7 Strategi Manajemen Proyek untuk Menjadi Yang Terdepan (Studi Kasus+Alat)

Strategi manajemen proyek adalah tentang memiliki rencana yang jelas tentang bagaimana Anda akan menyelesaikan proyek Anda. Manajemen proyek modern sangat bergantung pada platform dan metodologi digital. Namun kepentingan dan tujuan utamanya selalu sama selama ratusan tahun. Yaitu menyelesaikan proyek dengan cara terbaik, dengan biaya serendah mungkin, dan dalam waktu yang lebih singkat.

Seperti yang dikatakan Aristoteles yang agung ribuan tahun yang lalu:

Pertama, memiliki cita-cita praktis yang pasti dan jelas; tujuan, tujuan. Kedua, memiliki sarana yang diperlukan untuk mencapai tujuan Anda; kebijaksanaan, uang, bahan, dan metode. Ketiga, sesuaikan semua cara Anda untuk tujuan itu.

Seiring waktu, pentingnya manajemen proyek yang terorganisir semakin meningkat. Untuk kebutuhan khusus, kami memiliki banyak metodologi manajemen proyek yang kami praktikkan saat ini. Dengan metodologi canggih dan strategi yang tepat ini, Anda dapat menyelesaikan proyek dengan cara yang paling efektif.

Pada artikel ini, kami akan menunjukkan kepada Anda 7 strategi manajemen proyek yang akan memastikan bahwa Anda tidak perlu membuang lebih banyak waktu, tenaga, atau sumber daya daripada yang Anda butuhkan. Tapi pertama-tama, mari kita lihat gambaran yang jelas tentang manajemen proyek modern.

Mengapa Manajemen Proyek Penting untuk Organisasi Anda

Manajemen proyek adalah rencana gabungan dan proses untuk mencapai tujuan proyek tertentu dengan memanfaatkan tenaga kerja, sumber daya, waktu, dan alat dengan cara yang paling optimal.

Manajemen proyek modern terdiri dari seperangkat metodologi manajemen proyek yang dapat memberikan hasil yang dapat diprediksi dan berulang. Metodologi dan strategi yang kami ikuti saat ini sangat analitis, dan menentukan.

Namun, penelitian menunjukkan bahwa hanya 23% perusahaan yang memiliki sistem manajemen proyek standar seperti air terjun dan penggunaan yang gesit.

Di era ini, mereka yang belum mengejar perencanaan strategis suatu proyek jarang dapat berhasil dalam suatu proyek. Jadi mengapa kita begitu mementingkan perencanaan strategis untuk manajemen proyek yang efektif? Mari berkenalan.

Mengapa Perencanaan Strategis Penting untuk Manajemen Proyek

Strategi yang tepat untuk manajemen proyek adalah apa yang membuat proyek berhasil. Faktanya, menurut PMI, organisasi yang meremehkan manajemen proyek melihat 50% proyek mereka gagal. Dan bahkan ketika sebuah proyek memiliki sistem manajemen, itu masih bisa gagal karena strategi yang tidak tepat. Langsung saja simak survei di bawah ini.

Di semua organisasi, 11,4% dari semua sumber daya terbuang sia-sia karena proses manajemen proyek yang rendah. Survei menunjukkan bahwa organisasi yang gagal mengintegrasikan manajemen proyek dengan benar ke dalam strategi mereka akan melihat tingkat kegagalan proyek langsung mereka meningkat dengan faktor 2/3.

Namun, perencanaan strategis tidak hanya membuat proyek Anda sukses, tetapi juga membantu menghemat banyak uang dan sumber daya. Faktanya, organisasi yang menggunakan praktik PM yang terbukti membuang uang 28 kali lebih sedikit daripada rekan mereka yang tidak menerapkan praktik PM. (CIO, 2019)

Di dunia di mana 27% proyek melampaui anggaran, uang yang dapat Anda hemat dengan perencanaan strategis pada manajemen proyek Anda benar-benar luar biasa.

7 Strategi Manajemen Proyek untuk Proyek yang Berhasil

Ada banyak strategi manajemen proyek yang dapat Anda ikuti untuk proyek yang sukses. Dari mereka, kami akan fokus pada strategi utama yang paling memengaruhi keberhasilan suatu proyek.

Mari kita lihat strategi utama yang harus diikuti untuk penyelesaian proyek yang sukses.

1. Selesaikan Detail Proyek Sebelum Proyek Dimulai

Bahkan sebelum Anda mulai mengerjakan proyek Anda, Anda perlu menyelesaikan detail proyek. Rencana yang jelas tentang apa yang ingin Anda capai membantu Anda menyelesaikan proyek dengan cara terbaik.

