Najlepsze praktyki dotyczące wydarzeń wirtualnych, które musisz wdrożyć

Rewolucja cyfrowa na zawsze zmieniła konferencje. To, co kiedyś było tygodniowym projektem planowania, można teraz zrobić tego samego dnia online. Chociaż niektórzy ludzie mogą tęsknić za dawnymi czasami, wiele korzyści, takich jak większa dostępność , świadomość marki i wyższa frekwencja , jasno pokazuje, że wirtualne wydarzenia branżowe nigdzie się nie wybierają.

Powinny być wysokiej jakości, ale jak firmy mogą ulepszyć organizację udanych wirtualnych wydarzeń? Pierwszym krokiem do poprawy jest poznanie najlepszych praktyk dotyczących wirtualnych wydarzeń, a następnie znalezienie sposobów ich wdrożenia.

W tym artykule dowiemy się, jak zorganizować wirtualne wydarzenie, które utrzymuje zaangażowanie i zainteresowanie gości.

Najlepsze praktyki dotyczące wydarzeń wirtualnych

Zdecyduj, jaki rodzaj wydarzenia planujesz zorganizować

Najważniejszym wyborem, jakiego musisz dokonać, jest rodzaj wydarzenia, które chcesz zorganizować, zanim zaczniesz korzystać z najlepszych praktyk związanych z wirtualnymi wydarzeniami. Planujesz wirtualne targi kariery? Wirtualne targi? Wydarzenie sportowe online? Chcesz zaplanować bardziej profesjonalną wirtualną konferencję? A może wolisz webinarium na mniejszą skalę?

Bez względu na rodzaj prowadzonej działalności istnieje wiele różnych stylów wirtualnych wydarzeń. Decyzja, którego użyć, zależy od tego, co chcesz z tego wydarzenia. Musisz jasno określić oczekiwania, cele i ramy czasowe, aby móc wybrać dla siebie odpowiednie wydarzenie online.

Generuj leady wcześnie

Wydarzenie online jest bezużyteczne, jeśli nikt nie bierze w nim udziału. Pozyskiwanie leadów to niezbędny krok , aby ludzie dowiedzieli się o Twoim pierwszym wirtualnym wydarzeniu. Jest na to wiele sposobów, takich jak komunikaty prasowe, blogi, marketing e-mailowy i spotkania towarzyskie. To, z którego korzystasz, zależy od docelowej bazy klientów i tego, gdzie odniesiesz największy sukces.

Wybierz odpowiednią platformę wydarzeń wirtualnych dla swojego wydarzenia wirtualnego

Podobnie jak w przypadku wyboru lokalizacji, musisz wybrać najlepsze miejsce, aby dotrzeć do odbiorców. W tym przypadku oznacza to wybór najlepszej dla Ciebie platformy do wirtualnych wydarzeń. Istnieje wiele platform i musisz wybrać, która działa najlepiej zarówno dla Ciebie, jak i Twoich uczestników.

Wypróbuj funkcje lub opcje cenowe, aby wybrać najlepszą. Możesz również dowiedzieć się, z czego korzystają inni organizatorzy wydarzeń i zapytać, dlaczego korzystają z tej platformy.

Przynieś wartość, a nie boisko

To może wydawać się zbyteczne; być może myślisz: „Cóż, jeśli kupią mój produkt, uzyskają wartość”, ale Twoi klienci mogą nie czuć tego samego.

Może to być szczególnie ważne, jeśli powiesz uczestnikom wydarzenia, że ​​nie będzie żadnych zobowiązań związanych z wydarzeniem.

Zamiast tworzyć prezentacje, spróbuj dostarczać wartość , wypełniając swoje sesje wywiadami, seriami lekcji mistrzowskich, ekspertami i innymi treściami. Możesz zostawić swoje prezentacje zespołowi marketingowemu.

Nie oszczędzaj na jakości produkcji

Czas jest najcenniejszym zasobem, z którego możemy korzystać, ponieważ jest to jedyny zasób, którego nie możemy uzyskać więcej. Nie oczekuj, że ludzie zamienią swój czas na przeciętne doświadczenie. Pomocne mogą być zarówno narzędzia do udziału publiczności, jak i zaangażowania, ale często decydującym czynnikiem jest jakość produkcji.

