Niezbędny przewodnik po etykiecie spotkania online

Ważne jest, aby wiedzieć, co zrobić, gdy uczestniczysz w jednym spotkaniu online na miesiąc lub na kilkanaście tygodniowo. Ponadto spotkania online są bardzo podobne do spotkań osobistych. Właśnie dlatego niektóre niuanse wymagają od ciebie zmiany i udoskonalenia gry etykiety spotkań online. Aby zachować poczucie profesjonalizmu w przyszłości, ważne jest, aby to zrozumieć. Nawet jeśli nie wiesz, od czego zacząć, ten artykuł poprowadzi Cię przez „jak i dlaczego” etykiety spotkań online.

Znaczenie etykiety spotkań online

Spotkania online stają się podstawowym sposobem komunikowania się menedżerów, pracowników, a nawet uczniów i nauczycieli. Są szanse, że ostatnio zostałeś zaproszony na więcej niż kilka wirtualnych spotkań. Może jedno z tych spotkań nie było tak produktywne, jak mogłoby być. Jednak spotkania są niezbędną częścią dnia pracy, niezależnie od tego, czy odbywają się one osobiście, czy online. Z drugiej strony nieefektywne spotkania pozbawiają firmy cennego czasu produktywności pracowników.

Ma to efekt kumulacyjny wraz ze wzrostem liczby spotkań i uczestników. Ze względu na przyczynowy charakter i łatwość planowania spotkania online są jeszcze bardziej podatne. Znajomość i przestrzeganie podstawowych zasad etykiety spotkań online to sposób na zwiększenie wydajności i efektywności spotkań online. Pomaga wyeliminować typowe pułapki spotkań i zachować profesjonalny ton podczas spotkań online. Pomaga również sprawić, by spotkania były bardziej wydajne, produktywne i przyjemne dla wszystkich.

Przeczytaj także: 5 najlepszych aplikacji do zarządzania spotkaniami w celu poprawy komunikacji w zespole

Zasady etykiety spotkań online

Zazwyczaj niektóre tradycyjne wytyczne dotyczące etykiety na spotkaniach obowiązują powszechnie. Wiele z tych zdroworozsądkowych zasad etykiety nieumyślnie zawodzi w bardziej swobodnej atmosferze pracy w domu. Kiedy miejsce spotkania jest online, powstaje wyjątkowa etykieta. Przeprowadzimy Cię przez wszystko, co musisz wiedzieć, aby jak najlepiej zaprezentować się na spotkaniu online.

Co musisz zrobić przed spotkaniem?

Zazwyczaj świetne spotkania zaczynają się na długo przed planowanym czasem rozpoczęcia. Poświęcony czas na przygotowanie przed kliknięciem przycisku uruchamiania znacznie przyczynia się do sukcesu spotkania online.

1. Musisz ułożyć agendę

Musisz poświęcić trochę czasu na ułożenie agendy, która określa wszystko, co ma być omówione podczas spotkania. Następnie rozdaj go z dużym wyprzedzeniem, aby poinformować uczestników o tym, czego mogą się spodziewać. Z drugiej strony, jeśli jesteś uczestnikiem spotkania, który otrzymuje program i przegląda go z wyprzedzeniem. Pomoże ci to odpowiednio się przygotować, abyś mógł dodać wartość do dyskusji na spotkaniu. Dodatkowo, jeśli zostałeś zaproszony na spotkanie, ale nie otrzymałeś programu, poproś o niego organizatora spotkania.

2. Zgódź się na przestrzeganie podstawowych zasad

To pomaga spotkanie na torze. Ponadto kluczem jest upewnienie się, że wszyscy uczestnicy są na tej samej stronie, a oczekiwania są zrozumiałe przed rozpoczęciem spotkań. Uzgodnienie podstawowych zasad spotkań pomaga sprawnie przebiegać spotkania i minimalizuje przerwy lub niepożądane zachowania.

3. Wejdź w odpowiednią przestrzeń nad głową

Musisz znaleźć się we właściwym miejscu, zanim klikniesz „dołącz” w czasie rozpoczęcia spotkania. Przed rozpoczęciem spotkania online spróbuj się rozciągnąć lub odejdź na kilka minut od komputera. Po powrocie poczujesz, że twoja głowa jest czysta i gotowa na zaręczyny.