Peran & Tanggung Jawab: Rencana terperinci untuk proyek harus menampilkan berbagai peran personel yang akan mengerjakan proyek, bersama dengan tanggung jawab mereka. Ini membuat proses kerja terorganisir dan membantu menghindari penundaan.

Struktur Perincian Kerja: Struktur Perincian Kerja membantu membagi proyek besar menjadi tugas-tugas kecil dan dapat dikelola. Ini akan membantu perincian tugas untuk karyawan, ketergantungan, dan aliran pekerjaan juga.

Milestones: Rencana tersebut juga harus mencakup tonggak yang akan membantu proyek berada di jalur yang benar. Milestone sangat bagus untuk melacak kemajuan pekerjaan. Terutama untuk melacak potongan kecil dari pekerjaan yang akan Anda bagi menggunakan Work Breakdown Structure.

Menetapkan Kiriman & Tenggat Waktu: Anda juga harus menentukan kiriman, tenggat waktu, sebelum memulai proyek agar proyek dikemas dalam jangka waktu yang ditetapkan.

Menyelesaikan detail proyek tidak berarti proyek tidak atau tidak memerlukan modifikasi apa pun selama prosesnya. Faktanya, saat ini, lebih dari sebelumnya, manajemen proyek lebih berulang dari sebelumnya. Itulah mengapa metodologi seperti Agile dengan cepat mendapatkan popularitas. Membuat rencana proyek yang jelas sebelum memulainya tidak akan mengikat Anda. Sebaliknya itu akan membuat Anda dan karyawan Anda beradaptasi untuk perubahan rencana yang tiba-tiba. Ini juga akan menjaga stabilitas proyek dan tenggat waktu tetap utuh.

2. Putuskan Metodologi yang Akan Digunakan

Jika Anda tidak terbiasa dengan istilah metodologi manajemen proyek atau berbagai jenis metodologi yang ada, inilah definisi sederhananya. Metodologi manajemen proyek adalah seperangkat prinsip dan praktik yang dapat membantu Anda mengatur manajemen proyek untuk hasil yang optimal. Tidak ada proyek yang 100% mirip dengan yang lain, sehingga proses pengerjaannya juga tidak sama untuk dua proyek.

Ada beberapa metodologi manajemen proyek yang paling banyak digunakan. Di antara mereka, Anda harus memilih salah satu yang paling sesuai dengan proyek Anda.

Di bawah ini adalah beberapa metodologi manajemen proyek paling populer yang sering digunakan oleh manajer proyek.

Metodologi air terjun: Air terjun adalah cara tradisional manajemen proyek. Nama metodologi air terjun diperkenalkan karena pendekatan linear dan sekuensial dari model ini. Sebelum memulai langkah selanjutnya dari proyek, yang sebelumnya harus diselesaikan.

Metodologi air terjun sebagian besar cocok untuk proyek yang memiliki hasil atau tujuan yang jelas. Itu juga tidak memiliki ruang untuk iterasi atau modifikasi rencana di sepanjang jalan. Contoh yang baik dari proyek semacam itu dapat berupa jenis proyek yang dimiliki oleh perusahaan manufaktur mobil. Proyek-proyek ini biasanya hampir tidak memiliki peluang untuk berubah di sepanjang jalan.

Metodologi Agile: Agile adalah metodologi populer lainnya yang mendapatkan daya tarik di tahun 2001-an. Awal mulanya sebenarnya sudah ada sejak tahun 1990-an. Ini adalah hasil dari meningkatnya kebutuhan akan cara baru dalam mengelola proyek, lebih adaptif terhadap perubahan. Metodologi tangkas berfokus pada periode kerja yang singkat dengan pengujian, evaluasi, dan adaptasi berkelanjutan selama proses berlangsung. Sehingga, produk akhir yang keluar seringkali tidak sepenuhnya sama dengan yang direncanakan.

Karena metodologi tangkas berfokus pada kecepatan, produk akhir dapat diterapkan lebih awal. Namun, itu kemudian dievaluasi dan diulang lebih lanjut untuk menjadi produk bebas masalah / bebas kesalahan. Popularitas dan penerimaan metodologi tangkas kemudian memicu pertumbuhan metodologi baru lainnya. Metodologi ini termasuk Scrum, Kanban, dan banyak lagi. Agile sendiri sangat bagus untuk produk digital yang hasil akhirnya bisa saja menyimpang dari rencana awal.

Faktanya, 80% CMO menyadari peningkatan produktivitas tim dengan Agile. Perusahaan yang mengadopsi Agile juga mengalami pertumbuhan pendapatan dan laba sebesar 60%.

