デジタル化して仕事管理を合理化する6つの方法

フィールドワーク、サービスアポイントメント、またはサイトベースの仕事を管理する企業にとって、組織化されたままでいることは毎日の挑戦です。スケジュールの調整、書類の追跡、顧客の更新、さまざまな場所にチームを合わせたままにしておくには、時間、労力がかかり、手動で行われた場合、かなりの不満が必要です。幸いなことに、デジタルに行くことはもはやオプションではありません。これは、効率的でスケーラブルなジョブ管理の新しい基準です。

デジタルツールは、プロセスを簡素化し、エラーを削減し、チームがどこで機能していても、運用の制御を維持するのに役立ちます。小規模な配管会社を経営している場合でも、複数の建設業者を監督する場合でも、適切なテクノロジーを実装することで、毎週時間を節約し、顧客満足度を大幅に向上させることができます。デジタルに進み、職務管理をゼロから合理化する6つの方法を以下に示します。

ジョブシートとレポートをデジタル化します

ジョブシートは、どの作業が行われたか、いつ完成したか、誰によって行われたかを文書化するために重要です。紙ベースのジョブシートは、アクションなしで迷子になったり、損傷を受けたり、ファイルしたりする傾向があります。

デジタルシステムに移動することで、フィールドスタッフは携帯電話やタブレットから直接ジョブシートを完成させて送信できるようになり、書類の遅れや管理負担が軽減されます。外見のジョブシートソフトウェアであろうと、別のクラウドベースのソリューションであろうと、デジタルジョブシートを使用すると、マネージャーが完了したタスク、使用された部品、現場での時間、およびフォローアップ要件をリアルタイムで可視化できます。情報は集中化され、検索可能であり、請求書または報告の目的で簡単にエクスポートされます。判読できない手書きまたは不完全なエントリによって引き起こされるエラーのリスクを軽減します。

デジタルジョブシートは説明責任を強化し、ドキュメントにアクセスしやすく、正確で、監査対応がいつでも保証されます。

スケジューリングと発送を一元化します

誰がどこに行くかを調整することは、職務管理の最も時間のかかる側面の1つです。デジタルスケジューリングツールを使用すると、チーム全体の可用性を一目で表示し、数秒でジョブを割り当て、やり取りや紙のカレンダーを排除できます。

最新のジョブ管理プラットフォームのほとんどには、ドラッグアンドドロップのスケジューリング機能とGPS統合が含まれているため、利用可能な最寄りの労働者を簡単に割り当てることができます。技術者はモバイルアプリを介して即座に更新を受け取り、誤解を減らし、誰もが必要な場所であり、十分な情報を提供し、時間通りにいることを確認します。

集中スケジューリングは、繰り返しのジョブをサポートし、スケジューリングの競合に自動的にフラグを立て、リソースをより効率的に管理し、顧客を満足させるのに役立ちます。

請求書と支払いを自動化します

各ジョブの後に手動で請求書を生成することは、書類が遅れたり不完全になったりすると、時間がかかり、エラーが発生しやすい場合があります。デジタルジョブ管理により、ジョブデータ、使用された資料、労働時間、およびサービスが完了し、サービスの時点でキャプチャされたサービスに基づいて自動的に請求書を生成できます。

Digital Systemsは、QuickBooksやXeroなどの会計プラットフォームと直接統合し、職務から請求書までの財務プロセスを合理化できます。一部のプラットフォームでは、顧客が安全なポータルを通じて即座に支払い、請求サイクルを削減し、キャッシュフローの改善を可能にすることもできます。

より速く、より正確な請求書は、収益を高め、トランザクションをシームレスでプロフェッショナルにすることでカスタマーエクスペリエンスを向上させます。

チーム間のコミュニケーションを改善します

チームがジョブサイトや地域に広がる場合、集中通信システムがなければ誤解は避けられません。デジタルジョブ管理ツールには、組み込みのメッセージ、ジョブノート、ファイル共有が含まれることがよくあります。これは、シャッフルで迷子になる可能性のあるテキスト、電子メール、または紙のメモに依存せずに全員をループに保ちます。

ジョブの変更、サイトの指示、顧客リクエストなど、システムで作成された更新は、すべてのデバイスに即座に反映されます。フィールドスタッフは、写真、コメント、またはドキュメントをジョブファイルに直接アップロードして、オフィススタッフとマネージャーにリアルタイムコンテキストを提供できます。

更新用の共有デジタルスペースを持っていると、混乱が減り、タスクが見逃されないようになり、部門間のコラボレーションがこれまで以上にスムーズになります。

資産、機器、在庫を追跡します

ツール、車両、または在庫であろうと、リソースの追跡を失うと、ジョブを遅らせ、コストを増やすことができます。デジタルアセットの追跡および在庫管理ツールは、利用可能なもの、どこにあり、いつ必要なのかを正確に知るのに役立ちます。

多くのジョブ管理プラットフォームには、バーコードまたはRFID統合を備えた資産追跡機能が含まれているため、特定のジョブまたはワーカーに機器を割り当て、使用履歴を監視できます。低ストックアラートと自動化された在庫の更新により、物資の欠落に不意を突かれたことがないようにします。

このプロセスをデジタル化することにより、コストのかかる遅延を防ぎ、より賢い購入とメンテナンスの決定を行うのに役立つ洞察を得ることができます。

よりスマートな決定にはデータ分析を使用します

デジタルになるだけでは利便性だけでなく、知性に関するものです。ジョブ管理プラットフォームは、効率を改善し、傾向を見つけ、データ駆動型の決定を下すのに役立つ貴重なデータを収集します。

平均ジョブ完了時間、初めての修正率、顧客満足度、技術者の生産性などのメトリックを追跡できます。これらの洞察は、ボトルネックを特定し、トレーニングを改善し、ワークフローを微調整するのに役立ちます。これは、より正確な予測、より良いリソース割り当て、およびより強力な顧客関係につながります。

Smart Analyticsは、運用データを戦略的な利点に変えます。これは、紙ベースのシステムが提供できないものです。

デジタル変換は複雑である必要はありません。ジョブシート、スケジューリング、請求、通信、在庫追跡、パフォーマンス分析をサポートするデジタルツールを徐々に採用することで、チームと顧客の両方にとってよりスムーズな運用、より速い成長、より良いエクスペリエンスにビジネスを設定します。

サービス主導の経済では、デジタルになるだけでは賢明な動きではありません。競争力を維持するためには不可欠です。 1つの改善から始めて、勢いを築き、仕事管理が油を注いでいる技術を搭載したマシンに進化するのを見てください。