4. Przetestuj swój sprzęt przed rozpoczęciem

Zwykle nie ma znaczenia, czy używasz nowego sprzętu, czy tego samego starego komputera. Musisz upewnić się, że to działa przed rozpoczęciem spotkania. Ponieważ może to być kłopotliwe grzebanie się na początku spotkania, próbując uruchomić zestaw słuchawkowy, podczas gdy koledzy patrzą i czekają.

Przeczytaj także: Wideo, audio i treści - trzy główne siły, które należy liczyć za ruch w witrynie

Co musisz zrobić podczas spotkania?

Po przygotowaniu i przetestowaniu sprzętu i rozpoczęciu spotkania. Czas wiedzieć, jak zachowujesz się podczas spotkania.

1. Ogranicz swoje zniszczenie

Musisz wyciszyć wszystkie powiadomienia, w tym e-maile, aplikacje czatu i wszystko inne. Ponieważ może to przełamać uwagę podczas spotkania. Ponieważ podczas rozmowy będziesz udostępniać swój ekran, nieoczekiwane szczenięta mogą odwrócić uwagę. Zamknij wszystkie niepotrzebne karty przeglądarki i odłóż telefon, jeśli łatwo się rozpraszasz.

2. Utrzymuj krótkie i słodkie spotkania online

Uważnie śledź swój program, gdy prowadzisz spotkanie i zbuduj czas na pytania i odpowiedzi na koniec spotkania. Dzięki temu Twoje spotkanie będzie trwało tak długo, jak to konieczne, nawet jeśli zakończy się wcześniej niż planowano.

3. Zakończ spotkanie online na czas

Dzięki przejrzystemu programowi i dobremu spotkaniu, kierownictwo jest najlepszym sposobem, aby upewnić się, że spotkanie kończy się w zaplanowanym czasie. Więc kiedy musisz przekroczyć przydzielony czas, zapytaj uczestnika, czy może zostać. Nawet jeśli będą musieli odejść, zapewnij ich, że wszystko w porządku i obiecaj, że później przyśpieszy.

Co musisz zrobić po spotkaniu?

Kiedy spotkanie się kończy, dobra etykieta spotkania online nie kończy się, zwłaszcza jeśli jesteś organizatorem spotkania.

1. Podsumuj i udostępnij notatki ze spotkań

Po tym, co zostało omówione i uzgodnione na spotkaniu, powinno to skutkować identyfikacją notatek. Musisz koniecznie wysłać te informacje do wszystkich uczestników.

2. Przypisz zadanie – etykieta spotkania online

Podczas spotkania, jeśli wykonywane są zadania, należy określić, kto jest odpowiedzialny. Dodatkowo możesz to podsumować w notatkach ze spotkania. Wprowadź go również do swojego systemu zarządzania projektami.

3. W razie potrzeby zaplanuj spotkanie uzupełniające

Jeśli chcesz skontaktować się ze swoim uczestnikiem, pamiętaj o umieszczeniu tych spotkań w kalendarzu. I wyślij nowe zaproszenia, aby każdy mógł je od razu zaplanować.

Przeczytaj także: Czy UX Twojej firmy jest aktualny?

Ostatnie przemyślenia dotyczące etykiety spotkań online

Potrzeba spotkań online wiąże się z rozproszoną siłą roboczą. Zgodnie z dobrą etykietą spotkań online, kluczowe jest opanowanie tej wygodnej technologii i maksymalne wykorzystanie każdego zaplanowanego spotkania. Kiedy jesteś przygotowany przed spotkaniem online, pomaga w pełni wykorzystać czas wirtualnego spotkania. Dodatkowo skutkuje większą liczbą zadowolonych współpracowników i bardziej pozytywnym nastawieniem do spotkań online.

Ciekawe Przeczytaj:

8 inteligentnych strategii zwiększania SEO witryny WordPress

Najlepsze wtyczki do wydarzeń WordPress

Najlepsze sposoby na uzyskanie wysokiej jakości linków zwrotnych do witryny