Potrzebujesz głośników z najwyższej półki, a także ciekawych tematów, aby wyróżnić się w tłumie. Twoi organizatorzy muszą zaangażować się i wysłuchać publiczności. Możesz słuchać, korzystając z wielu ankiet lub ankiet. Wszyscy się uczymy i wszyscy chcemy stworzyć ogólnie lepsze wrażenia z wirtualnego wydarzenia.

Nagrywaj sesje i udostępniaj je po wydarzeniu

Na wirtualnym wydarzeniu wszystko może i powinno być rejestrowane. Jeśli nie nagrywasz swoich wirtualnych wydarzeń, tracisz świetną formę dochodu. Możesz umieścić swoje nagrane sesje online dla uczestników, którzy przegapili wydarzenie, lub możesz opublikować je w swoich strategiach generowania popytu.

Możesz użyć tych nagranych sesji jako dźwigni. Czy ostatnio miałeś popularną sesję? Wykorzystaj tę sesję jako seminarium internetowe po wirtualnym wydarzeniu, aby znaleźć zupełnie nowy zestaw potencjalnych klientów . Możesz nawet pomyśleć o zmianie przeznaczenia tych wydarzeń na infografiki, blogi lub e-booki, które mogą zaangażować klientów na zupełnie innym poziomie.

Stwórz ludzkie doświadczenie w wirtualnym świecie

Sednem każdego wydarzenia jest „Ludzkie doświadczenie”, co oznacza po prostu utrzymywanie go w rzeczywistości . Niech widzowie zobaczą dobrą rozmowę, bez względu na temat. Zwiększa to koncentrację uczestników, zachowując jednocześnie wrażliwość na globalne środowisko, które uczestnicy wydarzenia widzą każdego dnia.

Środowisko wirtualne może również zawierać kilka kluczowych funkcji, które pomogą ulepszyć „utrzymanie rzeczywistości”.

Na przykład wydarzenia online mogą łączyć uczestników za pomocą czatów grupowych. Mogą nawet współpracować w czasie rzeczywistym, co może jeszcze bardziej zaangażować uczestników.

Wypromuj swoją wirtualną konferencję

Ludzie nie mogą przyjść na wydarzenie, o którym nie wiedzą! Upewnij się, że masz dużo czasu na promocję swojego wydarzenia.

Dobrą ogólną zasadą jest zapewnienie sobie trzymiesięcznego czasu promocyjnego z comiesięcznymi powiadomieniami przed wydarzeniem. Następnie, w miarę zbliżania się, możesz przełączyć się na cotygodniowe lub codzienne powiadomienia dla odbiorców mediów społecznościowych. Media społecznościowe mogą być szybkim sposobem zarówno na promocję Twojego wydarzenia, jak i sprawdzenie, jak dużo szumu tworzysz w rezultacie.

Zainwestuj w Swag dla uczestników

Prezenty firmowe, upominki firmowe i inne rodzaje ofert mogą być świetnym sposobem na zaangażowanie uczestników. Każdy lubi dostawać darmowe rzeczy, więc postaraj się o prezenty, które będą pasować do Twojego rynku docelowego. Na przykład, jeśli rozmawiasz z potencjalnymi klientami, swag gear może być drogą do zrobienia. Jeśli masz publiczność od milenialsów do pokolenia Z, zdobądź karty Pokemonów i obserwuj ich zdziwioną radość .

Możesz nawet zaoferować te prezenty jako nagrody dla tych, którzy zaangażują się w wydarzenie. Kilku przykładowych zwycięzców może być tych, którzy odpowiadają na pytania, przekazują opinie, dołączają do czatów itp.

Technologia może stworzyć lub zepsuć Twoją wirtualną konferencję

Technologia to fala przyszłości i czasami trzeba na niej jeździć lub dać się porwać. Szukając platformy technologicznej, partnera lub rozwiązania, nie poprzestawaj na jednym. Wykorzystaj więcej technologii, aby stworzyć najlepszą platformę wydarzeń wirtualnych dla swoich uczestników i zapewnić im jak najlepsze wrażenia z wydarzeń wirtualnych.

