาส่วนตัวระหว่างคุณและผู้จัดการของคุณได้ มันน่าอึดอัดใจและไม่ต้องบอกว่ามันเป็นมารยาทอีเมลที่ไม่ดี

ตามกฎแล้ว คุณควรคลิก "ตอบกลับทั้งหมด" เมื่อปฏิกิริยาของคุณมีค่าต่อทุกคนในห่วงโซ่ หากปฏิกิริยาของคุณเกี่ยวข้องกับคนบางคนหรืออะไรง่ายๆ เช่น "โอเค ฟังดูดี" ให้ยึด "ตอบกลับ"

10. รวมลายเซ็น

จำเป็นต้องเพิ่มลายเซ็นลงในอีเมลของคุณ ข้อมูลนี้จะให้ข้อมูลติดต่อที่สำคัญแก่ลูกค้าและคู่ค้าภายนอกบริษัทของคุณ วิธีนี้จะช่วยให้เครือข่ายของคุณติดต่อคุณได้สะดวกหากมีสิ่งใดเกิดขึ้น ลายเซ็นอีเมลควรมีชื่อของคุณ หมายเลขโทรศัพท์มืออาชีพ ตำแหน่งงาน และที่อยู่ธุรกิจ บุคคลบางคนต้องการเพิ่มรูปถ่ายของตนหรือโลโก้ของบริษัทลงในลายเซ็น นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยม แต่ให้แน่ใจว่าลายเซ็นของคุณไม่มีข้อความเกิน 4 บรรทัด ลายเซ็นที่สูงเกินจริงอาจทำให้ผู้คนไม่อ่านเนื้อหาที่แท้จริงของอีเมลของคุณ

ขึ้นอยู่กับตำแหน่งและแบรนด์ของคุณ การเพิ่มลิงก์โซเชียลมีเดีย (เช่น Twitter หรือ LinkedIn) ในลายเซ็นของคุณอาจเป็นประโยชน์

11. ทำการปิดอย่างง่าย

มีหลายวิธีในการลงชื่ออีเมลของคุณ การลงนามบางส่วนที่แพร่หลายที่สุด ได้แก่ ด้วยความนับถือ จริงใจ และความปรารถนาดี ไม่กี่คนอาจสนุกกับการทดลองปิดโดยอิงตามอารมณ์ของอีเมล และคนอื่นๆ มักจะปิดการสื่อสารทั้งหมดเพียงครั้งเดียว

“ขอบคุณ” ง่ายๆ ก็เพียงพอแล้ว ตาม Money “ขอบคุณ” ดูเหมือนจะไม่แข็งทื่อหรือขุ่นเคือง มันเกี่ยวข้องกับการแลกเปลี่ยนในทางปฏิบัติทุกประเภท – คุณสามารถใช้มันเพื่อกรอกบันทึกให้ใครก็ได้โดยไม่คำนึงถึงระดับของพวกเขาในสายงานของแผนก การบังคับบัญชา หรือบทบาทในบริษัทของคุณ”

ปรับปรุงแล้ว “ขอบคุณ” ได้รับอัตราการตอบกลับ 62% เทียบกับ 46% สำหรับการปิดแบบไม่ขอบคุณ

บทสรุปเกี่ยวกับการจัดการอีเมลธุรกิจของคุณ

การใช้คำแนะนำและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้เพื่อจัดการแนวทางปฏิบัติในการจัดการ อีเมลธุรกิจของ คุณ คุณจะได้กำหนดเส้นทางการสื่อสารผ่านช่องทางที่เหมาะสม สื่อสารอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น และลดปริมาณการรับส่งข้อมูลอีเมล ส่งและรับอีเมลที่อ่านได้เร็วกว่าโดยมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน เพิ่มความเป็นไปได้ที่ผู้รับจะตอบสนองในลักษณะที่ต้องการ ควบคุมอีเมล ปฏิทิน และกิจกรรมของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ทำให้มั่นใจว่าคุณกำลังทำงานที่ถูกต้องในเวลาที่ถูกต้อง เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ และทำให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรหลุดจากรอยแตกในกล่องจดหมายที่วุ่นวายของคุณ