Metodologi scrum: Scrum merupakan adaptasi dari metodologi tangkas. Metodologi Scrum memecah seluruh durasi proyek menjadi periode atau siklus pendek, juga dikenal sebagai "sprint". Sprint biasanya berlangsung selama satu atau dua minggu.

Scrum biasanya memiliki master scrum untuk memimpin tim kecil mengerjakan bagian-bagian proyek sekaligus. Ini tidak seperti penyelesaian tugas berurutan dalam metodologi air terjun. Perlu diingat bahwa, peran master scrum tidak sama dengan manajer proyek.

Metodologi Kanban: Kanban juga merupakan kerangka kerja dalam manajemen proyek yang gesit. Itu berasal dari industri manufaktur Jepang. Metodologi Kanban adalah kerangka kerja di mana semua tugas secara visual direpresentasikan sebagai kolom pada papan kanban. Kanban memberikan ikhtisar visual keseluruhan dari setiap tugas proyek pada waktu tertentu.

Dengan cara ini, dimungkinkan untuk mengetahui mengapa ada keterlambatan di bagian proyek.

Metodologi hibrid: Air terjun dan gesit (termasuk kerangka kerja atau versi modifikasinya) memiliki kekurangannya. Metodologi air terjun membutuhkan banyak waktu sebelum Anda bisa melihat hasilnya. Ini tidak bagus untuk pasar yang bergerak cepat di mana pesaing sangat cocok dan bersaing secara konsisten satu sama lain. Di sisi lain, tangkas rentan terhadap creep ruang lingkup dan iterasi konstan. Ini membuat pelanggan sulit untuk terbiasa dengan suatu produk. Yang sebenarnya membuat pengalaman pengguna lebih buruk. Dengan demikian banyak manajer proyek sekarang membuat catatan yang baik dari metode waterfall dan agile. Semakin banyak PM saat ini menerapkan sesuatu seperti hibrida air terjun gesit.

Inilah yang kami temukan pada manifesto metodologi hybrid –

Hybrid Project Management menggabungkan metode formal dan Agile untuk membuat metode manajemen proyek baru. Hybrid menggunakan ketelitian Work Breakdown Structure (WBS) dengan kecepatan dan keunggulan Agile untuk metode manajemen proyek baru yang detail dan cepat.

Selain metodologi populer ini, ada juga model lain yang digunakan oleh banyak orang. Sangat penting untuk memilih metodologi yang cocok dengan sempurna, karena ini akan menentukan seberapa cepat dan efisien Anda dapat menyelesaikan proyek.

3. Bentuk Tim yang Tepat untuk Proyek tersebut

Tidak ada proyek yang bisa berhasil tanpa personel yang tepat untuk menangani setiap tugas. Setiap karyawan Anda harus selaras dengan tanggung jawab yang Anda ingin mereka ambil. Seseorang mungkin memiliki dunia pengalaman, tetapi jika mereka tidak cocok untuk peran dan tanggung jawab maka mereka tidak boleh mengambil bagian dalam proyek tersebut.

Penting untuk tidak membangun tim Anda dengan kualitas yang tumpang tindih, karena mereka hanya dapat menunda proyek. Itu sebabnya tim juga harus kecil

Selain itu, tim Anda harus memiliki hierarki yang jelas dan pembagian tugas yang tepat untuk setiap karyawan guna memanfaatkan tim hebat yang Anda rekrut.

4. Siapkan Komunikasi yang Jelas Antara Departemen & Personil

Komunikasi adalah pemecah masalah besar untuk sebagian besar proyek. Itulah mengapa rencana komunikasi yang efektif harus menjadi bagian yang sangat penting dari strategi manajemen proyek Anda.

80% karyawan menghabiskan setengah dari minggu kerja mereka untuk "pengerjaan ulang" yang disebabkan oleh komunikasi yang buruk

Capterra

Jika Anda bertanya-tanya apa yang kami maksud dengan rencana komunikasi, itu termasuk saluran komunikasi yang ditunjuk, waktu pertemuan yang telah dijadwalkan sebelumnya, dan semacamnya.

Menyiapkan Saluran Komunikasi: Setiap tim perlu memiliki saluran komunikasi internal. Untuk menghubungkan antar project ada beberapa channel yang bisa Anda manfaatkan. Slack, Microsoft Teams adalah dua metode komunikasi paling populer untuk proyek atau tempat kerja.