Wybór odpowiedniej platformy i technologii może przypominać gotowanie posiłku. Można po prostu kupić w sklepie chłodzony posiłek i oddać go firmie, ale w końcu mogą nie być zadowoleni. Z drugiej strony, jeśli kupisz kilka składników do ugotowania posiłku, Twoi goście będą mieli pełne żołądki po powrocie do domu . W ten sam sposób nie ma idealnej, kompleksowej technologii do prowadzenia wirtualnego wydarzenia.

Uwzględnij moderatorów na swoim wydarzeniu

Przygotuj się na to, że sprawy wymkną się spod kontroli; ludzie często nie są tak uprzejmi online, jak offline.

Aby być gotowym, upewnij się, że masz pod ręką wielu moderatorów, którzy w najgorszym przypadku wyciszą lub zbanują uczestników wirtualnego wydarzenia.

Przygotuj uczestników na wydarzenie

Nie zakładaj zbyt wiele na temat gości wydarzenia; nie każdy zna się na technologii. Upewnij się, że przygotujesz uczestników, aby pomóc im w pełni wykorzystać Twoje wydarzenie.

Oferuj wsparcie techniczne dla niektórych funkcji narzędzi, takich jak dostawcy, pokoje, wirtualne stoiska i sposób łączenia uczestników.

Zatrudnij profesjonalnego emcee

Jedną z rzeczy, których często brakuje w wirtualnych wydarzeniach, jest możliwość łączenia sesji, keynotes i wydarzeń sieciowych bez poczucia rozwarstwienia. Rozwiązanie? Profesjonalny konferansjer . Kiedy zatrudnisz kogoś do wygłaszania ogłoszeń, prowadzenia sesji pytań i odpowiedzi oraz zarówno na początku, jak i na końcu, pomoże to w zabawie na konferencji.

Szukając emcee, ważne może być zastanowienie się nad tym, jaki ton chcesz na swoim wydarzeniu. Chcesz poważny czy głupi? Twój emcee będzie twarzą wydarzenia, więc wybierz kogoś, kto będzie najlepiej reprezentował Twoje wydarzenie.

Wykorzystaj funkcje wirtualne do ich pełnego potencjału

Korzystając z unikalnych funkcji dostępnych w wirtualnych wydarzeniach, zaplanuj dziesięciokrotne zaangażowanie uczestników. Pomyśl o dostępnych opcjach: narzędzia ułatwiające nawiązywanie kontaktów z uczestnikami, pytania i odpowiedzi na żywo, rozmowy wideo jeden na jednego, sesje grupowe, a także przyciski reakcji, takie jak klaskanie lub podnoszenie ręki.

Wszystkie te wirtualne funkcje mogą pomóc w utrzymaniu uczestników w wydarzeniu, co prowadzi do lepszego zaangażowania. Co więcej, możesz nawet śledzić informacje, aby zobaczyć, co interesuje Twoich odbiorców i co najbardziej im się podoba w Twoich wydarzeniach.

Znajdź wyjątkowe sposoby na zaangażowanie uczestników

Zapewnij uczestnikom wirtualnego wydarzenia interaktywne i wciągające wrażenia , a będzie to udane wirtualne wydarzenie.

Niezależnie od tego, czy pomagasz ludziom angażować się za pośrednictwem mediów społecznościowych (na przykład poprzez zadawanie pytań z określonymi hashtagami), czy poprzez wiadomości w wirtualnym wydarzeniu, bądź gotowy do szybkiego reagowania, aby ludzie byli zainwestowani i podekscytowani.

Przygotuj plan lub agendę

Tworzenie wirtualnego wydarzenia bez wcześniejszego przygotowania planu może być pretekstem do porażki. Struktura pomaga utrzymać zaangażowanie gości i zapewnia terminowe spotkanie.

Możesz nawet udostępnić agendę uczestnikom podczas planowania wydarzenia, aby wiedzieli, czego się spodziewać. Pomaga to również przygotować mówców do wyznaczonego przedziału czasowego, dzięki czemu spotkanie będzie płynne.