Pertemuan Terjadwal: Setiap proyek perlu memiliki waktu pertemuan yang dijadwalkan, mingguan atau dua mingguan. Ini akan membantu manajer proyek untuk mengikuti kemajuan proyek. Pertemuan ini juga berguna untuk memecahkan masalah yang mungkin dihadapi anggota tim. Selain itu, pertemuan juga akan memperjelas arah proyek dan akan membantu untuk memutuskan apakah memerlukan iterasi atau tidak.

5. Hindari Membuat Perubahan Besar (Scope Creek) Selama Proyek

Sementara metodologi proyek modern sangat menekankan iterasi pada rencana proyek, disarankan untuk tidak membuat perubahan besar. Bukan hal yang benar untuk membuat perubahan sebanyak mungkin. Sebab, dengan cara itu, produk akhir tidak akan terlihat seperti proyek yang dimaksudkan.

Dalam istilah manajemen proyek, ketika perubahan tak terbatas dilakukan pada ruang lingkup proyek tanpa prosedur kontrol apa pun, itu disebut sungai lingkup. Scope Creek mempengaruhi jadwal proyek, anggaran, biaya, alokasi sumber daya, yang bukan berita bagus bagi manajer proyek dengan sumber daya dan waktu yang ditetapkan. Scope creep mungkin adalah salah satu risiko manajemen proyek paling umum yang sering ditemui oleh manajer proyek.

Karena scope creep terjadi ketika permintaan iterasi proyek baru ditambahkan setelah proyek dimulai. Namun, karena perubahan terjadi selama proyek berlangsung, seringkali perubahan tersebut tidak ditinjau dengan benar. Oleh karena itu, ini membuat tim menyelesaikan lebih banyak tugas dari yang direncanakan, menetapkan lebih banyak hasil dan pencapaian dengan sumber daya yang sama seperti sebelumnya dalam jangka waktu yang sama.

6. Evaluasi Proyek Setelah Selesai

Setiap proyek memiliki tujuan yang ingin dicapai melalui proyek tersebut. Dengan mengevaluasi proyek Anda setelah selesai, Anda dapat menemukan apakah ada masalah atau perbedaan dengan tujuan awal proyek. Dan hanya setelah evaluasi, Anda dapat mengatakan bahwa proyek tersebut siap .

Inilah mengapa kami sangat menghargai evaluasi proyek. Selama evaluasi akhir, hal-hal berikut harus dipantau secara ketat –

Bandingkan dengan Prototipe: Apakah Anda membuat prototipe (baik digital atau fisik) tentang bagaimana proyek akan terlihat ketika Anda menyelesaikannya? Anda harus. Dan setelah Anda menyelesaikan proyek, bandingkan dengan prototipe.

Jalankan Q/A Testing: Pengujian jaminan kualitas adalah suatu keharusan apakah produk itu perangkat lunak atau perangkat keras. Melalui proses pengujian Q/A harus diikuti setelah proyek selesai, sehingga tidak ada masalah yang terjadi saat proyek diserahkan ke sisi klien/pelanggan/pengguna.

Jalankan UAT: Pengujian Penerimaan Pengguna atau UAT memungkinkan manajer proyek mengetahui pendapat pengguna tentang produk. Pengujian UAT memudahkan manajer proyek untuk mengetahui ruang untuk perbaikan agar produk lebih ramah pengguna.

Secara keseluruhan, evaluasi proyek memberikan gambaran yang jelas tentang apa yang berjalan dengan baik pada proyek dan bagian mana yang bisa lebih baik. Takeaways akan membantu meningkatkan proyek yang ada dan proyek yang akan datang di masa depan.

7. Gunakan Alat Manajemen Proyek Berkualitas untuk Hasil Optimal

Strategi terakhir yang ingin kita bicarakan hari ini adalah menggunakan alat manajemen proyek yang baik. Menggunakan proyek khusus dapat membuat kehidupan manajer proyek menjadi mudah dengan membantu menjaga agar proyek tetap berada di jalur kesuksesan.

Manajer proyek membuat tugas perencanaan dan penjadwalan menjadi sangat mudah. Mereka juga membiarkan karyawan mengakses informasi yang mereka butuhkan dan membatasi yang tidak mereka butuhkan. Alat manajemen proyek juga dikenal untuk meningkatkan produktivitas sekaligus mengurangi anggaran proyek.

Saat memilih alat manajemen proyek yang tepat, Anda harus mengingat hal-hal berikut –

• Fitur yang Anda butuhkan
• Apakah Anda menginginkan alat manajemen proyek offline atau online
• Jika Anda membutuhkan alat yang membebankan biaya tetap atau per pengguna
• Anggaran Mu

Hanya setelah mempertimbangkan semua faktor di atas, Anda dapat memilih alat yang paling sesuai dengan proyek Anda. Tentu saja, Anda bisa mendapatkan alat all-star yang mahal. Namun jika Anda memiliki bisnis skala kecil hingga menengah, yang Anda butuhkan adalah alat manajemen proyek yang terjangkau, yang memiliki semua fitur yang Anda perlukan untuk proyek yang sukses.

Untuk membuat proyek Anda sukses, ambil bantuan dari WP Project Manager, alat manajemen proyek terjangkau yang sangat cocok untuk UKM. Di bagian artikel selanjutnya, mari kita lihat plugin, dan mengapa kami menyarankan Anda untuk menggunakannya.

WP Project Manager: Memudahkan Pengelolaan dan Pengiriman Proyek

WP Project Manager adalah alat Manajemen Proyek sumber terbuka dan terjangkau berdasarkan WordPress. Ini membantu untuk menerapkan strategi manajemen proyek secara efisien. Alat ini menawarkan beberapa fitur dan peluang menarik yang membantu menyukseskan proyek. Manfaat utama menggunakan WP Project Manager adalah sebagai berikut –

Pengguna & Proyek Tidak Terbatas: Sebagian besar alat manajemen proyek mengenakan biaya per pengguna dan membatasi jumlah proyek dan tugas yang dapat Anda buat. Namun, dengan WP Project Manager, langit adalah satu-satunya batasan. Anda dapat membuat proyek, tugas, dan menambahkan anggota tim yang tidak terbatas.

Bagan Gantt: Bagan Gantt memungkinkan untuk mengatur hierarki proyek dengan memungkinkan Anda menetapkan ketergantungan di antara berbagai tugas dan subtugas. Ini memungkinkan Anda melihat alasan di balik penundaan tugas dalam representasi visual, pada waktu tertentu.

Papan Kanban: Papan Kanban sangat penting untuk manajemen proyek, bahkan jika Anda tidak benar-benar mengikuti Metodologi Kanban . Dengan manajemen tugas gaya papan, Anda dapat membuat tugas, menyeret dan melepaskannya di antara papan yang berbeda sehingga anggota tim Anda bekerja lebih efisien.

Kontrol Kapasitas Tim & Peran Anggota: Dengan WP Project Manager, Anda dapat menyesuaikan izin dan menetapkan peran khusus untuk anggota sesuai kebutuhan. Anda juga dapat menambahkan anggota eksternal ke proyek dengan mudah.

Manajer File & Dokumen: Manajer Proyek WP juga memiliki manajer file & dokumen untuk menyimpan semua file proyek. Anda juga dapat menavigasi ke pesan tertaut, daftar tugas, atau tugas dari bagian file.

Dasbor Pribadi untuk Semua Pengguna: Manajer Proyek WP menawarkan dasbor khusus untuk setiap anggota tim, tempat mereka dapat melihat tugas yang ditetapkan dan diselesaikan, serta laporan lainnya.

Dasbor Ikhtisar: Untuk mendapatkan laporan proyek secara keseluruhan, Manajer Proyek WP memiliki fitur dasbor ikhtisar. Dari sana, Anda bisa melihat sekilas semua proyek yang sedang berlangsung, kemajuan, dan tim. Anda juga dapat membuat proyek, menambahkan, mengedit anggota tim, peran pengguna, dan tugas lainnya dari sini.

Setelah mempertimbangkan semuanya, tidak perlu banyak memahami bahwa WP Project Manager adalah alat yang sangat baik untuk mengelola proyek. Anda bisa semakin yakin setelah mengetahui harga alat tersebut, yang benar-benar terjangkau.

Paket pribadi Manajer Proyek WP mulai dari $79, sedangkan paket profesional dan bisnis masing-masing mulai dari $149, $249.

Proyek yang Berhasil Tinggal Strategi Hebat

Strategi manajemen proyek yang tepat dapat menjadi pengubah permainan untuk kesuksesan proyek. Terlalu banyak proyek hebat yang gagal karena tidak memiliki strategi yang jelas dan proyek Anda seharusnya tidak menjadi yang berikutnya.

Dalam artikel ini, kami membagikan strategi manajemen proyek langkah demi langkah yang jelas agar Anda dapat menjalankan proyek yang sukses. Strategi mencakup segala sesuatu mulai dari metodologi hingga bagaimana Anda harus mengatur waktu Anda untuk mencapai kesuksesan. Pada akhirnya, kami juga membagikan alat hebat yang dapat mendukung Anda melalui manajemen proyek Anda.

Punya pertanyaan atau pengalaman yang ingin Anda bagikan? Jangan ragu untuk berkomentar di bawah.