Ustaw realistyczną oś czasu

Wybierz godzinę lub datę, kiedy osoby z Twojej społeczności mogą uczestniczyć. Na szczęście nie musisz się martwić o lokalizację, ponieważ robisz wydarzenia osobiste, ale masz zupełnie inny problem. Ponieważ Twoi uczestnicy mogą pochodzić z dowolnego miejsca, musisz również wziąć pod uwagę strefy czasowe .

W idealnym świecie planowanie wirtualnego wydarzenia zajmuje około ośmiu dziesięciu tygodni, ale nie daj się zwieść.

Problemy się zdarzają, a jeśli stracisz tydzień z powodu problemu podczas opracowywania, możesz utknąć. Zamiast tego postaraj się zarezerwować wydarzenie z dużym wyprzedzeniem , aby dać zespołowi marketingowemu czas na pracę, a organizatorom wydarzeń na zbudowanie go do perfekcji.

Zaprezentuj swoich sponsorów

Upewnij się, że Twoi sponsorzy mają wydzieloną strefę, w której mogą się zaprezentować, tak jak w przypadku wydarzenia osobistego.

Można to zrobić na kilka sposobów, np. wyświetlając treści, logo, a nawet markową wirtualną poczekalnię. Może to pomóc w osiągnięciu takiego samego efektu, jak wydarzenie osobiste, a czasami będzie nawet bardziej interesujące .

Śledź zaangażowanie

Możesz skorzystać z zalet wydarzeń online po ich efekcie na zupełnie inne sposoby niż wydarzenia osobiste. Na przykład w przypadku wydarzeń osobistych często może być trudno stwierdzić, kiedy uczestnicy tracą zainteresowanie, zwłaszcza po wydarzeniu fizycznym.

Korzystając z wszelkich dostępnych możliwości śledzenia (w zależności od używanej platformy wirtualnej wydarzeń), możesz dokładnie określić, kiedy uczestnicy przestali uczestniczyć lub kiedy zaczęli odchodzić.

Możesz także skorzystać z mediów społecznościowych, aby zobaczyć, kiedy szum zaczyna cichnąć. Kiedy tweety lub wiadomości zaczynają zwalniać? Które części wirtualnego wydarzenia miały największą lub najniższą oglądalność? Które strony lub fragmenty treści zostały wybrane najczęściej? Korzystając z tych informacji, możesz zacząć ulepszać przyszłe wydarzenia organizowane online.

Gamifikuj swoje wydarzenie

Możesz pomóc zmotywować niektóre części swojego wirtualnego wydarzenia, grając niektóre z nich. Zarówno polowania na padlinożerców, jak i tablice wyników pomagają wydłużyć czas uczestnictwa odbiorców i zwiększyć trwałe wrażenie, jakie zrobisz w ich umysłach. Może to ostatecznie pomóc w zwiększeniu liczby potencjalnych klientów w aplikacjach mobilnych lub witrynie internetowej.

Wyślij wiadomość uzupełniającą po wydarzeniu

Możesz śledzić wydarzenia, wysyłając proste „Dziękuję” lub wysyłać nagrania, dodatkowe treści, odczyty, zaproszenia na inne wydarzenia sieciowe itp.

Chcesz, aby Twoi uczestnicy mieli pozytywne odczucia dotyczące ich doświadczeń .

Czy możesz wdrożyć te najlepsze praktyki dotyczące wydarzeń wirtualnych w swojej firmie?

Wiele osób obawia się prowadzenia wirtualnych wydarzeń, ale prowadzenie wirtualnych wydarzeń może okazać się ratunkiem dla wielu firm.

Korzystając z najlepszych praktyk dotyczących wirtualnych wydarzeń, masz elementy składowe wspaniałego wydarzenia. Tylko pamiętaj, zawsze postaw się w sytuacji swojego uczestnika. Zastanów się, co chcą uzyskać z Twojego wydarzenia, a następnie pomyśl o potrzebach Twoich sponsorów, wystawców i organizacji.

Jeśli podobał Ci się ten artykuł o najlepszych praktykach związanych z wydarzeniami wirtualnymi, powinieneś przeczytać również te:

• Jak zorganizować wirtualne wydarzenie: najlepsze praktyki
• Najlepsze zasoby do planowania wydarzeń, z których powinien korzystać każdy profesjonalista
• Najlepsze aplikacje do planowania grupowego na rynku